Anna jokaiselle toimittajalle ja kuvaajalle oikea pääsy lehdistötoimistosi hyväksymänä

Ota median hakemukset vastaan omalla lomakkeellasi

Luo tapahtumallesi media-akkreditointilomake ja jaa sen linkki medialle. Toimittajat, kuvaajat, videotiimit ja sisällöntuottajat kirjoittavat nimensä, julkaisunsa tai mediansa ja sen verkkosivun, mitä he aikovat kattaa arvostelusta ja kuvista videoon, haastatteluihin ja sosiaaliseen mediaan, kuinka moni heitä lukee, katsoo tai seuraa, sekä toimeksiantokirjeensä. Jokainen lomakkeen lähettäjä liittyy medialuetteloosi hakemuksena, valmiina tiimisi käsiteltäväksi.

Vastaukset säilyvät myös lomakkeella, ja jokainen vastaus, jolle ei ole paikkaa medialuettelossa, lisätään toimittajan muistiinpanoihin, joten mikään hänen kertomansa ei katoa. Lisää toimittaja käsin, kun lehdistövastaavasi tapaa hänet julkistustilaisuudessa, tai tuo luettelo CSV-tiedostosta, kun toimisto lähettää sellaisen. Jokaisessa merkinnässä säilyvät media, yhteystiedot ja valtuutusasiakirja, kuten lehdistökortti tai portfolio, joten käsittelijällä on kaikki edessään.

• Media-akkreditointilomake: media, kattavuus, yleisö ja toimeksiantokirje
• Suoraan medialuetteloosi: jokainen toimittaja liittyy hakemuksena
• Tuo luettelo: CSV-tiedostosta, kun toimisto lähettää sellaisen

• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Hyväksy oikea media ja tee jokainen oikeus selväksi

Jokainen hakemus etenee tilasta hakenut tilaan vahvistettu ja hyväksytty, ja jokaisesta näkyy, millaisesta mediasta on kyse, yleis-, ala- ja markkinamediasta televisioon ja radioon, kuvaajiin, videotiimeihin, sosiaalisen median sisällöntuottajiin, opiskelijamediaan ja ulkomaiseen mediaan. Merkitse, mitä kukin toimittaja saa tehdä: kuvata valokuvia, kuvata videota tai haastatella, ja onko hän allekirjoittanut embargosopimuksesi. Medialuettelosi laskee hyväksytyt kuvaajat ja videotiimit, joten tiedät, kuinka täynnä mediakuoppa on.

Vahvista, hyväksy tai hylkää pyynnöt yksitellen tai valitse monta ja päätä ne yhdessä niin, että yksi syy kattaa jokaisen hylkäyksen. Jokainen hylkäys säilyttää syynsä, ja hyväksyntä, joka pitää perua, peruutetaan niin, että kirjaus säilyy. Jokaiseen hakemukseen kirjataan, kuka vahvisti valtuutuksen ja milloin, sillä on versiohistoria ja se voidaan osoittaa tiimisi vastuuhenkilölle, ja näet, kun tiimiläisellä on sama hakemus auki, joten kaksi lehdistövastaavaa ei koskaan vastaa samalle medialle kahdesti.

Anna hyväksytylle toimittajalle kulkukortin numero luettelosta, hae nimellä, medialla tai sähköpostilla ja lataa luettelo lehdistötoimistollesi, ja jokainen lataus kirjataan.

• Mediatyypit: kuvaajat, videotiimit, TV ja radio, opiskelija- ja ulkomainen media
• Vahvista ja hyväksy: yksitellen tai erissä
• Oikeudet: valokuvaus, video, haastattelu ja allekirjoitettu embargo
• Vastuuhenkilö jokaiselle pyynnölle: lehdistövastaava, joka hoitaa kyseistä mediaa

Lähetä mediakulkuluvat lehdistötoimistollesi ja sitten turvallisuudelle

Aseta hyväksyntäsääntö kerran, kuten kun mediaorganisaatioilta tulee kulkulupia, kysy lehdistötoimistolta ja sitten turvallisuudelta. Jokainen mediakulkulupa odottaa kutakin vaihetta vuorollaan ja lähtee vasta, kun viimeinen vaihe sanoo kyllä. Hyväksyjät päättävät sähköpostinsa linkistä ilman kirjautumista, ja kunkin pyynnön vieressä ovat tiedot, kuten montako kulkulupaa medialla on jäljellä ja oliko henkilöllä kulkulupa edellisessä tapahtumassasi.

Hylkäys kysyy syytä, ja syy palaa medialle sen omalle sivulle. Pyynnöt, joiden nimien määräaika on pian, merkitään kiireellisiksi, ja kun lehdistövastaavasi on poissa, tapahtuman omistaja tai ylläpitäjä päättää hänen puolestaan, ja oma nimi ja syy säilyvät päätöksen yhteydessä.

• Hyväksyntäsäännöt: ensin lehdistötoimisto, sitten turvallisuus
• Päätöslinkit: hyväksyjät päättävät sähköpostistaan
• Syyt palaavat: media näkee, miksi kulkulupa hylättiin

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Anna sanomalehtien ja kuvatoimistojen nimetä oma väkensä

Mediat, joiden kanssa teet yhteistyötä joka vuosi, tietävät, kenet ne lähettävät, paljon ennen sinua. Lisää jokainen sanomalehti, yleisradioyhtiö tai kuvatoimisto mediatyyppiseksi ulkoiseksi tiimiksi, anna sille mediakulkulupakiintiö ja nimien määräaika ja lähetä sen yhteyshenkilölle sähköpostilla oma sivu ilman kirjautumista. He nimeävät toimittajansa ja kuvaajansa, lisäävät korttikuvat ja seuraavat jokaista kulkulupaa odottavasta lähetettyyn.

Sivu aukeaa yhteyshenkilön omalla kielellä, ja ihmiset, jotka hän toi brändisi edelliseen tapahtumaan, tarjotaan takaisin yhdellä napautuksella. Jokainen hänen nimeämänsä henkilö kulkee hyväksyntäsääntöjesi kautta, joten lehdistötoimisto näkee silti jokaisen nimen ennen kuin kulkulupa lähtee.

• Mediat ulkoisina tiimeinä: kulkulupakiintiö jokaiselle medialle
• Korttikuvat: median lisäämät jokaiselle sen nimeämälle henkilölle
• Viime kerran ihmiset: edellisen tapahtuman nimet lisätään uudelleen yhdellä napautuksella

• Let outside teams name their own people for event passes

Pidä mediakuoppa rauhallisena oikealla kulkuluvalla jokaisella kuvaajalla

Hyväksytty media liittyy kulkulupaluetteloosi, kun tuot ihmisiä Akkreditointiin, mediaryhmässä asettamallasi kiintiöllä. Anna mediakulkulupatyypille alueet, joille se päästää, kuten Mediakuoppa ja Backstage, päivät ja kellonajat, joina se toimii, sekä kulkukorttiin tulostettava kuva. Henkilökunnan porttisi tarkistavat jokaisen mediakulkuluvan sisään ja ulos kultakin alueelta, joten kuopassa ovat hyväksymäsi kuvaajat eikä kukaan muu.

Kuoppavuorot tulevat esiintymisjärjestyksestäsi, joten jokainen hyväksytty kuvaaja tietää, mitä esiintyjiä hän kuvaa kuopasta ja milloin, ja lavatiimisi ja lehdistötoimistosi työskentelevät samojen esiintymisaikojen pohjalta. Kunkin esiintyjän kuvaussäännöt ovat sen kuoppavuorojen yhteydessä, joten kuvaajat tietävät ennen kuvaamista, mitä esiintyjä sallii, ja kattavuuden embargo kertoo, milloin heidän kuvansa ja arvostelunsa saa julkaista.

Kuvaaja, jonka kulkulupa on vain lauantaille, hylätään kuopan portilla sunnuntaina, ja syy näkyy portin puhelimessa. Esimiehesi voi päästää jonkun läpi syyn kanssa, kun lehdistötoimisto on samaa mieltä, ja syy säilyy skannauksen yhteydessä. Paikalla nyt näyttää, montako median edustajaa on kunkin alueen sisällä, nimineen ja sisäänmenoaikoineen.

• Mediakulkuluvat: mediaryhmässä kiintiöineen
• Mediakuopan alue: tarkistetaan henkilökunnan porteillasi jokaisella skannauksella
• Kuvalliset kulkukortit: kuvaajan kasvot, alueet ja päivät kortissa

• Anna jokaiselle tapahtumassasi työskentelevälle oikea kulkulupa hyväksyttynä ja valmiina ennen porttien avautumista
• Jaa jokainen kulkulupa nopeasti ja pidä jokainen alue niille, jotka sinne kuuluvat

Pidä jokainen toimittaja ajan tasalla ennen tapahtumaa ja sen aikana

Lähetä Viestit-osiosta medialle sähköpostia tai tekstiviestejä tilan mukaan, kuten kaikille hyväksytyille, yhdessä niiden työryhmien tai tiimien kanssa, jotka tarvitsevat saman tiedon. Aloita tapahtumapäivän pikaviestistä tai pyydä Failta luonnos, tarkista tarkalleen, kuka sen saa, ennen kuin se lähtee, ajasta se myöhemmäksi ja näe, kenet se tavoitti ja kuka avasi sen.

Käytä sitä kuvaustilaisuuden aikaan, kuoppavuorojen muutokseen tai lehdistötilaisuuden saliin ja lähetä se uudelleen niille, joita se ei tavoittanut. Jokainen henkilölle tapahtumasta lähetetty viesti on lueteltu hänen kohdallaan, joten lehdistötoimistosi voi vastata medialle, joka sanoo, ettei kuullut mitään. Pidä jokainen toimittaja ja media medialuettelossasi, lähetä tiedotteesi heille ja seuraa heidän julkaisemaansa näkyvyyttä, niin näet, mitä media sanoi tapahtumastasi ja mitkä mediat kannattaa kutsua uudelleen.

• Sähköposti ja tekstiviestit medialle: rajattuna tilan mukaan, kuten hyväksytyt
• Fain luonnostelema: sinun tarkistettavaksesi ennen lähtöä
• Kenet se tavoitti: lähetetty, avattu tai ei tavoitettu kunkin henkilön kohdalla
• Tiedotteet ja näkyvyys: lähetetään medialuettelollesi, ja kunkin median julkaisema näkyvyys

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Kerää jokainen kuva tekijätietoineen ja käyttöoikeuksineen

Jokainen valokuvaaja, videokuvaaja ja sisällöntuottaja lataa työnsä omalla linkillään, joten jokainen tapahtumasi kuva tavoittaa tiimisi ilman tiedostonsiirtojen ja viestien jahtaamista. Jokainen lataus päätyy brändisi kirjastoon tekijänsä nimellä, ja sen käyttöoikeudet säilyvät sen mukana, joten tiimisi tietää, miten kuvaa tai videota saa käyttää, ennen kuin se päätyy julkaisuun, mainokseen tai mediapakettiin.

Fai valitsee aineistoja brändisi kirjastosta sosiaalisen median julkaisuihisi ja mainoksiisi, joten markkinointisi näyttää oman tapahtumasi parhaimmillaan ja tiimisi käyttää vähemmän aikaa kansioiden selaamiseen.

• Latauslinkki: yksi kullekin kuvaajalle ja sisällöntuottajalle
• Tekijätiedot: kuvaaja tai sisällöntuottaja jokaisessa tiedostossa
• Käyttöoikeudet: säilyvät jokaisen kuvan ja videon mukana
• Fain valitsemat: aineistot sosiaalisen median julkaisuihisi ja mainoksiisi

Jaa parhaat kuvasi ja videosi promoottoreidesi kanssa

Tapahtumasi kuvat ja videot myyvät seuraavan tapahtuman. Lisää ne Markkinointimateriaaleihin valmiiksi liitettävän kuvatekstin ja niille sopivan kanavan kanssa, niin jokainen promoottori lataa ne oman promoottorilinkkinsä vierestä, jolloin jokainen julkaisu myy lippuja ja jokainen myynti hyvitetään sen jakaneelle.

Pidä yhden tapahtuman kuvat kyseisessä tapahtumassa tai lisää ne brändisi kirjastoon, jossa ne ovat promoottoreiden käytettävissä kaikissa tapahtumissasi. Järjestä ne kansioihin ja tunnisteisiin, piilota aineisto, kunnes olet valmis, tai ajasta se julkaistavaksi valitsemallasi minuutilla ja lähetä promoottoreillesi sähköposti, kun se julkaistaan. Jokainen aineisto laskee latauksensa, joten näet, mitä kuvia promoottorisi todella käyttivät. Brändipakettisi säilyttää logosi, värisi, fonttisi ja äänensävysi kaikkea tiimisi tekemää varten.

• Markkinointimateriaalit: kuvat, videot ja kuvatekstit kullekin tapahtumalle
• Brändin kirjasto: aineistot valmiina kaikkiin tapahtumiisi
• Julkaisu ajallaan: promoottorit saavat sähköpostin, kun aineisto ilmestyy

• Give your promoters artwork to post about your event
• Set up a brand kit for your events