Арендуйте ровно то, что нужно шоу, и знайте, где находится каждая единица

Пусть каждый райдер заполняет ваш список бэклайна

Добавьте артистов с их временем выступлений и технические райдеры в разделе «Подготовка артистов», и «Аренда бэклайна» заполнится сама: каждая позиция на нужной сцене и в нужный день, а потребность каждого артиста процитирована из его райдера. Строка о том, что артист привозит своё оборудование, не учитывается, а строки, слишком неясные для подсчёта, перечисляются, чтобы вы проверили их в райдере. Когда райдер меняется, список меняется вслед за ним.

Fai читает каждый райдер, когда он приходит и когда меняется, и предлагает добавить позиции, найденные в загруженных вами продакшн-документах. Когда райдер меняет потребность, которую ваша команда задала вручную, у позиции появляется пометка «Райдер изменился: проверьте», и вы выбираете, взять данные райдера или оставить свои. Райдер никогда не перезаписывает решение вашей команды.

• Чтение райдеров: потребность каждого артиста процитирована из его райдера
• Неясные строки отмечены: с быстрым переходом к райдеру для проверки
• Райдер изменился: проверьте: взять райдер или оставить цифру вашей команды

• Адванс каждого артиста без погони за письмами
• Work out the backline and production to hire for your event

Арендуйте каждую позицию один раз на самый загруженный день

Артисты одной сцены и одного дня делят оборудование, поэтому учитывается потребность самого требовательного артиста, а артист, которому нужно своё, добавляется сверху. Многоразовое оборудование арендуется один раз на самый загруженный день каждой сцены, расходники, например пластики, струны и скотч, складываются по дням, а то, что уже есть на сцене или принадлежит вам, вычитается в первую очередь. Вы больше не платите за третий комплект CDJ, который все выходные пролежит в кейсе.

«Как мы это посчитали» у каждой позиции показывает каждый день и сцену за этой цифрой, поэтому вы можете ответить промоутеру, который спрашивает, почему арендовали четыре, а не шесть. Технические характеристики самой сцены и ваше собственное оборудование читаются так же, как райдер, поэтому штатный звук площадки или ваши собственные микшеры вычитаются из подсчёта.

Аренда для продакшна стоит рядом с бэклайном и считается так же. Добавьте звук, свет, сценические конструкции, электричество и всё остальное, что вы арендуете, с местом установки, днями, когда это нужно, и возможностью повторного использования, и совпадающая позиция присоединится к уже существующей строке. Задайте дни заезда до и выезда после, и каждый срок аренды и цена за день следуют за ними. На конференции добавьте оборудование каждого зала так же.

• Повторное использование по дням: оборудование арендуется один раз, расходники считаются по дням
• Сначала ваше оборудование: характеристики сцены и ваше оборудование вычитаются
• Аренда для продакшна: звук, свет, сценические конструкции, электричество и другое
• Срок аренды: дни заезда и выезда в каждой строке

Отправляйте каждому поставщику только изменения

Fai готовит письмо каждому поставщику по его позициям, датам аренды, времени доставки и вывоза, чтобы вы прочитали и отправили. Каждая отправка сохраняет копию списка в тот момент, поэтому у каждой позиции, изменённой после этого, есть пометка, а следующее письмо перечисляет только эти изменения. Ваша компания по бэклайну никогда не собирает шоу по версии прошлого месяца.

Отслеживайте каждую строку от «Нужно заказать» через «Есть предложение», «Заказано», «Подтверждено», «Доставлено» до «Возвращено». Позиции, отмеченные как заказанные, учитываются в бюджете мероприятия как принятые обязательства, а позиции поставщика с ценами одним действием превращаются в черновик заказа на закупку. Распечатайте аккуратный лист для любого поставщика с каждой позицией, количеством и датами аренды, а доставка и вывоз указаны вверху.

Нужен поставщик рядом с площадкой, где вы ещё не работали? Опишите, что вам нужно, и Fai перечислит местных поставщиков с их сайтами и контактами.

• Fai готовит письмо: позиции, даты, доставка и вывоз
• Отправка изменений: короткое письмо только с новым
• Заказ на закупку: позиции поставщика с ценами в одно действие
• Бюджет: заказанные позиции учитываются как обязательства

• Send your event hire lists to suppliers
• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов

Получайте подтверждение каждого заказа, а предложения Fai прочитает за вас

Дайте каждому поставщику аренды свою страницу без входа в аккаунт и отправьте ему ссылку по почте. В блоке «Что мы у вас заказали» поставщик видит каждую строку с датами, сценами и ценой и подтверждает их разом. Если он может поставить меньше, что-то другое или по другой цене, он просит изменение или просит перенести время доставки и вывоза, а вы принимаете или отклоняете каждый запрос.

Поставщик загружает своё предложение в виде PDF или фото, или вы добавляете присланное по почте. Fai сверяет его с вашими строками и размещает на странице «Сегодня» предложение с ценами и заменами, а также называет строки, которых в предложении нет или которых в нём меньше. Одобрите его, и цены заполнятся в ваших строках, поэтому никто не перепечатывает предложение вручную.

Страница поставщика всегда показывает каждую строку в текущем виде, а каждая новая отправленная ссылка отключает предыдущую, поэтому работает только ваше последнее письмо. Спросите Fai, что просили ваши поставщики и на каком этапе каждое предложение.

• Подтвердите, пожалуйста: каждую заказанную строку подтверждает поставщик
• Попросить изменение: меньше, что-то другое, другая цена или другое время
• Предложения читает Fai: цены, замены и пробелы на ваше одобрение

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Считайте поставки на приёме и возврате и платите только за то, что пришло

Когда поставка прибывает к доку, ваша команда отмечает, сколько пришло и сколько повреждено, с заметкой. Когда поставщик забирает оборудование, она считает, что ушло обратно. После этого каждая строка показывает, сколько не хватает, сколько лишнего или повреждённого, а последний подсчёт называет, кто и когда считал.

Откройте заказ на закупку поставщика, и «Что пришло» сравнит каждую заказанную строку с тем, что было принято и возвращено. Недостача или повреждение отмечаются простыми словами, поэтому вы оспариваете счёт с фактами на руках и платите только за то, что получили. Ошибку у дока можно отменить в одно действие.

• Приёмка: сколько пришло и сколько повреждено
• Возврат: что ушло обратно и в каком состоянии
• Что пришло: заказанное против посчитанного, строка за строкой

• Платите всем вовремя и рассчитывайте каждое шоу по цифрам, которые могут проверить обе стороны

Выдавайте рации и оборудование по скану и знайте, у кого что

Сведите всё оборудование в один список: отдельный предмет со своей меткой, например гольф-кар или связка ключей, пронумерованный набор, например все рации, или партия, которую вы считаете, например светоотражающие жилеты. На стойке оборудования сканер штрихкодов читает метку и открывает нужный шаг, поэтому вы выдаёте оборудование члену команды, волонтёру или кому угодно по имени, с пометкой о залоге и временем возврата, так же быстро, как движется очередь.

Принимайте каждую единицу обратно с отметкой о её состоянии, и повреждённое оборудование помечается в списке, чтобы неисправную рацию не выдали сразу снова. «У кого что» показывает всё, что выдано, по людям или по предметам, с просроченным, а оборудование целой команды можно принять разом, когда закончится её смена. После мероприятия попросите Fai подготовить по одному напоминанию каждому, у кого ещё есть оборудование, одобрите их на странице «Сегодня» и отметьте потерянное с сохранением истории.

Держите план связи рядом с оборудованием: каждый канал так, как он показан на рации, кто им пользуется, и каждый позывной с человеком, который отвечает. Распечатайте лист связи, чтобы повесить на стену, а дневной план каждой команды показывает её каналы.

• Скан или поиск: сканер штрихкодов открывает нужный шаг
• У кого что: по людям или по предметам, с просроченным
• Напоминания от Fai: по одному письму каждому, одобренному вами
• План связи: каналы, позывные и кто отвечает

• Hand out radios and kit to your event crew

Пусть внешние команды заказывают ваше запасное оборудование по вашим ценам

Пресс-службам, подрядчикам и экспонентам нужны рации, гольф-кары и столы. Предложите оборудование из своего списка по цене, которую вы задаёте для каждой команды, и каждая команда заказывает на своей странице без входа в аккаунт, выбирая даты и место, куда доставить оборудование. Доступное количество всегда берётся из вашего списка оборудования, поэтому вы никогда не пообещаете команде то, что нужно вашей собственной команде.

Добавьте свою себестоимость, чтобы видеть маржу на каждом заказе, и задайте, сколько максимум может заказать одна команда, последний день заказа и какие типы команд могут заказывать, чтобы мебель для стендов уходила экспонентам, а рации прессе. Одобрите заказ, и оборудование сразу закрепляется за этой командой, а команда получает счёт, который оплачивает со своей страницы.

Распечатайте лист комплектации одобренных заказов по дням и местам, выдайте каждый заказ, чтобы команда появилась в «У кого что» как держатель оборудования, и принимайте его обратно построчно с отметкой о состоянии. На вашем следующем мероприятии команда может повторить тот же заказ в одно действие.

• Ваш прайс-лист: сколько платит каждая команда, с вашей маржой
• Закрепление при одобрении: одобренное оборудование нельзя пообещать дважды
• Лист комплектации: по дням и местам, готов к печати
• Счёт: за каждый заказ с ценой, оплачивается со страницы команды

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Получите страховку и документы каждого поставщика до заезда

Запросите у каждого поставщика, кейтеринга или подрядчика страховку гражданской ответственности, оценку рисков, описание методов работы или сертификат по гигиене питания, газовой или электробезопасности, со сроком сдачи и тем, что должен показывать файл. Каждая команда добавляет файл на своей странице, а запрос получат и команды этого типа, которых вы добавите позже.

Под каждым файлом Fai показывает, что она в нём прочитала, например срок действия, покрытие и застрахованное имя, и говорит, что не совпадает, например полис, который заканчивается раньше вашего мероприятия. Вы принимаете файл с подтверждённым сроком действия или возвращаете его с указанием, что нужно изменить, и команда получает письмо на своём языке.

Каждый запрос показывает, какие команды всё сдали, какие файлы нужно проверить, кто просрочил и что скоро истекает. Пусть Fai предлагает каждое напоминание на странице «Сегодня» или включите отправку напоминаний до срока сдачи и до истечения принятого файла. Принятые файлы хранятся у каждой команды в разделе «Лицензии и сертификаты» рядом с сертификатами ваших торговцев.

• Распространённые документы: страховка, оценка рисков, методы работы и сертификаты безопасности
• Что прочитала Fai: срок действия, покрытие и кого страхует
• Напоминания: до срока сдачи и до истечения

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams