Держите план площадки актуальным и направляйте каждую доставку к нужным воротам

Начните с плана, которым уже пользуется ваша команда площадки

Загрузите план площадки, с которым уже работает ваша команда, как изображение и рисуйте прямо на нём. Отметьте две точки, расстояние между которыми знаете, введите его в метрах, и каждое место на карте покажет свой реальный размер, от длины линии ограждения до площади кемпинга. Вы планируете то поле, которое у вас действительно есть, и никто не измеряет место дважды.

Подложите под план карту улиц или спутниковый снимок вашей площадки, совместите их один раз, и ваша команда рисует на реальной местности. Подложенная карта также позволяет быстро задать масштаб или проверить масштаб, заданный вручную, поэтому размеры мест и расстояния пешком указаны в реальных метрах. Выберите, насколько заметно видна карта, чтобы ваш собственный рисунок оставался легко читаемым.

Когда план меняется, загрузите новую версию, и всё нарисованное останется на месте. Месяцы работы на карте сохраняются при каждой переработке чертежа.

• Ваш собственный план: чертёж, которым уже пользуется ваша команда площадки
• Задать масштаб: длины и площади в реальных метрах
• Подложка: карта улиц или спутниковый снимок под вашим планом

• Draw your event site map and share it

Нанесите каждую сцену, бар, туалет и маршрут на одну общую карту

Рисуйте зоны для арены, кемпингов и парковок, точки для сцен, баров, еды, туалетов, медпунктов, входов, выходов, питьевой воды и электричества и линии для маршрутов и ограждений. Называйте каждое место по-своему, например «VIP-бар» или «Кемпинг Gold», и привязывайте его к сцене или команде. Вся команда открывает одну карту на компьютере, планшете или телефоне, поэтому режиссёр сцены, начальник охраны и бар-менеджер смотрят на план этой недели.

Нарисуйте каждое торговое место как зону и перетащите на места одобренных торговцев, чтобы номер места торговца совпадал с картой, а его собственная страница торговца показывала, где он находится. Укажите, сколько туалетов в блоке, и Fai учтёт их при проверке карты. Когда ваша команда сообщает об инциденте, она может отметить место на той же карте площадки, и диспетчерская увидит, где это произошло.

Над картой могут одновременно работать двое. У каждого места видно, кто изменил его последним, а если вы оба меняете одно место одновременно, второе сохранение останавливается, и карта показывает версию коллеги, поэтому никто случайно не перезапишет чужую работу.

• Зоны, точки и линии: с отменой и повтором всегда под рукой
• Привязка к сценам и командам: карта и план мероприятия совпадают
• Торговцы на своих местах: каждый одобренный торговец перетащен на карту
• Совместное редактирование: с тем, кто последним изменил каждое место

• Расставляйте каждое место по своим правилам и выставляйте счёт на свою долю продаж

Пусть Fai проверит основы безопасности для вашей аудитории

Скажите Fai, сколько людей вы ждёте в самое загруженное время, и она проверит карту на медпункты, выходы, питьевую воду, туалеты и места для зрителей с ограниченными возможностями для аудитории такого размера. Она простыми словами скажет, чего ещё не хватает и сколько каждого нужно, а одно нажатие ставит недостающую точку на план, чтобы вы перетащили её на нужное место.

Обычно эту проверку делают с калькулятором и распечаткой накануне заседания консультативной группы по безопасности. Запускайте её снова после каждого изменения плана, и вы придёте на встречу, зная, что всё необходимое есть на карте.

Fai также может прочитать вашу карту, добавить, сдвинуть или удалить место, привязать его к сцене или команде, поставить торговца на место, задать масштаб и опубликовать или снять карту для гостей по вашей просьбе. Она показывает вам каждое изменение и ждёт вашего согласия, прежде чем его внести.

• Проверить карту: медпункты, выходы, вода, туалеты и места для зрителей с ограниченными возможностями
• Под размер аудитории: по числу людей, ожидаемому в самое загруженное время
• Разместить: каждая недостающая точка добавляется на план

Опубликуйте аккуратную карту, по которой гости найдут дорогу

Выберите места, нужные гостям, например сцены, бары, туалеты, входы и медпункты, и опубликуйте. Гости видят ваш план только с этими местами под лайнапом на странице мероприятия, а ваши заметки, закрытые места и служебные зоны остаются у вашей команды.

Карта вашей команды и карта для гостей разделены, поэтому вы можете продолжать вносить изменения следующей недели, а гости не увидят недоделанный план. Когда будете готовы, «Обновить карту для гостей» покажет, что именно увидят гости, до публикации, а снять карту для гостей можно в любой момент. Распечатайте план с легендой для стены производственного офиса или сохраните его как PDF для пакета брифинга.

• Только то, что нужно гостям: ваши заметки никогда не попадают на публичную карту
• На странице мероприятия: под лайнапом, который гости уже читают
• Печать: план и легенда или сохранение в PDF

Дайте экстренным службам и поставщикам живую карту нужных им мест

Создайте личную ссылку на карту для пожарной службы, бригады скорой помощи, службы доступности или поставщика электричества. Выберите «Экстренные службы», «Доступность», «Поставщики» или конкретные типы мест, и ссылка добавит их к публичной карте: выходы, маршруты, медпункты и места, которые должны оставаться свободными, или электричество, воду, парковку и служебные зоны. Входить в аккаунт не нужно, а ссылка всегда показывает площадку такой, какая она сейчас.

Перенесённый пожарный пост или новый маршрут появятся на карте, когда пожарная служба в следующий раз откроет ссылку, поэтому вам больше не нужно рассылать новый PDF после каждого изменения. Страница показывает названия, формы и значки и никогда не показывает ваши заметки или состав вашей команды.

Каждая ссылка считает, сколько раз её открывали, поэтому видно, что консультативная группа по безопасности ею действительно пользуется. Дайте ссылке новый адрес или остановите её, как только она попадёт к тому, у кого её быть не должно, а Fai может создать, обновить или остановить ссылку на карту за вас после вашего подтверждения.

• Экстренные службы: выходы, маршруты, медпункты и места, которые нужно держать свободными
• Доступность: доступные места, туалеты, маршруты и парковка
• Поставщики: электричество, вода, парковка, входы и служебные зоны
• Остановка или обновление: новый адрес или остановка в любой момент

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Распределите доставки по всему дню монтажа

Откройте время заезда для каждых ворот или зоны с числом машин, которое может принять каждое, и ваш день монтажа заполнится равномерным потоком доставок. Каждое время показывает, сколько мест забронировано, и закрывается, когда заполнено, поэтому загруженный утренний слот никогда не превращается в очередь фур на подъездной дороге.

Выберите, кто может бронировать каждое время: ваши внешние команды, торговцы или и те и другие. Тогда заезд торговцев и доставка сценических конструкций делят одни ворота, не мешая друг другу. Добавьте то, что нужно знать водителям, например какой въезд использовать и что на площадке обязателен светоотражающий жилет, и каждая команда прочитает это при бронировании. Время может продолжаться до следующего утра, если вам нужен ночной заезд.

• Время заезда: по дню, воротам или зоне и числу машин
• Кто может бронировать: внешние команды, торговцы или и те и другие
• Что нужно знать водителям: видно каждой команде при бронировании

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Пусть поставщики и торговцы сами бронируют свои машины

Каждая внешняя команда открывает свою страницу без аккаунта, выбирает время заезда со свободными местами и вводит номер машины, транспорт, компанию доставки, водителя и что привозит. Она получает код бронирования и код, который можно отсканировать на воротах, и может менять данные, переносить время или отменять, пока машина не приедет. Вы экономите на звонках и цепочках писем, а каждое бронирование приходит полным.

Команды получают письмо, когда доставка забронирована, перенесена, отменена или по ней принято решение, а также когда вы меняете её время заезда. Когда поставщик бронирует по телефону, забронируйте за него и отправьте ему код по почте. Перенесите или отмените доставку, и её место вернётся во время заезда для кого-то другого.

Для доставок, которые требуют дополнительной проверки, например крана или негабаритного груза, добавьте правило одобрения. Каждое подходящее бронирование ждёт людей, указанных в правиле, с удержанием места, команда читает вашу причину, если вы отклоняете, а ворота не могут отметить въезд, пока доставка не одобрена.

• Бронирования на их странице: номер, транспорт, водитель и груз
• Код бронирования и код для ворот: водитель показывает их по приезде
• Правила одобрения: люди, которые решают по каждому виду доставки

• Дайте каждому, кто работает на мероприятии, нужный пропуск, одобренный и готовый до открытия ворот

Управляйте воротами с телефона и знайте, кто на площадке

Ваша команда на воротах открывает ворота на телефоне или планшете и видит, сколько машин ожидается, на месте, уехало, опаздывает, не приехало и ждёт одобрения. Она находит машину по коду или номеру, отмечает въезд и отмечает выезд, когда машина уезжает. Вы всегда знаете, какие поставщики на площадке, а какие опаздывают.

Для машины, забронированной на другой день, сначала спрашивается, почему вы её впускаете, а ошибочное нажатие отменяется в одно действие. Когда время заезда закончилось, отметьте машину как не приехавшую и отметьте её въезд как обычно, если она приедет позже. Открытие ворот и каждый поиск записываются, потому что они показывают имена и телефоны водителей.

Спросите Fai своими словами, какие доставки ожидаются сегодня днём, или попросите забронировать, перенести или отменить доставку, добавить время заезда или отметить въезд машины. Она показывает вам изменение и сначала ждёт вашего согласия.

• Вид ворот: каждая машина под своим временем заезда
• Код или номер машины: найдите машину, забронированную на любой день
• Въезд и выезд: с отменой, опозданием и неприездом