Адванс каждого артиста без погони за письмами

Смотрите, каким артистам вы нужны сегодня

У каждого артиста лайнапа есть адванс с числом подтверждённых разделов, тем, что ещё нужно, и числом дней до шоу. Отфильтруйте артистов, которые требуют внимания, ждут свою команду или готовы к утверждению, и идите по списку, который важен прямо сейчас. На конференции тот же список ведёт адванс ваших спикеров, а на кинофестивале ваших кинематографистов.

Артист требует внимания, когда раздел вернули на правки, срок прошёл или шоу уже близко, а разделы ещё открыты. Когда кто-то впервые открывает адванс, Fai заполняет пустые ответы, которые находит в бронировании, поездке, отеле, расписании и документах, отмечает каждый как заполненный ею с указанием источника и никогда не заменяет ответ, данный человеком. Принимайте целый раздел её ответов сразу или меняйте любой из них перед сохранением.

• Фильтры: требует внимания, ждём их команду, готов к утверждению и утверждён
• Ход работы в каждой строке: подтверждённые разделы, что ещё нужно и сколько дней осталось
• Заполнено Fai: ответы из бронирования, у каждого видно, откуда он взят

• Advance your performers before the show

Просите у каждого артиста только то, что нужно

Местному диджею на разогреве не нужен тот же адванс, что хедлайнеру в туре. Выберите разделы, которые нужны каждому артисту, от прилёта и отъезда, проживания и техники до списка гостей, мерча и контента и маркетинга, и дайте каждому свой срок. Добавьте собственный раздел, например Wi-Fi или охрану, там, где он нужен вашему мероприятию.

Сохраните разделы для артиста как набор, один для хедлайнеров, другой для местных артистов, и опишите, каким артистам он подходит. Тогда Fai подбирает новым артистам нужный набор вместе с его лимитами, поэтому афиша из пятидесяти артистов проходит адванс на условиях, которые вы используете каждый год. Раздел, который вы убрали, сохраняет свои ответы, пропадает из ссылки команды артиста и из напоминаний Fai и возвращается, как только вы снова его добавите.

• Разделы для этого артиста: снимите отметку с того, что артисту не нужно, и верните в любой момент
• Срок для каждого раздела: дата, к которой вам нужна каждая часть
• Сохранённые наборы: один набор для хедлайнеров, другой для местных артистов, Fai подбирает подходящий

Пусть тур-менеджер заполнит свою часть

Выберите контакт из команды артиста, отметьте разделы, которые он может видеть и заполнять, и отправьте ссылку по почте или скопируйте её. Тур-менеджер открывает её на любом телефоне или компьютере без аккаунта, видит вверху, что ещё нужно, и по ходу дела сохраняет ответы и файлы, например стейдж-планы, инпут-листы и райдеры. Каждый сохранённый им раздел отображается в вашем адвансе как полученный.

Тур-менеджер может пригласить коллегу, например своего продакшн-менеджера, со своей ссылкой только на выбранные части. Раздел «Оплата и расчёт» остаётся закрытым, если вы его не добавите. Начните команду артиста с агентов, тур-менеджеров и инженеров, которых Fai нашла в документах бронирования, и останавливайте ссылку в любой момент, не теряя того, что уже заполнено.

• Запросить у их команды: ссылка только на выбранные вами разделы, по почте или скопированная
• Их команда: агенты, тур-менеджеры и инженеры, начиная с людей, которых нашла Fai
• Пригласить коллегу: своя ссылка на части, которые выбирает тур-менеджер

Превращайте тур-буки, райдеры и ответы в данные адванса

Добавьте тур-бук или райдер или дайте тур-менеджеру отправить свой по ссылке на адванс, и Fai прочитает его вместе с ответами артиста на ваши письма и тем, что у него было на вашем прошлом мероприятии. Каждый найденный ею ответ ждёт в «Ответах на проверку» рядом со словами, в которых она его нашла. Принимайте новые ответы вместе, заменяйте существующий только по своему решению и отклоняйте всё неверное.

Принятые технические и бытовые ответы также обновляют ваши списки аренды и закупок, поэтому заказ бэклайна и закупка для гримёрки следуют за адвансом. По мере приближения шоу Fai готовит письмо основному контакту артиста, где перечислены именно те разделы, которые ещё открыты, с новой ссылкой для их заполнения. Вы читаете и одобряете его до отправки, а оплата и расчёт никогда не входят в напоминание.

• Ответы на проверку: каждый ответ со словами, в которых его нашла Fai
• Взять то, что было в прошлый раз: ответы из адванса артиста на вашем прошлом мероприятии
• Письма прочитаны за вас: письма от контактов артиста в вашем подключённом ящике
• Черновики напоминаний: недостающие разделы списком, отправка только после вашего одобрения

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Дайте каждому артисту то, о чём договорились, прямо из предложения

В сделке уже указано, что получает артист. Возьмите числа из принятого предложения, и места в списке гостей, номера в отеле, ночи, питание и напитки заполнятся сами, с отметкой, что они взяты из предложения. Измените любое число или оставьте поле пустым, чтобы снять лимит, и смотрите рядом с каждым, сколько использовано и сколько осталось.

Тур-менеджер видит те же лимиты по своей ссылке на адванс, с остатком по каждому и возможностью попросить больше рядом. Он не может добавить больше имён в список гостей или больший состав, чем позволяют номера, поэтому лимиты соблюдаются без надзора. В каждой просьбе видно, что нужно и зачем: одобрите её, и лимит вырастет ровно на эту величину, или откажите с причиной, которую он прочитает по своей ссылке. Когда на такие просьбы распространяется правило согласования, просьба уходит указанному в нём человеку. Ваша собственная команда всегда может превысить лимит, и тогда он отображается как превышенный.

Места в списке гостей это группа гостевых пропусков артиста в «Аккредитации», поэтому изменение числа в адвансе меняет его и там. В день шоу, когда стойка питания сканирует пропуск человека из состава поездки артиста, карточка показывает его напитки на сегодня, и ваша команда выдаёт каждый в счёт лимита.

• Взять эти числа: каждый лимит взят из принятого предложения
• Использовано и осталось: сколько артист взял по сравнению с положенным
• Просьбы о большем: одобрены или отклонены с причиной, которую видит артист

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Дайте каждому, кто работает на мероприятии, нужный пропуск, одобренный и готовый до открытия ворот

Один список состава поездки, по которому работают все команды

Добавьте каждого, кто едет с артистом, с его ролью, контактами, особенностями питания, номером и временем прибытия и отъезда, или вставьте список прямо из письма тур-менеджера и проверьте, кого он нашёл, до того как кто-то будет добавлен. Пропуска, список размещения отеля, трансферы и подсчёт особых блюд для кухни берут имена из этого одного списка.

Список считает людей, тех, кто остаётся на ночь, и нужные им номера и предупреждает, когда номеров нужно больше, чем положено артисту. Тур-менеджер может заполнить его сам по своей ссылке на адванс. Уберите человека, и он одновременно исчезнет из состава поездки, списка размещения и трансферов, поэтому водитель никогда не ждёт барабанщика, который остался дома.

• Состав поездки: люди, общие номера и особенности питания для каждого артиста
• Вставить список: имена из письма, проверенные до добавления
• Предупреждение о номерах: понятная строка, когда номеров нужно больше, чем положено

• Каждый артист заселён, встречен и на сцене вовремя

Превратите каждый райдер в чек-лист для всей команды

Райдер это десятки строк, от бэклайна до полотенец и машины из аэропорта. Храните бытовой райдер, технические требования и кейтеринг каждого артиста как строки с нужным количеством и допустимой для артиста заменой, например «или два вегетарианских». Каждая строка начинается как «Сделать» и зачёркивается, когда выполнена, поэтому тот, кто на смене, видит, что ещё открыто, не звоня букеру.

Добавляйте к артисту заметки обо всём, что должна знать команда, например где группа хочет поесть или какая гримёрка её. У каждой заметки видно, кто и когда её добавил, а коллеги видят её сразу. Загрузите райдер, и Fai выделит, что в нём запрашивается, а затем добавит в список позиции, которые вы назовёте. Она также относит документ к нужному артисту и части бронирования и находит в договоре или счёте гонорар, депозит и даты оплаты.

• Позиции райдера: количество, позиция и допустимая для артиста замена
• Сделать и готово: выполненные строки зачёркнуты, открытые легко заметить
• Заметки команды: кто и когда добавил каждую заметку
• Чтение райдеров и договоров: Fai выделяет позиции райдера, гонорар, депозит и даты

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• У каждого артиста есть гримёрка и всё, что просит его райдер

Подтверждайте каждую часть и утверждайте каждого артиста

Каждый артист в афише это карточка в разделе «Артисты» со значками финансов, техники, гостеприимства, кейтеринга и поездки и проживания, которые становятся выполненными, только когда кто-то из вашей команды их отметит. За две недели вы точно видите, кому из артистов нужно напомнить. В адвансе отмечайте каждый раздел как подтверждённый или возвращайте его на правки и утверждайте адванс, когда все разделы подтверждены.

Ведите заметки для своей команды, которые артист никогда не увидит. После утверждения страница артиста доступна только для чтения, пока вы её снова не откроете, а из адванса можно распечатать дневной план для артиста. Добавьте каждый день мероприятия с временем открытия и закрытия, и каждый сет, саундчек и задача по райдеру планируются на нужный день в часовом поясе мероприятия, поэтому артист в туре и ваш продакшн-офис смотрят на одни и те же часы. Перетащите договоры и райдеры в раздел «Артисты», и Fai разложит файлы по артистам, поэтому уже имеющиеся у вас документы становятся началом каждой записи. Переключитесь на вид таблицы, чтобы идти по длинной афише.

• Значки бронирования: финансы, техника, гостеприимство, кейтеринг, поездка и проживание
• Статус раздела: получено, нужны правки и подтверждено
• Утвердить и открыть снова: страница только для чтения для их команды, когда всё готово

• Track every artist booking for your event