Платите всем вовремя и рассчитывайте каждое шоу по цифрам, которые могут проверить обе стороны

Смотрите каждый платёж по сроку оплаты

«Предстоящие платежи» в разделе «Договоры» мероприятия показывают, что просрочено, что нужно оплатить на этой неделе, что впереди и что ещё без даты, а вверху то, что ещё осталось оплатить. Депозиты и окончательные платежи берутся прямо из сделок с вашими исполнителями, заказы поставщикам добавляются после вашего одобрения, а суточные, бэклайн и другие расходы на артиста вы добавляете сами, поэтому ничего не живёт в отдельной таблице.

Платите частями, и каждая сумма показывает остаток после всех платежей. Когда платежи просрочены или наступают в течение недели, Fai предлагает задачу для каждого на странице «Сегодня», а «Управление мероприятиями» показывает предстоящие платежи по всем мероприятиям вашего бренда, поэтому депозит за шоу следующего месяца никогда не отстаёт из-за сегодняшнего вечера.

• Предстоящие платежи: просрочено, на этой неделе, впереди и без срока
• Оплата частями: остаток каждой суммы после всех платежей
• По всем вашим мероприятиям: предстоящие платежи по всем мероприятиям бренда

• Raise purchase orders and track what your event owes

Оформляйте заказы поставщикам, которые бюджет учитывает сразу

Введите поставщика и каждую позицию заказа с налогом, датой поставки и датой, до которой вы заплатите, и заказ готов к одобрению. Когда смета поставщика подтверждена, Fai готовит заказ за вас и отмечает его «Черновик от Fai». Одобрите его, и в ту же минуту он учитывается как принятый расход в бюджете мероприятия, а затем отправьте его поставщику по почте прямо из мероприятия.

Одобренный заказ фиксируется, поэтому цифра, которую ваш финансовый руководитель видит в бюджете, совпадает с той, что отправлена поставщику. Меняйте заказ до одобрения или отменяйте его с причиной, а отменённый заказ остаётся в записях и больше не учитывается как принятый расход.

• Новый заказ: поставщик, позиции, налог, срок поставки и срок оплаты
• Черновик от Fai: заказ, готовый к проверке, по каждой подтверждённой смете
• Отправить поставщику: одобренный заказ уходит поставщику по почте

• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов
• Арендуйте ровно то, что нужно шоу, и знайте, где находится каждая единица

Замечайте счёт, который не совпадает с заказом

Добавьте счёт поставщика к его заказу, и Fai прочитает итог и скажет, совпадает ли он с заказанным. Счёт с расхождением отмечается в заказе и в списке заказов, поэтому команда задаёт вопрос до оплаты. Если Fai не может его прочитать, введите итог и сверьте его с заказом сами.

• Добавить счёт: PDF или фото счёта поставщика
• Сверка с заказом: совпадает или расхождение отмечено

Записывайте каждый платёж и аккуратно исправляйте ошибки

Отметьте платёж как оплаченный с суммой, датой, способом оплаты и назначением платежа, а при оплате частями введите сумму меньше полной. Платёж, записанный по ошибке, сторнируется с вашей причиной, поэтому история показывает и платёж, и исправление. Расход, который вы больше не должны, удаляется с причиной и остаётся в записях с отметкой «Удалён».

«Оплатить через Vault» сразу ведёт к вашим переводам в Vault, чтобы отправить деньги, а платёж вы записываете после его ухода. У каждого депозита, окончательного платежа и платежа поставщику своя история платежей, поэтому ответ на вопрос «мы заплатили звуковой компании?» всегда в одном взгляде.

• Отметить как оплаченное: сумма, дата оплаты, способ оплаты и назначение платежа
• Сторнировать: исправляющая запись рядом с исходным платежом
• Оплатить через Vault: сразу к вашим переводам в Vault

• Тратьте деньги за билеты и управляйте ими до выплаты
• Pay everyone you owe for an event

Готовьте расчёт по тому, что произошло на самом деле

Выберите шоу и принятое предложение, и Fai подготовит черновик расчёта: доход от билетов и налог с продаж по записям о билетах мероприятия за вычетом возвратов, расходы на шоу по фактическим расходам в бюджете и гонорар исполнителя по сделке. Когда шоу закончилось без расчёта, «Требует внимания» показывает его с кнопкой «Рассчитать», поэтому ни одно шоу не ждёт расчёта.

Рассчитывайте и шоу без гонорара артиста, например клубную вечеринку с резидентом на фиксированной ставке, которую вы добавляете строкой. В каждой строке указано, взята ли она из продаж билетов, бюджета или сделки и как она рассчитана, поэтому тур-менеджер проверяет цифры, а не спорит о них.

• Из продаж билетов: доход и налог с продаж за вычетом возвратов
• Из бюджета: фактические расходы, записанные командой
• Из сделки: гонорар исполнителя из принятого предложения

• Settle a show with an artist after your event
• Знайте, у кого бронь на каждую дату, и уверенно назначайте цену в каждом предложении

Рассчитывайте любую сделку и учитывайте расходы на артиста один раз

Фиксированный гонорар, гарантия или процент, гарантия плюс доля от того, что шоу заработало сверх неё, или чистый процент: строка гонорара рассчитывает его по сделке и простыми словами расписывает расчёт. Процент может считаться от валовых продаж, продаж за вычетом налога или продаж за вычетом налога и расходов, ровно как указано в вашем предложении.

Когда у шоу есть принятое предложение артиста, расчёт подтягивает поездки, проживание в отеле и суточные артиста как расходы на шоу, а комиссию агентства как платёж рядом с гонораром исполнителя, рассчитанный от гонорара по сделке. Те же расходы в разделе бюджета «Артисты и таланты» в этот расчёт не входят, поэтому рейс, записанный дважды, учитывается один раз, а у каждой валюты свой итог.

• Сделки «гарантия или процент»: большее из гарантии и процента
• Гарантия плюс: гарантия и доля сверх неё
• Из расходов на артиста: поездки, отель, суточные и комиссия агентства

• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов

Исправляйте любую строку и сохраняйте запись в порядке

Добавьте строку для всего, о чём ещё договорились стороны, и введите сумму со знаком минус для кредита, например доли от мерча, которую вы возвращаете. Ошибочная строка сторнируется новой строкой, которая её отменяет, и обе остаются в листе, поэтому сторона артиста всегда видит, что изменилось. «Обновить» подтягивает поздний возврат или новый расход бюджета, не возвращая строку, которую вы сторнировали.

• Добавить строку: доход, вычеты, расходы на шоу или платежи исполнителю
• Сторнировать: отменяющая строка, обе остаются в листе
• Обновить: последние продажи билетов, расходы бюджета и сделка

Делитесь, согласуйте, отмечайте оплату и узнавайте об изменении продаж

Поделитесь расчётом, и его строки блокируются, затем распечатайте его или сохраните в PDF для тур-менеджера или агента. Отметьте его как согласованный, когда обе стороны принимают цифры, и как оплаченный, когда артисту заплатили. Если после этого что-то меняется, откройте его снова с указанием причины: отправленная версия остаётся точно такой, какой была, а новая версия начинается с тех же строк.

Возврат или поздняя продажа на входе после того, как вы поделились расчётом, больше не проходят незамеченными. Fai каждый час сверяет недавно отправленные и согласованные расчёты с записями о билетах, а когда цифры расходятся, предлагает открыть расчёт снова как новую версию с текущими цифрами, чтобы вы это одобрили. Она готовит, обновляет, отправляет и снова открывает расчёты и записывает платежи только после вашего «да» и никогда сама не переводит деньги.

• Поделиться: заблокированные строки, на которые могут опираться обе стороны
• Распечатать или сохранить в PDF: копия для стороны артиста
• Версии: каждая отправленная версия сохраняется при повторном открытии
• Проверка продаж билетов: Fai предлагает новую версию, когда они меняются