Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов

Один бюджет, которому может доверять вся команда

Задайте каждому разделу бюджета плановые расходы и плановый доход, записывайте фактические расходы по мере поступления, и каждый раздел покажет, насколько он выше или ниже плана. Страница «Бюджет» мероприятия и «Бюджет» в Event Operating System это один и тот же бюджет, поэтому расход, который продакшн-менеджер добавил в одном месте, виден в другом, а букер, финансовый руководитель и вы видите одни и те же цифры.

Стройте бюджет под свой способ работы: собственные разделы со столькими строками плановых расходов и доходов, сколько нужно каждому, и заметка к любой строке, которую нужно пояснить. Вверху бюджета общие расходы сопоставляются с общим доходом и показывается чистый итог, поэтому вы сразу видите, идёт ли мероприятие к профициту или к дефициту.

Команды меняют один и тот же бюджет одновременно, и никто не теряет свою работу. Если коллега меняет строку, пока вы её редактируете, вы видите её текущее значение и выбираете, сохранить своё поверх или оставить его вариант.

• План и факт: выше или ниже плана по каждому разделу
• Расходы и доход: чистый итог мероприятия вверху бюджета
• Безопасное совместное редактирование: изменение коллеги никогда не перезаписывается без вашего ведома

Смотрите, во что на самом деле обходится каждый артист, от гонорара до отеля

Вы согласуете гонорар, а потом дополнительные расходы превращают его в гораздо большую сумму. Карточка «Полная стоимость» на странице каждого исполнителя суммирует все части: гонорар и депозит из бронирования, комиссию агентства из предложения, каждую поездку из поездок мероприятия, проживание в отеле, суточные и бэклайн, а также долю артиста в ваших списках аренды и закупок. Вы знаете, во что обходится каждый артист, до шоу, пока ещё есть время изменить условия.

У каждой части указано, откуда взята её цифра, поэтому никто не вводит расход дважды и никто не гадает, откуда взялось число. Всё, у чего ещё нет цены, названо внизу карточки, поэтому пробелы видны до того, как спросят финансисты. Каждое изменение стоимости поездки или цены номера записывается со значением до и после, с тем, кто его изменил и когда.

Те же цифры попадают в ваш бюджет и в расчёт по шоу. В бюджете предложенный итог раздела «Артисты и таланты» включает полную стоимость каждого артиста, а в расчёте поездки, отель и суточные отображаются как расходы на шоу, а комиссия агентства рядом с гонораром исполнителя, и всё учитывается один раз.

• Во что обходится этот артист: один итог вверху страницы исполнителя
• Из ваших записей: бронирование, предложение, поездки, отель, предстоящие платежи и аренда
• Ещё без цены: всё, у чего ещё нет цены, названо на карточке
• Те же цифры в расчёте: ни один рейс или отель не учитывается дважды

• See the all-in cost of each act on your event
• Платите всем вовремя и рассчитывайте каждое шоу по цифрам, которые могут проверить обе стороны

Учитывайте комиссию агентства с момента согласования предложения

Добавьте комиссию агентства в предложение как фиксированную сумму или процент от гонорара, и она войдёт в стоимость артиста в момент, когда агент принимает предложение. Процент рассчитывается от гонорара, который реально платится по сделке, поэтому сделка «гарантия или процент» или процент от входа получает правильную комиссию агентства без отдельного подсчёта на калькуляторе.

Комиссия агентства указывается в письме с предложением, поэтому агент точно видит, сколько вы согласились заплатить сверх гонорара исполнителя, а любое её изменение сохраняется в версиях предложения вместе со всеми другими условиями.

• Комиссия агентства: фиксированная сумма или процент от гонорара
• Из предложения: учитывается, когда предложение принято или оформлено договором

• Знайте, у кого бронь на каждую дату, и уверенно назначайте цену в каждом предложении
• Make an offer to an artist's agent for your show

Учитывайте поездки и ночи в отеле по тому, что вы реально заплатили

Введите стоимость поездки один раз, за всех в бронировании и в той валюте, в которой вы платили, и стоимость артиста сразу её включит. Ночи в отеле учитываются по цене, которую вы реально платите: по собственной цене номера проживания или, по ночам, по цене блока номеров, в который оно входит, только за ночи и номера самого артиста.

Группа, летящая из двух городов, диджей с тур-менеджером и хедлайнер в блоке номеров считаются правильно без таблицы. Пустые номера в блоке остаются расходом блока, поэтому ни один артист не несёт стоимость номеров, в которых никто не спал, а у каждой валюты свой итог, поэтому гонорар в фунтах и рейс в евро никогда не смешиваются.

• Введите стоимость: одна сумма за всех в бронировании
• Цена номера за ночь: собственная цена проживания или цена блока номеров
• Валюта оплаты: хранится в валюте, в которой оплачена поездка

• Каждый артист заселён, встречен и на сцене вовремя

Смотрите обещанные деньги до прихода счетов

«Обязательства перед поставщиками» показывают деньги, которые вы пообещали, но ещё не заплатили: одобренные заказы на закупку, суточные и бэклайн исполнителей и позиции аренды и закупок, отмеченные как заказанные. Вы видите свою реальную нагрузку за несколько недель до прихода счетов, поэтому перерасход на продакшн виден, пока ещё можно урезать заказ.

Позиция в заказе на закупку учитывается один раз, даже если она есть и в вашем списке аренды, поэтому сумме обязательств можно доверять. Отменённый заказ исключается, а сам заказ остаётся в записях с причиной отмены.

• Заказы на закупку: одобренные, отправленные заказы и заказы со счётом
• Суточные и бэклайн: расходы, добавленные для каждого исполнителя
• Аренда и закупки: позиции, отмеченные в ваших списках как заказанные

• Платите всем вовремя и рассчитывайте каждое шоу по цифрам, которые могут проверить обе стороны
• Raise purchase orders and track what your event owes

Начинайте каждый раздел с итога, который подсказывают ваши записи

Пустой раздел предлагает итог на основе того, что уже есть в вашем мероприятии, и его можно одним нажатием принять как первый плановый расход. «Артисты и таланты» суммирует полную стоимость каждого артиста, «Спонсорство» учитывает денежные и натуральные сделки ваших спонсоров, «Продавцы» учитывают плату за стенды, а «Доступность» учитывает ваши меры доступности, поэтому новый бюджет сразу близок к реальности.

Конференция видит гонорар каждого спикера, фестиваль еды и напитков плату продавцов за стенды, а фестиваль сделки со спонсорами. Продажи билетов и дополнений поступают как живой доход, а гонорары, депозиты, спонсоры и плата за стенды заполняются строками с отметкой, что они рассчитаны за вас, поэтому вручную вы добавляете только то, что больше нигде не записано.

• Взять предложенное: плановый итог по вашим собственным записям
• Спонсорство и продавцы: сделки со спонсорами и плата за стенды как доход
• Живой доход: продажи билетов и дополнений в момент покупки

Вносите расходы на персонал и команду в бюджет по их часам

Задайте смене её внешнюю команду и ставку за час, и раздел «Персонал и команда» заполнится сам: стоимость одобренных часов плюс плановая стоимость ещё не одобренных часов. Стюарды из агентств, команды баров и охрана стоят в бюджете рядом со всем остальным, без отдельного подсчёта табелей в конце мероприятия.

«Часы по внешним командам» показывают каждое агентство или компанию с записанными часами, одобренными часами и одобренной стоимостью, поэтому вы можете сверить их счёт с подписанными часами до оплаты.

• Ставка за час: задаётся для каждой смены
• Внешняя команда: агентство или компания, которая предоставляет людей
• Одобренные часы: сколько смена реально стоила после одобрения часов

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Закройте каждую смену и платите за каждый отработанный час

Смотрите бюджет по разделам, сценам или дням шоу

Переключайтесь между всеми строками, вашими разделами, каждой сценой и каждым днём шоу, чтобы увидеть, во что на самом деле обходятся главная сцена или суббота. Фильтры отделяют расходы от доходов и строки, рассчитанные за вас, от введённых командой, а поиск находит любую строку за секунды. Скачивайте бюджет в CSV, когда его просят финансисты или партнёр.

Спросите Fai, помощницу в вашей панели управления, сколько мероприятие потратило относительно плана, во что обходится артист с учётом всего или какой раздел дальше всех вышел за план. Она может добавить плановый расход, записать фактический расход, изменить раздел или ввести стоимость поездки или цену номера проживания, и сначала показывает вам каждое изменение и ждёт вашего «да».

• По сценам и по дням: во что обходится каждая сцена и каждый день шоу
• Фильтры и поиск: расходы, доход и строки, рассчитанные за вас
• Скачать CSV: каждая строка, готовая для финансистов
• Спросить Fai: ответы по бюджету, изменения после вашего «да»