Se vädret och riskerna komma och ha din plan redo

Se veckan som kommer vid din lokal, med eventuella varningar

När det är en vecka kvar till ditt evenemang visas vädret för din lokal under försäljningssiffrorna på sidan Resultat. Den öppnas med förhållandena just nu, med temperatur, hur det känns, luftfuktighet, vind och nyligt regn, och en remsa med de kommande dagarna där var och en av dina evenemangsdagar är markerad. En varning för svårt väder i området visas ovanför prognosen med de timmar den gäller och den vädertjänst som utfärdade den.

Att läsa vädret bredvid försäljningen spelar roll den dag du bestämmer om du ska köra en kampanj i sista minuten, beställa mer vatten eller flytta efterfesten inomhus. Varningen kommer från de officiella varningarna för området runt din lokal, så att ditt säkerhetsteam läser samma varning som myndigheterna agerar på, med dess timmar att jämföra med dina egna datum och dina planer för regnväder och utrymning.

• Prognos vid din lokal: de kommande dagarna med dina evenemangsdagar markerade
• Officiella varningar: de timmar de gäller och vem som utfärdade dem
• Förhållanden just nu: temperatur, känns som, luftfuktighet och vind

• Check the weather for your event

Läs varje showdag i detalj

Välj valfri dag på remsan för att läsa dess högsta och lägsta temperatur, risken för regn, väntad nederbörd, vind samt soluppgång och solnedgång vid lokalen. Ditt crew vet när ljuset försvinner inför en nedriggning, din barchef vet om dagen kräver mer vatten eller fler regnponchos, och din scenansvarige ser vinden den dag riggningen går upp.

De senare dagarna i en lång period läggs till på remsan när de kommer inom räckhåll, var och en med sin markering, så att en festivalvecka fylls i dag för dag. En show som slutar under småtimmarna markeras på den dag den börjar, så att remsan stämmer med hur ditt team pratar om datumen.

• Evenemangsdag: var och en av dina dagar markerad på remsan
• Regn och vind: risken för regn, väntad nederbörd och vind
• Soluppgång och solnedgång: vid din lokal varje dag

Planera för de ytterligheter ditt datum har sett

Medan ditt evenemang fortfarande ligger månader bort ser du hur dess första dag brukar vara vid din lokal: genomsnittlig högsta och lägsta temperatur, rekordhögsta och rekordlägsta, typiskt regn, luftfuktighet och vind, utifrån många års historik. Planera skugga och vatten för ett värmerekord, värmare och skydd för ett köldrekord och markskydd för ett datum som brukar vara blött, långt innan det finns någon prognos.

Det här är vyn att öppna när du bokar tält, hyr elverk eller informerar din sjukvårdsleverantör om värme. Den gör "det brukar vara fint i juli" till den faktiska statistiken för ditt fält, och den ger din säkerhetssamrådsgrupp siffrorna bakom din plan för regnväder.

• Rekordhögsta och rekordlägsta: ytterligheterna ditt datum har sett
• Typiskt regn: vad datumet brukar bjuda på
• Många års historik: för din lokal och ditt datum

Koppla varje utlösare till de steg ditt team tar

Ställ in utlösarna för vind, blixtar, värme och trängsel i din beredskapsplan och koppla var och en till sina steg, till exempel att pausa en scen, öppna skydd, ställa ut mer vatten eller skicka meddelanden till dina biljettinnehavare. Under showdagarna kommer prognosen för din lokal timme för timme och jämförs med dina nivåer och de officiella varningarna, så att ditt säkerhetsteam i god tid ser vilka timmar som passerar en nivå, med stegen redo bredvid.

Ingen behöver komma ihåg rutinen mitt i en storm. När en utlösare löser ut visar planen de steg du har kommit överens om med dina leverantörer av säkerhet, bevakning och sjukvård, i ordning, och ditt team genomför dem. En trängselutlösare fungerar på samma sätt, utifrån live-räkningen per zon i din ledningscentral, så att både en zon som fylls för snabbt och en stormby som närmar sig öppnar den plan du redan har skrivit.

Att skicka meddelanden till biljettinnehavarna är ett av de steg en utlösare kan innehålla, så att när en scen pausas eller ingångarna ändras hör de som kommer till ditt evenemang det från dig, som en del av samma plan som ditt säkerhetsteam följer.

• Väderutlösare: nivåer för vind, blixtar och värme som du väljer
• Trängselutlösare: för en zon som fylls för snabbt
• Bevakning varje timme: varje showdag jämförd med dina nivåer
• Planerade steg: pausa en scen, öppna skydd, ställ ut vatten, informera biljettinnehavare

• Led din ledningscentral, din publik och ditt sjukvårdstält från en och samma lägesbild

Börja ditt riskregister från ett utkast byggt för ditt evenemang

Fai skriver ett första register utifrån din typ av evenemang, den publik du väntar dig när det är som mest, om du är inomhus eller utomhus, dina datum och din sluttid. En utomhusfestival får trängsel vid kravallstaketen och svårt väder, en konferens får rum över kapacitet vid populära programpunkter, och en sen sluttid för med sig bullerklagomål och folk som går till kollektivtrafiken i mörker. Varje risk säger varför den finns på listan, och inget sparas förrän du väljer vad du vill behålla.

Utkastet växer med evenemanget. En större publik lägger till säkerhet vid insläppet och trängseln när alla går samtidigt, ett evenemang över flera dagar lägger till trötthet hos personal och volontärer, och ett utomhusevenemang omfattar värme, stormar och hårda vindar. Varje risk i utkastet kommer med föreslagna åtgärder, till exempel publikvärdar vid flaskhalsar när det är som mest eller vindgränser som ni har kommit överens om med era leverantörer, så att du redigerar ett register i stället för att stirra på ett tomt kalkylark.

• Utkast av Fai: riskerna som din sorts evenemang brukar ha
• Anledningen till varje risk: varför Fai satte den på listan
• Du väljer vad du behåller: inget sparas förrän du lägger till det

• Keep a risk register for your event

Lär av varje incident på dina tidigare evenemang

Fai läser incidenterna som ditt team loggade på ditt varumärkes tidigare evenemang. En sorts incident som återkommer höjer den riskens sannolikhet i utkastet, eller lägger till risken när ditt register saknade den, och utkastet anger hur många incidenter som ligger bakom. Ditt register blir skarpare för varje evenemang du genomför, utifrån den registrering ditt team redan för.

Det här sluter cirkeln som de flesta säkerhetsteam lämnar öppen. Svimningen vid baren i augusti förra året och det borttappade barnet på familjefältet i juni slutar vara rader i en gammal logg och blir anledningar i årets register, med underlaget bredvid för din säkerhetssamrådsgrupp.

• Tidigare incidenter: det som gick fel förut, räknat för varje risk
• Höjd sannolikhet: risker som återkommer får högre poäng

• Informera rätt personer snabbt och hantera varje incident från rapport till avslut

Poängsätt, tilldela och granska varje risk på samma sätt

Välj hur sannolik en risk är och hur illa det skulle vara, så räknas poängen ut åt dig, så att varje risk i registret poängsätts på samma sätt av alla. Registrera vad du gör åt den, en åtgärd per rad, och ange sedan vem som är ansvarig och när den ska granskas. Registret listar de högsta poängen först, och rutan Risker på evenemangets sida I dag räknar de risker som behöver granskas.

När dina åtgärder får effekt sänker du hur sannolikt eller hur illa, så följer poängen med, så att registret visar var du står nu. Två personer kan arbeta i registret samtidigt: en kollegas sparning under tiden skrivs aldrig över, och formuläret visar deras version så att du kan kontrollera den innan du sparar igen.

• Poäng: hur sannolikt gånger hur illa, aldrig inmatat för hand
• Vad du gör åt det: åtgärderna för varje risk
• Vem är ansvarig: en person som svarar för varje risk
• Granska senast: datumet då varje risk ses över igen

Visa tillståndshandläggare och försäkringsbolag ett aktuellt register

Markera en risk som under kontroll när dina åtgärder är på plats, acceptera den när du har bestämt dig för att leva med den, och stäng den när den inte längre gäller. En stängd risk kan öppnas igen, risker tas aldrig bort, och varje ändring sparas i riskens historik, så att registret du visar en tillståndshandläggare är det som ditt team arbetade utifrån.

Fråga Fai om vädret eller registret med dina egna ord: vad prognosen säger för lördag, om en varning gäller för lokalen, hur datumet brukar vara eller vilka risker som borde ha granskats. Hon kan skriva ett utkast till registret, lägga till risker och ändra deras status när du ber om det, och hon visar dig varje ändring och väntar på ditt ja först.

• Under kontroll, accepterad eller stängd: en tydlig status för varje risk
• Fullständig historik: varje ändring sparad, inget borttaget
• Fråga Fai: prognosen, historiken och registret med dina egna ord