Få varje tillstånd beviljat och varje avspärrning godkänd innan grindarna öppnar

Följ varje tillstånd med den myndighet som beviljar det

Håll varje tillstånd under sin myndighet: tillståndsenheten, räddningstjänsten, polisen, väghållaren och miljö- och hälsoskyddet. Din tillståndssamordnare ser var varje ansökan står i en och samma översikt, och alla andra i teamet vet vem de ska fråga om vägavstängningen, det förlängda serveringstillståndet eller livsmedelskontrollen.

Ett evenemang med många myndigheter är en uppsättning separata samtal som alla måste landa före samma morgon. Översikten håller vart och ett med sin egen myndighet, kontakt och sina datum, så att ett långsamt svar från väghållaren syns veckor innan det försenar trafikplanen, och en ny samordnare kan ta över hela bilden sin första dag.

• Per myndighet: tillstånd, räddningstjänst, polis, väghållare och hälsoskydd
• Var varje tillstånd står: vad som är beviljat och vad som fortfarande behöver dig

Uppfyll varje villkor innan sista datum

Varje tillstånd har de villkor som myndigheten har knutit till det, vart och ett med sitt sista datum. Arbeta igenom dem ett i taget, se med en blick vad som fortfarande är öppet, snart ska vara klart eller är försenat, och nå öppningsdagen med varje villkor uppfyllt och underlaget bredvid.

Det är i villkoren evenemang blir tagna på sängen: den bemanningsgrad av publikvärdar som tillståndet anger, bullermätningen som kommunen bad om, sjukvårdsberedskapen som säkerhetssamrådsgruppen bestämde. Varje villkor ligger med det tillstånd det hör till och ett datum, så att ingen upptäcker den sista veckan att ett villkor från vårens möte aldrig fick någon ansvarig.

• Villkor: vart och ett som myndigheten har knutit till tillståndet
• Sista datum: vad som är öppet, snart ska vara klart eller är försenat

Samla dokumenten som varje myndighet ber om

Registrera dokumenten du skickar till varje myndighet, och samla först in dem du behöver från dina leverantörer. Be dina externa team en gång om försäkring, riskbedömningar, arbetsbeskrivningar och säkerhetsintyg för gas eller el, så lägger varje team till sin fil på sin egen sida utan inloggning. Fai läser varje fil för att hitta utgångsdatum och omfattning och säger vad som inte stämmer, till exempel en försäkring som upphör innan ditt evenemang gör det, och du godkänner den eller begär ändringar.

Varje dokument visar hur många team som har fått det godkänt, vad som fortfarande behöver kontrolleras, vilka som är sena och vems försäkring håller på att löpa ut. Påminn alla team som fortfarande saknar en fil på en gång, ge ett team mer tid, eller lägg till en fil som en leverantör mejlade dig så att den läses och kontrolleras på samma sätt. Innan ett godkänt dokument går ut påminns teamet om att skicka ett nyare.

• Skickade dokument: vad som gick till varje myndighet och när
• Dokument från externa team: försäkring, riskbedömningar och intyg
• Läst av Fai: utgångsdatumet, omfattningen och vad som inte stämmer
• Påminnelser: innan en fil ska in och innan den går ut

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Se varje tillstånd och certifikat, det mest brådskande först

Tillståndsöversikten bygger på Tillstånd och certifikat, där serveringstillstånd, livsmedels- och hälsotillstånd, försäkringsintyg och godkännanden från räddningstjänsten för evenemanget sorteras efter vad som behöver dig först: utgångna, sedan snart utgående, sedan de som väntar på granskning. Sök på jurisdiktion, utfärdande myndighet eller dokumentnummer, och markera varje dokument som verifierat eller avvisat.

På en mat- och dryckesfestival innebär det serverings- och livsmedelstillstånden för varje bar och försäljare, och på en mässa tillstånden med åldersgräns. Dina försäljares certifikat ligger bredvid dina externa teams dokument, så att den som kontrollerar papperen före inlastningen arbetar utifrån en enda lista.

• Tillstånd och certifikat: varje tillstånd och certifikat för evenemanget
• Det mest brådskande först: utgångna och snart utgående överst
• Sök: på jurisdiktion, myndighet eller dokumentnummer

Rita varje stängsel och avspärrningslinje på din områdesplan

Rita ytterstängslet, kravallstaketet framför scenen och varje publiklinje på samma områdesplan som ditt team redan arbetar utifrån. Ställ in skalan en gång så visar varje linje sin längd, så att din stängselleverantör räknar på rätt antal sektioner och ditt byggcrew vet var varje sträcka börjar och slutar.

Dra i en linje när planen ändras, med ångra och gör om alltid till hands. Två personer kan arbeta på kartan samtidigt, och ändringar på olika platser krockar aldrig. Fai kan kontrollera kartan efter sjukvård, utgångar, dricksvatten, toaletter och tillgängliga publikplatser för den publik du väntar dig, och säger vad som fortfarande saknas innan säkerhetssamrådsgruppen ser den.

• Avspärrningslinjer: ritade på din egen områdesplan
• Längder: varje linje mätt när skalan är inställd
• Kontrollera min karta: Fai letar efter utgångar, sjukvård, vatten och toaletter

• Draw your event site map and share it

Bygg varje linje enligt checklista och inspektera den enligt schema

Ge varje avspärrningslinje sin byggchecklista och låt ditt crew bocka av den allteftersom, så att din produktionsledare ser vilka linjer som är klara och vilka som fortfarande behöver arbete långt innan insläppet. Ställ sedan in när varje linje ska inspekteras, från den första kontrollen efter bygget till kontrollerna under varje showdag, så går din inspektör igenom linjen punkt för punkt och godkänner den.

En avspärrning kontrolleras så ofta som din säkerhetsplan säger, och ingen behöver komma ihåg att göra det. Kravallstaketet framför scenen kan inspekteras före insläppet, vid ombytet före huvudakten och efter setet, medan ytterstängslet gås igenom varje morgon, varje linje enligt sitt eget schema. Scener, riggpunkter och andra konstruktioner godkänns med samma tidsatta inspektioner.

• Byggchecklistor: varje steg för varje linje
• Tidsatta inspektioner: när varje linje ska kontrolleras
• Godkännande: av den som gjorde inspektionen

Visa exakt vad som kontrollerades, när och av vem

Varje byggsteg, inspektion och godkännande hamnar i linjens historik, och varje uppfyllt villkor, skickat dokument och godkänd inspektion hamnar i tillståndets. När din tillståndshandläggare, ditt försäkringsbolag eller er genomgång frågar om en avspärrning eller ett villkor finns svaret redan där, med namn och tider.

Samma registrering hjälper nästa upplaga. Nästa års tillståndssamordnare utgår från de myndigheter, villkor och kontakter som fungerade i år, och områdesteamet vet vilka avspärrningslinjer som behövde extra kontroller och varför.

• Fullständig historik: varje kontroll, godkännande och villkor sparat
• Redo för frågor: från tillståndshandläggare och försäkringsbolag

Ge räddningstjänsten och dina leverantörer den levande planen

Skicka räddningstjänsten, ambulanssjukvården eller din stängselleverantör en privat länk till din levande områdeskarta, med de utgångar, vägar, sjukvårdspunkter eller den el de behöver ovanpå den offentliga kartan. Länken visar alltid kartan som den ser ut just nu, så att ett flyttat stängsel eller en ny utrymningsväg finns där nästa gång de öppnar den, och den upphör det datum du väljer.

Varje länk visar vem den är till, till när den fungerar och hur många gånger den har öppnats. Ge en länk en ny adress om den sprids för långt, eller stoppa den när som helst. Sidan de öppnar visar bara platser och vägar, aldrig dina anteckningar eller vilka som finns i ditt team, och kräver ingen inloggning, så att en inspektör kan öppna den i telefonen under rundvandringen.

• Privata kartlänkar: för räddningstjänst, tillgänglighet eller leverantörer
• Alltid den aktuella kartan: ett flyttat stängsel syns nästa gång de öppnar den
• Stoppa när som helst: avsluta en länk i samma stund som den inte längre ska fungera

• Share a private event site map with emergency services and suppliers