Börja varje dag med att veta vad som väntar på dig och vem som gör vad

Börja varje morgon med nedräkningen och ditt eget arbete

Öppna evenemanget så ligger nedräkningen till insläppet överst, med biljetter sålda den här veckan jämfört med veckan innan, besluten som väntar på dig, försenade uppgifter och vad som ska vara klart den här veckan. Det här är ditt listar uppgifterna ditt team gett dig, dina avdelningar och scenerna du ropar ut, med en knapp som frågar Fai vad du bör göra härnäst. Du vet var din dag börjar innan du har öppnat ett enda mejl.

Sedan ditt senaste besök listar vad dina kollegor ändrat sedan du var här sist, nyaste först, med namnet på personen bakom varje ändring. Senaste aktivitet längst ned på sidan sparar varje godkännande, påminnelse och avvisat förslag med kollegan som gjorde det, så ingen behöver fråga vem som beslutade vad. Jämfört med förra gången visar hur försäljningen ligger till mot din förra upplaga vid samma tidpunkt, och Tid som Fai sparat visar arbetet Fai redan tagit från ditt team för det här evenemanget.

Fai går igenom evenemanget varje timme och listar det hon hittar under Väntar på ditt beslut, från försenade uppgifter till akter utan hotell, var och en med mejlet eller uppgifterna redan utkastade. Inget skickas eller ändras förrän någon i ditt team godkänner det.

• Nedräkning och siffror: dagar till insläpp, sålda biljetter, beslut, försenade uppgifter och vad som ska vara klart den här veckan
• Det här är ditt: dina uppgifter, dina avdelningar och scenerna du ropar ut
• Sedan ditt senaste besök: ditt teams senaste ändringar, med vem som gjorde varje
• Väntar på ditt beslut: Fais förslag med utkasten redo för ditt ja

• Run your event from its Today page
• Låt Fai ställa in ditt evenemang och skriva utkast till jobben åt dig

Se varje del av evenemanget i en överblick

Evenemanget i korthet ger varje avsnitt en ruta som på en rad säger hur det går, med en ring för framstegen och en röd siffra när något behöver dig: platser fyllda i passchemat, låsta cues i körschemat, godkända förberedelser, allvarliga incidenter som fortfarande är öppna. Listan över avsnitt följer arbetets ordning, från Program till Efter evenemanget, och markerar grupperna efter var ditt evenemang befinner sig nu, så rätt del av evenemanget alltid ligger närmast till hands.

Kryssa i varje typ av evenemang det här är så följer avsnitten, namngivna på det sätt den typen av evenemang namnger dem. En konferens visar Talare, Salar och ett Program, ett idrottsevenemang visar Idrottare, Arenor och ett Matchschema, och en mat- eller dryckesfestival visar Leverantörer, Montrar och Provningar. Välj mer än en typ så får du avsnitten för var och en.

Lägg till ett avsnitt för hela teamet när du behöver det, eller fäst de avsnitt du använder mest överst i din egen lista utan att ändra någon annans. Din roll avgör var evenemanget öppnar för dig: en scenmästare hamnar på Nu och sedan och en produktionsledare på Körschema. På ditt eget evenemang väljer du fortfarande vad Fai hjälper dig med, från line-up och evenemangsdag till personal, säkerhet, pengar, sponsorer och försäljare, och ändrar det under Fler avsnitt när dina planer ändras.

• Evenemanget i korthet: en ruta för varje avsnitt, med framsteg och vad som behöver dig
• Evenemangstyp: kryssa i varje typ av evenemang det här är, så följer avsnitten
• Fäst överst: de avsnitt du använder mest överst i din egen lista

Hitta vilken akt, scen, person eller uppgift som helst på sekunder

Tryck Ctrl K, eller Cmd K på en Mac, var som helst i evenemanget och ange några bokstäver. Resultaten kommer grupperade i artister, scener, personer, uppgifter, filer och evenemangets egna avsnitt, och vardagliga ord fungerar också, till exempel ”hotell” för Boende. När inget passar skickar det sista resultatet det du angav till Fai som en fråga, så svaret är aldrig mer än ett ögonblick bort.

Varje artist, scen och dag har en egen sida. Dagen i korthet listar varje set per scen, körschemat, ankomster, upphämtningar och avresor, incheckningar och utcheckningar på hotell, pass per team, uppgifter som ska vara klara och incidenter för den dagen, och du kan stega till dagen före eller efter eller skriva ut den till produktionskontoret. En scensida samlar dess set, körschema, team, passchema och tekniska anteckningar för dagen.

• Hitta allt: hela evenemanget från en sökning, på vilken sida som helst
• Dagen i korthet: set, resor, hotell, pass, uppgifter och incidenter för en dag
• Scen- och artistsidor: allt om en scen eller en akt samlat

• Find any performer, stage or day on your event

Ge varje jobb en ansvarig, ett datum och en prioritet

Tillståndet, hyran av avspärrningar, cateringsiffrorna och dagsbladen måste alla vara klara före insläppet. Lägg varje jobb på en uppgiftstavla som hela teamet delar, med personerna som gör det, dagen det ska vara klart och hur brådskande det är. Korten flyttas från öppen till pågår till klar, och kolumnen blockerad visar vad som väntar på ett tillstånd, en leverantör eller ett beslut, så det är det första du läser varje morgon.

Byt vy efter frågan. Tavlan visar vad som har fastnat, listan visar allt på en gång, kalendern visar vad som ska vara klart den här veckan och tidslinjen lägger ut det daterade arbetet i ordning, så du ser vad som måste bli klart innan nästa sak börjar. Varje uppgift anger de uppgifter den blockeras av och dem den blockerar, och du kan spara de vyer ditt team använder mest.

Ett jobb som återkommer, till exempel ett veckovis produktionsmöte eller en daglig rundvandring på området, kan upprepas varje dag, vecka, månad eller år, så ingen behöver komma ihåg att lägga till det. Kollegor som bara vill hålla ett öga på ett jobb följer det, och varje uppgift sparar historiken över sina statusändringar.

• Ansvariga och följare: alla som gör jobbet, och alla som håller ett öga på det
• Prioritet: låg, medel, hög eller brådskande på varje kort
• Tavla, lista, kalender och tidslinje: samma arbete efter status, allt på en gång, efter datum eller i ordning
• Återkommande uppgifter: jobben som återkommer varje dag, vecka eller månad

• Keep the jobs behind your event moving

Håll samtalet, filerna och historiken samman med jobbet

Öppna en uppgift för att diskutera den i kommentarer, bifoga offerten eller planen den hänger på, ge den en etikett och kör en timer medan du arbetar med den. En uppgift som lagts till från evenemangets Inkorg behåller mejlet den kom från, så den som tar den har hela bakgrunden. Mina uppgifter samlar allt som getts till dig eller som du följer, över alla evenemang under ditt varumärke, så en producent som driver tre evenemang den här månaden ser allt sitt arbete samlat.

När en kollega har samma scen, uppgift eller annan post öppen ser du hens namn medan du redigerar, så ni inte skriver över varandras arbete. Om hen sparar först ser du hens version och bestämmer vad du vill behålla. Versionshistorik visar vem som ändrade en post och när, och när du återställer en tidigare version läggs en ny till, så inget någon har gjort går någonsin förlorat.

• Kommentarer, filer och etiketter: diskussionen och pappren stannar på uppgiften
• Timer: tiden som läggs på varje uppgift
• Mina uppgifter: ditt arbete på alla evenemang under ditt varumärke samlat
• Se vem som redigerar: en kollegas namn medan ni båda har en post öppen

• Låt varje mejl, samtal och dokument arbeta för ditt evenemang

Börja från planen som varje evenemang av din typ behöver

Fai föreslår en beredskapsplan för din evenemangstyp, från att få varje avtal signerat till att jämföra budgeten med vad du spenderat. En konferens får talare, ljud och skärmar och cateringsiffror, en festival får sjukvårdsberedskap och en trafikplan, ett mat- eller dryckesevenemang får leverantörernas hygienintyg och ett idrottsevenemang får sina domare och funktionärer. Kryssa ur det du inte behöver, byt namn på valfri uppgift och lägg till resten, var och en med det förfallodatum Fai räknat ut.

När en uppgift blir försenad skriver Fai ett utkast till påminnelse till den ansvariga, eller hittar en ansvarig för en försenad uppgift som ingen har. Hon läser också tidsfrister i dina avtal, mejl och samtalsanteckningar och föreslår en uppgift för varje frist som ännu inte har någon. Varje förslag väntar på I dag tills någon i ditt team godkänner det, ändrar det först, skjuter upp det eller avvisar det.

• Beredskapsplan: jobben din typ av evenemang behöver, med förfallodatum
• Välj och byt namn: behåll bara de uppgifter du vill ha, med dina egna namn
• Påminnelser om försenade uppgifter: en påminnelse utkastad åt dig, eller en ansvarig hittad

Fördela arbetet innan någon går in i väggen

Samma två personer brukar få det mesta av arbetet de sista två veckorna. Arbetsbelastning summerar varje persons uppgiftstid och arbetspass dag för dag, mot de timmar per dag du anger, och flaggar alla som ligger över gränsen. Fai föreslår vilken uppgift som ska flyttas och vilken kollega som har minst arbete de dagarna, så du kan omfördela på några ögonblick medan det fortfarande finns tid.

Bekräfta en flytt så läggs den nya personen till på uppgiften innan den första tas bort, så jobbet aldrig står utan ansvarig. Uppgifter utan angiven tidsåtgång eller utan förfallodatum listas separat, så att du kan fylla i luckorna och lita på siffrorna. Välj hur långt fram du vill titta, nästa vecka eller nästa två, beroende på hur nära evenemanget är.

• Timmar per dag: uppgiftstid och arbetspass för varje person
• Över gränsen: alla med fler timmar än du tillåter
• Föreslagna flyttar: uppgiften som ska flyttas och vem som har tid för den

• Balance your event team's workload
• Bemanna varje pass och betala för varje arbetad timme

Ge varje kollega den del av evenemanget hens roll ansvarar för

En säkerhetschef, en scenmästare och en volontärsamordnare behöver var sin del av ditt evenemang. Bjud in varje person efter den roll hen har, till exempel säkerhetsansvarig eller scenmästare, så ställer rollpaketet in hens meny, behörigheter, sida I dag, den hjälp Fai ger och de guider hen ser. Hen börjar i sitt eget arbete, utan något i vägen som jobbet inte använder.

Varje person öppnar sedan en privat länk för allt som hens roller ger. En publikvärd som också arbetar med områdestjänster ser varje pass, disk, runda, jobb och dokument från båda rollerna på en sida, vilket är sidan Mina pass som din crew redan använder för att se sina pass på alla dina evenemang, tacka ja till passen du erbjuder och lägga till de dokument passen kräver, utan konto eller lösenord. Bjud in dina fasta medarbetare till varumärket en gång, och en medhjälpare för en kväll till det evenemangets team.

• Bjud in efter roll: välj rollen efter namn när du bjuder in en kollega
• Rollpaket: meny, behörigheter, sidan I dag, Fais hjälp och guider för varje roll
• En länk per person: varje disk, runda, jobb och dokument som deras roller ger dem

• Give your event crew one page for all their shifts