Informera rätt personer snabbt och hantera varje incident från rapport till avslut

Nå bara dem som behöver veta

Bocka för de grupper ett meddelande är till för: avdelningar, personer i schemat, allt crew, volontärer, artisternas team, försäljare, press, sponsorer eller de som har svarat på något av dina formulär. Begränsa varje grupp efter status, roll, dag, team eller pass, så att en ändrad ingång går till lördagens publikvärdar vid ingången och ingen annan, och den som finns i två grupper får meddelandet en gång.

Varje team som arbetar på ditt evenemang finns redan i instrumentpanelen, så det finns ingen lista att exportera och ingen gruppchatt att hålla uppdaterad. Begränsa dem som har svarat på ett formulär efter ditt beslut eller efter ett av deras svar, till exempel alla volontärsökande du har antagit, eller alla som valde barteamet i sina svar.

• Vem som får det: varje team som arbetar på ditt evenemang, redo att bockas för
• Begränsa varje grupp: efter status, roll, dag, team eller pass
• De som har svarat på ett formulär: begränsat efter ditt beslut eller ett svar

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Säg det snabbt med mallar för evenemangsdagen och Fais utkast

Utgå från ett snabbt meddelande för evenemangsdagen som Väderpaus, Ändrad grind, Ändrad speltid, Försenat eller Klartecken, eller berätta för Fai vad du vill säga så skriver hon ett utkast i ditt varumärkes ton. Lägg till varje persons förnamn, passtid, team, roll eller scen så att varje meddelande känns skrivet till just dem, och skicka det via mejl, sms eller båda.

Under press vill ingen skriva ett meddelande från grunden. Mallarna innehåller de ord ett evenemangsteam använder, med luckorna markerade för ingången, tiden eller scenen, och Fais utkast ger dig en utgångspunkt som du kan ändra innan något skickas. När du har bockat för ett formulärs grupp kan du infoga varje persons svar på en av dess frågor, till exempel den dag de anländer.

När en speltid i körschemat flyttas en kvart eller mer föreslår Fai ett mejl till de team som påverkas på evenemangets sida I dag, och inget skickas förrän någon i ditt team godkänner det.

• Snabba meddelanden för evenemangsdagen: väderpaus, ändrad grind, försenat och mer
• Be Fai om ett utkast: säg vad du behöver och kontrollera hennes ord
• Varje persons uppgifter: förnamn, passtid, team, roll eller scen
• Mejl och sms: en kanal eller båda i samma meddelande

Kontrollera vem som får det och skicka nu eller senare

Innan något skickas ser du vem som får det via mejl och via sms, och vem som utelämnas och varför, till exempel ett saknat mobilnummer eller ett nummer som har svarat STOP. Skicka det direkt eller schemalägg det i evenemangets tidszon, och avbryt ett schemalagt meddelande när som helst innan det skickas. Under evenemangsdagen finns Skicka meddelande också högst upp i vyn för evenemangsdagen.

Om gruppen ändras mellan din kontroll och ditt utskick, till exempel när nya volontärer läggs till i schemat, ser du det nya antalet och kontrollerar igen, så det antal du godkände är det antal som skickas. Schemalägg nästa morgons genomgång kvällen innan, så får crewet den vid frukosten medan du sover.

• Kontrollera innan du skickar: varje person som får det, per kanal
• Skicka senare: vid den tid du väljer, i evenemangets tidszon
• Avbryt: ett schemalagt meddelande, tills det skickas

Se vem varje meddelande nådde och skicka det igen

Öppna ett meddelande för att se varje person som skickat, öppnat, på väg eller inte skickat, och begränsa till dem som det inte nådde. När det har skickats klart skickar du det igen till just de personerna, och öppna valfri person i crew för att se varje meddelande de har fått om evenemanget.

När en publikvärd säger att hen aldrig hörde talas om ändringen av ingången kan du se vad hen fick och när, och om det nådde fram. Svar på mejl går till ditt varumärkes e-postadress, så ett svar från en försäljare hamnar hos de personer som kan besvara det.

• Leverans: skickat, öppnat, på väg eller inte skickat för varje person
• Skicka igen: bara till dem som det inte nådde
• Meddelanden till en person: allt de har fått om evenemanget

Skicka ditt schema och dina listor till teamet enligt schema

Skicka schemat, körschemat, status för förberedelserna, rumslistan eller upphämtningarna till rätt personer varje dag eller varje vecka, den dag och tid du väljer. Varje person får ett mejl med en länk och loggar in för att ladda ner filen, som alltid skapas från listan som den ser ut i det ögonblicket. Skapa en fil direkt när du behöver en, och pausa eller stoppa ett schema när som helst.

Det ersätter måndagens rundgång av kalkylark: schemat till säkerhetsansvarig, rumslistan till reseteamet, upphämtningarna till transportansvarig. Listor som innehåller personers namn går bara till ägare och administratörer, varje fil och varje nedladdning registreras, och om ingen av de valda längre kan se en lista pausar Ticket Fairy schemat och meddelar ägarna och administratörerna.

• Skicka regelbundet: varje dag eller varje vecka, vid din tid
• Dina listor: schema, körschema, förberedelser, rumslista och upphämtningar
• Nedladdningar med inloggning: en länk till filen, aldrig en bilaga

• Send your event lists to your team on a schedule

Logga vad som hände på några sekunder

Ange vad som hände, var och hur allvarligt det är, så är rapporten inne. Tiden är nu och rapportören är du om du inte ändrar dem, och du kan välja platsen på din områdeskarta. De inblandade personerna anges under fler uppgifter, åtskilda från vad som hände, där bara ditt säkerhetsteam kan läsa dem. Alla i evenemangets team kan också be Fai logga en incident eller lägga till en uppdatering från sin telefon, och hon väntar på deras ja först.

Allvarlighetsgraden har en enkel beskrivning för varje nivå, så en publikvärd vet att fara för liv är kritisk och att en mindre stöt som noteras för ordningens skull är låg. Markera en rapport som känslig så läser bara ditt säkerhetsteam och den som rapporterade den hela. Alla andra ser bara att något hände, när och hur allvarligt det är. Incidenter som gäller sjukvård, skydd av utsatta och välmående är känsliga från början, och varje gång en känslig incident öppnas registreras det.

• Tre svar: vad som hände, var och hur allvarligt det är
• Välj på kartan: platsen på din områdesplan
• Känslig: påslaget från början för sjukvård, skydd av utsatta och välmående
• Rapportera via Fai: för alla i evenemangets team

• Report and handle incidents at your event

Informera din säkerhetsansvarige i samma ögonblick som något allvarligt händer

När en incident rapporteras som hög eller kritisk, eller höjs till någon av dem senare, mejlar Fai din säkerhetsansvarige och evenemangets ägare och administratörer direkt, med hur allvarlig den är, typ, var och när, och en länk till incidenten. Mejlet säger aldrig vad som hände eller vilka som var inblandade. Om en kritisk incident fortfarande är öppen senare får de ett nytt mejl, och en brådskande uppgift visar ditt team att den följs upp.

Fai går också igenom din incidentlogg varje timme efter mönster. När flera incidenter av samma slag inträffar på samma plats tätt inpå varandra, till exempel sjukvårdsärenden vid stora baren, skriver hon ett utkast till ett mejl till din säkerhetsansvarige med frågan om området behöver mer bemanning, eller en uppgift när ingen säkerhetsansvarig är angiven, som ditt team får godkänna.

• Säkerhetslarm: för varje rapport som är hög eller kritisk
• Höjd senare: en incident som görs allvarligare larmar dem också
• Mönster: samma slags incident på samma plats

• Led din ledningscentral, din publik och ditt sjukvårdstält från en och samma lägesbild

Låt Fai sortera varje rapport medan ditt team beslutar

Fai läser varje rapport och föreslår dess typ och hur allvarlig den är, och den som hanterar den tar hennes förslag med en knapp eller behåller sitt eget. Ange vem som hanterar den, flytta incidenten från ny till under hantering, löst och avslutad, och lägg till uppdateringar när saker händer. Varje steg hamnar i dess tidslinje med vem som tog det och när, och uppdateringar läggs till, de skrivs aldrig över.

Loggen listar det som behöver hanteras först, det allvarligaste högst upp, med antal per status, så att den ansvariga chefen ser vad som är öppet med en blick. Incidenter raderas aldrig: en som loggats av misstag avslutas med en anteckning, och en avslutad incident kan öppnas igen. När det är dags tar du bort en incidents personuppgifter, så rensas de inblandade personerna och texten i varje uppdatering medan registret över vem som gjorde vad och när förblir komplett.

Varje incident hjälper också nästa evenemang. Fai läser incidenterna från ditt varumärkes tidigare evenemang när hon skriver ett utkast till ett riskregister, så en typ av incident som återkommer dyker upp i nästa års register med antalet bredvid.

• Fai föreslår: typen och hur allvarlig den är
• Nästa steg: börja hantera, markera som löst, avsluta eller öppna igen
• Vad som har hänt hittills: varje steg och uppdatering med vem och när
• Ta bort personuppgifter: personerna och uppdateringarna rensas, registret sparas

• Se vädret och riskerna komma och ha din plan redo