Fyll varje sal med rätt delegater och få dem att prata

Gör om ditt program till sessioner som delegaterna kan välja

Varje föredrag och workshop i ditt program som delegaterna inte kan välja än väntar i Sessioner, redo att öppnas. Titel, tid och sal kommer direkt från programmet, så du lägger bara till hur många personer salen rymmer, ett spår som Design eller Ledarskap och en beskrivning som delegaterna läser innan de väljer.

Öppna en session för val nu, eller förbered den och öppna den när ditt program är klart. Gruppera sessioner efter typ och spår på samma sätt som ditt tryckta program, så en delegat som letar efter alla ledarskapsworkshoppar hittar dem tillsammans. Lägg också till sessioner som inte finns i ditt program, till exempel en sponsors frukostgenomgång.

Slå på en väntelista för de sessioner du räknar med blir fulla. När någon lämnar en session får nästa person på listan ett mejl om att ta platsen, så en populär workshop förblir full utan att ditt team jagar folk.

• Från ditt program: titel, tid och sal redan ifyllda
• Typer och spår: föredrag och workshoppar grupperade som i ditt program
• Väntelista: nästa person får ett mejl när en plats blir ledig

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Ge varje delegat sitt eget program

Delegaterna hittar Dina sessioner på den ordersida de redan har, med varje sessions dag, tid, sal och lediga platser. De väljer, lämnar eller ställer sig på en väntelista, och en knapp lägger till alla val i deras egen kalender. En köpare som har bokat åt kollegor väljer åt var och en av dem.

En session som krockar med en som delegaten redan har valt säger vilken innan de trycker, så ingen håller två platser samma timme och lämnar en stol tom. Det finns ingen app att ladda ner och inget andra konto att skapa, eftersom programmet finns på den order som delegaterna fick när de köpte.

Ditt team ser också varje delegats val. Slå upp valfri biljettinnehavare, se de sessioner hen har valt och lägg till hen i en annan, vilket passar en talares gäst eller en sponsor som behöver en plats i en full sal.

• Välj och lämna: på den ordersida delegaterna redan har
• Varningar för krockar: innan två val överlappar
• Deras kalender: alla val tillagda i ett steg
• Lägg till i en session: ditt team placerar en delegat för hand

Ändra en session utan att förstöra någons planer

När delegaterna har valt en session ligger dess tid och platser fast, så ingen förlorar en plats eller hamnar i en krock de aldrig valde. Du kan fortfarande ändra titel, sal, spår och beskrivning, vilket täcker de byten av talare och salar som sker den sista veckan.

När ett föredrag flyttas i ditt program visar dess session Tiden i programmet har ändrats, så ditt team ser skillnaden och aldrig arbetar utifrån två olika tider. Be Fai skapa en session från en programpunkt eller öppna en för val, så visar hon dig sessionen innan hon sparar den.

• Valen skyddas: tid och platser låses när delegaterna har valt
• Allt annat kan ändras: titel, sal, spår och beskrivning
• Tiden i programmet har ändrats: markeras när föredraget flyttas i ditt program

Släpp bara in dem som har valt en session genom dess dörr

Ditt entréteam skannar varje biljett vid salsdörren. Dörren säger Släpp in, Redan inne med tiden personen först kom in, eller Inte för den här sessionen med skälet i vanliga ord: personen har inte valt den, salen är full, dörren har inte öppnat än, sessionen har slutat eller en annan biljett på samma konto har redan använt platsen.

Dörren visar hur många som är inne, hur många som har valt sessionen och hur många platser salen har, så din sal går aldrig över sitt antal och ditt entréteam behöver aldrig räkna huvuden. Två dörrar som skannar samma biljett i samma ögonblick släpper in den en gång.

• Sessionsdörr: släpper in de delegater som har valt den
• Tydliga skäl: varje nej förklaras med vanliga ord
• Inne, valt och platser: salens siffror med en blick

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Sätt en volontär vid varje salsdörr

Dela en insläppslänk för varje session, så skannar en volontär biljetter från sin egen telefon utan inloggning i instrumentpanelen. Dörrsidan visar varje persons förnamn och biljettyp så att volontären kan hälsa, och aldrig en e-postadress eller en order.

Varje länk öppnar en sessions dörr och inget annat, och du stoppar den när sessionen är slut. Be Fai skapa en insläppslänk för en session, så visar hon den för dig innan hon skapar den.

• Insläppslänk för session: en session, en telefon, ingen inloggning
• Bara det dörren behöver: förnamn och biljettyp
• Fai: skapar en insläppslänk efter ditt ja

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Planera nästa år utifrån de sessioner folk gick på

Närvaro visar för varje session hur många delegater som valde den, kom in, inte kom och nekades, med de populäraste och minst populära sessionerna högst upp. Dimensionera nästa års salar utifrån det, upprepa de workshoppar som blev fulla och tänk om kring dem som inte blev det.

Uteblivna är den siffra som de flesta arrangörer aldrig ser. En session där många delegater valde en plats men aldrig kom säger att du ska överboka den nästa gång eller flytta den bort från lunchen, och en session som nekade folk vid dörren säger att den behöver en större sal.

• Närvaro: valt, kom in, kom inte och nekades
• Populärast och minst populär: dina starkaste och svagaste sessioner först
• Uteblivna: delegater som valde en plats men aldrig kom

Hjälp delegaterna att träffa dem de kom för

Slå på deltagarlistan så ser biljettinnehavarna Träffa andra deltagare på sin ordersida. Varje delegat väljer vad andra ser, från befattning och företag till intressen och vem de vill träffa, och bara delegater som har gått med ser varandra. Personer som delar ett intresse, till exempel biljettförsäljning eller hållbarhet, föreslås för varandra.

Lägg till dina mötesplatser, till exempel möteslounge på plan 2, med hur många möten var och en rymmer samtidigt, och lägg sedan till block med mötestider för varje dag. Delegaterna ber varandra om möten vid några av dina tider, den tillfrågade godtar en, och varje bokat möte får ett ledigt bord. Ingen person och inget bord bokas två gånger samma tid, och varje förfrågan, svar och ändring når den andra personen via mejl. Utställare tar också emot mötesbokningar i sin monter från sin egen utställarsida, och du ser alla möten på ditt evenemang samlat. Utställarna aktiverar mötesbokningar från sin egen utställarsida, lägger till vad de erbjuder och sina egna tider, dina mötestider eller båda. Biljettinnehavare hittar dem under Utställare på sin ordersida och bokar, utställarens team tackar ja eller nej till varje bokning, och du ser alla utställarmöten bredvid de andra i Möten.

En delegat som är osäker på vad man säger till en främling ber Fai om ett första meddelande. Hon skriver ett utkast till en kort hälsning på delegatens språk utifrån det som båda har valt att visa, och delegaten redigerar och skickar den själv. Fai skickar aldrig en mötesförfrågan för någons räkning.

• Deltagarlista: delegaterna går med och väljer vad som visas
• Möten vid dina bord: bokade vid de tider du anger, aldrig dubbelbokade
• Gemensamma intressen: rätt personer föreslås för varandra
• Ett första meddelande: utkast från Fai och skickat av delegaten

• Låt varje utställare och sponsor åka hem med resultat de kan se

Ge varje session frågor och omröstningar live

Lägg till en frågestund för ett huvudtal eller en panel, kopplad till dess session i ditt program, och visa dess QR-kod på projektorn. Delegaterna skannar den med telefonens kamera för att ställa frågor, rösta på dem de vill ha svar på och svara på omröstningar, utan app och utan inloggning.

Välj om frågor visas direkt eller efter att en moderator har godkänt dem, tillåt anonyma frågor när du vill ha ärliga, och bestäm om delegaterna ser omröstningsresultaten efter att de har röstat. Din moderator visar, markerar som besvarad, döljer eller återställer varje fråga.

Presentatörsvyn visar de populäraste frågorna i stor stil med den öppna omröstningen bredvid, så din talare känner av stämningen i rummet med en blick. Nya frågor kommer inom några sekunder, och när en frågestund stängs sparas alla frågor till efteråt, redo att öppnas igen.

• QR-kod och länk: visas i salen, utan inloggning
• Moderering: visa, markera som besvarad, dölj eller återställ varje fråga
• Omröstningar: med resultat för salen eller bara för dig
• Presentatörsvy: de populäraste frågorna i stor stil