Låt varje utställare och sponsor åka hem med resultat de kan se

Ge varje monters telefon en leadskanner

Leadinsamling brukar betyda hyrda handenheter, en deposition och kö vid arrangörens disk under uppbyggnadsdagen. Här får varje person i en utställares monter en egen skannerlänk, som en adress att kopiera eller en QR-kod att öppna i telefonen eller surfplattan. Inget att installera, inget konto att skapa och inget att samla in när mässan är slut.

Lägg till varje person i monterpersonalen med namn och e-postadress, så bär varje lead de registrerar deras namn. För surfplattan som står kvar i montern skapar du i stället en gemensam monterlänk. När någon lämnar utställarens team mitt under mässan stoppar du deras länk så slutar den fungera direkt, medan de leads de har registrerat stannar hos utställaren.

Utställare kan lägga till sin egen monterpersonal och skapa sina egna skannerlänkar från sin utställarsida, så en stor utställare med ett schema för personalen behöver inte komma tillbaka till dig för varje ny person. Du ser alla skannerlänkar i Leads, med när de senast användes.

• En skannerlänk per person: en länk att kopiera eller en QR-kod att öppna i telefonen
• Gemensam monterlänk: en länk för surfplattan i montern
• Stoppa länk: länken slutar fungera direkt och dess leads finns kvar

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Registrera varje besökare medan samtalet är färskt

Monterpersonalen skannar besökarens biljett eller namnbricka med en handhållen USB- eller Bluetooth-skanner, eller anger koden som står på den, och besökaren hamnar bland utställarens leads med namn och kontaktuppgifter. Ett tryck betygsätter dem och en anteckning sparar vad de frågade efter, medan besökaren fortfarande står i montern.

Mässhallar är kända för dålig täckning. Skanningar som görs utan uppkoppling väntar i telefonen och skickas när täckningen är tillbaka, så monterpersonalen kan fortsätta skanna under en hektisk timme. En besökare som skannas två gånger, av två personer eller vid två tillfällen, förblir ett enda lead med båda anteckningarna sammanslagna, så utställaren följer aldrig upp samma person två gånger.

Eftersom skannern läser samma biljetter och namnbrickor som ditt entréteam skannar har varje besökare redan de uppgifter de lämnade när de köpte. Det finns ingen separat databas med namnbrickor att importera, och en återbetald eller avbokad biljett läggs inte till som lead.

• Skanna en biljett eller namnbricka: med en handhållen skanner eller genom att ange koden
• Betyg och anteckningar: vad besökaren vill ha, registrerat i montern
• Skanningar utan täckning: sparas i telefonen och skickas när uppkopplingen är tillbaka
• Ett lead per besökare: en andra skanning lägger till sina anteckningar till den första

Betygsätt besökare med varje utställares egna ord

Ett mjukvaruföretag och ett hantverksbryggeri sorterar sina besökare på olika sätt, så varje utställare får sina egna betygsord, det bästa först, till exempel Redo att köpa, Följ upp och Tittar bara. Monterpersonalen betygsätter med det språk som säljteamet redan använder, och utställarens resultat räknar leads efter samma ord.

Ge också utställaren en spårningslänk i dess leadinställningar, till exempel länken till dess erbjudande eller dess egen evenemangssida, så räknas de som följer länken och biljetterna de köper till utställarens resultat. En sponsors spårningslänk fungerar på samma sätt.

• Betygsord: utställarens egen skala, det bästa först
• Spårningslänk: klick och försäljning räknas till utställaren

Ge varje utställare en sida som teamet sköter själv

Varje utställare får en egen sida som öppnas via en länk utan inloggning. Där hittar teamet monterns leads, uppföljningar, monterpersonal, resultat och betygsord, laddar ner sina leads när det vill och ser vad det fortfarande behöver göra åt dig. Ditt team slutar vidarebefordra kalkylark, och utställaren slutar vänta på dem.

På samma sida kan en utställare ta emot möten i sin monter. Den aktiverar mötesbokningar, anger vad den erbjuder och väljer sina egna tider, dina mötestider eller båda. Biljettinnehavare hittar utställaren på sin ordersida och bokar, utställarens team tackar ja eller nej till varje bokning, och du ser alla utställarmöten bredvid de andra mötena på ditt evenemang.

Du bestämmer vem som får en sida och när, och varje nedladdning av en utställares leads registreras med vem som gjorde den.

• Utställarsida: leads, uppföljningar, monterpersonal, resultat och betyg
• Ladda ner leads: registreras med vem som laddade ner dem
• Möten i montern: biljettinnehavare bokar och utställaren svarar
• Behövs fortfarande från dig: det som utställaren har kvar att göra

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Fyll varje sal med rätt delegater och få dem att prata

Följ upp varje besökare medan leadet är varmt

De flesta leads kallnar veckan efter en mässa, medan visitkorten ligger kvar i en väska. På utställarens sida skriver Fai ett utkast till ett uppföljningsmejl för varje besökare som kan kontaktas, utifrån betyget och anteckningarna som monterpersonalen gjorde. Utställaren läser vart och ett, ändrar det om den vill och godkänner det, och ingenting skickas innan dess.

Utställaren redigerar ämnesraden och mejlet i vanlig text. Uppgifter om ditt evenemang, varför besökaren fick mejlet och en länk för att stoppa utställarens mejl läggs till under det. Mejlet kommer från ditt evenemang, så besökarna känner igen det, och svaren går direkt till utställaren, så samtalet fortsätter med de personer de träffade.

Varje besökare får en uppföljning från varje utställare, oavsett hur många gånger knappen för utkast trycks. En uppföljning som inte kunde skickas visas som inte skickad, och den skickas igen bara när utställaren ber om det.

• Utkast från Fai: ett mejl till varje besökare, utifrån betyg och anteckningar
• Godkänd av utställaren: ingenting skickas förrän de säger ja
• Svar till utställaren: besökarna svarar de personer de träffade
• En var: ingen besökare får samma uppföljning två gånger

Visa varje utställare vad ditt evenemang gav

Resultat visar utställarens leads per betyg, hur många besökare som kan kontaktas, vem i montern som träffade flest besökare, skickade uppföljningar, de personer som spårningslänken gav och vad de köpte, och andelen incheckade deltagare som montern träffade. Du ser samma siffror i Leads, så du och utställaren pratar om nästa år utifrån samma siffror.

Andelen deltagare som träffats är den siffra som utställare sällan får från en arrangör. Den ställer monterns skanningar mot de personer som faktiskt kom in genom dina entréer, så en utställare kan bedöma sin monter, sin placering och sin bemanning mot publikens storlek. Ta med dina utställare till nästa upplaga med Kopiera från förra evenemanget, och börja samtalet om nästa år med förra årets resultat i handen.

• Leads per betyg: med utställarens egna betygsord
• Klick och försäljning: via utställarens spårningslänk
• Träffade deltagare: andelen incheckade personer som montern skannade

Håll koll på varje sponsoravtal och varje leverans

Följ varje sponsor från prospektering via åtagande, avtal och betalning till fullgjort, med nivå, värde i pengar och värdet av det den bidrar med i natura. Gör om dess leveranser till uppgifter på ditt teams tavla, så att loggan på stora scenen och aktiveringen i matområdet var och en har en ansvarig och ett slutdatum.

Sponsorvärden förs in i evenemangets budget som intäkter, med pengar och natura för sig, så budgeten visar vad sponsringen ger utan ett extra kalkylark. En sponsor som tackar nej eller faller bort försvinner ur budgeten av sig själv.

Ge en sponsor en egen sida så ser den hur många av dess leveranser som är klara och den försäljning som dess spårningslänk har gett. Ditt partnerteam svarar på "vad fick vi?" innan sponsorn frågar, och förnyelsen börjar med bevis.

• Sponsorer: nivå, status, värde i pengar och i natura
• Uppgifter från leveranser: varje leverans på ditt teams uppgiftstavla
• I din budget: sponsorintäkter, pengar och natura för sig
• Sponsorsida: klara leveranser och resultat från spårningslänken

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer
• Börja varje dag med att veta vad som väntar på dig och vem som gör vad

Respektera varje besökares val om kontakt

Deltagarna anförtror ditt evenemang sina uppgifter, och utställare vill ha leads de kan använda. När en besökare säger i montern att de helst inte vill bli kontaktade markerar personalen det innan de sparar, och utställaren ser aldrig den besökarens e-postadress eller telefonnummer. Monterpersonalen ser bara namn, betyg och anteckningar.

Registrera också en senare begäran, så försvinner besökarens uppgifter från utställarens leads och nedladdning, och uppföljningar som ännu inte har skickats stoppas. En besökare som använder länken i en uppföljning för att stoppa utställarens mejl behandlas på samma sätt. Biljettköpare får veta i sin orderbekräftelse att utställare kan skanna deras biljett, så snart ditt evenemang har en fungerande skannerlänk.

• Vill inte bli kontaktad: anges i montern innan leadet sparas
• Vill inte längre bli kontaktad: uppgifterna döljs och oskickade uppföljningar stoppas
• Informeras vid köpet: köparna får veta att utställare kan skanna dem