Välj dina akter, få spelordningen rätt och släpp din line-up i tid

Öppna din inbjudan till föredrag eller ansökningar om att spela

Starta ett ansökningsformulär för akter eller en inbjudan till föredrag för talare, så hamnar varje svar under Ansökningar som nya, granskas, godkända och avböjda. En konferens driver sin inbjudan till föredrag från samma avsnitt som ett musikevenemang använder för ansökningar om att spela, så programteam och bokare delar ett arbetssätt.

Sortera listan efter bästa betyg från granskarna eller bästa betyg från Fai och arbeta uppifrån. Sätt en ansökan på väntelistan, markera den som tillbakadragen när den sökande drar sig ur, eller avböj den med en motivering för ditt team. Ingen får mejl om ett avböjande, och du kan flytta tillbaka den till granskas när du ändrar dig. När formuläret tillåter det kan sökande ändra det de skickat via den privata länken i sitt mejl tills du har beslutat.

• Sök om att spela och Föreslå ett föredrag: formulär redo att dela, som fyller en lista
• Från ny till godkänd: varje ansökan i sitt steg
• Sortera efter betyg: bästa betyg från granskarna eller från Fai först

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

Låt hela panelen betygsätta från sin egen länk

Lägg till granskare i panelen och skicka var och en sin egen länk. De öppnar den utan inloggning, läser din anteckning om vad du letar efter och betygsätter varje öppen ansökan från 1, inget för oss, till 5, måste ha, med en kommentar om de vill. Du ser när varje granskare senast öppnade sin länk och hur många de har betygsatt, och granskningen flaggar när granskarna är oense.

Välj om granskarna ser namn. Med dolda namn läser de vad som föreslogs men aldrig vem som skickade det, deras e-post eller telefonnummer, så en förstagångstalare får samma läsning som en välkänd. Föredrag börjar dolda och akter börjar synliga, och du kan ändra båda. Kollegor på evenemanget betygsätter från instrumentpanelen, varje ändrat betyg sparas i historiken, och du kan stoppa en granskares länk när som helst medan betygen ligger kvar.

• Granskningspanel: granskare utanför ditt team, var och en med en egen länk
• Granskare ser namn: dolda för föredrag, synliga för akter, eller ditt eget val
• Granskarna är oense: flaggas när betygen skiljer sig mycket

Gör ett ja till en bokning i ett steg

Fai läser varje ansökan som kommer in via ett formulär och ger den en sammanfattning, ett betyg av 5 med hennes skäl och, för en akt, vad de gjorde på dina tidigare evenemang. Kanske en dubblett markerar en ansökan som delar e-postadress eller titel med en annan. Godkänn en akt så hamnar den under Artister med ett utkast till erbjudande på det arvode de bad om och sin förberedelse påbörjad. Godkänn ett föredrag, välj när sessionen börjar, hur lång den är och vilken sal, så läggs talaren till med en session i programmet.

Bara du och ditt team ser Fais anteckningar, så granskarna betygsätter utifrån sin egen läsning. När du har godkänt gör Fai förberedelselänken redo för dig att skicka, eller skickar den direkt när du slår på det. Att godkänna samma ansökan två gånger lägger aldrig till något två gånger, och ett andra godkännande gör bara klart ett steg som inte blev klart, så ingen behöver skriva in en vald akt i line-upen eller programmet på nytt.

• Fais anteckningar: en sammanfattning och ett betyg med skäl
• Utkast till erbjudande: arvodet de bad om, klart i Avtal
• Session i programmet: starttid, längd och sal anges när du godkänner
• Förberedelse påbörjad: deras länk redo att skicka

• Förbered varje akt utan att jaga mejltrådar

Upptäck varje krock i spelordningen före evenemangsdagen

Lägg upp speltider för alla scener och dagar, så körs Kontroll av körschemat igen varje gång körschemat ändras. Den hittar överlappande set, en akt på två scener samtidigt, en akt med för lite tid att ta sig mellan scener, set innan en scen öppnar eller efter att den stänger, en scen som används på sin stängda dag och set efter sluttiden. Varje problem markeras som allvarligt, kontrollera eller mindre, så du börjar med det som skulle skada mest.

Kontrollen jämför också varje akts ankomst och avresa med deras tider. Tiderna hämtas från resebokningarna, eller från förberedelsen när det inte finns någon bokning, så ett flyg som landar efter soundcheck eller lyfter innan setet slutar syns så fort något av dem ändras. Fai jämför varje akts tekniska rider med specifikationerna för scenen de spelar på, inklusive rader som Ingen trumpodie, så en lucka hittas medan det fortfarande finns tid att hyra utrustningen, komma överens om en ersättning eller flytta akten.

Samma kontroll läser en konferens program, så keynotes och frågestunder i varje sal kontrolleras på samma sätt som set på en festivalscen. Varje dagsblad i instrumentpanelen visar de problem som berör dess egna cues.

• Krockar mellan scener: överlapp, dubbelbokningar och akter utan tid att förflytta sig
• Ankomster mot tider: flyg som landar för nära soundcheck eller setet
• Rider mot scenspecifikationer: utrustning som akten begär men scenen saknar
• Sluttid och scentider: set utanför en scens tider, stängda dagar och efter sluttiden

• Check your running order for clashes before show day

Lös en krock med ett tryck och ångra lika snabbt

Varje problem kommer med de lösningar Fai har provat på en kopia av dagen: flytta ett set, flytta det och allt efter det, byt plats på två set eller korta ett något. En lösning erbjuds bara när den löser problemet utan att skapa ett allvarligt. Du ser varje cue som flyttas och dess nya tid innan du tillämpar den, och Ångra flyttar tillbaka allt.

Ange de tidsregler varje scen behöver: dess kortaste scenbyte, öppnings- och stängningstider och stängda dagar, samt hur lång tid en akt behöver mellan två framträdanden och hur tidigt de ska vara på plats före en tid. Ett tält som behöver längre omställning eller stänger tidigare bedöms på sina egna villkor. När dagen fungerar skriver Fai utkast till tiderna för varje akt och varje avdelning, via mejl och via sms där det finns ett mobilnummer, och inget skickas förrän du godkänner varje meddelande.

• Flytta, byt eller korta: den minsta ändringen som löser problemet
• Ångra: varje flyttad cue tillbaka där den var
• Tidsregler: scenbyte, tider och stängda dagar för varje scen
• Utkast till tider: varje akt och avdelning, godkänt av dig

• Planera varje cue, ropa ut showen live och håll alla team på samma tid

Släpp varje omgång av din line-up på den minut du väljer

Kryssa i akterna för nästa omgång, välj datum och tid, så följer de med i din nästa publicering men förblir dolda fram till dess. Tillkännagivandet når din evenemangssida, din webbplats och ditt spelschema samtidigt, utan att någon behöver vara vaken vid midnatt för att trycka på en knapp. Fansen ser en ny omgång dyka upp på den minut du lovade i sociala medier.

Ge varje akt det namn de använder i line-upen, ett foto, en biografi, sina länkar och genrer. Be Fai skriva ett utkast till biografin från deras webbplats, musiklänkar eller en presskitsida, så väntar hennes utkast bredvid biografin tills du väljer att använda det. Arvoden, kontakter och anteckningar når aldrig den publika line-upen.

• Tillkännage vid en bestämd tid: en omgång akter, i evenemangets tidszon
• Visa eller dölj varje akt: bara de akter du slår på blir offentliga
• Fais utkast till biografi: från aktens egna sidor, används bara när du väljer det

• Publish your event line-up and set times

Vet exakt vad som blir offentligt innan det blir det

Granska och publicera listar varje akt som lagts till eller tagits bort, varje uppdaterad profil och varje speltid som flyttas, och varnar för akter som blir offentliga utan biografi, foto eller speltid. Om en kollega ändrar något medan du läser publiceras ingenting och du ser den senaste granskningen, så ingen publicerar en ändring de inte har sett.

När speltider flyttas efter att du publicerat öppnas mejlet till dina biljettinnehavare med ett utkast som listar ändringarna, klart för dig att kontrollera och skicka. Fai påminner dig på evenemangets sida I dag när speltider har ändrats efter din senaste publicering. Publiceringshistorik visar varje publicering och avpublicering, vem som gjorde den och hur många ändringar den hade, och när du tar ner hela line-upen behålls dina akter och din historik till nästa gång du publicerar.

• Granska och publicera: akter, profiler och speltider som ändras
• Saknade uppgifter: akter som snart blir offentliga utan foto, biografi eller tid
• Publiceringshistorik: varje publicering och avpublicering, vem som gjorde den och vad som ändrades

Lägg ett spelschema som fansen planerar sin dag efter på din egen webbplats

Din evenemangssida visar den publicerade line-upen av sig själv. Kopiera koden för spelschemat eller line-upen och klistra in den på valfri sida på din egen webbplats, eller lägg till ett avsnitt med line-up eller schema på en webbplats du bygger med Ticket Fairy. I spelschemat filtrerar fansen efter dag och scen, stjärnmärker de set de vill se och lägger till dem i sin egen kalender vid rätt lokal tid.

Varje plats uppdateras när du publicerar igen, så evenemangssidan, din webbplats och det inbäddade spelschemat är aldrig oense om en speltid. Fansen sparar sina stjärnmärkta set i telefonen, och deras egen kalender påminner dem före varje set de valt.

• Kopiera kod: spelschemat eller line-upen på valfri webbplats
• Mitt schema: stjärnmärkta set sparade i fansens telefoner
• Lägg till i kalendern: varje stjärnmärkt set vid rätt lokal tid

• Guida varje fan genom dagen och låt dem betala med en blippning