Bemanna varje pass och betala för varje arbetad timme

Utgå från den bemanning din publik kräver

Berätta för Fai hur många personer du väntar dig när det är som mest, när insläppet öppnar och när de sista går, så föreslår hon hur många personer varje team behöver för varje timme under dagen. Lägg till hennes pass i schemat som de är, eller justera dem först. Du utgår från en plan som är anpassad till din publik och lägger din tid på de bedömningar som bara du kan göra.

Ditt team kanske redan har schemat i ett kalkylark, eller så skickar ett bemanningsföretag sitt. Släpp in CSV- eller Excel-filen som den är, så matchar Fai varje kolumn mot dag, tider, avdelning och roll. Du ser varje rad och eventuella problem med den innan ett enda pass läggs till, och alla schemaregler gäller för passen du tar in. Att importera samma fil två gånger dubblerar aldrig dina pass.

För pass som du lägger till själv kan du upprepa ett pass över flera dagar på en gång, till exempel samma pass vid ingången varje dag från uppbyggnad till nedmontering, och ett pass som slutar efter midnatt fortsätter in på nästa morgon.

• Föreslagen bemanning: personer per team och timme, utifrån den publik du väntar dig
• Pass från ett kalkylark: ditt schema i CSV eller Excel, varje rad kontrollerad innan den läggs till
• Upprepa över flera dagar: samma pass varje dag från första till sista dagen

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Se var det saknas folk medan det fortfarande finns tid

Välj en dag så visar schemat hur många platser som är fyllda och sedan bemanningen för varje team timme för timme: grönt är bemannat, orange behöver fortfarande folk. Varje pass visar om det behöver folk, är fyllt eller har alla bekräftade, och när du öppnar det ser du vem som finns på det och nästa steg för varje person. Du ser luckan i baren på lördagseftermiddagen redan på måndagen, inte på lördagen.

Ställ in dina schemaregler en gång: kortaste vilan mellan pass, flest timmar någon arbetar på en dag och flest timmar på sju dagar. En varning ovanför schemat namnger varje person som står på två pass samtidigt, arbetar för länge eller inte får tillräcklig vila, så en trött publikvärd upptäcks redan vid planeringen och inte vid ingången. Gränsen för sju dagar räknar pass på alla evenemang som ditt varumärke arrangerar, så en bartender som jobbar både på din klubbkväll på fredagen och din festival på lördagen räknas en gång för båda.

Reglerna vägleder ditt team utan att låsa in det. Du kan fortfarande lägga till någon på ett fullt pass eller någon som en regel varnar för: schemat frågar först och lägger sedan till personen som inbjuden med en påminnelse om att kontrollera den. Fai föreslår aldrig någon som skulle bryta mot dina regler.

• Bemanning per team och timme: fyllda platser mot platser som behövs
• Schemaregler: kortaste vila, flest timmar på en dag och på sju dagar
• Varningar för krockar: varje person på två pass samtidigt eller utan tillräcklig vila
• Över alla dina evenemang: en persons timmar på alla evenemang som ditt varumärke arrangerar

Fyll varje lucka med personer som passar

Be Fai fylla luckorna så listar hon personer för varje ledig plats, med början i samma team eller en matchande roll, och berättar varför var och en passar. Eller erbjud ett pass till några personer och låt det första jat få platsen. Hur du än gör är alla som Fai föreslår lediga vid den tiden på alla dina evenemang, utvilade, tillräckligt gamla och har den färdighet som passet kräver.

Ett erbjudande går till de personer som Fai bockar för åt dig, med hennes skäl i klartext, till exempel har färdigheten, har jobbat med detta förut eller har alltid dykt upp, och en sammanräkning av vilka hon lämnade utanför och varför. Bocka av dem du inte vill ha med och skicka. Varje person får ett mejl med en länk till sin egen sida, där de tackar ja eller nej tack. Den första som tackar ja kommer med på passet som bekräftad, och alla andra som fortfarande funderar ser att platsen är tagen, så ingen dyker upp till ett pass som redan är fullt.

Innan en plats går till någon kontrollerar Ticket Fairy igen att passet fortfarande har plats och fortfarande passar personen, så två snabba ja fyller aldrig samma plats två gånger. Du ser varje erbjudande som väntande, accepterat, avböjt eller Platsen är tagen, och du kan dra tillbaka ett erbjudande som fortfarande väntar.

• Fyll luckorna: Fais förslag för varje ledig plats, med skälet till att var och en passar
• Passerbjudanden: den första som tackar ja får platsen
• Vilka som lämnades utanför: räknade per skäl, till exempel för lite vila eller saknad färdighet
• Svar på erbjudanden: väntande, accepterat, avböjt eller Platsen är tagen

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Ta reda på vem som fortfarande kommer dagen innan

Dagen före varje pass frågar du alla på det om de fortfarande kommer och ser svaren räknas upp som kommer, kan inte och har inte svarat än. Den som inte kan frigör sin plats direkt, och Fai föreslår vem du ska erbjuda den till medan det fortfarande finns tid att fylla den. Avhopp blir en lista du betar av kvällen innan, inte en överraskning vid ingången.

På dagen namnger en varning alla som inte har checkat in efter att deras pass har börjat. En enda åtgärd markerar dem som inte anlända och öppnar ett erbjudande för deras plats, så det tar en minut att hitta ersättare. Om de ändå dyker upp checkar du in dem som vanligt.

Två reglage i Schemaregler låter Fai skicka ett pass första erbjudanden så snart det behöver folk och ställa frågan om de fortfarande kommer dagen före varje pass, utan att vänta på dig. Du godkänner fortfarande alla ytterligare erbjudanden. Båda reglagen är avstängda från början, och du väljer dem för varje evenemang, så en festival med hundratals volontärer kan sköta sig själv medan en liten klubbkväll stannar helt i dina händer.

• Kommer du fortfarande?: en fråga till alla på nästa dags pass
• Inte anländ: markera dem och hitta ersättare i samma steg
• Erbjudanden av sig själva: avstängt tills du slår på det, för varje evenemang

Ge alla en enda sida för alla sina pass

Varje person i crew och varje volontär får en privat länk till Mina pass som öppnar deras egen sida, utan konto eller lösenord. De ser sina pass på alla dina evenemang, tackar ja till dina erbjudanden, svarar på om de fortfarande kommer, berättar vilka dagar de kan arbeta och lägger till sina pass i kalendern. Varje svar syns direkt i ditt schema, så "när börjar jag?" slutar vara en fråga till dig.

Samma sida innehåller de dokument som deras pass kräver, din säkerhetsintroduktion, deras kostbehov för crewköket och de timmar de har arbetat, med om varje rad väntar på godkännande eller är godkänd. Den visar bara deras egna pass, erbjudanden och dokument, aldrig namnet på någon annan i crew. När en person lämnar ditt team stänger en enda åtgärd av alla länkar du har skickat till dem.

• Sidan Mina pass: varje pass på varje evenemang, utan konto
• Lägg till i kalendern: ett pass eller alla i deras egen kalenderapp
• Dagar de kan arbeta: så att erbjudanden skickas för rätt dagar
• Deras timmar: arbetade timmar, väntar på godkännande eller godkända

• Give your event crew one page for all their shifts
• Bygg ett crew och ett volontärteam som du kan ringa in varje år

Skicka ut passen och checka in ditt crew på dagen

När schemat är klart skickar du varje person ett mejl med bara deras egna passtider, plats och roll för dagen, och deras svar kommer till dig. På dagen växlar du schemat till incheckningslistan, hittar varje person på namn och checkar in dem, markerar dem som inte anlända eller checkar ut dem. Varje steg kan ångras, och listan uppdateras medan ditt team arbetar med den.

Varje incheckning och utcheckning blir start och slut på personens timmar, så ingen fyller i en tidrapport och ingen skriver in tider efter evenemanget. Alla i evenemangets team kan be Fai checka in eller ut en publikvärd från sin telefon, till exempel en arbetsledare vid en avlägsen ingång, och Fai väntar på deras ja först.

• Skicka allas pass till dem: ett mejl var med bara deras egna pass
• Incheckningslista: checka in, inte anländ och checka ut
• Ångra vilket steg som helst: ett feltryck rättat på ett ögonblick

• Build your event rota and check staff in

Godkänn timmar från incheckningar med Fais kontroller

Varje person får en rad för varje pass, räknad från när ditt team checkade in och ut dem. Fai kontrollerar varje rad först och flaggar allt som avviker i klartext: ingen utcheckning, checkade aldrig in, gick sent, mycket kort, två pass samtidigt eller tider som ändrades efter godkännandet. Godkänn alla rader utan avvikelser på en gång och lägg sedan din tid bara på de rader som behöver en människa.

Rätta en rad genom att lägga till eller dra av tid, eller genom att ange den totala tid den ska ha, och ange varför, med vanliga skäl som obetald rast eller glömd utcheckning färdiga att välja. En enda åtgärd fyller i passets schemalagda timmar. Varje godkänd rad visar vem som godkände den och när, varje ändring med sin motivering och hela sin historik, och dess timmar och kostnad förblir som de godkändes. Ändra en godkänd rad så går den tillbaka för godkännande till den timpenning den först godkändes med.

Din barchef eller säkerhetschef vet vem som faktiskt arbetade varje pass. Gör dem till ansvariga för sin avdelning, så godkänner och rättar de sitt eget teams timmar från sin sida Mina pass, med samma kontroller från Fai och utan inloggning. Ansvariga ser bara timmar, aldrig kostnader, godkänner aldrig sin egen rad, och varje godkännande bär deras namn.

• Flaggade av Fai: raderna att titta på först, med vad hon har lagt märke till
• Godkänn på en gång: varje rad utan avvikelser
• En motivering för varje ändring: sparad på raden för alla som kontrollerar den
• Avdelningsansvariga: godkänner sitt eget teams timmar, aldrig kostnader

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Stäm av varje bemanningsfaktura mot verkliga timmar

Ange vilket externt team som står för ett pass personal och dess kostnad per timme, så sorteras timmarna per bemanningsföretag av sig själva. Varje team visar sina personer och rader, registrerade och godkända timmar, vad som fortfarande väntar och den godkända kostnaden. När säkerhetsföretagets faktura kommer kontrollerar du den mot de timmar som dess publikvärdar faktiskt arbetade, inte mot deras tidrapporter.

Godkända timmar gånger kostnaden per timme förs in i ett avsnitt för personal och crew i evenemangets Budget, bredvid den schemalagda kostnaden för timmar som ännu inte är godkända, så du ser dina personalkostnader innan fakturorna kommer. Ladda ner raderna för valfri dag, avdelning eller externt team, med tider, ändringar, godkännare, timpenning och kostnad på varje rad, och varje nedladdning registreras med ditt namn.

Fråga Fai hur många rader som väntar på lördagen, så godkänner hon de rader du väljer eller alla rader utan avvikelser och berättar först hur många det gäller.

• Per externt team: registrerade, godkända och väntande timmar för varje bemanningsföretag
• Kostnad per timme: anges på passet och låses vid godkännandet
• Budget: godkända och schemalagda personalkostnader för ditt evenemang
• Nedladdning: tider, ändringar, godkännare, timpenning och kostnad för varje rad

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer