Допускайте к работе на площадке только квалифицированных и проинструктированных людей

Запрашивайте один раз то, что нужно для каждого вида смен

Назовите документ своими словами или выберите распространённый, например сертификат первой помощи, сертификат по гигиене питания, лицензию охранника, права на погрузчик или допуск к работе на высоте. Затем выберите, кому он нужен: всем в сменах, одному отделу, например медицинской службе, одной роли, например водителю погрузчика, или одной смене. Каждый в подходящей смене видит, что принести, на своей странице, без цепочки писем.

Добавьте пометку, чтобы точно указать, что подходит, например «уровень 3 или выше», и люди пришлют нужный сертификат с первого раза. Вверху раздела «Лицензии и сертификаты» перечислен каждый документ, который запрашивает ваше мероприятие, и у скольких людей он уже есть, а ниже указаны люди в ваших сменах, у которых чего-то не хватает, поэтому вы знаете, кого торопить в понедельник, а не на входе в пятницу.

• Распространённые документы: первая помощь, гигиена питания, охрана, погрузчик и другие
• Кому нужен: все смены, отдел, роль или одна смена
• Пометка для людей: уровень или детали, которые должен показывать документ

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Собирайте каждый документ один раз для всех ваших мероприятий

Каждый добавляет свой документ в блоке «Документы для ваших смен» на своей странице «Мои смены» в виде фото, PDF или файла Word. Документ принадлежит человеку, а не мероприятию, поэтому лицензия охранника у стюарда действует на вашей клубной вечеринке, фестивале и осеннем туре до окончания срока. Если никто не указал срок действия, Fai прочитает его из файла.

Когда член команды приносит вам бумажный сертификат, запишите его сами, с файлом или без, и Fai всё равно прочитает дату из любого добавленного файла. Люди видят ваши запросы рядом со своими сменами, инструктажем и особенностями питания, поэтому документы становятся частью подготовки к работе, а не отдельным поручением.

• Добавляется со своей страницы: на той же странице, где человек видит свои смены
• Срок действия читает Fai: берётся из файла, если никто его не указал
• Действует на всех мероприятиях: один сертификат для всего бренда до окончания срока

• Give your event crew one page for all their shifts

Проверяйте каждый файл и возвращайте то, что нужно исправить

Откройте документы человека и посмотрите каждый, который нужен для его смен, с какого дня, соответствует ли он требованию и какой файл на него отвечает. Отметьте документ как проверенный, когда ваша команда его посмотрела, или верните его с указанием, что нужно изменить, и человек увидит вашу причину на своей странице и добавит новый. Исправить срок действия можно в одно действие.

Личные документы требуют бережного отношения. Их видят только владельцы, администраторы и продюсеры вашего мероприятия, а каждое открытие файла записывается с именем сотрудника, который его открыл, поэтому вы всегда можете ответить, кто и когда смотрел лицензию члена команды.

• Отметить как проверенный: документ, который ваша команда посмотрела и приняла
• Вернуть с причиной: человек видит, что исправить, на своей странице
• Каждое открытие записывается: кто и когда открыл какой файл

Ставьте в смены только тех, у кого есть нужное для смены

Документ засчитывается на каждый день смен человека, пока он действителен или ещё не проверен, поэтому никого не задерживают до того, как ваша команда его посмотрит. Документ, которого нет, который возвращён или истекает до смены, не засчитывается. Fai не включает таких людей в предложения смен, волонтёры не могут выбрать смену на своей странице, а при ручном добавлении человека вам показывают, чего ему не хватает.

Реальным мероприятиям нужна гибкость. Если у медика, которому вы доверяете, продлённый сертификат ещё в пути, добавьте его всё равно с указанием причины, и причина сохранится у его места в смене и в журнале действий. Fai следует тому же правилу: она ставит человека без документа только с причиной, которую вы ей назвали.

• Проверка при назначении: график смен показывает, чего не хватает каждому
• Предложения подходящим людям: предложения смен пропускают тех, у кого нет документа
• Причины сохраняются: у каждого назначения вопреки правилу есть причина

• Закройте каждую смену и платите за каждый отработанный час

Подготовьте один инструктаж по безопасности для всех на площадке

Введите то, что людям нужно прочитать, например выходы, радиоканалы и действия в экстренной ситуации, или дайте ссылку на видео или документ инструктажа. Выберите, для кого он: для тех, кто работает на мероприятии, или для всех с пропуском, включая гостей и гастрольные группы. После этого каждый член команды, волонтёр и поставщик видит один и тот же инструктаж, и никому на площадке не рассказали другую версию.

Выберите, проверяет ли стойка выдачи инструктаж перед выдачей пропуска. Оставьте проверку включённой на площадке, где никто не должен начинать работу без инструктажа, или выключите её для небольшого мероприятия, где ваша команда инструктирует людей на входе. Волонтёры, которые раньше прошли инструктаж программы, увидят инструктаж вашего мероприятия, как только вы его настроите.

• Ваш инструктаж: введён здесь или ссылкой на видео или документ
• Кому нужен: тем, кто там работает, или всем с пропуском
• Проверка на стойке: один переключатель заставляет стойку выдачи его запрашивать

• Run a safety induction for everyone who works your event

Убедитесь, что люди его прочитали, с помощью короткого теста от Fai

Попросите Fai составить тест, и она напишет вопросы по вашему собственному инструктажу, каждый с вариантами ответа и отмеченным правильным. Тест ждёт как черновик, который никто не видит, поэтому сначала вы меняете любой вопрос или ответ. Опубликуйте его, и люди завершают инструктаж, набрав заданный вами проходной балл, а у вас остаётся запись, что каждый понял инструктаж, а не просто открыл его.

Все, кто подтвердил, что прочитал инструктаж до публикации теста, остаются с пройденным инструктажем, поэтому включение теста посреди монтажа никогда не отменяет вашу прежнюю работу. Снимите тест, чтобы изменить его, и он снова станет черновиком, а люди будут подтверждать, что прочитали инструктаж, пока вы снова его не опубликуете.

• Составляет Fai: вопросы по введённому вами инструктажу
• Проверяете вы: любой вопрос и ответ можно изменить до публикации
• Ваш проходной балл: результат, нужный для завершения инструктажа

Пусть каждый проходит инструктаж на своей странице

Команда открывает инструктаж на странице «Мои смены», а волонтёры на своей странице, рядом со сменами, документами и особенностями питания. Без теста они подтверждают, что прочитали его, а с опубликованным тестом отвечают на вопросы и отправляют ответы. Тот, кто не набрал проходной балл, видит свой результат и пробует снова, поэтому люди приезжают на площадку уже проинструктированными.

Список инструктажа показывает, кто его прошёл, а кто нет, поэтому ответственный за безопасность видит пробелы к концу недели, пока ещё есть время их закрыть до открытия ворот.

• На своей странице: рядом со сменами, документами и особенностями питания
• Прочитано или проверено тестом: отметка, если теста нет, и ответы, если он есть
• Ещё одна попытка: люди видят свой результат и пробуют снова

• Соберите команду и волонтёров, на которых можно рассчитывать каждый год

Не выдавайте пропуск, пока инструктаж не пройден

Когда проверка на стойке включена, стойка выдачи показывает «Инструктаж не пройден» для каждого, кто его не завершил, до выдачи пропуска. Карточка предлагает решение: отметить инструктаж пройденным на стойке после того, как вы лично проинструктировали человека, или снова отправить волонтёру его страницу. Сотрудник всё равно может выдать пропуск с указанием причины, и причина сохраняется вместе с выдачей.

Провели инструктаж для опоздавшего ранера прямо у стойки? Отметьте его пройденным там же, и ранер сразу получит пропуск. В списке инструктажа отметьте пройденным каждого, кого проинструктировали лично. Каждая запись показывает, кто и когда её сделал, поэтому ваши документы по безопасности выдержат любую проверку.

Спросите Fai, у кого в субботних сменах ещё нет сертификата первой помощи, попросите записать увиденный вами сертификат со сроком действия, вернуть документ с вашей причиной, настроить инструктаж и составить к нему тест или отметить человека, которого вы проинструктировали. Перед каждым изменением она ждёт вашего согласия.

• Инструктаж не пройден: видно на карточке до выдачи пропуска
• Инструктаж пройден здесь: записывается на стойке, пока человек ждёт
• Всё равно выдать: только с причиной, которая сохраняется
• Спросите Fai: у кого чего не хватает и изменения по вашему слову

• Выдавайте каждый пропуск быстро и пускайте в каждую зону только тех, кому там место