Соберите команду и волонтёров, на которых можно рассчитывать каждый год

Знайте каждого, кто работал на ваших мероприятиях

Раздел «Люди» в «Управлении мероприятиями» вашего бренда показывает каждого, кто входит в команду, является волонтёром или стоит в смене на любом из ваших мероприятий, по одному разу, на каком бы мероприятии он ни работал. Ищите по имени или адресу электронной почты и смотрите, на скольких мероприятиях работал каждый, последнее из них, и команда он или волонтёр. Повторное приглашение барменов и стюардов, которым вы доверяете, начинается с поиска, а не с раскопок в прошлогодних таблицах.

Каждая запись показывает то, что говорят его смены: отработанные смены, часы от отметки прихода до ухода, как часто он приходил и какие смены пропустил или отменил в последний момент. Каждая цифра берётся из ваших собственных записей о сменах по всем мероприятиям. Никто в вашей команде никого не оценивает, поэтому запись честна по отношению к человеку и полезна вам.

В той же записи вы видите его предстоящие смены и все мероприятия, на которых он работал, открываете график смен любого из них, чтобы добавить его в смену, отправляете ему ссылку «Мои смены» и видите, когда он последний раз её открывал, а когда он уходит из вашей команды, отключаете его ссылки.

• Люди: один человек на один адрес электронной почты по всем вашим мероприятиям
• Что говорят его смены: отработанные смены, часы и явки
• Пропущенные или отменённые в последний момент: смены, на которые он не пришёл или от которых отказался поздно
• Предстоящие смены: где он работает дальше

• Find the crew and volunteers who work your events

Подбирайте навыки и возраст под смены, которым они нужны

Добавьте навыки каждого человека или примите одно из предложений Fai по командам и ролям, в которых он работал чаще всего. Смена, требующая навыка, например прав на погрузчик или опыта работы в баре, предлагается только тем, у кого он есть. Когда вы увидели чей-то документ, подтвердите, что человек достаточно взрослый для смен с минимальным возрастом, и запись сохранит, кто и когда это подтвердил.

Запись никогда не хранит дату рождения, только то, что человеку не меньше подтверждённого вами возраста. Люди, чей возраст никто не подтверждал, могут отметить, что достаточно взрослые, когда принимают смену с минимальным возрастом, поэтому вам не нужно проверять документы для каждой смены в баре перед отправкой предложений.

• Навыки: вводит ваша команда, с предложениями Fai
• Подтверждённый возраст: хранится с именем коллеги, который его подтвердил
• Навык для смены: смену предлагают только тем, у кого он есть

• Закройте каждую смену и платите за каждый отработанный час

Откройте форму для волонтёров, которую заполняют с телефона

Добавьте нужные роли и приветственный текст или одним действием скопируйте команды из графика смен как роли, а затем поделитесь ссылкой на заявку на вашем сайте и в соцсетях. Имя, электронная почта, телефон, дни, которые человек может отдать, контакт для экстренной связи и согласие запрашиваются всегда, поэтому вы добавляете только свои вопросы. Люди подают заявку с телефона, без создания аккаунта.

Задайте минимальный возраст, и младшего заявителя попросят указать имя, телефон и согласие родителя или опекуна. Заявители отмечают, что прочитали ваше уведомление о конфиденциальности. Пометьте любой вопрос о здоровье или о чём-то другом личном, чтобы ответы на него никогда не передавались Fai.

Если вы уже собираете заявки через форму на вашем мероприятии, подключите её к волонтёрам, команде, торговцам, прессе или контактам артиста. Сопоставьте каждое нужное списку поле с вопросом вашей формы, и каждый, кто её отправит, через мгновение будет добавлен в этот список, а его ответы останутся в форме, и всё лишнее попадёт в заметки. Никто не перепечатывает имена, и заявка никогда не добавляется дважды.

• Форма заявки: сделана для телефонов, без создания аккаунта
• Команды из графика смен: команды графика скопированы как роли
• Минимальный возраст: с согласием родителя или опекуна для младше 18
• Ваши собственные формы: каждый заявитель добавляется в выбранный вами список

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Пусть Fai прочитает каждую заявку, а вы решаете пакетами

Fai читает каждую заявку и отмечает, хорошо ли человек подходит на роль, может подойти или вряд ли подойдёт, объясняя причину простыми словами. Сужайте список по роли, по дню или только до хорошо подходящих и открывайте любую заявку, чтобы увидеть выбранные дни и роли, опыт и ответы на ваши вопросы. Fai предлагает, решаете вы.

Отметьте нужных людей, выберите «Принять», «Лист ожидания», «Отклонить» или «В краткий список», проверьте письмо и отправьте. Каждый получает от вас одно письмо, а его ответы приходят вам, при этом краткий список остаётся заметкой для вашей команды. Решение можно изменить позже, например принять кого-то из листа ожидания, когда освободится место, с письмом или без.

С одним списком могут работать несколько координаторов. Если коллега изменил статус человека одновременно с вами, этот человек останется как есть, а вам об этом сообщат, поэтому двое из вас никогда не отправят одному волонтёру противоречащие друг другу решения.

• Оценка Fai: хорошо подходит, может подойти или вряд ли подойдёт, с причиной
• Решения пакетами: принять, лист ожидания, отклонить или краткий список
• По одному письму каждому: с решением, а ответы приходят вам
• Безопасно при работе с коллегами: человека, которого только что изменил другой, не трогают

Верните лучших волонтёров прошлого года

Выберите прошлое мероприятие и посмотрите прошлогоднюю команду со сменами, которые отработал каждый, а Fai предложит, кого пригласить снова, например тех, кто отработал все смены. Пригласите всех, кого она предлагает, за один раз, и их прошлые ответы будут заполнены, поэтому повторная заявка займёт у них минуту.

Вернувшиеся волонтёры попадают в тот же список заявок, что и все остальные, поэтому решения по ним вы принимаете теми же пакетными письмами. Каждый заново указывает контакт для экстренной связи, поэтому в списке этого года данные этого года.

• Вернувшиеся волонтёры: прошлогодняя команда со сменами, которые отработал каждый
• Кого предлагает Fai: с причинами, например «отработал все смены»
• Ответы уже заполнены: из их прошлой заявки

Дайте каждому волонтёру страницу, которая отвечает на его вопросы

Отправьте каждому принятому его личную страницу, по одному письму, которая открывается по личной ссылке без пароля. Волонтёры подтверждают смены, выбирают открытые смены и просят обменять смену или отказаться от неё, поэтому график заполняется без череды сообщений. На странице есть расписание дня с ключевым временем и руководителями команд, инструктаж, который нужно прочитать и подтвердить, и место для документов, которые запросила ваша команда.

Волонтёры могут выбрать только смену, которая соответствует вашим правилам отдыха и часов, а также её минимальному возрасту, навыку и документам, а их страница объясняет, какое правило им мешает. Каждый обмен или отказ вы одобряете или отклоняете, а обмен проходит, только если в новой смене есть место и она по-прежнему соответствует вашим правилам. Отключите выбор смен, когда захотите зафиксировать график.

Также они отвечают на вопрос «Всё в силе?», сообщают дни, когда могут работать, добавляют каждую смену в свой календарь и указывают пожелания по питанию для кухни команды. Отключите ссылку или создайте новую из заявки в любой момент. Для волонтёров, которые работают на нескольких ваших мероприятиях, ссылка «Мои смены» из раздела «Люди» показывает все мероприятия на одной странице.

• Выбор дополнительных смен: только смены, подходящие под правила графика
• Запрос обмена или отказа: каждый запрос одобряете или отклоняете вы
• Расписание дня и инструктаж: ключевое время, руководители команд и брифинг
• Документы и фото: добавляют они сами, открывают только ваши владельцы и администраторы

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Награждайте волонтёров за отданные часы

Смотрите часы, на которые каждый волонтёр записался в графике, рядом с часами, которые он отработал по отметкам прихода и ухода, вместе с его сменами и неявками. Задайте награду один раз, например бесплатный билет на выходные после определённого числа отработанных смен, и Fai скажет, кто её заслужил. Выдайте билеты одним действием, и каждый получит свой бесплатный билет по электронной почте как гостевой.

Никто не получает одну и ту же награду дважды, сколько бы раз ваша команда ни нажимала кнопку. Тот, кто отметил приход, но не отметил уход, выделяется, чтобы вы проверили его до выдачи наград, а у каждого волонтёра видны уже заслуженные награды.

Скачивайте список волонтёров с контактами и контактами для экстренной связи или без них, либо файл часов только с именами и часами, и каждое скачивание записывается с именем того, кто его сделал. Когда волонтёр просит удалить его данные, владелец или администратор навсегда удаляет его имя, контакты, ответы и файлы, а его смены и часы остаются в ваших итогах.

• Отданные и отработанные часы: по каждому волонтёру и в сумме
• Награды: билет за отработанные смены, число которых задаёте вы
• Гостевые билеты: отправляются по почте каждому, кто заслужил
• Никогда дважды: каждая награда достаётся человеку один раз

Поручите Fai рутину вместе с вами

Спросите Fai, кто отработал больше всего смен прошлым летом, попросите добавить навык в чью-то запись, принять хорошо подходящих в бар, пригласить прошлогоднюю команду или отправить волонтёрам этого года их страницы. Она читает тот же список «Люди» и те же заявки, что и вы, показывает, кто именно какое письмо или изменение получит, и ждёт вашего согласия, прежде чем что-либо сохранить или отправить.

Fai также может ответить на запрос волонтёра об обмене, назвать вам отданные и отработанные часы и выдать заслуженные награды после одобрения владельца или администратора. Она работает в рамках вашей роли, поэтому видит только те мероприятия и тех людей, что и вы.

• Своими словами: просите так, как попросили бы коллегу
• Ваше одобрение: каждое письмо и изменение ждёт вашего согласия

• Пусть Fai настроит мероприятие и подготовит черновики работы за вас