Дайте каждому, кто работает на мероприятии, нужный пропуск, одобренный и готовый до открытия ворот

Добавьте всех, кого вы уже подтвердили

Ваш список команды, график смен волонтёров, адванс каждого артиста, одобренные торговцы и одобренная пресса уже говорят, кто работает на вашем мероприятии. Попросите Fai добавить их, и она внесёт в список пропусков вашу команду, подтверждённых волонтёров с подтверждённой сменой, гастрольную группу и гостевой список каждого артиста, персонал одобренных торговцев и одобренную прессу. Никого не вводят дважды, и никто не получает пропуск, пока вы его не выдадите.

Тех, кого нет в списках, например приглашённого режиссёра или сотрудника городской администрации, добавьте по имени с адресом электронной почты, ролью, организацией и типом пропуска. Если не указать адрес, пропуск придёт вам, чтобы вы его передали. Когда артист исправляет имя в своём адвансе, ещё ожидающий пропуск сам получает новое имя, а для уже выданного пропуска предлагается новое имя, чтобы вы отправили новый пропуск в одно действие.

Fai добавляет людей, пока вы занимаетесь другой работой, а повторный выбор позже никогда не добавляет кого-то дважды. На большом фестивале неделя копирования имён между таблицами превращается в список, который вы проверяете и выдаёте.

• Добавить людей: команда, волонтёры, артисты, торговцы и пресса из ваших списков
• Добавить человека: любое другое имя с ролью и организацией
• Ничего не отправляется без вас: каждый ждёт, пока вы не выдадите пропуск

• Issue accreditation passes for your event

Держите каждый гостевой список и отдел в согласованном размере

Группируйте пропуска по отделу, артисту, торговцу или команде и задайте каждой группе разрешённое число пропусков, срок приёма имён и один тип пропуска для всех её участников. Гостевой список хедлайнера остаётся в пределах числа из договора, барная команда остаётся в пределах бюджета, а имя, добавленное после срока, ждёт вашего решения с пометкой «поздно».

При выдаче пропуска сверх квоты группы придерживаются, а окно объясняет почему, поэтому длинный гостевой список никогда не проскочит незамеченным. Увеличьте квоту или выдайте всё равно, если вы согласны. Места в гостевом списке в адвансе артиста относятся к той же группе пропусков, поэтому число, которое тур-менеджер видит по ссылке адванса, и число в «Аккредитации» всегда одно и то же.

• Группы пропусков: команда, артист и его гости, персонал торговца или пресса
• Разрешено пропусков: квота, которую может заполнить каждая группа
• Приём имён до: поздние имена ждут вашего решения

• Адванс каждого артиста без погони за письмами

Решайте, что именно открывает каждый пропуск

Добавьте свои зоны, например «Бэкстейдж», «Продакшн», «Артистическая деревня» или «Зона прессы», каждую со своим цветом, который печатается полосой на бейдже. Затем задайте каждому браслету или бейджу его зоны, дни действия, часы с и до, питание в день и наличие парковки. Ваша стойка питания читает это питание, а служебные входы проверяют эти зоны, дни и часы при каждом скане.

Типы пропусков берутся из браслетов и бейджей на странице «Учетные данные» вашего мероприятия, поэтому у браслета команды, ламината «все зоны» и браслета гостевого списка свой доступ. Не отмечайте ни одного дня, чтобы пропуск действовал во все дни мероприятия. Если одному человеку нужно больше, например режиссёру сцены нужен ещё и день монтажа, измените зоны или дни в этом одном пропуске, и вход увидит изменение при следующем скане.

• Зоны: у каждой цветная полоса на бейдже
• Дни и часы: когда действует каждый тип пропуска
• Питание и парковка: питание в день и место на парковке в пропуске

• Накормите каждого в команде и знайте, сколько стоил каждый приём пищи

Отправляйте пропуска, которые команда на входе сканирует как билеты

Выдайте пропуска, и каждый получит свой по электронной почте как бесплатный гостевой билет своего типа пропуска. Ваша команда на входе сканирует его в приложении для проверки билетов, которым уже пользуется, а каждый скан показывает зоны, дни, часы, питание и парковку пропуска. Не нужно осваивать вторую систему, и на входе нет отдельного списка.

Выдайте все готовые пропуска разом или отметьте несколько и выдайте только их. Измените группу, роль, зоны, дни или парковку пропуска после выдачи, и вход увидит это при следующем скане. Аннулируйте пропуск, и его билет не пропустят на входе; выдайте его снова, когда человек вернётся в команду. У каждого пропуска сохраняется история, поэтому видно, кто и когда его выдал, изменил или аннулировал.

• Пропуска по почте: каждый как именной гостевой билет своего типа
• Одно приложение для сканирования: пропуска и билеты сканируются одинаково
• Аннулировать и выдать снова: аннулированный пропуск не пропускают на входе

• Выдавайте каждый пропуск быстро и пускайте в каждую зону только тех, кому там место

Печатайте бейджи с фото, которые узнают с одного взгляда

Загрузите фото в пропуск или отправьте владельцу пропуска ссылку для фото, которую он откроет на телефоне и добавит своё фото без создания аккаунта. Отметьте пропуска и напечатайте бейджи A6 на ленту или карты CR80. На каждом бейдже есть имя, фото, зоны, дни, питание и код для входа, а цвета зон идут полосой сверху, поэтому стюард с другого конца коридора видит, куда может пройти владелец.

Печатайте бейджи до выдачи, чтобы раздать комплект в день монтажа, и они печатаются без кода для входа, пока пропуск не выдан. Внешние команды добавляют фото для бейджей своих людей на своей странице, а ваша команда на стойке может сделать недостающее фото камерой телефона, пока человек ждёт.

• Ссылки для фото: владельцы пропусков сами добавляют фото без входа в аккаунт
• A6 или CR80: бейджи на ленту или карты из одного списка
• Цвета зон: полоса на каждом бейдже показывает, что он открывает

Пусть каждая внешняя команда сама указывает своих людей

Охранные фирмы, кейтеринг, поставщики, спонсоры и газеты обычно присылают имена поздно, каждый в своей таблице. Дайте каждой организации квоту пропусков, тип пропуска и срок приёма имён и отправьте её контактному лицу по почте его собственную страницу без входа в аккаунт. Там добавляют людей по одному, вставляют список или выбирают файл CSV или Excel без шаблона, добавляют фото для бейджей и следят за каждым пропуском от ожидания до отправки.

Контактное лицо открывает страницу на любом телефоне или компьютере на своём языке, а люди, которых оно привозило на прошлое мероприятие вашего бренда, предлагаются снова в одно касание. Каждая строка в разделе «Внешние команды» показывает, у скольких пропусков есть имена, что ещё нужно и работает ли ссылка на страницу, поэтому вы сразу видите, кто ещё должен вам имена. Люди, которых указала команда, ждут в «Аккредитации», как любой другой пропуск, а когда их пропуска уходят, контактное лицо получает одно письмо со списком всех.

На этой же странице есть остальная совместная работа с командой: страховка и сертификаты, которые вы запрашиваете, время доставки к вашим воротам и заказы оборудования из вашего списка оборудования. Укажите внешнюю команду в смене со стоимостью часа, и утверждённые часы её людей попадут в ваш бюджет; порции, которые они съедают на вашей стойке питания, подсчитываются, чтобы вы могли выставить команде счёт.

• Внешние команды: пресса, подрядчики, поставщики, спонсоры или свой тип
• Добавить список: вставленные строки или файл CSV или Excel без шаблона
• Ещё нужно: имена и фото для бейджей, которые должна каждая команда
• На своём языке: страница открывается на языке, который выбрал контакт

• Let outside teams name their own people for event passes
• Арендуйте ровно то, что нужно шоу, и знайте, где находится каждая единица

Направляйте каждый запрос пропуска нужным людям по порядку

Пропускам прессы нужна пресс-служба, бейджу «все зоны» нужна охрана, и никто не хочет добиваться ни того, ни другого по почте. Задайте каждое правило один раз, и оно читается как обычное предложение, например «когда приходят пропуска от организаций прессы, спросить пресс-службу, затем охрану». Пропуска, на которые распространяется правило, по очереди ждут каждого шага, а всё остальное идёт как раньше.

Правило может охватывать организации определённого типа, выбранные вами организации, отдельные группы пропусков или типы пропусков. Правила проверяются сверху вниз, поэтому узкое правило для одного подрядчика стоит выше общего правила для всех поставщиков, а выключенное правило сохраняет свои шаги до следующего сезона. Те же правила могут спрашивать указанных людей о заказах оборудования внешних команд, бронированиях доставки и запросе артиста сверх его квоты.

Согласующие, которые не ведут мероприятие, получают одно письмо со всем, что их ждёт, и кнопкой на страницу без входа в аккаунт, где видны только их запросы. У каждого запроса есть факты для решения, например сколько пропусков осталось у издания и был ли у человека пропуск на вашем прошлом мероприятии, а запросы, у которых скоро закрывается приём имён, помечены как срочные. При отклонении спрашивается причина, и она возвращается тому, кто запрашивал. Когда ваш пресс-атташе в отпуске, владелец или администратор решает за него, и его имя и причина сохраняются вместе с решением.

• Правила как предложения: читаются простыми словами перед сохранением
• Шаги по порядку: сначала пресс-служба, затем охрана
• Ссылки для решения: согласующие решают прямо из письма без входа в аккаунт
• Решить за них: владелец или администратор вмешивается с причиной

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Дайте постоянной команде пропуск на весь сезон

Для тех, кто работает на каждом шоу, создайте многоразовый пропуск на уровне бренда, и он будет действовать на всех мероприятиях бренда. Задайте, сколько раз его можно использовать на каждом мероприятии, добавляйте людей по одному или из файла CSV и отправляйте каждый пропуск по почте. Ваша команда на входе сканирует его в том же приложении, что и билеты, а каждый скан записывает, когда пропуск использовали и кто его отсканировал.

Пропуска на мероприятие подходят всем, кого вы аккредитуете на одно шоу, с зонами, питанием и одобрениями. Сезонный пропуск подходит штатной команде, собственной охране и постоянному персоналу промоутера, которым иначе нужен был бы новый пропуск каждую неделю. Используйте оба вместе: сезонный пропуск пропускает ваших постоянных людей, а пропуска на мероприятие охватывают гостей, подрядчиков и прессу, которые меняются от шоу к шоу.

• Все мероприятия вашего бренда: один пропуск для тех, кто работает на всех
• Использований на мероприятие: входы считаются на каждом мероприятии
• Из файла CSV: весь список команды одной загрузкой

• Issue reusable event passes to crew and artists