Выдавайте каждый пропуск быстро и пускайте в каждую зону только тех, кому там место

Видите, кто перед вами, при каждом скане

Откройте стойку из раздела «Аккредитация» и отсканируйте билет или бейдж USB- или Bluetooth-сканером либо введите часть имени, организации или роли. Карточка показывает фото, пропуск, его зоны и дни, питание на сегодня и особенности питания, а для персонала торговца также его место, зону и ближайший вход. Зелёное «Можно выдавать» означает, что проверять больше нечего, и поле очищается для следующего человека.

Выберите имя владельца, если он забирает пропуск сам, или отметьте, что его забирает кто-то другой, с именем забирающего. После этого у каждого пропуска видно, кто его забрал и кто из коллег его выдал, а в «Аккредитации» можно отфильтровать пропуска, которые ещё не забрали. Когда две стойки сканируют один пропуск, засчитывается первая, а вторая показывает, кто его уже забрал, поэтому никто не уходит с двумя.

Ваша команда на стойке может также записать особенности питания человека прямо у стойки, и подсчёт для кухни сразу их учтёт. Это избавляет от второй очереди у палатки питания в первый вечер.

• Скан или поиск: код или часть имени, организации или роли
• Весь пропуск на одной карточке: фото, зоны, дни, питание и особенности питания
• Где работают торговцы: место, его зона и ближайший вход

• Hand out accreditation passes at your event desk

Решайте проблемы у стойки, пока человек ждёт

Когда что-то нужно решить сначала, карточка показывает «Проверьте перед выдачей» и перечисляет каждый пункт простыми словами с кнопкой, которая его решает. «Фото ещё нет» предлагает сделать снимок камерой телефона на стойке, и он печатается на бейдже. «Инструктаж не пройден» позволяет записать инструктаж по безопасности прямо на стойке или снова отправить волонтёру его страницу волонтёра.

Сотрудник всё равно может выдать пропуск с причиной, если фото или инструктаж могут подождать, и причина сохраняется в пропуске. Пропуск, который ещё не выдан или ждёт одобрения, остаётся на стойке, поэтому правила, заданные вами в «Аккредитации», действуют и у стойки. Человек уходит с работающим пропуском, и вам не нужно отправлять его обратно в производственный офис.

• Сделать фото сейчас: камерой телефона на стойке, сохраняется в пропуске
• Инструктаж пройден здесь: записывается, пока человек ждёт
• Всё равно выдать: с причиной, которая сохраняется в пропуске

• Допускайте к работе на площадке только квалифицированных и проинструктированных людей

Выдавайте пропуска всей команды одному человеку

Когда руководитель барной команды приходит за пропусками для всех, выдайте всю группу сразу. Снимите отметку с тех, чьи пропуска не забирают, и укажите, кто забирает, и каждый пропуск запишет забирающего и коллегу, который его выдал. Пропуска, которые не выданы, ждут одобрения или уже забраны, пропускаются, и стойка сообщает, какие и почему.

Ошибочная выдача возвращается на стойку с причиной, а история пропуска сохраняет, кто его забирал и почему он вернулся. Эта запись отвечает на вопрос, который каждый менеджер аккредитации слышит в день шоу: у кого пропуска моей команды охраны?

• Выдать группе: один забирающий за всю команду
• Кто забрал каждый пропуск: забирающий и коллега, который выдал
• Отмена выдачи: с причиной, сохраняется в истории пропуска

Управляйте каждой стойкой и входом с телефона по ссылке

Вашим волонтёрам, кейтерингу и сотрудникам на входах никогда не нужен вход в панель управления. Создайте ссылку на стойку, назовите её по тому, кто ею пользуется, например «Телефон входа за кулисы», и выберите, когда она перестанет работать. Её открывают на своём телефоне или планшете без входа в аккаунт, и она выполняет только работу этой стойки, будь то стойка выдачи, точка питания или служебный вход в одну зону.

Всё, что делается по ссылке, записывается под её названием, поэтому у каждой выдачи, порции и скана видно, где это произошло. Дайте ссылке старшего право пропускать человека, получившего отказ, с указанием причины, и не давайте его всем остальным. В разделе «Стойки» перечислены все стойки мероприятия со ссылками, как часто использовалась каждая и когда в последний раз. Если пропал телефон, остановите его ссылку, и доступ с телефона сразу закроется, а затем создайте новую ссылку для замены.

• Ссылки на стойки: одна стойка одного мероприятия без входа в панель управления
• Переключатель старшего: отказ можно обойти только с причиной
• Остановка ссылки: сразу перестаёт работать на каждом телефоне

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Выдавайте пропуска и питание, когда пропадает связь

Поля, парковки и бетонные вагончики теряют связь в самый неподходящий момент. Стойки выдачи и питания продолжают сканировать без связи: каждое действие сохраняется на устройстве, полоса показывает, сколько ждёт отправки, и всё отправляется, когда связь возвращается. Если Ticket Fairy что-то отклоняет, например порцию для человека, у которого их не осталось, это остаётся в списке с причиной, пока сотрудники не закроют запись.

Очередь продолжает двигаться во время сбоя, и ничего не теряется. Ваша команда держит страницу открытой, пока полоса не покажет, что всё отправлено, а каждая выдача и порция попадает в записи после отправки.

• Связь не нужна: выдачи и порции сохраняются и отправляются позже
• Ждёт отправки: сколько ещё осталось на устройстве
• Отказы с объяснением: у всего незаписанного указана причина

Проверяйте каждый пропуск по зоне, дню и часу

За кулисами, в яме и в производственной деревне собираются люди, чей пропуск никогда туда не предназначался. Укажите устройству, какой это вход, выберите вход или выход и сканируйте. Вход показывает фото человека, его зоны, дни и часы с чётким ответом, например «Ana Ruiz может пройти». Если пропуск не подходит, вход объясняет почему простыми словами: он не открывает эту зону, он не на сегодня, он не на это время суток, он не был выдан или он аннулирован.

Дни шоу состоят из исключений: режиссёру сцены нужен дополнительный день монтажа, техник должен попасть в яму до начала действия своего пропуска. Старший пропускает их, вводит причину, по которой им можно пройти, и причина сохраняется вместе со сканом и именем старшего или ссылкой стойки. Пропуск, который не был выдан или аннулирован, никогда не пропускают, поэтому исключения остаются исключениями.

Вход на площадку проверяет день и часы, а вход в зону, например за кулисы, также проверяет, что пропуск открывает эту зону. Для пропуска персонала торговца вход также показывает место торговца и ближайший вход, поэтому заблудившегося работника кейтеринга направляют куда нужно.

• Входы в зоны: вход на площадку проверяет день и часы, вход в зону ещё и то, что пропуск её открывает
• Фото при каждом скане: сотрудники на входе видят, что человек совпадает с пропуском
• Пропустить: вопреки зоне, дню или часу, с причиной

• Check accreditation passes in and out at your event staff gates

Знайте, кто находится в каждой зоне, для переклички

Сканируйте людей на выходе, и каждый скан держит подсчёт точным. «Сейчас на площадке» считает людей на площадке и в каждой зоне, затем по группам пропусков или внешним командам, и обновляется сам, пока открыт. Откройте подсчёт зоны, например «Бэкстейдж», чтобы увидеть имена тех, кто внутри, и время входа каждого, для переклички при эвакуации или быстрого пересчёта перед выходом хедлайнера.

«Перемещения» рядом с человеком перечисляют каждый скан его пропуска по порядку: где он был, вход или выход, кто его отсканировал или какая ссылка стойки, и причину каждого пропуска вопреки правилам. Когда охрана спрашивает, как человек оказался сбоку от сцены, вы отвечаете по записи. Каждое открытие списка имён тоже записывается, поэтому видно, кто его смотрел.

• Сейчас на площадке: люди на площадке и в каждой зоне, в реальном времени
• По группам или внешним командам: сколько людей из каждой команды, подрядчика или поставщика внутри
• Перемещения: каждый скан одного пропуска: где, когда и кто

• Пункт управления, толпа и медпункт в одной живой картине

Смотрите, кто прибыл и почему кому-то отказали

У каждого выданного пропуска видно, когда и как прибыл его владелец: получил пропуск на стойке, прошёл через служебный вход или был отсканирован на входе. Отфильтруйте «Аккредитацию» по тем, кто ещё не прибыл, для любой группы или внешней команды, и смотрите прибытия каждой группы. Человек не может найти письмо? Отправьте пропуск снова на адрес, на который он был выдан, и каждая отправка сохранится в его истории.

«Отклонённые сканирования» на странице «Регистрация» считают каждый пропуск, которому отказали ваши служебные входы, рядом с билетами, которым отказали на публичном входе, по причине, входу, типу пропуска и часу, за один день или за всё мероприятие. Если оживлённый вход за кулисы отказывает пропускам не той зоны, обычно это значит, что неправильна табличка или инструктаж, и вы можете исправить это до следующего наплыва. Откройте список каждого отклонённого скана, чтобы увидеть, когда это произошло, причину, вход и чей это был пропуск.

• Прибытия: со стойки, служебного входа или основного входа
• Отправить пропуск снова: тот же пропуск на тот же адрес
• Отклонённые сканирования: по причине, входу, типу и часу

• See which event pass holders have arrived and send a pass again
• See why tickets and passes were refused at the door