Дайте каждому журналисту и фотографу нужный доступ, одобренный вашей пресс-службой

Принимайте заявки СМИ через свою форму

Создайте на мероприятии форму аккредитации прессы и поделитесь ссылкой на неё со СМИ. Журналисты, фотографы, видеогруппы и авторы контента вводят своё имя, издание или СМИ и его сайт, что будут освещать, от рецензии и фото до видео, интервью и соцсетей, сколько людей их читают, смотрят или подписаны на них, и редакционное задание. Каждый, кто отправляет форму, попадает в ваш список прессы как заявка, готовая к проверке вашей командой.

Ответы также остаются в форме, а любой ответ, которому нет места в списке прессы, добавляется в заметки о журналисте, поэтому ничего из сказанного не теряется. Добавьте журналиста вручную, когда ваш пресс-атташе знакомится с ним на презентации, или импортируйте список из файла CSV, когда его присылает агентство. В каждой записи сохраняются издание, контакты и документ, подтверждающий статус, например пресс-карта или портфолио, поэтому у проверяющего всё перед глазами.

• Форма аккредитации прессы: издание, освещение, аудитория и редакционное задание
• Сразу в ваш список прессы: каждый журналист попадает туда как заявка
• Импорт списка: из файла CSV, когда его присылает агентство

• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Одобряйте нужные СМИ с понятными разрешениями

Каждая заявка проходит путь от «подана» через «проверена» к «одобрена», и у каждой указан тип СМИ: от общей, отраслевой и рыночной прессы до ТВ и радио, фотографов, видеогрупп, авторов контента в соцсетях, студенческой и иностранной прессы. Отметьте, что может делать каждый журналист: фотографировать, снимать видео или брать интервью, и подписал ли он ваше соглашение об эмбарго. Ваш список прессы считает одобренных фотографов и видеогруппы, поэтому вы знаете, насколько загружена будет фотояма.

Проверяйте, одобряйте или отклоняйте запросы по одному или отметьте много и решите их вместе, с одной причиной для всех отклонений. Каждое отклонение сохраняет свою причину, а одобрение, которое нужно забрать назад, отзывается с сохранением записи. Каждая заявка записывает, кто и когда проверил документы, хранит историю версий и может быть назначена человеку в вашей команде, который за неё отвечает, а вы видите, когда коллега открыл ту же заявку, поэтому два пресс-атташе никогда не ответят одному изданию дважды.

Присвойте одобренному журналисту номер бейджа прямо в списке, ищите по имени, изданию или адресу электронной почты и скачивайте список для пресс-службы, при этом каждое скачивание записывается.

• Типы СМИ: фотографы, видеогруппы, ТВ и радио, студенческая и иностранная пресса
• Проверка и одобрение: по одной или пакетами
• Разрешения: фото, видео, интервью и подписанное эмбарго
• Ответственный за каждый запрос: пресс-атташе, который работает с этим изданием

Направляйте пропуска прессы в пресс-службу, затем в охрану

Задайте правило одобрения один раз, например «когда приходят пропуска от организаций прессы, спросить пресс-службу, затем охрану». Каждый пропуск прессы по очереди ждёт каждого шага и уходит, только когда последний шаг ответит «да». Согласующие решают по ссылке из письма без входа в аккаунт, с фактами рядом с каждым запросом, например сколько пропусков осталось у издания и был ли у человека пропуск на вашем прошлом мероприятии.

При отклонении спрашивается причина, и она возвращается изданию на его странице. Запросы, у которых скоро закрывается приём имён, помечены как срочные, а когда пресс-атташе нет на месте, владелец или администратор мероприятия решает за него, и его имя и причина сохраняются вместе с решением.

• Правила одобрения: сначала пресс-служба, затем охрана
• Ссылки для решения: согласующие решают прямо из письма
• Причины возвращаются: издание видит, почему пропуск отклонён

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Пусть газеты и фотоагентства сами указывают своих людей

Издания, с которыми вы работаете каждый год, знают, кого отправят, задолго до вас. Добавьте каждую газету, телеканал или фотоагентство как внешнюю команду типа «Пресса», дайте ей квоту пропусков прессы и срок приёма имён и отправьте её контактному лицу по почте его собственную страницу без входа в аккаунт. Там указывают своих журналистов и фотографов, добавляют фото для бейджей и следят, как каждый пропуск проходит путь от ожидания до отправки.

Страница открывается на языке контактного лица, а люди, которых издание привозило на прошлое мероприятие вашего бренда, предлагаются снова в одно касание. Каждый указанный человек проходит через ваши правила одобрения, поэтому пресс-служба всё равно видит каждое имя до выдачи пропуска.

• Издания как внешние команды: квота пропусков для каждого издания
• Фото для бейджей: издание добавляет для каждого указанного человека
• Люди с прошлого раза: имена с прошлого мероприятия снова в одно касание

• Let outside teams name their own people for event passes

Сохраняйте порядок в фотояме с нужным пропуском у каждого фотографа

Одобренная пресса попадает в список пропусков, когда вы добавляете людей в «Аккредитацию», в группу прессы с заданной вами квотой. Задайте типу пропуска прессы зоны, которые он открывает, например «Фотояма» и «Бэкстейдж», дни и часы действия и фото, которое печатается на бейдже. Ваши служебные входы проверяют каждый пропуск прессы на входе и выходе из каждой зоны, поэтому в фотояме только одобренные вами фотографы и больше никто.

Слоты в фотояме берутся из вашего порядка выступлений, поэтому каждый одобренный фотограф знает, каких артистов и когда снимает из фотоямы, а ваша сценическая команда и пресс-служба работают по одному и тому же расписанию. Правила съёмки каждого артиста указаны рядом с его слотами, поэтому фотографы знают, что артист разрешает, ещё до съёмки, а эмбарго на освещение говорит, когда можно публиковать снимки и рецензии.

Фотографа, чей пропуск только на субботу, в воскресенье не пустят на входе в фотояму, и причина будет видна на телефоне входа. Ваш старший может пропустить человека с причиной, если пресс-служба согласна, и причина сохраняется вместе со сканом. «Сейчас на площадке» показывает, сколько представителей прессы находится в каждой зоне, с именами и временем входа каждого.

• Пропуска прессы: в группе прессы с её квотой
• Зона «Фотояма»: проверяется на служебных входах при каждом скане
• Бейджи с фото: лицо фотографа, зоны и дни на бейдже

• Дайте каждому, кто работает на мероприятии, нужный пропуск, одобренный и готовый до открытия ворот
• Выдавайте каждый пропуск быстро и пускайте в каждую зону только тех, кому там место

Держите каждого журналиста в курсе до и во время мероприятия

В разделе «Сообщения» отправляйте прессе письма или SMS по статусу, например всем одобренным, вместе с командой или группами, которым нужна та же новость. Начните с быстрого сообщения для дня шоу или попросите Fai подготовить черновик, проверьте, кто именно его получит, до отправки, запланируйте его на потом и смотрите, до кого оно дошло и кто его открыл.

Используйте это для времени фотоколла, изменения графика фотоямы или зала пресс-конференции и отправляйте повторно тем, до кого сообщение не дошло. Все сообщения о мероприятии, отправленные одному человеку, перечислены у него, поэтому ваша пресс-служба может ответить изданию, которое говорит, что ничего не получало. Держите каждого журналиста и каждое издание в своём списке прессы, отправляйте им пресс-релизы и отслеживайте публикации, чтобы видеть, что СМИ написали о вашем мероприятии и какие издания пригласить снова.

• Письма и SMS прессе: по статусу, например одобренным
• Черновик от Fai: вы проверяете его перед отправкой
• До кого дошло: отправлено, открыто или не доставлено по каждому человеку
• Пресс-релизы и публикации: отправка по списку прессы и публикации каждого издания

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Собирайте каждый кадр с указанием автора и правами на использование

Каждый фотограф, видеограф и автор контента загружает свою работу по собственной ссылке, поэтому каждый кадр с мероприятия попадает к вашей команде без погони за файлообменниками и сообщениями. Каждая загрузка попадает в библиотеку бренда с указанием автора, а права на использование остаются с ней, поэтому ваша команда знает, как можно использовать фото или видео, прежде чем оно попадёт в пост, рекламу или пресс-кит.

Fai подбирает материалы из библиотеки бренда для ваших постов в соцсетях и рекламы, поэтому ваш маркетинг показывает ваше собственное мероприятие с лучшей стороны, а команда тратит меньше времени на поиски по папкам.

• Ссылка для загрузки: своя для каждого фотографа и автора контента
• Авторство: фотограф или автор на каждом файле
• Права на использование: хранятся с каждым фото и видео
• Подбирает Fai: материалы для ваших постов в соцсетях и рекламы

Делитесь лучшими фото и видео с вашими промоутерами

Фото и видео с вашего мероприятия продают следующее. Добавьте их в «Маркетинговые материалы» с готовой подписью и каналом, для которого подходит каждый файл, и каждый промоутер скачивает их рядом со своей промоутерской ссылкой, поэтому каждый пост продаёт билеты, а каждая продажа засчитывается тому, кто поделился.

Храните кадры одного мероприятия в этом мероприятии или поместите их в библиотеку бренда, где они доступны промоутерам по всем вашим мероприятиям. Раскладывайте их по папкам и тегам, скрывайте материал, пока не будете готовы, или запланируйте его публикацию на выбранную минуту и уведомление промоутеров по почте в этот момент. У каждого материала считаются скачивания, поэтому видно, какие кадры промоутеры действительно использовали. Ваш бренд-кит хранит логотипы, цвета, шрифты и тон общения для всего, что создаёт ваша команда.

• Маркетинговые материалы: фото, видео и подписи для каждого мероприятия
• Библиотека бренда: материалы для всех ваших мероприятий
• Публикация вовремя: промоутеры получают письмо, когда материал появляется

• Give your promoters artwork to post about your event
• Set up a brand kit for your events