Каждый артист заселён, встречен и на сцене вовремя

Записывайте каждый блок номеров точно так, как его согласовал отель

Ваша команда работает по той же сделке, которую подписал отель. Добавьте блок с первой и последней ночью, числом номеров, которые отель держит каждую ночь, и другим числом в те ночи, где оно нужно. Введите стоимость номера в валюте отеля, что в неё входит, дату снятия брони и контакт в отеле, а если в одном отеле несколько блоков, дайте блоку название, например «Номера для команды».

Договорённости с отелями меняются, и блок успевает за ними. Измените ночи или число номеров в любую ночь и посмотрите, сколько номеро-ночей вы добавляете или возвращаете, с причиной, которую команда прочитает в истории блока. Когда в одном отеле два блока, выберите, какой блок учитывает проживание, и закройте блок после окончательного расчёта, чтобы его номера оставались без изменений.

Ещё до выбора отеля попросите Fai со страницы исполнителя найти места для проживания рядом с вашей площадкой с ценами за ночь или варианты рейсов с пересадками и примерными ценами. Вы сравниваете их и бронируете выбранный вариант.

• Номера по ночам: одно и то же число каждую ночь или разное в каждую
• Цена в своей валюте: цена отеля, даже если ваши билеты продаются в другой валюте
• История: кто изменил блок, что изменилось и почему
• Закрыть и открыть снова: рассчитанный блок остаётся без изменений, пока вы его не откроете

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Смотрите, как блок заполняется по мере поступления проживаний

Никто не считает номера вручную. Когда вы даёте артисту, спикеру, спортсмену или члену команды проживание в отеле с датами, блок учитывает его номера в каждую ночь, которую держит. Над блоками список называет каждого артиста, которому ещё нужен номер, поэтому поздно добавленные никогда не остаются без кровати.

Проживание учитывает номера из списка размещения, а если их нет, номера, нужные составу поездки артиста по его адвансу. Каждая ночь показывает удерживаемые, заполненные и оставшиеся номера, а ночь, где заполнено больше номеров, чем держит отель, отмечена предупреждением, чтобы вы попросили у отеля ещё до того, как кто-то приедет в переполненный отель.

Если у блока указана цена, вы видите, сколько стоят заполненные номера и сколько вы заплатили бы, если бы отель выставил счёт за все удерживаемые номера. Проживание без собственной цены учитывается по цене блока в полной стоимости артиста, поэтому отель отражается в стоимости артиста без второй таблицы.

• Удерживается, заполнено и осталось: номеро-ночи по всем блокам и по каждой ночи одного блока
• Артисты ещё без номера: по их составу поездки и номерам, положенным по предложению
• Стоимость блока: заполненные номера и все удерживаемые номера рядом

• Знайте, во что обойдётся мероприятие, до прихода счетов
• See the all-in cost of each act on your event

Возвращайте пустые номера, пока не пришлось за них платить

По мере приближения даты снятия брони Fai сравнивает пустые номера с артистами, у которых ещё нет номера. Она предлагает вернуть лишние номера, оставив достаточно для этих артистов, или готовит письмо отелю с просьбой о дополнительных номерах, когда они нужны вашим артистам, и ничего не отправляется, пока коллега не одобрит это на странице «Сегодня» мероприятия.

Возвращайте номера сами двумя способами: все пустые номера или по ночам с указанием номеров, которые вы хотите оставить. Сообщите отелю по почте, какие номера возвращаются, из того же окна, а причина и письмо останутся в истории блока. Номер, в котором живёт артист или член команды, никогда не возвращается. На следующий год скопируйте блоки в новое мероприятие со сдвигом дат.

• Напоминание Fai: вернуть номера или попросить ещё, ждёт вашего «да» на странице «Сегодня»
• Дни до снятия брони: обратный отсчёт на каждом блоке с пустыми номерами
• Письмо отелю: какие номера возвращаются, отправляется из того же окна

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Начинайте каждый день, зная, что ждёт вас и кто чем занят

Дайте каждому отелю список размещения, который обновляется сам

Список размещения заполняется по отелю и датам, которые вы указываете для каждого исполнителя и члена команды, поэтому ничего не нужно перепечатывать. Добавьте тип номера, число номеров и заметку для отеля, например о позднем заезде, доступном номере или детской кроватке, затем отправьте отелю одну личную ссылку и больше никогда не пересылайте таблицу.

Отель открывает ссылку без аккаунта и видит имена, даты заезда и выезда, типы номеров и ваши заметки. Они обновляются каждую минуту, остаются читаемыми при обрыве связи и готовы к печати. Показывайте номера телефонов и адреса почты, только когда они нужны отелю, смотрите, как часто открывалась каждая ссылка, и отключайте ссылку в любой момент.

Для команды на базе отправляйте список размещения или трансферы на день по почте каждый день или каждую неделю в виде файла, чтобы у продакшн-офиса была копия без лишних просьб.

• Данные номера: одноместный, двухместный, люкс или ваш собственный тип номера
• Поделиться с отелем: личная ссылка без входа
• Открытия и отключение: как часто открывалась каждая ссылка и «Выключить», когда нужно
• Отправлять регулярно: список размещения или трансферы по почте по расписанию

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Планируйте каждый трансфер, видя накладки до сохранения

Планируйте с теми людьми и машинами, которые у вас реально есть: сотрудники и волонтёры из вашей команды по имени, нанятый водитель с номером телефона, а также каждый фургон и автомобиль с числом пассажирских мест и количеством больших сумок, которые в него помещаются. Трансферы создаются из рейсов и поездов в «Поездках», число людей берётся из состава поездки артиста, а вы назначаете каждому трансферу водителя, машину, время в пути и багаж.

Планировщик проверяет план до сохранения. Он называет водителя или машину, назначенных на две поездки одновременно, водителя со сменой в то же время, водителя со слишком коротким отдыхом или слишком длинным днём по вашим правилам графика смен, а также больше людей или сумок, чем вмещает машина. Вы исправляете это или всё равно планируете, если знаете лучше, а все предупреждения дня ждут в списке трансферов для проверки.

Время в пути запоминается, поэтому следующий трансфер между тем же аэропортом и отелем предлагает время, которое вы ввели в прошлый раз. Спортивное мероприятие перевозит команды, конференция спикеров, а фестиваль артистов, и всё это из одного списка водителей и машин.

• Водители из вашей команды: сотрудники и волонтёры по имени, с проверкой их смен
• Места и багаж: для каждого фургона, автомобиля и микроавтобуса
• Проверьте до сохранения: каждая накладка названа, и можно всё равно спланировать
• Время в пути запоминается: предлагается снова для тех же мест

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Адванс каждого артиста без погони за письмами

Перестраивайте весь день, когда рейс прилетает с опозданием

Задержка рейса больше не означает полдня звонков. Отслеживаемый рейс сам сдвигает свой трансфер, или вы вводите, на сколько он задерживается. Когда запланированный трансфер сдвигается достаточно сильно, Fai проверяет день водителя и предлагает новый план: оставляет того же водителя, если он свободен, или выбирает наименее загруженного свободного водителя и подходящую машину.

Новый план ждёт в разделе «Новые планы от Fai» и на странице «Сегодня» мероприятия, уже проверенный по тем же правилам мест, багажа, отдыха и рабочего времени, что и план, который вы составляете сами. Водители с номером телефона получают SMS, только когда вы его одобрите, поэтому никто не узнаёт об изменении, которое вы не согласовали.

• Рейс задерживается: трансфер сдвигается вместе со временем посадки
• Новые планы от Fai: проверенный план на остаток дня водителя
• Одобрить и написать водителям: никому не пишут, пока вы не скажете «да»

Запускайте шаттлы и давайте каждому водителю его день на телефоне

Перевозите толпу сотрудников и исполнителей по расписанию, на которое можно положиться. Добавьте шаттл с маршрутом, днями, первым и последним отправлением и интервалом, затем с числом мест, машиной и водителем, и укажите, едет ли он обратно после каждого рейса. Каждый рейс шаттла появляется вместе с трансферами дня.

Каждый водитель открывает одну личную ссылку без аккаунта и видит только свои трансферы и рейсы шаттла: сколько их, когда первый, а у каждого трансфера пассажиров, багаж, машину и адрес высадки, с отметкой у каждого сдвинутого времени. Показывайте номера телефонов путешественников по ссылке, только когда они нужны водителю.

По ходу работы водители нажимают «Забрал» и «Довёз», а после ошибки «Отменить». Каждое нажатие обновляет трансфер в «Поездках» и прибытия в день шоу, поэтому вы знаете, где каждый артист, никому не звоня.

• Расписание шаттла: первое и последнее отправление и интервал
• День водителя: только его собственные трансферы и рейсы шаттла
• «Забрал» и «Довёз»: по одному нажатию, с «Отменить» после ошибки

Покажите каждому артисту всё пребывание и то, что изменилось

Дайте каждому артисту один маршрут вместо цепочки отдельных писем. «Всё пребывание» показывает рейсы, трансфер, ночи в отеле и каждый вызов, от загрузки и саундчека до сета, по порядку и по местному времени мероприятия. Оно находится в дневном плане артиста, поэтому ваша команда по работе с артистами и тур-менеджер читают один и тот же план.

Одно пропущенное изменение может оставить артиста в аэропорту. Каждый раз, когда артист открывает ссылку на свой дневной план, сохраняется увиденный им список, поэтому «Всё пребывание» отмечает, что добавлено, убрано или сдвинуто с тех пор, со старым и новым временем. Ваша команда видит то же число изменений, которые артист ещё не видел, а Fai по запросу расскажет, что изменилось для любого артиста.

Рейс из другого часового пояса показывает время посадки по времени вашего мероприятия, поэтому никому не нужно пересчитывать часовые пояса в зале прилёта.

• Всё пребывание: поездка, отель и вызовы по порядку
• Местное время мероприятия: рейс из другого часового пояса показывает время посадки здесь
• Изменения с последнего просмотра: добавлено, убрано и сдвинуто, со старым и новым временем

• Show each act their whole stay and what changed
• Планируйте каждую реплику, ведите шоу вживую и держите все команды в одном времени