Vet vad varje upplaga gav, vad den kostade och hur den här går

Se allt ditt varumärke spenderar över sina evenemang

Utgifter i ditt varumärkes Evenemangsdrift summerar budgetarna för alla evenemang under den period du väljer: de senaste 12 månaderna, de kommande 12 månaderna, i år eller förra året. Registrerade och planerade kostnader står sida vid sida med de intäkter dina evenemang registrerat, så en promotör som driver dussintals shower ser vart pengarna tog vägen över alla, inte en budget i taget.

Budgetavsnitt ställer varje typ av kostnad mot sin plan över alla dina evenemang, störst först, så att du ser om det är produktion, artister eller bemanning som fortsätter att växa. Största leverantörerna rangordnar vem du spenderar mest hos på dina inköpsordrar och på hur många ordrar, vilket är listan du vill ha framför dig när du omförhandlar nästa års priser.

Varje evenemang under perioden visar sina egna planerade och registrerade kostnader och sin kostnad per person som kom in, så showen som gick över planen sticker ut från dem som hamnade under.

• Registrerade och planerade kostnader: alla evenemang under perioden sammanräknade
• Budgetavsnitt: samma avsnitt över dina evenemang, registrerat mot planerat
• Största leverantörerna: vad du spenderar hos varje leverantör och på hur många ordrar

• See what your brand spends across its events

Vet vad varje person som kom in verkligen kostade

Kostnad per incheckad deltagare delar dina evenemangs registrerade kostnader med antalet personer som dina dörrteam skannade in, för ditt varumärke och för varje evenemang. Den räknar de personer som kom, aldrig de sålda biljetterna, så du kan jämföra en utsåld kväll med en lugn utifrån vad varje gäst verkligen kostade att ta emot.

En lokalgrupp kan se vilka veckodagar som bär salen, en turnerande promotör kan se vilka städer som kostar mest att fylla, och en festival kan se om förra årets större område verkligen kostade mer per person på det. Evenemang som ännu inte har börjat, eller där ingen skannades in, lämnas utanför siffran, så den förskönar aldrig en show som inte har ägt rum.

• Skannade personer: personerna som dina dörrteam skannade
• Per incheckad deltagare: för varumärket och för varje evenemang

Se vad varje upplaga gav, år efter år

Resultat ställer varje upplagas intäkter mot vad den kostade och visar dess vinst eller förlust bredvid tidigare upplagor. Du ser vilka år som växte, vilka kostnader som växte snabbare än intäkterna och vad du ska ändra innan nästa upplaga släpps, utifrån samma budgetar som ditt team redan för för varje evenemang.

Driver du flera varumärken, en turné eller en säsong med klubbkvällar? Resultat visar varje varumärke sida vid sida, så att du vet vilka varumärken som bär verksamheten och var kostnaderna stiger. Varje evenemangs egen budget ställer redan totala intäkter mot totala kostnader och visar nettot, så siffrorna bakom varje upplaga är de som ditt team litade på under kvällen.

• Resultat: intäkter mot kostnader för varje upplaga
• Upplaga för upplaga: i år bredvid tidigare år
• Per varumärke: alla varumärken du driver, sida vid sida

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer

Prognostisera din kassa innan handpenningarna förfaller

Kassaflödesprognosen ställer de biljettintäkter som din försäljningstakt pekar mot mot de handpenningar, slutbetalningar och leverantörsbetalningar som dina evenemang är skyldiga, på de datum då var och en förfaller. Du ser veckan då kassan blir trång medan det fortfarande finns tid att flytta en betalning, be om ett senare datum för slutbetalning eller planera ditt nästa biljettsläpp.

Betalningarna kommer från samma lista Kommande betalningar som ditt team arbetar utifrån på varje evenemang: artisters handpenningar och slutbetalningar från deras avtal, traktamenten och backline, och leverantörsordrar när du har godkänt dem. Kommande betalningar för alla ditt varumärkes evenemang finns redan i Evenemangsdrift, så datumen bakom prognosen är de som ditt team betalar efter.

• Från din försäljningstakt: biljettintäkterna som din takt pekar mot
• Från dina betalningsdatum: handpenningar, slutbetalningar och leverantörsbetalningar när var och en förfaller
• Pengar in och ut: sida vid sida på de datum de sker

• Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera

Ta med ett styrelseunderlag på en sida till varje möte

Styrelseunderlaget samlar ditt resultat och din kassaflödesprognos på en sida, redo att delas med din styrelse, dina investerare och dina partner. Ingen behöver lägga kvällen före mötet på att kopiera siffror till presentationsbilder, och alla runt bordet läser samma siffror som ditt team driver evenemangen efter.

• En sida: resultat och kassaflöde tillsammans
• Redo att dela: för din styrelse, dina investerare och partner

Vet varje morgon om ni ligger före förra året

Jämfört med förra gången ställer det här evenemangets biljettförsäljning bredvid din förra upplaga vid samma antal dagar före start och säger med en mening hur långt före eller efter ni ligger. Den visas på evenemangets sida Statistik och på I dag, så ditt team ser takten varje morgon utan att ta fram en rapport.

Jämför efter biljetter eller efter andel av kapaciteten, så att jämförelsen förblir rättvis när du flyttat till en större lokal eller lagt till en dag. Medan evenemanget pågår visar jämförelsen hur många som har checkat in hittills mot förra gången vid samma tidpunkt, så du vet tidigt om grindarna har mer att göra än förra året.

Fråga Fai, assistenten i din instrumentpanel, hur den här upplagan går, vad dina evenemang kostat det senaste året eller vilken leverantör du spenderar mest hos. Hon svarar utifrån samma siffror, och hon ändrar vilket evenemang jämförelsen använder först efter att du bekräftat.

• Vid den här tidpunkten: samma antal dagar före varje evenemang
• Andel av kapaciteten: en rättvis jämförelse när lokalens storlek ändrats
• På I dag: meningen och båda försäljningskurvorna för ditt team

• Compare your ticket sales with your last event
• Börja varje dag med att veta vad som väntar på dig och vem som gör vad

Jämför med den upplaga som är rimlig

Ticket Fairy föreslår din förra upplaga åt dig, bland ditt varumärkes tidigare evenemang med samma eller liknande namn, ungefär ett år tidigare eller på samma lokal, och säger varför den valdes. Välj ett annat evenemang med en sökning, eller stäng av jämförelsen för en engångsshow som inte har något att jämföras med.

Jämförelsen anger vem i ditt team som valde evenemanget när någon har ändrat det, och om två personer ändrar det samtidigt stoppas den andra sparningen och namnger den första, så ingen i tysthet byter riktmärket som hela teamet läser.

• Föreslaget evenemang: med skälet till att det föreslogs
• Hitta ett evenemang: jämför med vilket som helst av ditt varumärkes tidigare evenemang
• Jämför inte: för en show utan tidigare upplaga

Lär av hur folk kom in innan du planerar nästa

Efter evenemanget anger jämförelsen hur många fler eller färre biljetter du sålde än förra gången, ställer uteblivna gäster bredvid förra gångens och visar i ett diagram hur snabbt folk kom in från start. Du ser om dörrarna klarade det bättre än förra året och hur många biljettinnehavare som aldrig kom, redo för nästa upplagas plan.

Ställ det bredvid upplagans resultat och dess kostnad per person som kom in, så utgår samtalet om nästa år från vad som faktiskt hände: vad det kostade, vad det gav och hur publiken betedde sig.

• Uteblivna: jämfört med förra gången
• Ankomster från start: hur snabbt folk kom in genom dörrarna
• Slutlig försäljning jämfört med förra gången: fler eller färre sålda biljetter, i en mening

• Lär av i år och börja nästa år med allt redan på plats