Låt bara behöriga och informerade personer arbeta på ditt område

Be en gång om det varje typ av pass kräver

Namnge dokumentet med egna ord, eller välj ett vanligt, till exempel intyg i första hjälpen, livsmedelshygienintyg, väktarlicens, truckkort eller intyg för arbete på höjd. Välj sedan vem som behöver det: alla på ett pass, en avdelning som Sjukvård, en roll som Truckförare eller ett enskilt pass. Alla på ett matchande pass ser vad de ska ta med på sin egen sida, utan någon mejlkedja.

Lägg till en anteckning som säger exakt vad som gäller, till exempel nivå 3 eller högre, så skickar folk rätt certifikat första gången. Överst i Tillstånd och certifikat listas varje dokument som ditt evenemang begär och hur många som redan har det, med de personer på dina pass som fortfarande saknar något listade nedanför, så du vet vem du ska jaga på måndagen i stället för vid ingången på fredagen.

• Vanliga dokument: första hjälpen, livsmedelshygien, säkerhet, truck och mer
• Vem som behöver det: varje pass, en avdelning, en roll eller ett pass
• En anteckning till personerna: den nivå eller detalj som dokumentet måste visa

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Samla in varje dokument en gång för alla evenemang du arrangerar

Varje person lägger till sitt dokument från Dokument som dina pass kräver på sin egen sida Mina pass, som ett foto, en PDF eller en Word-fil. Ett dokument tillhör personen, inte evenemanget, så en publikvärds väktarlicens gäller på din klubbkväll, din festival och din höstturné tills den går ut. Fai läser utgångsdatumet från filen när ingen har angett något.

När någon i crew lämnar över ett certifikat på papper registrerar du det själv, med eller utan fil, och Fai läser ändå datumet från filer du lägger till. Personerna ser dina förfrågningar bredvid sina pass, sin introduktion och sina kostbehov, så pappersarbetet blir en del av att förbereda sig för arbetet, inte ett separat ärende.

• Läggs till från deras egen sida: på samma sida där de ser sina pass
• Utgångsdatum som Fai läser: hämtas från filen när ingen har angett något
• Gäller på alla evenemang: ett certifikat för hela ditt varumärke tills det går ut

• Give your event crew one page for all their shifts

Kontrollera varje fil och skicka tillbaka det som behöver ändras

Öppna en persons dokument och se varje dokument som deras pass kräver, från vilken dag, hur de ligger till och filen som uppfyller det. Markera ett dokument som kontrollerat när ditt team har tittat på det, eller skicka tillbaka det med vad som behöver ändras, så ser personen din motivering på sin egen sida och lägger till ett nytt. Rätta ett utgångsdatum i ett steg.

Personliga dokument förtjänar omsorg. Bara evenemangets ägare, administratörer och producenter ser dem, och varje gång en fil öppnas registreras det med namnet på personen i teamet som öppnade den, så du kan alltid svara på vem som tittade på en persons licens och när.

• Markera som kontrollerat: ett dokument som ditt team har tittat på och godtagit
• Skicka tillbaka med motivering: personen ser vad som ska rättas på sin egen sida
• Varje öppning registreras: vem som öppnade vilken fil, och när

Boka bara personer som har det passet kräver

Ett dokument gäller varje dag under en persons pass så länge det är giltigt eller inte kontrollerat än, så ingen hålls tillbaka innan ditt team har tittat på det. Ett som saknas, har skickats tillbaka eller går ut före passet gäller inte. Fai lämnar de personerna utanför passerbjudanden, volontärer kan inte välja passet från sin egen sida, och om du lägger till någon själv anges vad de saknar.

Verkliga evenemang kräver flexibilitet. När sjukvårdaren du litar på har en förnyelse på väg med posten lägger du till hen ändå med din motivering, och motiveringen sparas med hens plats på passet och i aktivitetsloggen. Fai följer samma regel: hon bokar någon utan dokument bara med den motivering du ger henne.

• Kontroller när du bokar: schemat anger vad varje person saknar
• Erbjudanden till personer som passar: passerbjudanden hoppar över alla utan dokumentet
• Motiveringar sparas: varje bokning som görs ändå behåller sin motivering

• Bemanna varje pass och betala för varje arbetad timme

Ställ in en säkerhetsgenomgång för alla på området

Ange vad folk behöver läsa, till exempel utgångarna, radiokanalerna och vad man gör i en nödsituation, eller länka till din genomgångsvideo eller ditt dokument. Välj om den gäller dem som arbetar på evenemanget eller alla med passerkort, gäster och resesällskap inräknade. Varje person i crew, varje volontär och varje leverantör ser sedan samma genomgång, så ingen på området har fått höra en annan version.

Välj om utdelningsdisken ska kontrollera introduktionen innan den lämnar ut ett passerkort. Låt det vara påslaget för ett område där ingen ska börja arbeta utan genomgång, eller stäng av det för ett litet evenemang där ditt team informerar folk vid ingången. Volontärer som har gjort en programintroduktion tidigare ser ditt evenemangs introduktion så snart du har ställt in den.

• Din genomgång: anges här, eller en länk till en video eller ett dokument
• Vem som behöver den: de som arbetar där, eller alla med passerkort
• Kontrolleras vid disken: ett reglage gör att utdelningsdisken frågar efter den

• Run a safety induction for everyone who works your event

Visa att folk har läst den med ett kort test som Fai skriver

Be Fai skriva ett utkast till ett test så skriver hon frågor utifrån din egen genomgång, var och en med sina svar och det rätta valt. Testet väntar som ett utkast som ingen ser, så du kan ändra frågor eller svar först. Gör det aktivt, så slutför folk introduktionen genom att nå den gräns för godkänt som du anger, vilket ger dig ett register över att varje person förstod genomgången, inte bara att de öppnade den.

Den som bekräftade att de läst introduktionen innan testet blev aktivt förblir klar, så att slå på ett test mitt under uppbyggnaden gör aldrig ditt tidigare arbete ogjort. Ta ner testet för att ändra det så blir det ett utkast igen, och folk bekräftar att de har läst introduktionen tills du gör det aktivt igen.

• Utkast från Fai: frågor hämtade från genomgången du angav
• Kontrollerat av dig: varje fråga och svar ändras innan det blir aktivt
• Din gräns för godkänt: poängen folk behöver för att slutföra introduktionen

Låt alla göra introduktionen från sin egen sida

Crew öppnar introduktionen från sin sida Mina pass och volontärer från sin egen sida, bredvid sina pass, dokument och kostbehov. Utan test bekräftar de att de har läst den, och med ett aktivt test svarar de på frågorna och skickar in dem. Den som inte når gränsen för godkänt ser sin poäng och försöker igen, så folk kommer till området redan informerade.

Introduktionslistan visar vem som har gjort den och vem som inte har det, så din säkerhetsansvarige ser luckorna i slutet av veckan, medan det fortfarande finns tid att täppa till dem innan grindarna öppnar.

• På deras egen sida: bredvid deras pass, dokument och kostbehov
• Läst eller testat: en bock när det inte finns något test, svar när det finns
• Försök igen: folk ser sin poäng och gör ett nytt försök

• Bygg ett crew och ett volontärteam som du kan ringa in varje år

Håll inne varje passerkort tills introduktionen är gjord

Med kontrollen vid disken påslagen visar utdelningsdisken Introduktionen inte klar för alla som inte har slutfört den, innan deras passerkort lämnas ut. Kortet erbjuder lösningen: registrera introduktionen som gjord vid disken efter att du har gått igenom den med personen ansikte mot ansikte, eller skicka en volontär sin sida igen. En person i teamet kan fortfarande lämna ut passerkortet med en motivering, och motiveringen sparas med utdelningen.

Gick du igenom genomgången med en sen runner vid disken? Registrera den som gjord där så hämtar de sitt passerkort direkt. I introduktionslistan markerar du alla du har informerat personligen som klara. Varje registrering visar vem som markerade den och när, så din säkerhetsdokumentation håller när någon frågar.

Fråga Fai vem på lördagens pass som fortfarande saknar intyg i första hjälpen, eller be henne registrera ett certifikat du har sett med dess utgångsdatum, skicka tillbaka ett med din motivering, ställa in introduktionen och skriva utkast till testet, eller markera någon som klar efter att du har informerat hen. Hon väntar på ditt ja före varje ändring.

• Introduktionen inte klar: visas på kortet innan passerkortet lämnas ut
• Introduktion gjord här: registreras vid disken medan personen väntar
• Dela ut ändå: bara med en motivering som sparas
• Fråga Fai: vem som saknar vad, och ändringar när du säger till

• Dela ut varje passerkort snabbt och håll varje zon för dem som hör hemma där