Bygg ett crew och ett volontärteam som du kan ringa in varje år

Känn alla som har arbetat på dina evenemang

Personer i ditt varumärkes Evenemangsdrift listar alla som är crew, volontär eller står på ett pass på något av dina evenemang, en gång, oavsett vilket evenemang de arbetade på. Sök på namn eller e-postadress och se hur många evenemang varje person har arbetat på, det senaste, och om de är crew eller volontär. Att boka om de bartendrar och publikvärdar du litar på börjar med en sökning, inte med letande i förra årets kalkylark.

Varje post visar vad deras pass visar: de pass de har arbetat, timmarna från incheckning till utcheckning, hur ofta de dök upp och de pass de missade eller avbokade sent. Varje siffra kommer från dina egna passregister över dina evenemang. Ingen i ditt team betygsätter någon, så posten är rättvis mot personen och användbar för dig.

Från samma post ser du deras kommande pass och alla evenemang de har arbetat på, öppnar schemat för något av de evenemangen för att lägga till dem på ett pass, mejlar dem deras länk till Mina pass och ser när de senast öppnade den, och stänger av deras länkar när de lämnar ditt team.

• Personer: en person för varje e-postadress, över alla dina evenemang
• Vad deras pass visar: arbetade pass, arbetade timmar och närvaro
• Missade eller sent avbokade: pass de inte kom till eller hoppade av sent
• Kommande pass: var de är bokade härnäst

• Find the crew and volunteers who work your events

Matcha färdigheter och åldrar mot passen som kräver dem

Lägg till varje persons färdigheter, eller ta ett av Fais förslag utifrån de team och roller de har arbetat mest i. Ett pass som kräver en färdighet, till exempel truckkort eller barerfarenhet, erbjuds bara till personer som har den. När du har sett någons legitimation bekräftar du att de är tillräckligt gamla för pass med åldersgräns, och posten sparar vem som bekräftade det och när.

Posten innehåller aldrig något födelsedatum, bara att personen är minst den ålder du har bekräftat. Personer vars ålder ingen har bekräftat kan kryssa i att de är tillräckligt gamla när de tackar ja till ett pass med åldersgräns, så du behöver inte jaga legitimation för varje barpass innan erbjudandena skickas.

• Färdigheter: anges av ditt team, med förslag från Fai
• Bekräftad ålder: sparad med namnet på kollegan som bekräftade den
• Färdighet på passet: bara personer som har den erbjuds passet

• Bemanna varje pass och betala för varje arbetad timme

Öppna ett volontärformulär som folk fyller i på telefonen

Lägg till de roller du behöver och din välkomsttext, eller kopiera schemats team som roller i ett steg, och dela sedan ansökningslänken på din webbplats och i sociala medier. Namn, e-postadress, telefon, de dagar de kan ställa upp, en nödkontakt och samtycke frågas alltid efter, så du lägger bara till dina egna frågor. Folk ansöker från telefonen utan att skapa något konto.

Ange en åldersgräns, så ombeds en yngre sökande om en förälders eller vårdnadshavares namn, telefonnummer och godkännande. Sökande kryssar i att de har läst din integritetspolicy. Markera frågor om hälsa eller annat privat så att svaren aldrig skickas till Fai.

Om du redan samlar in ansökningar via ett formulär på ditt evenemang kopplar du det i stället till dina volontärer, ditt crew, dina försäljare, din press eller en akts kontakter. Matcha varje uppgift som listan behöver mot en fråga i ditt formulär, så läggs varje person som skickar in det till i listan ett ögonblick senare, med sina svar sparade i formuläret och allt som blir över i anteckningarna. Ingen skriver in ett namn igen, och en ansökan läggs aldrig till två gånger.

• Ansökningsformulär: gjort för telefoner, utan konto att skapa
• Använd schemats team: schemats team kopierade som roller
• Åldersgräns: med en förälders eller vårdnadshavares godkännande för den som är under 18
• Dina egna formulär: varje sökande läggs till i den lista du väljer

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Låt Fai läsa varje ansökan och besluta sedan i omgångar

Fai läser varje ansökan och markerar personen som en stark, möjlig eller osannolik matchning för en roll, med sitt skäl i klartext. Begränsa listan per roll, per dag eller till bara starka matchningar, och öppna en ansökan för att se de dagar och roller personen valde, deras erfarenhet och svaren på dina frågor. Fai föreslår, du bestämmer.

Bocka för de personer du vill ha, välj Anta, Väntelista, Neka eller Välj ut, kontrollera mejlet och skicka. Varje person får ett mejl från dig och deras svar kommer till dig, medan en utvald person förblir en anteckning för ditt team. Du kan ändra ett beslut senare, till exempel anta någon från väntelistan när en plats blir ledig, med eller utan mejl.

Flera samordnare kan arbeta i samma lista. Om en kollega ändrade någon i samma ögonblick som du lämnas den personen som den är och du får veta det, så två av er skickar aldrig motstridiga beslut till samma volontär.

• Fais bedömning: stark, möjlig eller osannolik matchning, med skälet
• Besluta i omgångar: anta, väntelista, neka eller välj ut
• Ett mejl var: med beslutet, och svaren kommer till dig
• Säkert med kollegor: en person som någon annan just ändrade lämnas orörd

Få tillbaka förra årets bästa volontärer

Välj ett tidigare evenemang och se förra årets team med de pass varje person arbetade, så föreslår Fai vilka du ska bjuda in igen, till exempel de som arbetade varje pass. Bjud in alla hon föreslår på en gång, så fylls deras svar från förra gången i, och att ansöka igen tar dem ett ögonblick.

Återkommande volontärer hamnar i samma ansökningslista som alla andra, så du beslutar om dem med samma mejl i omgångar. Varje person anger sin nödkontakt igen, så årets lista har årets uppgifter.

• Återkommande volontärer: förra årets team med de pass var och en arbetade
• Vilka Fai föreslår: med skäl som att de arbetade varje pass
• Svar ifyllda: från deras senaste ansökan

Ge varje volontär en sida som svarar på deras frågor

Skicka alla du har antagit deras egen sida med ett mejl var, som öppnas via en privat länk utan lösenord. Volontärerna bekräftar sina pass, väljer lediga pass och ber om att byta eller lämna ett, så schemat fylls utan en runda sms. Sidan innehåller deras dagsblad med viktiga tider och teamansvariga, introduktionen att läsa och bekräfta, och en plats att lägga till de dokument ditt team har bett om.

Volontärer kan bara välja ett pass som följer dina regler för vila och timmar och som matchar dess åldersgräns, färdighet och dokument, och deras sida berättar vilken regel som stoppar dem. Du godkänner eller avböjer varje byte eller avhopp, och ett byte går bara igenom när det nya passet har plats och fortfarande följer dina regler. Stäng av val av pass när du vill att schemat ska ligga fast.

De svarar också på om de fortfarande kommer, berättar vilka dagar de kan arbeta, lägger till varje pass i sin kalender och anger sina kostbehov för crewköket. Stäng av en länk eller skapa en ny från deras ansökan när som helst. För volontärer som arbetar på flera av dina evenemang visar länken till Mina pass från Personer alla evenemang på en sida.

• Välj fler pass: bara pass som följer dina schemaregler
• Be om att byta eller lämna: varje begäran godkänns eller avböjs av dig
• Dagsblad och introduktion: viktiga tider, teamansvariga och genomgången
• Dokument och foto: läggs till av dem och öppnas bara av dina ägare och administratörer

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Belöna de timmar dina volontärer ger

Se de timmar varje volontär anmälde sig till i schemat bredvid de timmar de arbetade enligt sina incheckningar och utcheckningar, med sina pass och eventuella uteblivanden. Ange en belöning en gång, till exempel en gratis helgbiljett efter ett visst antal arbetade pass, så berättar Fai vem som har förtjänat den. Dela ut biljetterna i ett steg, så får varje person sin gratisbiljett via mejl som en gästbiljett.

Ingen får samma belöning två gånger, oavsett hur många gånger ditt team trycker på knappen. Den som checkade in men aldrig checkade ut sticker ut så att du kan kontrollera innan belöningarna skickas, och varje volontär visar de belöningar de redan har förtjänat.

Ladda ner volontärlistan med eller utan kontaktuppgifter och nödkontakter, eller filen med timmar med bara namn och timmar, och varje nedladdning registreras med namnet på den som gjorde den. När en volontär ber dig ta bort sina uppgifter tar en ägare eller administratör bort deras namn, kontaktuppgifter, svar och filer för gott, medan deras pass och timmar finns kvar i dina summor.

• Anmälda och arbetade timmar: för varje volontär och totalt
• Belöningar: en biljett som förtjänas genom att arbeta de pass du anger
• Gästbiljetter: mejlas till varje person som har förtjänat en
• Aldrig två gånger: varje belöning går till en person en gång

Be Fai sköta rutinarbetet tillsammans med dig

Fråga Fai vem som arbetade flest pass förra sommaren, eller be henne lägga till en färdighet i någons post, anta de starka matchningarna för baren, bjuda in förra årets team igen eller skicka årets volontärer deras sidor. Hon läser samma lista Personer och samma ansökningar som du ser, visar dig exakt vem som får vilket mejl eller vilken ändring, och väntar på ditt ja innan något sparas eller skickas.

Fai kan också svara på en volontärs begäran om byte, läsa upp anmälda och arbetade timmar för dig och dela ut de belöningar folk har förtjänat när en ägare eller administratör har godkänt det. Hon arbetar inom din egen roll, så hon når bara de evenemang och personer som du kan nå.

• Med dina egna ord: fråga som du skulle fråga en kollega
• Ditt godkännande: varje mejl och ändring väntar på ditt ja

• Låt Fai ställa in ditt evenemang och skriva utkast till jobben åt dig