1. Event Operating System
  2. Ackreditering
  3. Passerkort och godkännanden

Ge alla som arbetar på ditt evenemang rätt passerkort, godkänt och klart innan grindarna öppnar

Ackreditering brukar betyda ett kalkylark för varje avdelning, jakt på namn från varje entreprenör och ett passerkort som skrivs ut för hand för varje person. Ticket Fairy samlar ditt crew, dina akter och deras gäster, försäljarnas personal, volontärer och press i en enda lista över passerkort, utifrån det arbete du redan har gjort på andra ställen i ditt evenemang. Varje typ av passerkort har sina zoner, dagar, tider, måltider och parkering. Säkerhetsföretag, cateringfirmor och medier namnger sina egna personer från en sida utan inloggning, inom den tilldelning du ger dem. Passerkort som kräver ett ja från din pressavdelning eller din säkerhetschef väntar på dem, i den ordning ditt team arbetar. Varje passerkort når sin innehavare som en biljett som ditt entréteam redan vet hur man skannar, och du skriver ut fotobrickor från samma lista.

Boka en livedemo
  • Alla som har bekräftats på andra ställen i ditt evenemang i en enda lista över passerkort
  • Externa team som namnger sina egna personer inom den tilldelning du anger
  • Press- och all-access-passerkort godkända av rätt personer först
Avsnittet Passerkort i Ticket Fairy för en festival, med crew, en artists resesällskap och gästlista, en volontär och en fotograf, deras zoner, måltider och status, och grupperna med sina tilldelningar

Ta in alla du redan har bekräftat

Din crewlista, ditt volontärschema, varje akts förberedelser, dina godkända försäljare och din godkända press säger redan vem som arbetar på ditt evenemang. Be Fai ta in dem så lägger hon till ditt crew, bekräftade volontärer med ett bekräftat pass, varje akts resesällskap och gästlista, godkända försäljares personal och godkänd press i listan över passerkort. Ingen skrivs in två gånger, och ingen får ett passerkort förrän du utfärdar det.

Alla som listorna inte täcker, till exempel en besökande regissör eller en tjänsteperson från kommunen, lägger du till med namn, e-postadress, roll, organisation och typ av passerkort. Utelämna e-postadressen så kommer passerkortet till dig för att lämnas vidare. När en akt rättar ett namn i sina förberedelser tar ett passerkort som fortfarande väntar det nya namnet av sig självt, och ett utfärdat passerkort erbjuder det nya namnet så att du kan skicka ett nytt passerkort i ett steg.

Fai hämtar in personer medan du fortsätter med annat, och att välja det igen senare lägger aldrig till någon två gånger. På en stor festival blir en vecka av att kopiera namn mellan kalkylark en lista som du kontrollerar och utfärdar.

  • Hämta in personer: crew, volontärer, akter, försäljare och press från listorna du har
  • Lägg till någon: vilket annat namn som helst, med roll och organisation
  • Inget skickas förrän du säger till: varje person väntar tills du utfärdar passerkortet

Håll varje gästlista och avdelning till den storlek ni kom överens om

Gruppera passerkort per avdelning, akt, försäljare eller team, och ge varje grupp dess tillåtna kort, tiden när namn stänger och en typ av passerkort för alla i den. En huvudakts gästlista håller sig till antalet i avtalet, barcrewet håller sig till antalet du har budgeterat, och ett namn som läggs till efter stoppet väntar på ditt beslut, markerat som sent.

När du utfärdar hålls passerkort över en grupps tilldelning tillbaka, och dialogrutan säger varför, så en lång gästlista slinker aldrig igenom obemärkt. Höj tilldelningen eller utfärda ändå när du går med på det. Platser på gästlistan i en akts förberedelser är samma passerkortsgrupp, så antalet som turnéledaren ser via sin förberedelselänk och antalet i Ackreditering är alltid ett och samma.

  • Passerkortsgrupper: crew, en akt och dess gäster, en försäljares personal eller pressen
  • Tillåtna kort: den tilldelning varje grupp kan fylla
  • Namn stänger: sena namn väntar på ditt beslut
Dialogrutan Ändra grupp i Ticket Fairy för en artists gästlista med fyra tillåtna kort, typen av passerkort och tiden när namn stänger

Bestäm exakt vad varje passerkort ger tillgång till

Lägg till dina zoner, till exempel Backstage, Produktion, Artistområde eller Fotodike, var och en med en färg som skrivs ut som ett band på brickan. Ge sedan varje armband eller bricka dess zoner, de dagar det gäller, tiderna från och till, dess måltider per dag och om det ingår parkering. Din matdisk läser de måltiderna, och dina personalingångar kontrollerar zonerna, dagarna och tiderna vid varje skanning.

Typerna av passerkort kommer från armbanden och brickorna på evenemangets sida Ackrediteringar, så ett crewarmband, ett all-access-kort och ett gästlistearmband har var och en sin egen behörighet. Lämna alla dagar okryssade för ett passerkort som gäller alla dagar under evenemanget. Där en person behöver mer, till exempel en scenchef som också behöver uppbyggnadsdagen, ändrar du zonerna eller dagarna på just det passerkortet, och entrén ser ändringen vid nästa skanning.

  • Zoner: var och en med ett färgband på brickan
  • Dagar och tider: när varje typ av passerkort gäller
  • Måltider och parkering: måltider per dag och en parkeringsplats på passerkortet
Dialogrutan Zoner och kortsorter i Ticket Fairy med zonerna Backstage, Produktion och Artistområde, och ett crewarmband inställt på att öppna två zoner två dagar med två måltider om dagen

Skicka passerkort som ditt entréteam skannar som biljetter

Utfärda passerkorten så får varje person sitt via mejl som en gratis gästbiljett av sin typ av passerkort. Ditt entréteam skannar det i den incheckningsapp de redan använder, och varje skanning visar zonerna, dagarna, tiderna, måltiderna och parkeringen på passerkortet. Det finns inget andra system att lära sig och ingen separat lista vid ingången.

Utfärda alla färdiga passerkort på en gång, eller bocka för några och utfärda bara dem. Ändra ett passerkorts grupp, roll, zoner, dagar eller parkering efter att det har utfärdats, så ser entrén det vid nästa skanning. Avbryt ett passerkort så nekas dess biljett vid entrén. Utfärda det igen när personen är tillbaka i teamet. Varje passerkort sparar sin historik, så du kan se vem som utfärdade, ändrade eller avbröt det och när.

  • Passerkort via mejl: vart och ett en personlig gästbiljett av sin typ av passerkort
  • En skanningsapp: passerkort och biljetter skannas på samma sätt
  • Avbryt och utfärda igen: ett avbrutet passerkort nekas vid entrén
Dialogruta i Ticket Fairy för att utfärda tre passerkort, som säger att varje person får en gratis gästbiljett via mejl och att entrén ser zonerna, dagarna, måltiderna och parkeringen

Skriv ut fotobrickor som folk känner igen med en gång

Ladda upp ett foto på passerkortet, eller skicka passerkortsinnehavaren en fotolänk som de öppnar i telefonen för att lägga till sitt eget foto utan att skapa ett konto. Bocka för passerkorten och skriv ut A6-brickor för nyckelband eller CR80-kort. Varje bricka har namn, foto, zoner, dagar, måltider och inpasseringskod, med zonfärgerna högst upp, så att en publikvärd kan se på andra sidan en korridor vart bäraren får gå.

Skriv ut brickor innan du utfärdar, för ett paket du delar ut under uppbyggnadsdagen, så skrivs de ut utan inpasseringskod tills passerkortet har utfärdats. Externa team lägger till sina egna personers foton till brickorna på sin sida, och ditt diskteam kan ta ett saknat foto med telefonens kamera medan personen väntar.

  • Fotolänkar: passerkortsinnehavare lägger till sitt eget foto utan inloggning
  • A6 eller CR80: brickor för nyckelband eller kort från samma lista
  • Zonfärger: bandet på varje bricka visar vart den ger tillgång
Panel i Ticket Fairy för ett utfärdat crewpasserkort, med gruppen, typen av passerkort, zoner och måltider, fotot till brickan och passerkortets historik

Låt varje externt team namnge sina egna personer

Säkerhetsföretag, cateringfirmor, leverantörer, sponsorer och tidningar skickar oftast sina namn sent, var och en i sitt eget kalkylark. Ge varje organisation en tilldelning av passerkort, en typ av passerkort och ett datum när namn stänger, och mejla dess kontaktperson en egen sida utan inloggning. De lägger till personer en och en, klistrar in en lista eller väljer en CSV- eller Excel-fil utan mall, lägger till foton till brickorna och följer varje passerkort från väntande till skickat.

Kontaktpersonen öppnar sidan på valfri telefon eller dator på sitt eget språk, och de personer de tog med till ditt varumärkes förra evenemang erbjuds igen med ett tryck. Varje rad i Externa team visar hur många passerkort som har namn, vad som saknas fortfarande och om länken till sidan fungerar, så du ser direkt vem som fortfarande är skyldig dig namn. De personer ett team namnger väntar i Ackreditering som alla andra passerkort, och när deras passerkort skickas får kontaktpersonen ett mejl som listar alla.

Samma sida innehåller resten av teamets arbete med dig: de försäkringar och certifikat du begär, leveranstider vid dina ingångar och utrustningsbeställningar från din utrustningslista. Ange ett externt team på ett pass med dess kostnad per timme, så förs dess personers godkända timmar in i din budget. De måltider de äter vid din matdisk räknas så att du kan debitera teamet för dem.

  • Externa team: press, entreprenörer, leverantörer, sponsorer eller din egen typ
  • Lägg till en lista: inklistrade rader eller en CSV- eller Excel-fil, utan mall
  • Saknas fortfarande: de namn och foton till brickorna som varje team är skyldigt
  • På deras eget språk: sidan öppnas på det språk som kontaktpersonen väljer
Sida i Ticket Fairy som en tidnings kontaktperson öppnar via sin länk, med presspasserkorten, de namngivna personerna, vad som saknas fortfarande och en språkväljare

Få varje förfrågan om passerkort till rätt personer, i rätt ordning

Presspasserkort kräver pressavdelningen, en all-access-bricka kräver säkerhetsavdelningen, och ingen vill jaga någon av dem via mejl. Ställ in varje regel en gång så läses den upp som en vanlig mening, till exempel när passerkort från pressorganisationer kommer in, fråga pressavdelningen och sedan säkerhetsavdelningen. Passerkorten som en regel omfattar väntar på varje steg i tur och ordning, och allt annat går vidare som det alltid har gjort.

En regel kan omfatta organisationer av en viss typ, de organisationer du väljer, vissa passerkortsgrupper eller vissa typer av passerkort. Reglerna prövas uppifrån, så en snäv regel för en entreprenör ligger ovanför en bred regel för alla leverantörer, och en regel du stänger av behåller sina steg till nästa säsong. Samma regler kan också fråga namngivna personer om externa teams utrustningsbeställningar, leveransbokningar och en akts begäran om mer än dess tilldelning.

Godkännare som inte driver evenemanget får ett mejl som listar allt som väntar på dem, med en knapp till en sida som inte kräver inloggning och bara visar deras förfrågningar. Varje förfrågan har de uppgifter som avgör den, till exempel hur många passerkort mediet har kvar och om personen hade ett passerkort på ditt förra evenemang, och förfrågningar där namnen snart stänger markeras som brådskande. Ett nej kräver en förklaring, och den går tillbaka till den som frågade. När din presschef är ledig beslutar en ägare eller administratör i deras ställe, med sitt eget namn och sin motivering sparade med beslutet.

  • Regler som meningar: läses upp med vanliga ord innan du sparar
  • Steg i ordning: pressavdelningen först, sedan säkerhetsavdelningen
  • Beslutslänkar: godkännare beslutar från sitt mejl, utan inloggning
  • Besluta åt dem: en ägare eller administratör går in med en motivering
Godkännanderegel i Ticket Fairy för presspasserkort från pressorganisationer, som frågar pressavdelningen först och säkerhetsavdelningen därefter

Ge det fasta crewet ett passerkort för hela säsongen

För crewet som arbetar på varje show skapar du ett pass för flera inpasseringar på ditt varumärke, och det gäller på alla evenemang som varumärket arrangerar. Ange hur många gånger det kan användas på varje evenemang, lägg till personer en och en eller från en CSV-fil, och skicka varje pass via mejl. Ditt entréteam skannar det i samma app som biljetter, och varje skanning registrerar när det användes och vem som skannade det.

Evenemangspasserkort passar alla som du ackrediterar för en show, med zoner, måltider och godkännanden. Ett säsongspass passar lokalens fasta crew, det egna säkerhetsteamet och arrangörens fasta personal, som annars skulle behöva ett nytt passerkort varje vecka. Använd båda sida vid sida: säsongspasset tar ditt fasta folk genom dörren, och evenemangspasserkorten täcker gäster, entreprenörer och press som byts från show till show.

  • Varje evenemang under ditt varumärke: ett pass för dem som arbetar på alla
  • Användningar per evenemang: inpasseringar räknas på varje evenemang
  • Från en CSV-fil: en hel crewlista i en uppladdning
Formuläret Skapa nytt pass i Ticket Fairy, med typen vald och flikarna Ange mottagare och Ladda upp mottagare bredvid varandra

Så sköter arrangörer ackreditering med Ticket Fairy

  • En tredagarsfestival med hundratals i crew

    Produktionskontoret hämtar in crew, volontärer, akter och försäljare från listorna de redan har och utfärdar sedan alla passerkort veckan före uppbyggnaden. Varje avdelning håller sig inom sin tilldelning, och matdisken och personalingångarna läser samma zoner, dagar och måltider.

  • En arenakonsert med externt säkerhetsföretag

    Säkerhetsentreprenören namnger sina publikvärdar på sin egen sida mot en tilldelning av passerkort och lägger till deras foton till brickorna. Säkerhetschefen godkänner varje all-access-bricka innan den skickas, och arrangören skriver aldrig in ett namn igen.

  • En musikfestivals pressavdelning

    Varje tidning och bildbyrå namnger sina personer för presspasserkort, och en regel skickar varje presspasserkort till presschefen först. Hon godkänner från telefonen mellan intervjuerna, och nej går tillbaka till mediet med hennes förklaring.

  • En konferens med sponsorer och utställare

    Sponsorer och utställare namnger sin monterpersonal från sina egna sidor, inom de passerkort som ingår i deras paket. Evenemangsteamet skriver ut CR80-fotokort från samma lista och delar ut dem vid registreringen.

  • En lokal med ett fast crew

    Lokalen ger sitt fasta crew ett pass för flera inpasseringar på varumärket, som gäller på varje show under säsongen. Besökande produktionscrew och gäster får evenemangspasserkort för varje show, med de zoner som kvällen kräver.

Ställ in det steg för steg

Guiderna är på engelska.

Frågor om Ackreditering och passerkort

Passerkort och godkännanden

Du behöver rollen ägare, administratör eller producent för evenemanget, och du arbetar från Ackreditering på evenemangets sida Drift. Typerna av armband och brickor kommer från evenemangets sida Ackrediteringar, där en ägare eller administratör lägger till dem.

Sport-, konferens-, företags-, konvents- samt mat- och dryckesevenemang visar det från början. För alla andra evenemang öppnar du det från Fler avsnitt på sidan Drift.

Upp till 500 passerkort och upp till 200 brickor åt gången.

Ja, för grupp, roll, organisation, zoner, dagar, parkering och registreringsnummer, och entrén ser ändringen vid nästa skanning. För att ändra namn, e-postadress eller typ av passerkort avbryter du passerkortet och utfärdar det igen.

En fotolänk fungerar i 14 dagar. En länk till ett externt teams sida fungerar i 120 dagar, och en ny länk stoppar den föregående. Ladda upp en JPG, PNG eller WebP av ansiktet, minst 600 pixlar bred, för en skarp utskrift.

Nej. De öppnar länken från mejlet på valfri telefon eller dator, utan inloggning, och ser bara sin egen organisations passerkort och personer. De kan lägga till upp till 200 personer åt gången, och bara så länge det finns platser kvar i deras tilldelning.

Upp till 5 steg med upp till 10 personer var, och vilken som helst av personerna i ett steg kan besluta om det. Godkännare måste ingå i evenemangets team, med vilken roll som helst. En godkännares mejllänk fungerar i 14 dagar, och alla som har den kan besluta om den godkännarens förfrågningar, så den ska inte vidarebefordras.

Ja, så länge det inte har utfärdats än. En ändring av namn, e-postadress, grupp, typ av passerkort, zoner eller dagar upphäver godkännandet och reglerna avgör igen. En ändring av parkering gör det inte.

Ackrediteringspasserkort är till för evenemang med fri placering. För ett evenemang med numrerade platser utfärdar du gästbiljetter på sidan Gästbiljetter, där du kan välja platserna.

Fai hämtar in personer, ställer in zoner, typer av passerkort och tilldelningar, lägger till, utfärdar, avbryter eller utfärdar om passerkort, lägger till eller ändrar externa team, mejlar länkar till deras sidor, ställer in godkännanderegler utifrån en mening och beslutar om förfrågningar. Hon visar dig varje ändring och väntar på ditt ja, och hon frågar alltid innan hon utfärdar något, eftersom ett utfärdande mejlar varje person deras passerkort.

Se Ticket Fairy i sin helhet: biljettplattform, med funktionerna, priserna och supporten bakom den här sidan.

Redo att bygga en starkare evenemangsverksamhet?

Boka en livedemo, så lägger vi upp ditt första evenemang i Event Operating System tillsammans med ditt team.

Börja sälja biljetter online

Skapa ett konto utan kreditkort och bygg ett testevenemang innan du bestämmer dig. Börja sälja på några minuter när du är redo.

Biljettförsäljning kräver inget månadsabonnemang
Börja sälja biljetter direkt
Biljettverktyg ingår i serviceavgiften
Kom igång gratis Prata med Fai nu

Fråga Fai, vår AI-assistent, om Ticket Fairys funktioner och priser och hur plattformen skulle kunna passa ditt evenemang.

Inget kreditkort krävs

Boka ett demosamtal

Se rekommendationsmodellen som i genomsnitt ger 20 % fler biljettförsäljningar, se vilka kampanjer som säljer biljetter, svara köpare snabbare och håll köerna i rörelse.

45 minuters videosamtal
Välj en tid som passar dig

The Ticket Fairy, Inc. är ett fintechbolag och en teknikplattform. The Ticket Fairy, Inc. är inte en bank, ett finansinstitut eller en reglerad leverantör av finansiella tjänster. Vaults banktjänster tillhandahålls via reglerade bankpartner. Finansiering från Ticket Fairy Capital tillhandahålls av externa privata kreditpartner. The Ticket Fairy, Inc. fattar inga kreditbeslut, och alla finansieringsvillkor, godkännanden och krav bestäms av dessa långivande partner.