Пусть Fai настроит мероприятие и подготовит черновики работы за вас

Начните с того, что Fai уже знает о мероприятии

Откройте «Операции» в новом мероприятии, и Fai поприветствует вас тем, что уже знает, например датой, площадкой и типами билетов в продаже, а затем предложит, какого типа это мероприятие. Подтвердите или отметьте все подходящие типы, и разделы получат названия, принятые на вашем мероприятии: «Спикеры» и «Залы» для конференции, «Спортсмены» и «Площадки» для спортивного мероприятия, «Продавцы» и «Стенды» для фестиваля еды или напитков.

Каждый ответ сохраняется сразу, поэтому можно уйти на полпути и вернуться к тому же вопросу. Если сначала хотите осмотреться, пропустите этот шаг, и Fai покажет обычные разделы для вашего типа мероприятия, а все решения можно будет принять позже.

• Приветствие Fai: дата, площадка и типы билетов, которые она уже знает
• Тип мероприятия: подтвердите её вариант или отметьте все подходящие типы
• Сохраняется по ходу: уйдите и вернитесь к тому же вопросу

• Run your event from its Today page

Показывайте команде только нужные мероприятию разделы

Скажите Fai, с чем вам нужна помощь: лайнап и адванс, день шоу, персонал и волонтёры, безопасность, деньги, спонсоры и партнёры или продавцы еды, напитков и товаров. Конференция спросит о спикерах, а спортивное мероприятие о спортсменах. Ваш выбор определяет, какие разделы видит команда, поэтому клубная ночь не загромождена планированием кемпинга, а конференцию не спрашивают о райдерах.

От вашей роли зависит, где для вас открывается мероприятие: менеджер сцены начинает со «Сейчас и далее», продакшн-менеджер со «Сценарного плана» или с «Подготовки артистов», пока до мероприятия ещё несколько недель, а все остальные со страницы «Сегодня». Меняйте, с чем помогает Fai, в любой момент, добавляйте раздел для всей команды или закрепляйте самые нужные разделы вверху своего списка, не меняя списки других.

Перед завершением под вашими ответами показывается список, который увидит команда, поэтому отсутствующий раздел никого не удивит. Раздел, в котором уже что-то есть, показывается всегда.

• С чем помогает Fai: части мероприятия, в которых вам нужна помощь
• Ваша роль: промоутер, продакшн-менеджер, менеджер площадки или менеджер сцены
• Ваши закрепления: самые нужные разделы вверху вашего списка

Передайте Fai документы и прошлогоднюю настройку

Перетащите договоры, райдеры, лист с лайнапом или прошлогодний тайминг в «Начните с Fai». Договоры и райдеры она переносит в лайнап, а всё остальное складывает в «Документы», выделяя лайнап, даты и сроки. Каждый файл показывается, как только она за него берётся, поэтому мероприятие заполняется, пока вы занимаетесь следующим делом.

Fai также находит мероприятие, похожее на ваш прошлый выпуск, и предлагает скопировать его настройку. До копирования вы видите, что добавит каждая часть, и отмечаете, что переносится, а люди, бронирования, ответы и потраченные деньги не копируются никогда. На странице «Сегодня» она предлагает план готовности для вашего типа мероприятия, от подписания всех договоров до расчётов после шоу, в виде задач с рассчитанными сроками. Снимите флажки с ненужных задач и переименуйте любые, прежде чем они попадут на доску.

Подключите почту, и она с самого начала будет раскладывать письма мероприятия и находить в них дела, поэтому срок, затерянный в письме агента, появится на странице «Сегодня» как предложение.

• Дайте мне что-нибудь почитать: договоры, райдеры, листы с лайнапом и тайминги
• Начать с прошлого мероприятия: вы выбираете, что переносится
• План готовности: первые задачи, у каждой свой срок
• Подключить почту: письма мероприятия разложены с самого начала

• Учитесь на этом годе и начинайте следующий уже настроенным
• Пусть каждое письмо, звонок и документ работают на ваше мероприятие

Узнавайте о проблемах, пока их ещё можно решить

Каждый час Fai проверяет мероприятие и выносит найденное в «Ждёт вашего решения»: просроченные задачи, по которым нужно напомнить или назначить ответственного, артистов без дороги или отеля по мере приближения мероприятия, пустые номера в блоке отеля до даты снятия брони, два сета на одной сцене в одно время и сроки, которые она прочитала в ваших договорах, письмах и заметках о звонках. Каждая карточка говорит, что она заметила, что произойдёт после одобрения и на чём это основано.

Страница «Сегодня» показывает самые важные предложения первыми, а над ними обратный отсчёт, продажи билетов в сравнении с прошлой неделей, просроченные задачи и то, что нужно сделать на этой неделе. Когда время сета в сценарном плане сдвигается достаточно сильно, Fai готовит письмо командам, которых это касается. После крупного изменения, например нового договора или перенесённого сета, попросите Fai сразу проверить мероприятие, и она скажет, сколько нового нашла.

Fai сама закрывает предложение, когда проблема решена другим способом, например когда дорога артиста уже забронирована, поэтому в списке остаётся только реальная работа.

• Ежечасная проверка: каждая часть мероприятия, каждый час
• Основание: записи, на которых основано каждое предложение
• Попросить Fai проверить мероприятие: новая проверка после крупного изменения

• Начинайте каждый день, зная, что ждёт вас и кто чем занят

Одобряйте, меняйте, откладывайте или отклоняйте каждый черновик

Одобрите карточку, и она выполняется сразу: письмо отправляется, задачи попадают на доску или изменение вносится. Сначала можно изменить получателей, тему или текст письма либо снять флажки с задач и переименовать их до добавления. Отложите предложение до завтра или до следующей недели или отклоните его с указанием причины и отключите такие предложения на мероприятии, если они вам не нужны.

Предложения одного вида собираются в одну карточку, поэтому десять просроченных задач лежат в одной карточке, которую вы открываете, чтобы увидеть каждую. Если коллега уже занялся предложением, ничего не выполняется дважды, а карточка показывает, в каком оно состоянии. «Последние действия» показывают, кто одобрил, отложил или отклонил каждое предложение, а «Сэкономлено с Fai» показывает, сколько часов она сэкономила вашей команде на мероприятии.

Если отправка началась, но результат так и не пришёл, карточка предупреждает, что письмо могло не уйти, поэтому вы проверяете отправленные письма перед повторной отправкой, и никто не получит сообщение дважды.

• Одобрить: письмо, задачи или изменение одним нажатием
• Сначала изменить: поправьте черновик до отправки
• Не сейчас: напомнить позже, отклонить или больше не предлагать такое
• Сэкономлено с Fai: часы, которые она сэкономила вашей команде

Отправляйте каждое письмо от своего имени и в стиле бренда

Если ваш почтовый ящик Google подключён для отправки, Fai отправляет письмо с него, от вашего имени, и оно появляется в ваших отправленных. Иначе письмо уходит от имени вашего бренда, а ответы приходят вам. Каждое письмо несёт логотип, цвет и шрифт из вашего бренд-кита, поэтому агент, поставщик или волонтёр видит ваш бренд в каждом сообщении.

«Как выглядят ваши письма» показывает настоящее письмо мероприятия до того, как его кто-то получит, и откуда берутся отправитель, адрес для ответов, логотип, цвет, шрифт и подвал. Фестиваль со своим стилем может использовать свой логотип или основной цвет, пока остальные ваши мероприятия остаются на бренд-ките, а вернуть всё обратно можно одним шагом. Тот же вид получают запросы адванса, предложения, договоры, списки аренды, дневные планы, письма о сменах и волонтёрах и опрос для отзывов.

• С вашего ящика: от вашего имени, в ваших отправленных
• Ваш бренд-кит: логотип, цвет и шрифт в каждом письме
• Живой предпросмотр: настоящее письмо мероприятия до отправки

• Choose how your event emails look

Выбирайте, какую работу Fai делает на каждом мероприятии

Клубной ночи не нужно чтение заказов кейтеринга, а конференции не нужны проверки райдеров. «Навыки Fai» перечисляют работу, которую она выполняет на мероприятии сама, например чтение договоров, райдеров и страховых сертификатов или поиск дел в документах и письмах, и любую из них можно отключить только для этого мероприятия. Остальные мероприятия сохраняют свои настройки, а включить обратно можно одним шагом.

«Что умеет Fai» перечисляет все действия, которые она выполняет на мероприятии по вашей просьбе, и каждое помечено «Сначала спросит» или «Только чтение», поэтому команда заранее знает, что всё, что меняет мероприятие, ждёт решения человека. В графике смен вы отдельно решаете, может ли Fai сама отправлять первые предложения смены и вопрос «Всё в силе?».

• Что делает Fai: включайте или отключайте каждый вид работы для этого мероприятия
• Что умеет Fai: действия, которые она выполняет по вашей просьбе
• Сначала спросит: каждое действие, которое что-то меняет, ждёт вас

• Choose what Fai does on your event

Просите Fai о любом деле на мероприятии своими словами

Просите так, как попросили бы коллегу, текстом или голосом. Fai может отметить стюарда в графике смен, предложить открытую смену, заполнить адванс по райдеру, сообщить об инциденте, добавить риски в реестр, скопировать прошлогоднюю настройку или запланировать опрос для отзывов. Если просьбу можно понять двояко, она переспрашивает, показывает, что именно собирается отправить или изменить, и ждёт вашего «да».

Говорите с Fai, пока обходите площадку: она отвечает, пока вы ещё говорите, замолкает, как только вы её перебиваете, и каждое слово появляется в панели, чтобы позже можно было продолжить текстом. Изменение никогда не проходит от случайного «да». Вы одобряете его в панели или голосом, произнеся точные слова, которые Fai зачитывает для этого изменения.

Fai читает письма, райдеры и файлы как информацию, никогда как инструкции, и работает в рамках ваших прав, поэтому видит только те бренды и мероприятия, которые доступны вашей роли. Просите график, когда важна форма, а не цифры, или письменное резюме, когда ответ пойдёт партнёру.

• Своими словами: не нужно знать названия отчётов и полей
• Говорите с Fai: спрашивайте голосом и продолжайте говорить, пока она работает
• Ваши права: Fai может делать только то, что можете вы
• Ваше одобрение: в панели или точными словами, которые она зачитывает

• Ask Fai about your event
• Делайте работу с билетами, просто попросив Fai