Dela ut varje passerkort snabbt och håll varje zon för dem som hör hemma där

Se vem som står framför dig vid varje skanning

Öppna disken från Ackreditering och skanna en biljett eller bricka med en USB- eller Bluetooth-skanner, eller ange en del av ett namn, en organisation eller en roll. Kortet visar foto, passerkort, dess zoner och dagar, dagens måltider och kostbehov, och för en försäljares personal deras plats, dess zon och närmaste ingång. Gröna Redo att delas ut betyder att inget återstår att kontrollera, och fältet töms för nästa person.

Välj innehavarens namn när de hämtar personligen, eller registrera att någon annan hämtar det med den personens namn. Varje passerkort visar sedan vem som tog det och vilken kollega som delade ut det, och Ackreditering kan filtreras på passerkort som återstår att hämta. När två diskar skannar samma passerkort gäller den första, och den andra visar vem som redan har tagit det, så ingen går därifrån med två.

Ditt diskteam kan också registrera någons kostbehov vid disken, och köksräkningen tar med dem direkt. Det sparar en andra kö vid cateringtältet den första kvällen.

• Skanna eller sök: en kod, eller en del av ett namn, en organisation eller en roll
• Hela passerkortet på ett kort: foto, zoner, dagar, måltider och kostbehov
• Var försäljarna arbetar: platsen, dess zon och närmaste ingång

• Hand out accreditation passes at your event desk

Lös problem vid disken medan personen väntar

När något behöver ordnas först säger kortet Kontrollera innan du delar ut det och listar varje sak med vanliga ord tillsammans med knappen som löser den. Inget foto än erbjuder att ta ett med diskens telefonkamera, och det skrivs ut på brickan. Introduktionen inte klar låter dig registrera säkerhetsgenomgången vid disken, eller skicka en volontär hens volontärsida igen.

En person i teamet kan fortfarande lämna ut passerkortet med en motivering när ett foto eller en introduktion kan vänta, och motiveringen sparas på passerkortet. Ett passerkort som inte har utfärdats än, eller som fortfarande väntar på godkännande, stannar vid disken, så reglerna du har angett i Ackreditering gäller vid disken också. Personen går därifrån med ett fungerande passerkort, och du behöver inte skicka tillbaka hen till produktionskontoret.

• Ta fotot nu: med diskens telefonkamera, sparat på passerkortet
• Introduktion gjord här: registreras medan personen väntar
• Dela ut ändå: med en motivering som sparas på passerkortet

• Låt bara behöriga och informerade personer arbeta på ditt område

Lämna ett helt teams passerkort till en person som hämtar

När barcrewets teamansvarige kommer för att hämta åt alla delar du ut hela gruppen på en gång. Bocka av dem som inte hämtas och ange vem som hämtar, så registrerar varje passerkort den som hämtade och kollegan som delade ut det. Passerkort som inte är utfärdade, väntar på godkännande eller redan är hämtade lämnas utanför, och disken säger vilka och varför.

En utdelning som gjorts av misstag kommer tillbaka till disken med en motivering, och passerkortets historik sparar vem som hade tagit det och varför det kom tillbaka. Den registreringen besvarar frågan som varje ackrediteringsansvarig får höra under evenemangsdagen: vem har mitt säkerhetsteams passerkort?

• Dela ut till en grupp: en person hämtar för ett helt team
• Vem som tog varje passerkort: den som hämtade och kollegan som delade ut det
• Ångra en utdelning: med en motivering, sparad i passerkortets historik

Sköt varje disk och ingång från en telefon med en länk

Dina volontärer, din cateringpersonal och din ingångspersonal behöver aldrig någon inloggning i instrumentpanelen. Skapa en disklänk, ge den namn efter vem som använder den, till exempel Telefon vid backstageingången, och välj när den slutar fungera. De öppnar den på sin egen telefon eller surfplatta utan att logga in, och den gör bara den diskens arbete, oavsett om det är utdelningsdisken, en matutdelning eller en personalingång för en zon.

Allt som görs via en länk registreras under dess namn, så varje utdelning, måltid och skanning visar var den gjordes. Ge en arbetsledares länk möjligheten att släppa igenom en person som har nekats med en motivering, och låt den vara avstängd för alla andra. Diskar listar alla diskar för ditt evenemang med deras länkar, hur ofta var och en har använts och när den senast användes. Om en telefon försvinner stoppar du dess länk så stängs telefonen ute direkt, och sedan skapar du en ny länk till ersättaren.

• Disklänkar: en disk för ett evenemang, utan inloggning i instrumentpanelen
• Reglage för arbetsledare: ett nej släpps igenom bara med en motivering
• Stoppa en länk: avslutas direkt på varje telefon som använder den

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Dela ut passerkort och måltider när täckningen försvinner

Åkrar, parkeringar och betongbodar tappar täckningen i värsta tänkbara stund. Utdelningsdisken och matdisken fortsätter skanna utan uppkoppling: varje åtgärd sparas på enheten, en statusrad räknar det som väntar, och allt skickas när uppkopplingen är tillbaka. Om Ticket Fairy nekar något, till exempel en måltid till någon som inte har några kvar, stannar det i listan med skälet tills personalen stänger det.

Kön fortsätter röra sig under avbrottet och inget går förlorat. Ditt team håller sidan öppen tills statusraden säger att allt är skickat, och varje utdelning och måltid kommer in i registret när den har skickats.

• Ingen uppkoppling behövs: utdelningar och måltider sparas och skickas senare
• Väntar på att skickas: en räkning av det som fortfarande finns på enheten
• Nej förklaras: allt som inte registrerades säger varför

Kontrollera varje passerkort mot zon, dag och tid

Backstage, diket och produktionsområdet fylls av folk vars passerkort aldrig var tänkt för dem. Tala om för enheten vilken ingång den är, välj in eller ut och skanna. Ingången visar personens foto, zoner, dagar och tider med ett tydligt svar, till exempel Ana Ruiz får gå in. När ett passerkort inte hör hemma där säger ingången varför med vanliga ord: det ger inte tillgång till den här zonen, det gäller inte i dag, det gäller inte den här tiden på dygnet, det har aldrig utfärdats eller det har avbrutits.

Evenemangsdagar består av undantag: en scenchef behöver en extra riggdag, en tekniker behöver komma in i diket innan passerkortet börjar gälla. En arbetsledare släpper igenom dem, anger varför de får gå in, och motiveringen sparas med skanningen och arbetsledarens namn eller disklänk. Ett passerkort som aldrig har utfärdats eller som har avbrutits släpps aldrig igenom, så undantagen förblir undantag.

Entrén till området kontrollerar dag och tider, och en zoningång som Backstage kontrollerar också att passerkortet ger tillgång till den zonen. För ett passerkort för en försäljares personal visar ingången också försäljarens plats och närmaste ingång, så en vilsen cateringanställd skickas åt rätt håll.

• Zoningångar: entrén till området kontrollerar dag och tider, en zon kontrollerar också att passerkortet ger tillgång till den
• Foto vid varje skanning: så att ingångspersonalen ser att personen stämmer med passerkortet
• Släpp in: trots fel zon, dag eller tid, med en motivering

• Check accreditation passes in and out at your event staff gates

Vet vem som är inne i varje zon vid ett upprop

Skanna ut folk vid dina utgångar så håller varje skanning räkningen korrekt. På plats nu räknar personerna på området och inne i varje zon, sedan per passerkortsgrupp eller externt team, och uppdateras av sig själv medan den är öppen. Öppna en zons räkning, till exempel Backstage, för namnen som är inne och tiden var och en gick in, redo för ett upprop vid en utrymning eller en snabb räkning före huvudakten.

Förflyttningar bredvid en person listar varje skanning av deras passerkort i ordning: var den gjordes, in eller ut, vem som skannade eller vilken disklänk, och motiveringen till varje insläpp trots nej. När säkerhetsavdelningen frågar hur någon kom fram till scenkanten svarar du utifrån registret. Varje gång någon öppnar en lista med namn registreras det också, så du kan se vem som tittade.

• På plats nu: personer på området och inne i varje zon, i realtid
• Per grupp eller externt team: hur många från varje crew, entreprenör eller leverantör som är inne
• Förflyttningar: varje skanning av ett passerkort, med var, när och vem

• Led din ledningscentral, din publik och ditt sjukvårdstält från en och samma lägesbild

Se vem som har anlänt och varför någon nekades

Varje utfärdat passerkort visar när och hur innehavaren anlände: utdelat vid disken, insläppt vid en personalingång eller inskannat vid entrén. Filtrera Ackreditering på dem som inte har anlänt än, för valfri grupp eller valfritt externt team, och se varje grupps ankomster. Hittar någon inte sitt mejl? Skicka passerkortet igen till adressen det utfärdades till, och varje utskick sparas i dess historik.

Nekade skanningar på sidan Incheckning räknar varje passerkort som dina personalingångar har nekat bredvid biljetterna som nekats vid publikentrén, per orsak, entré, typ av passerkort och timme, för en dag eller hela evenemanget. En livlig backstageingång som nekar passerkort för fel zon betyder oftast att en skylt eller en genomgång är fel, och du kan rätta det före nästa rusning. Öppna listan över varje nekad skanning för att se när den skedde, orsaken, ingången och vems passerkort det var.

• Ankomster: från disken, en personalingång eller entrén
• Skicka passet igen: samma passerkort, till samma adress
• Nekade skanningar: per orsak, entré, typ och timme

• See which event pass holders have arrived and send a pass again
• See why tickets and passes were refused at the door