Ge varje journalist och fotograf rätt tillgång, godkänd av din pressavdelning

Ta emot medieansökningar via ditt eget formulär

Starta ett formulär för pressackreditering på ditt evenemang och dela länken med medierna. Journalister, fotografer, videoteam och kreatörer anger sitt namn, sin publikation eller sitt medium och dess webbplats, vad de ska bevaka, från en recension och foton till video, intervjuer och sociala medier, hur många som läser, tittar på eller följer dem, och sitt uppdragsbrev. Varje person som skickar in det hamnar i din presslista som en ansökan, redo för ditt team att granska.

Svaren finns också kvar i formuläret, och svar som inte har någon plats i presslistan läggs till i journalistens anteckningar, så inget de har berättat går förlorat. Lägg till en journalist för hand när din presschef träffar hen på en lansering, eller importera en lista från en CSV-fil när en byrå skickar en. Varje post sparar mediet, kontaktuppgifterna och ett behörighetsdokument som ett presskort eller en portfolio, så den som granskar har allt framför sig.

• Formulär för pressackreditering: medium, bevakning, publik och uppdragsbrev
• Direkt till din presslista: varje journalist hamnar där som en ansökan
• Importera en lista: från en CSV-fil när en byrå skickar en

• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Godkänn rätt medier med varje tillstånd tydligt

Varje ansökan går från ansökt till verifierad till godkänd, och var och en anger vilken typ av medium det är, från allmän press, branschpress och marknadspress till tv och radio, fotografer, videoteam, kreatörer i sociala medier, studentpress och utländsk press. Bocka för vad varje journalist får göra: fotografera, filma eller intervjua, och om de har skrivit under ditt embargoavtal. Din presslista räknar de godkända fotograferna och videoteamen, så du vet hur fullt det blir i diket.

Verifiera, godkänn eller avslå förfrågningar en i taget, eller bocka för många och besluta om dem tillsammans, med en motivering som täcker varje avslag. Varje avslag sparar sin motivering, och ett godkännande som du behöver ta tillbaka återkallas med registret intakt. Varje ansökan registrerar vem som verifierade behörigheten och när, sparar en versionshistorik och kan tilldelas den person i ditt team som ansvarar för den, och du ser när en kollega har samma ansökan öppen, så två pressansvariga svarar aldrig samma medium två gånger.

Ge en godkänd journalist ett bricknummer från listan, sök på namn, medium eller e-postadress, och ladda ner listan till din pressavdelning, där varje nedladdning registreras.

• Typer av medier: fotografer, videoteam, tv och radio, studentpress och utländsk press
• Verifiera och godkänn: en i taget eller i omgångar
• Tillstånd: foto, video, intervju och ett undertecknat embargo
• En ansvarig för varje förfrågan: den pressansvariga som hanterar det mediet

Skicka presspasserkort till din pressavdelning och sedan säkerhetsavdelningen

Ställ in en godkännanderegel en gång, till exempel när passerkort från pressorganisationer kommer in, fråga pressavdelningen och sedan säkerhetsavdelningen. Varje presspasserkort väntar på varje steg i tur och ordning och skickas först när det sista steget säger ja. Godkännare beslutar via en länk i sitt mejl utan inloggning, med uppgifterna bredvid varje förfrågan, till exempel hur många passerkort mediet har kvar och om personen hade ett passerkort på ditt förra evenemang.

Ett avslag kräver en förklaring, och den går tillbaka till mediet på dess egen sida. Förfrågningar där namnen snart stänger markeras som brådskande, och när din presschef är borta beslutar en ägare eller administratör för evenemanget i deras ställe, med sitt eget namn och sin motivering sparade med beslutet.

• Godkännanderegler: din pressavdelning först, sedan säkerhetsavdelningen
• Beslutslänkar: godkännare beslutar från sitt mejl
• Förklaringar går tillbaka: mediet ser varför ett passerkort avslogs

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Låt tidningar och bildbyråer namnge sina egna personer

De medier du arbetar med varje år vet vilka de skickar långt innan du gör det. Lägg till varje tidning, tv- eller radiokanal eller bildbyrå som ett externt team av typen press, ge det en tilldelning av presspasserkort och ett datum när namn stänger, och mejla dess kontaktperson en egen sida utan inloggning. De namnger sina journalister och fotografer, lägger till foton till brickorna och ser varje passerkort gå från väntande till skickat.

Sidan öppnas på kontaktpersonens eget språk, och de personer de tog med till ditt varumärkes förra evenemang erbjuds igen med ett tryck. Varje person de namnger går igenom dina godkännanderegler, så pressavdelningen ser fortfarande varje namn innan ett passerkort skickas.

• Medier som externa team: en tilldelning av passerkort för varje medium
• Foton till brickorna: läggs till av mediet för varje person det namnger
• Personer från förra gången: förra evenemangets namn läggs till igen med ett tryck

• Let outside teams name their own people for event passes

Håll lugnet i fotodiket med rätt passerkort på varje fotograf

Godkänd press kommer med i din lista över passerkort när du hämtar in personer i Ackreditering, i en pressgrupp med den tilldelning du anger. Ge presspasserkortets typ de zoner det ger tillgång till, till exempel Fotodike och Backstage, de dagar och tider det gäller och ett foto som skrivs ut på brickan. Dina personalingångar kontrollerar varje presspasserkort in och ut ur varje zon, så diket rymmer de fotografer du har godkänt och ingen annan.

Tider i diket kommer från ditt körschema, så varje godkänd fotograf vet vilka akter de fotograferar från diket och när, och ditt scenteam och din pressavdelning arbetar utifrån samma speltider. Varje akts fotoregler finns vid dess tider i diket, så fotograferna vet vad akten tillåter innan de fotograferar, och ett embargo på bevakningen anger när deras bilder och recensioner får publiceras.

En fotograf vars passerkort bara gäller lördagen nekas vid ingången till diket på söndagen, med skälet i ingångens telefon. Din arbetsledare kan släppa in någon med en motivering när pressavdelningen går med på det, och motiveringen sparas med skanningen. På plats nu visar hur många från pressen som är inne i varje zon, med deras namn och tiden var och en gick in.

• Presspasserkort: i en pressgrupp med sin tilldelning
• Zonen fotodiket: kontrolleras vid dina personalingångar vid varje skanning
• Fotobrickor: fotografens ansikte, zoner och dagar på brickan

• Ge alla som arbetar på ditt evenemang rätt passerkort, godkänt och klart innan grindarna öppnar
• Dela ut varje passerkort snabbt och håll varje zon för dem som hör hemma där

Håll varje journalist informerad före och under evenemanget

Från Meddelanden mejlar eller sms:ar du pressen utifrån deras status, till exempel alla godkända, tillsammans med crew eller team som behöver samma besked. Utgå från ett snabbt meddelande för evenemangsdagen eller be Fai om ett utkast, kontrollera exakt vem som får det innan det skickas, schemalägg det till senare och se vem det nådde och vem som öppnade det.

Använd det för tiden för fotosessionen, en ändring i dikesschemat eller presskonferensrummet, och skicka det igen till alla som det inte nådde. Varje meddelande som en person har fått om evenemanget listas under hen, så din pressavdelning kan svara ett medium som säger att det inte har hört något. Ha varje journalist och medium i din presslista, skicka dina pressmeddelanden till dem och följ den bevakning de publicerar, så ser du vad medierna sa om ditt evenemang och vilka medier du ska bjuda in igen.

• Mejla och sms:a pressen: avgränsat efter status, till exempel godkända
• Utkast från Fai: som du kontrollerar innan det skickas
• Vem det nådde: skickat, öppnat eller inte nått för varje person
• Pressmeddelanden och bevakning: skickas till din presslista, med den bevakning varje medium publicerar

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Samla in varje bild med fotokredit och användningsrättigheter

Varje fotograf, videofotograf och kreatör laddar upp sitt material via sin egen länk, så varje bild från ditt evenemang når ditt team utan jakt genom filöverföringar och meddelanden. Varje uppladdning hamnar i ditt varumärkesbibliotek med fotokrediten till den som skapade den, och dess användningsrättigheter följer med, så ditt team vet hur ett foto eller en video får användas innan det hamnar i ett inlägg, en annons eller ett pressmaterial.

Fai väljer material från ditt varumärkesbibliotek till dina inlägg i sociala medier och dina annonser, så din marknadsföring visar ditt eget evenemang från sin bästa sida och ditt team lägger mindre tid på att leta i mappar.

• Uppladdningslänk: en för varje fotograf och kreatör
• Fotokrediter: fotografen eller kreatören på varje fil
• Användningsrättigheter: sparas med varje foto och video
• Valt av Fai: material till dina inlägg i sociala medier och dina annonser

Dela dina bästa foton och videor med dina promotorer

Foton och video från ditt evenemang säljer nästa. Lägg till dem i Marknadsföringsmaterial med en färdig bildtext att klistra in och den kanal varje passar för, så laddar varje promotor ner dem bredvid sin egen promotorlänk, och varje inlägg säljer biljetter och varje försäljning krediteras den som delade.

Behåll bilder för ett evenemang på det evenemanget, eller lägg dem i ditt varumärkesbibliotek, där de är redo för promotorer på alla evenemang du arrangerar. Sortera dem i mappar och taggar, dölj material tills du är redo, eller schemalägg att det publiceras den minut du väljer och mejla dina promotorer när det sker. Varje material räknar sina nedladdningar, så du ser vilka bilder dina promotorer faktiskt använde. Ditt varumärkeskit sparar dina logotyper, färger, typsnitt och tonläge för allt ditt team skapar.

• Marknadsföringsmaterial: foton, video och bildtexter för varje evenemang
• Varumärkesbibliotek: material redo för alla evenemang du arrangerar
• Publicera i tid: promotorerna mejlas när nytt material dyker upp

• Give your promoters artwork to post about your event
• Set up a brand kit for your events