Få varje akt inkvarterad, upphämtad och på scen i tid

Registrera varje rumsblock exakt så som hotellet godkände det

Ditt team arbetar utifrån samma avtal som hotellet skrev under. Lägg till ett block med första och sista natt, rummen hotellet håller varje natt och ett annat antal de nätter som behöver det. Ange rumspriset i hotellets egen valuta, vad priset inkluderar, släppdatumet och kontakten på hotellet, och namnge blocket, till exempel Crewrum, när ett hotell håller mer än ett.

Avtal med hotell ändras, och blocket hänger med. Ändra nätterna eller rummen en viss natt och se hur många rumsnätter du lägger till eller lämnar tillbaka, med en motivering som ditt team läser i blockets historik. När ett hotell håller två block väljer du vilket block en vistelse räknas mot, och stänger ett block när det är avräknat så att dess rum förblir som de är.

Innan du ens har ett hotell kan du från en artistsida be Fai om boenden nära din lokal med deras pris per natt, eller om flygalternativ med mellanlandningar och uppskattade priser. Du jämför dem och bokar det du väljer.

• Rum natt för natt: samma antal varje natt, eller ett annat varje natt
• Pris i egen valuta: hotellets pris, även när dina biljetter säljs i en annan valuta
• Historik: vem som ändrade blocket, vad som ändrades och varför
• Stäng och öppna igen: behåll ett avräknat block som det är tills du öppnar det igen

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Se varje block fyllas när vistelserna kommer in

Ingen räknar rum för hand. När du ger en akt, en talare, en idrottare eller en crewmedlem en vistelse på hotellet med sina datum räknar blocket deras rum varje natt det håller. Ovanför blocken namnger en lista varje akt som fortfarande behöver ett rum, så de sena tilläggen blir aldrig de som står utan säng.

En vistelse räknar rummen på rumslistan, annars de rum som aktens resesällskap behöver enligt förberedelsen. Varje natt visar rum som hålls, är fyllda och är kvar, och en natt med fler fyllda rum än hotellet håller får en varning, så att du ber hotellet om fler innan någon kommer till ett fullbokat hus.

Med ett pris på blocket ser du vad de fyllda rummen kostar och vad du skulle betala om hotellet debiterade varje rum det håller. En vistelse utan eget pris räknas till blockets pris i aktens totalkostnad, så hotellet syns i aktens kostnad utan ett extra kalkylark.

• Hålls, fyllda och kvar: rumsnätter över alla block, och för varje natt i ett block
• Akter som fortfarande saknar rum: utifrån deras resesällskap och de rum erbjudandet tillåter
• Blockets kostnad: de fyllda rummen och varje rum som hålls, sida vid sida

• Vet vad ditt evenemang kommer att kosta innan räkningarna kommer
• See the all-in cost of each act on your event

Lämna tillbaka tomma rum innan du betalar för dem

När släppdatumet närmar sig jämför Fai de tomma rummen med de akter som fortfarande saknar rum. Hon föreslår att lämna tillbaka de överblivna rummen och behålla tillräckligt för de akterna, eller skriver ett utkast till ett mejl som ber hotellet om fler när dina akter behöver dem, och inget skickas förrän en kollega godkänner det på evenemangets sida I dag.

Lämna tillbaka rum själv med två val: varje tomt rum, eller natt för natt med de rum du vill behålla. Mejla hotellet om vilka rum som lämnas tillbaka från samma dialogruta, så sparas motiveringen och mejlet i blockets historik. Ett rum som en akt eller crewmedlem bor i lämnas aldrig tillbaka. Nästa år kopierar du blocken till det nya evenemanget med datumen flyttade.

• Fais påminnelse: lämna tillbaka rum eller be om fler, väntar på I dag på ditt ja
• Dagar till släppdatumet: nedräknat på varje block med tomma rum
• Hotellet meddelas via mejl: vilka rum som lämnas tillbaka, skickat från samma dialogruta

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Börja varje dag med att veta vad som väntar på dig och vem som gör vad

Ge varje hotell en rumslista som uppdaterar sig själv

Rumslistan fylls i utifrån hotellet och datumen du ger varje artist och crewmedlem, så det finns inget att skriva in igen. Lägg till rumstyp, antal rum och en anteckning till hotellet, till exempel en sen ankomst, ett tillgänglighetsanpassat rum eller en barnsäng, och skicka sedan hotellet en privat länk och skicka aldrig om ett kalkylark.

Hotellet öppnar länken utan konto och ser namn, ankomst- och avresedatum, rumstyper och dina anteckningar, uppdaterade varje minut, fortfarande läsbara om anslutningen bryts och redo att skrivas ut. Visa telefonnummer och e-postadresser bara när hotellet behöver dem, se hur ofta varje länk har öppnats och stäng av en länk när som helst.

För teamet på basen kan du skicka rumslistan eller dagens upphämtningar via mejl varje dag eller varje vecka som en nedladdning, så produktionskontoret har en kopia utan att behöva fråga.

• Rumsuppgifter: Enkelrum, Dubbelrum, Tvåbäddsrum, Svit eller en egen rumstyp
• Dela med hotellet: en privat länk utan inloggning
• Öppnad och avstängd: hur ofta varje länk har öppnats, och Stäng av när du behöver det
• Skicka regelbundet: rumslistan eller upphämtningarna via mejl enligt ett schema

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Planera varje upphämtning med krockarna upptäckta innan du sparar

Planera med de personer och fordon du faktiskt har: crew och volontärer från ditt team med namn, en inhyrd förare med telefonnummer och varje skåpbil och personbil med sina passagerarplatser och de stora väskor som får plats. Upphämtningarna hämtas från flygen och tågen under Resor, med antalet personer från aktens resesällskap, och du ger var och en en förare, ett fordon, en körtid och bagaget.

Planeraren kontrollerar planen innan du sparar den. Den pekar ut en förare eller ett fordon på två resor samtidigt, en förare med ett arbetspass samtidigt, en förare med för lite vila eller för lång dag enligt dina schemaregler, och fler personer eller väskor än fordonet tar. Du åtgärdar det, eller planerar ändå när du vet bättre, och varje varning för dagen väntar under Upphämtningar att kontrollera.

Körtider sparas, så nästa upphämtning mellan samma flygplats och hotell föreslår den tid du angav senast. Ett idrottsevenemang transporterar sina lag, en konferens sina talare och en festival sina akter, alla från samma lista över förare och fordon.

• Förare från ditt team: crew och volontärer med namn, med deras arbetspass kontrollerade
• Platser och bagageutrymme: för varje skåpbil, personbil och minibuss
• Kontrollera det här innan du sparar: varje krock utpekad, med valet att planera ändå
• Sparade körtider: föreslås igen mellan samma platser

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Förbered varje akt utan att jaga mejltrådar

Planera om hela dagen när ett flyg landar sent

Ett försenat flyg betyder inte längre en eftermiddag av telefonsamtal. Ett bevakat flyg flyttar sin upphämtning av sig själv, eller så anger du hur försenat det är. När en planerad upphämtning flyttas tillräckligt för att det ska spela roll kontrollerar Fai förarens dag och föreslår en ny plan, där hon behåller samma förare när hen är ledig eller väljer den minst upptagna lediga föraren och ett fordon som passar.

Den nya planen väntar under Nya planer från Fai och på evenemangets sida I dag, redan kontrollerad mot samma regler för platser, bagage, vila och arbetstid som en plan du gör själv. Förare med telefonnummer får ett sms bara när du godkänner det, så ingen hör talas om en ändring du inte har gått med på.

• Flyget är försenat: upphämtningen flyttas med landningstiden
• Nya planer från Fai: en kontrollerad plan för resten av förarens dag
• Godkänn och sms:a förarna: ingen får sms förrän du säger ja

Kör shuttlar och ge varje förare sin dag i telefonen

Transportera en mängd crew och artister enligt en tidtabell som alla kan lita på. Lägg till en shuttle med dess rutt, dagar, första och sista avgång och hur ofta den går, sedan platser, fordon och förare, och om den kör tillbaka efter varje tur. Varje tur visas tillsammans med dagens upphämtningar.

Varje förare öppnar en privat länk utan konto och ser bara sina egna upphämtningar och shuttleturer: hur många hen har, när den första är och varje upphämtnings passagerare, bagage, fordon och avlämningsadress, med varje tid som flyttats markerad. Visa resenärernas telefonnummer på länken bara när föraren behöver dem.

Förarna trycker på Upphämtad och Avlämnad allteftersom, med Ångra efter ett misstag. Varje tryck uppdaterar upphämtningen under Resor och ankomsterna för evenemangsdagen, så du vet var varje akt är utan att ringa någon.

• Shuttletidtabell: första och sista avgång och hur ofta den går
• Förarens dag: bara egna upphämtningar och shuttleturer
• Upphämtad och Avlämnad: ett tryck var, med Ångra efter ett misstag

Visa varje akt hela vistelsen och vad som ändrats

Ge varje akt en resplan i stället för en rad separata mejl. Hela vistelsen listar flygen, upphämtningen, hotellnätterna och varje tid från inlastning och soundcheck till setet, i ordning och i evenemangets lokala tid. Den finns på aktens dagsblad, så ditt artistteam och turnéledaren läser samma plan.

En missad ändring kan lämna en akt kvar på flygplatsen. Varje gång akten öppnar länken till sitt dagsblad sparas listan de såg, så Hela vistelsen markerar vad som lagts till, tagits bort eller flyttats sedan dess, med gamla och nya tider. Ditt team ser samma antal ändringar som akten ännu inte har sett, och Fai berättar vad som ändrats för valfri akt när du frågar.

Ett flyg från en annan tidszon visar när det landar vid ditt evenemang, så ingen behöver räkna om tidszoner i ankomsthallen.

• Hela vistelsen: resor, hotell och tider i ordning
• Evenemangets lokala tid: ett flyg från en annan tidszon visar när det landar här
• Ändrat sedan du senast tittade: tillagt, borttaget och flyttat, med gamla och nya tider

• Show each act their whole stay and what changed
• Planera varje cue, ropa ut showen live och håll alla team på samma tid