Låt Fai ställa in ditt evenemang och skriva utkast till jobben åt dig

Börja med det Fai redan vet om ditt evenemang

Öppna Drift på ett nytt evenemang så hälsar Fai dig med det hon redan vet, till exempel datumet, lokalen och biljettyperna som säljs, och föreslår sedan vilken sorts evenemang det är. Bekräfta förslaget eller kryssa för varje sorts evenemang det är, så följer avsnitten med de namn ditt evenemang använder: Talare och Rum för en konferens, Idrottare och Arenor för ett idrottsevenemang, Försäljare och Montrar för en mat- eller dryckesfestival.

Varje svar sparas när du ger det, så att du kan gå halvvägs och komma tillbaka till samma fråga. Vill du hellre utforska först hoppar du över det, så visar Fai de vanliga avsnitten för din typ av evenemang, med varje val kvar att göra senare.

• Fais hälsning: datumet, lokalen och biljettyperna hon redan känner till
• Typ av evenemang: bekräfta hennes förslag eller kryssa för varje sorts evenemang
• Sparas medan du går: gå och kom tillbaka till samma fråga

• Run your event from its Today page

Visa ditt team bara de avsnitt ditt evenemang behöver

Berätta för Fai vad du vill ha hjälp med: line-up och förberedelser, showdagen, personal och volontärer, säkerhet, pengar, sponsorer och partner, eller mat, dryck och marknadsförsäljare. En konferens frågar om talare och ett idrottsevenemang om idrottare. Dina val avgör vilka avsnitt ditt team ser, så att en klubbkväll inte belamras med campingplanering och en konferens inte får frågor om riders.

Din roll avgör var evenemanget öppnas för dig: en scenansvarig börjar på Nu och sedan, en produktionsledare på Körschema, eller på Förberedelser medan evenemanget fortfarande ligger veckor bort, och alla andra på I dag. Ändra vad Fai hjälper till med när som helst, lägg till ett avsnitt för hela teamet eller fäst de avsnitt du använder mest högst upp i din egen lista utan att ändra någon annans.

Innan du är klar visas listan som ditt team kommer att se under dina val, så att ingen blir överraskad av ett avsnitt som saknas. Ett avsnitt som redan har något i sig visas alltid.

• Vad Fai hjälper till med: de delar av evenemanget du vill ha hjälp med
• Din roll: arrangör, produktionsledare, lokalansvarig eller scenansvarig
• Dina egna fästen: de avsnitt du använder mest högst upp i din lista

Ge Fai dina papper och förra årets upplägg

Släpp avtal, riders, en line-up-lista eller förra årets körschema på Börja med Fai. Hon läser in avtal och riders i din line-up och lägger allt annat under Dokument, där hon plockar ut line-up, datum och tidsfrister. Varje fil visas när hon börjar på den, så att evenemanget fylls i medan du tar itu med nästa jobb.

Fai hittar också det evenemang som ser ut som din förra upplaga och erbjuder sig att kopiera dess upplägg. Du ser vad varje del lägger till och kryssar för det som ska följa med innan något kopieras, och personer, bokningar, svar och pengar som har lagts ut kopieras aldrig. På I dag föreslår hon en plan för att bli redo för din sorts evenemang, från att få varje avtal underskrivet till att göra upp efter showen, som uppgifter med förfallodatumen uträknade. Kryssa ur de uppgifter du inte behöver och byt namn på någon innan de hamnar på din tavla.

Anslut din inkorg så sorterar hon in evenemangets mejl och hittar jobben i dem från början, så att en tidsfrist som är begravd i ett mejl från en agent dyker upp på I dag som ett förslag.

• Ge mig något att läsa: avtal, riders, line-up-listor och körscheman
• Börja från ditt förra evenemang: du väljer vad som följer med
• Plan för att bli redo: de första uppgifterna, var och en med sitt förfallodatum
• Anslut din inkorg: evenemangets mejl sorterade från början

• Lär av i år och börja nästa år med allt redan på plats
• Låt varje mejl, samtal och dokument arbeta för ditt evenemang

Få veta om problem medan det fortfarande finns tid att lösa dem

Varje timme kontrollerar Fai evenemanget och listar det hon hittar under Ditt beslut behövs: försenade uppgifter att jaga eller ge en ansvarig, artister utan resa eller hotell när evenemanget närmar sig, tomma rum i ett hotellblock före dess släppdatum, två set bokade på samma scen samtidigt och tidsfrister hon har läst i dina avtal, mejl och samtalsanteckningar. Varje kort säger vad hon har märkt, vad ett godkännande gör och vad det bygger på.

I dag visar de viktigaste förslagen först, med nedräkningen, sålda biljetter jämfört med veckan innan, försenade uppgifter och det som ska vara klart den här veckan ovanför dem. När en speltid i ditt körschema flyttas så mycket att det spelar roll skriver Fai ett utkast till ett mejl till de team det påverkar. Efter en stor ändring, till exempel ett nytt avtal eller ett flyttat set, kan du be Fai kontrollera evenemanget direkt, så berättar hon hur många nya saker hon hittade.

Fai stänger ett förslag själv när problemet har lösts på annat sätt, till exempel när artistens resa är bokad, så att listan förblir en lista över verkligt arbete.

• Kontroll varje timme: varje del av evenemanget, varje timme
• Bygger på: registreringarna bakom varje förslag
• Be Fai kontrollera evenemanget: en ny kontroll efter en stor ändring

• Börja varje dag med att veta vad som väntar på dig och vem som gör vad

Godkänn, ändra, skjut upp eller avböj varje utkast

Godkänn ett kort så körs det direkt: mejlet skickas, uppgifterna hamnar på din tavla eller ändringen görs. Ändra först ett mejls mottagare, ämne eller meddelande, eller kryssa ur och byt namn på uppgifter innan de läggs till. Skjut upp ett förslag till i morgon eller nästa vecka, eller avböj det med en anledning, och stoppa den sortens förslag på evenemanget om de inte är till nytta för dig.

Förslag av samma sort delar ett kort, så att tio försenade uppgifter ligger på ett kort som du öppnar för att se var och en. När en kollega tar hand om ett förslag först körs inget två gånger, och kortet visar var det står. Senaste aktivitet visar vem som godkände, sköt upp eller avböjde varje förslag, och Tid som Fai sparat visar hur många timmar hon har sparat ditt team på evenemanget.

Om ett utskick startade men resultatet aldrig kom tillbaka varnar kortet för att mejlet kanske inte har skickats, så att du kontrollerar dina skickade mejl innan du skickar det igen och ingen får ett meddelande två gånger.

• Godkänn: mejlet, uppgifterna eller ändringen, med ett tryck
• Ändra först: ändra utkastet innan det går iväg
• Inte nu: påminn mig senare, avböj eller stoppa den här sorten
• Tid som Fai sparat: timmarna hon har sparat ditt team

Skicka varje mejl i ditt namn och med ditt varumärkes utseende

När din Google-brevlåda är ansluten för utskick skickar Fai mejlet från den, i ditt namn, och det visas bland dina skickade mejl. Annars skickas det i ditt varumärkes namn och svaren kommer till dig. Varje mejl har logotypen, färgen och typsnittet från ditt varumärkeskit, så att en agent, en leverantör eller en volontär ser ditt varumärke i varje meddelande.

Så ser dina mejl ut visar ett riktigt mejl från evenemanget innan någon får ett, med varifrån avsändaren, svaren, logotypen, färgen, typsnittet och sidfoten kommer. En festival med en egen identitet kan använda sin egen logotyp eller huvudfärg medan dina andra evenemang behåller varumärkeskitet, och ett steg återställer det. Samma utseende gäller förberedelseförfrågningar, erbjudanden, avtal, hyreslistor, dagsblad, mejl om arbetspass och till volontärer samt feedbackenkäten.

• Från din brevlåda: i ditt namn, bland dina skickade mejl
• Ditt varumärkeskit: logotyp, färg och typsnitt i varje mejl
• Förhandsvisning live: ett riktigt mejl från evenemanget innan det går iväg

• Choose how your event emails look

Välj vilket arbete Fai gör på varje evenemang

En klubbkväll behöver ingen som läser catering och en konferens behöver inga kontroller av riders. Fais färdigheter listar det arbete hon gör på egen hand för evenemanget, till exempel att läsa avtal, riders och försäkringsintyg eller hitta jobb i dokument och mejl, och du stänger av vad som helst av det för bara det här evenemanget. Dina andra evenemang behåller sina egna inställningar, och att slå på det igen är ett steg.

Det här kan Fai göra listar varje åtgärd hon vidtar på evenemanget när du ber om det, var och en märkt Frågar dig först eller Läser bara, så att ditt team vet innan de börjar att allt som ändrar evenemanget väntar på en person. I schemat bestämmer du separat om Fai får skicka ett arbetspass första erbjudanden och frågan om de fortfarande kommer på egen hand.

• Det här gör Fai: slå på eller av varje sorts arbete för det här evenemanget
• Det här kan Fai göra: åtgärderna hon vidtar när du ber om det
• Frågar dig först: varje åtgärd som ändrar något väntar på dig

• Choose what Fai does on your event

Be Fai om vilket jobb som helst på evenemanget med dina egna ord

Fråga som du skulle fråga en kollega, genom att skriva eller säga det högt. Fai kan checka in en publikvärd i schemat, erbjuda ett ledigt arbetspass, fylla i en förberedelse från en rider, rapportera en incident, lägga till risker i ditt riskregister, kopiera förra årets upplägg eller schemalägga feedbackenkäten. Hon frågar tillbaka när en begäran kan betyda två saker, visar exakt vad hon tänker skicka eller ändra och väntar på ditt ja.

Prata med Fai medan du går runt på området: hon svarar medan du fortfarande pratar, slutar i samma stund som du avbryter, och varje ord visas i panelen så att du kan fortsätta genom att skriva senare. En ändring går aldrig igenom på ett slentrianmässigt ja. Du godkänner den i panelen, eller högt genom att säga exakt de ord Fai läser upp för just den ändringen.

Fai läser mejl, riders och filer som information, aldrig som instruktioner, och hon arbetar inom dina behörigheter, så att hon bara når de varumärken och evenemang som din roll når. Be om ett diagram när formen betyder mer än siffrorna, eller om en skriftlig sammanfattning när svaret ska till en partner.

• Dina egna ord: inga namn på rapporter eller fält behövs
• Prata med Fai: fråga högt och fortsätt prata medan hon arbetar
• Dina behörigheter: Fai kan bara göra det du kan göra
• Ditt godkännande: i panelen eller med exakt de ord hon läser upp

• Ask Fai about your event
• Få ditt biljettarbete gjort genom att fråga Fai