Ta hand om varje VIP-gäst och håll varje merchstånd fyllt

Sälj bord och VIP-paket före kvällen

Sälj ett bås eller ett paket med flaskservering som en bordstyp, bokad av ett sällskap där köparen väljer sällskapets storlek i betalningen och priset uppdateras medan de gör det. Ta hela priset online eller en handpenning, så ser din insläppspersonal det som återstår att betala när bokningen skannas, så att ingen behöver jaga det vid bordet.

Ge varje bordstyp egna försäljningsdatum, ett eget lager och ett pris för varje extra gäst, och låt dina promotorer sälja bord via sina egna länkar. Varje bordsbokning går igenom en identitetskontroll innan kortet debiteras och biljetten utfärdas, så att du vet vem som har bokat båset innan de kommer.

Skanningsappen visar Kvar att betala med saldot när bokningen skannas. Ditt team tar betalt på plats på det sätt du väljer och markerar det sedan som betalt i appen, så att kvällens bordspengar redovisas bokning för bokning.

• Bordstyper: ett bås eller paket som bokas av ett sällskap
• Handpenning online: hela priset eller en del tas i betalningen
• Kvar att betala: saldot visas när bokningen skannas

• Sell VIP tables and bottle service through your promoters
• Tjäna mer på varje köpare med tillägg de vill ha

Planera dina VIP-ytor och bord

Ställ in varje VIP-yta och borden i den, så har varje bord ett kort med sina gäster, sin värd och vad deras biljetter innehåller. Din hospitalityansvarige ser hela VIP-delen av evenemanget från en enda plan, från båsen på terrassen till plattformen vid sidan av scenen.

Borden du säljer som bordstyper tar med sig sällskapets storlek, så att ditt team vet hur många som ska placeras vid varje bord innan gästerna kommer. Dina värdar ser samma bordskort, så att alla i VIP-teamet arbetar utifrån samma plan.

• VIP-ytor: varje yta med sina egna bord
• Bordskort: gäster, värd och vad som ingår för varje bord

Ge varje gäst en värd som får veta när de kommer

Tilldela en värd till varje gäst eller bord, så att varje VIP har en person som tar hand om dem hela kvällen. När en VIP-gästs biljett skannas vid ingången får deras värd ett larm, så att välkomnandet är redo och ingen behöver leta i publiken efter ett ansikte de bara har sett på en gästlista.

Larmet kommer från skanningen som din insläppspersonal redan gör, utan något extra steg vid ingången. Din hospitalityansvarige ser vem som tar hand om vem och fyller alla luckor innan dörrarna öppnar, så att en sen ändring i värdarnas schema inte lämnar en sponsors bord utan någon.

• Tilldelade värdar: en person för varje gäst eller bord
• Larm vid ankomst: värden får veta när deras gäst har passerat ingången
• Bemanning med en blick: varje gäst matchad med en värd

Visa varje värd vad varje biljett innehåller

Lista vad varje biljettyp innehåller, till exempel en välkomstdrink, en meet-and-greet eller ett merchpaket, så ser dina värdar det bredvid varje gäst. En gäst med VIP-biljett får allt de har betalat för, och dina värdar ger aldrig bort något som en biljett inte innehåller.

Det som ingår ligger på biljettypen, så att du ställer in det en gång för varje gäst med den biljetten och ändrar det i ett svep. En gäst med guldpaketet och en gäst med silverpaketet får var och en det som deras egen biljett listar, utan något informationsblad som dina värdar behöver lära sig utantill.

• Det som ingår per biljettyp: vad varje biljett ger sin innehavare
• Bredvid varje gäst: värden ser vad den här gästen har betalat för

Skicka riktiga biljetter till din VIP-gästlista

Varje namn på din VIP-gästlista får en riktig biljett med en egen QR-kod via mejl, så att gästerna checkas in lika snabbt som köpare och deras värd fortfarande får veta när de kommer. Lägg till gäster en i taget eller från en CSV-fil med namn och e-postadresser.

Ge en partner, till exempel en sponsor eller ett skivbolag, en delegering: ett bestämt antal gästbiljetter och en egen länk att utfärda dem från, utan inloggning till ditt evenemang. De stoppas vid ditt antal, och delegeringen visar dem inget annat om ditt evenemang. Efter kvällen ser du vem som kom in och när, så att du vet om varje partners gäster dök upp.

• Gästbiljetter: en i taget eller från en CSV-fil
• Delegeringar: en partner utfärdar sina egna namn från sin länk
• Ankomster: om varje gästlista dök upp

• How do you run a guest list for your event without a spreadsheet?
• Let a partner hand out their own tickets for your event

Vet vad varje merchstånd har och säljer

Varje merchstånd har sitt eget lager, så att du ser vad det har och vad det har sålt i dag. Ditt merchteam säljer i de kassor de redan använder, och försäljningen kommer in från ditt kassasystem, så att varje stånds lager minskar med varje såld vara och ingen behöver knappa in ett försäljningsunderlag vid midnatt.

Att känna till antalet per stånd visar vilket stånd du ska fylla på från förrådet innan bästsäljaren tar slut framför en kö, och vilket stånd som har varor det inte kommer att sälja. Din merchansvarige ser varje stånds antal från instrumentpanelen i sin telefon.

• Lager per stånd: vad varje stånd har och har sålt
• Import av försäljning: från ditt kassasystem
• Lagret följer försäljningen: varje försäljning dras av från sitt stånd

Betala varje artist deras merchandel i avräkningen

Varje akts merchförsäljning går in i deras avräkning för showen, deras andel läggs till som en egen rad och summan att betala uppdateras. Turnéledaren ser merchsiffran bredvid biljettintäkterna och kostnaderna, och varje rad säger var dess siffra kommer ifrån.

Inget på en avräkning tas bort. Vänd en felaktig siffra, så tar en ny rad ut den och båda finns kvar på underlaget, så att artistens sida alltid kan se vad som ändrades. Dela avräkningen som en länk eller skriv ut den som en PDF till turnéledaren, markera den som överenskommen när båda sidor godkänner siffrorna, och markera den som betald när artisten har fått sina pengar.

Fai kan skriva ett utkast till en avräkning, lägga till eller vända rader och dela den, och hon visar dig varje ändring innan hon gör den.

• Rad för merchandel: artistens andel som en egen rad
• Vänd en rad: en ny rad tar ut den och båda finns kvar
• Dela eller skriv ut: en länk eller en PDF till turnéledaren
• Överenskommen och betald: varje steg registrerat på avräkningen

• Settle a show with an artist after your event
• Betala alla i tid och avräkna varje show med siffror som båda parter kan kontrollera

Sälj merch med varje biljett före dagen

Sälj en t-shirt, en affisch eller ett merchpaket som ett tillval i betalningen, med eget pris och eget lager, så att fansen betalar innan de kommer och hämtar ut på dagen. Fansen betalar veckor före evenemanget, och du beställer lager med vetskap om hur mycket som redan har sålts.

Erbjud ett tillval bara med de biljettyper det passar till, till exempel en signerad affisch med VIP-biljetten, och lägg ett merchpaket bland det som ingår i ett VIP-paket så att dina värdar lämnar ut det. Merchtillval som säljs online visas i dina försäljningsrapporter tillsammans med dina biljetter, och du lägger till artistens andel av dem i deras avräkning som en egen rad.

• Merchtillval: betalade i betalningen och uthämtade på dagen
• För vissa biljettyper: en signerad affisch endast med VIP
• Lager på varje tillval: ingen köper det du inte har

• Sell parking, camping and merchandise with your tickets
• Tjäna mer på varje köpare med tillägg de vill ha