Выдайте команде карты и получайте оплату за всё, что не является билетом

Пусть те, кто проводит ваши мероприятия, платят прямо из Vault

Каждого члена команды один раз добавляют как держателя карты, и он может получить виртуальную карту для оплаты онлайн, по телефону и в приложениях или физическую карту для касс на площадке. Карта выпускается на его имя и тратит с вашего счёта Vault, поэтому поставщикам платят в тот же день, и никто не требует у вас возмещения расходов. У каждой карты есть название, например «Подотчёт продакшна», и мероприятие, за которое она платит.

Номер виртуальной карты доступен сразу после выпуска, что подходит раннеру, бронирующему фургоны, или тур-менеджеру, оплачивающему отели онлайн. Физическая карта подходит тому, кто покупает материалы в строительном магазине рядом с площадкой. Каждый платёж в «Активности по картам» показывает рядом мероприятие, поэтому траты по картам относятся к нужному шоу.

• Виртуальные карты: номер карты для оплаты сразу после выпуска
• Физические карты: у держателя на руках и на его имя
• Привязка к мероприятию: каждый платёж показывает, для какого он мероприятия

• Let your event team spend with Vault cards

Задайте нужные лимиты, выбрав, для чего карта

Укажите, для чего карта, и Vault задаст разумные правила, которые вы можете изменить. Карта команды работает со дня перед началом мероприятия до дня после его окончания с дневным лимитом. Карта для поставщика платит одному виду бизнеса в пределах согласованной суммы и до выбранной вами даты. Карта для подписок работает только онлайн с месячным лимитом, а «Свои настройки» оставляют все правила вам.

«Настроить правила» даёт опытным пользователям всё остальное: один платёж или много, лимиты на платёж, день или месяц, способы оплаты картой, снятие наличных, а также где и когда она работает. Карта с настройкой «Один платёж, потом карта перестаёт работать» подходит для одного депозита.

• Карта команды для мероприятия: работает вокруг дат мероприятия, с дневным лимитом
• Карта для поставщика: один вид бизнеса, одна сумма, до выбранной даты
• Онлайн-подписки: только онлайн, с месячным лимитом
• Настроить правила: платежи, лимиты, способы оплаты, наличные, места и даты

• Let your event team spend with Vault cards

Выдайте каждому в команде по карте за один раз

Перед монтажом фестиваля выдайте всем в команде, кому нужна карта, одно и то же назначение, мероприятие и лимит за один раз. Vault предлагает название для каждой карты, которое можно изменить, и показывает каждую карту с её правилами, прежде чем выпустить их вместе. Каждый человек получает собственную карту с теми же лимитами и датами, поэтому никто не делит карту, и одну можно заморозить, не останавливая остальные.

Результаты показывают каждую карту как «Выпущена» или сообщают, что данные человека сначала нужно исправить на странице «Держатели карт». Повторите выпуск карт, которые не были выпущены, и Vault никогда не выдаст вторую карту тому, кто уже получил карту из того же набора.

• Выпустить несколько карт: одни правила для всей команды
• Название на каждой карте: предлагается по мероприятию и человеку
• Проверка перед выпуском: все карты и их правила в одном списке

• Issue Vault cards to your whole event crew at once

Замораживайте, меняйте или отменяйте любую карту за секунды

Заморозьте потерянную карту, и каждый новый платёж по ней будет отклонён, пока вы её не разморозите, а затем отмените, когда убедитесь, что она пропала навсегда. Увеличьте лимит перед крупным заказом у поставщика, измените, где и когда работает карта, переименуйте её или привяжите к другому мероприятию в «Управлении картой». Если коллега изменил ту же карту, пока вы её редактировали, Vault покажет вам карту в текущем виде и ничего не сохранит поверх его изменения.

Скажите Fai, ассистенту в вашем кабинете, кому нужна карта, для чего она, лимит и мероприятие, и она выпустит виртуальные карты добавленным вами держателям, одному человеку или всей команде. Она может заморозить, разморозить или отменить карту, изменить её лимиты и правила, переименовать её и привязать к мероприятию. Она показывает вам каждую карту и каждое изменение и ждёт вашего «да», прежде чем внести его.

• Заморозка и разморозка: платежи останавливаются сразу и возобновляются по вашему слову
• Изменить лимиты: на платёж, на день и на месяц
• Отменить карту: для карты, пропавшей навсегда
• Спросите Fai: карты выпускаются и меняются после вашего согласия

• Freeze, cancel or change the limits on an event team's Vault card
• Делайте работу с билетами, просто попросив Fai

Храните чек и мероприятие у каждого платежа по карте

«Активность по картам» показывает, что делала каждая карта Vault, сначала новые записи: продавец, карта по её названию, сумма и статус. Добавьте к платежу фото или PDF чека, и Vault считает с него итог и название бизнеса. Если итог не совпадает с платежом, на платеже появляется «Сумма не совпадает», чтобы вы проверили, тот ли это чек, или добавили заметку, объясняющую разницу.

У каждого платежа есть заметка и мероприятие, а колонки «ЧЕК» и «МЕРОПРИЯТИЕ» показывают, каким платежам их ещё не хватает. Блокировки, проведённые покупки, возвраты и снятые блокировки отображаются отдельными строками, а у платежа в другой валюте под вашей суммой видно, сколько списал продавец. Отклонённый платёж одной фразой объясняет причину и что делать дальше.

«Напоминания о чеках» позволяют выбрать важную для вас сумму. Когда у платежа по карте на эту сумму или больше всё ещё нет чека, Fai составляет напоминание держателю карты и отправляет его по email после вашего согласия. Она может относить платежи по картам к нужному бюджету мероприятия и отмечает необычные траты по карте, чтобы вы могли быстро заморозить карту.

• Чеки к платежам: фото или PDF, итог считывается за вас
• Сумма не совпадает: появляется, когда чек не совпадает с платежом
• Напоминания о чеках: Fai их составляет, а вы отправляете каждое
• Необычные траты по карте: отмечаются, чтобы вы могли принять меры

• Add receipts, notes and events to your team's Vault card payments
• Track what your event team spends on Vault cards

Сообщите о проблемном платеже по карте своими словами

Поставщик дважды списал деньги с карты продакшна, или сценические конструкции так и не привезли. Нажмите «Сообщить о проблеме с этим платежом» прямо в самом платеже и опишите, что произошло, своими словами, по всему платежу или его части, приложив как доказательства счёт, письма поставщика или накладную. Vault открывает спор в платёжной системе с подходящей причиной.

«Споры» в «Активности по картам» отслеживают каждый спор: что пошло не так, платёж, сумму, статус и время последнего изменения, от «Отправлен в платёжную систему» и «На рассмотрении» до решения.

• Своими словами: Vault передаёт платёжной системе подходящую причину
• Доказательства: счета, письма поставщика и накладные
• Споры: каждое обращение со статусом и последним изменением

• Report a problem with an event supplier's Vault card payment and follow the dispute

Принимайте депозиты за столы, плату за аренду и предзаказы по ссылке

Платёжная ссылка указывает, за что платёж, например «Депозит за VIP-стол», с суммой и валютой, и её можно оплатить один раз или много раз. Поделитесь ею в подтверждении бронирования или в сообщении или отправьте её по email от имени бренда. Плательщик открывает страницу с названием вашего бренда, назначением платежа и суммой, а деньги поступают на ваш баланс Vault.

Для предзаказов мерча или групповых депозитов разного размера позвольте плательщику ввести сумму в принимаемых вами валютах. «Дополнительно» добавляет данные о плательщике, мероприятие, для которого деньги, и последний день оплаты. «Платёжные ссылки» показывают, сколько «Собрано» по каждой ссылке, а отключить ссылку можно в любой момент, когда она больше не нужна, при этом уже сделанные платежи остаются на вашем балансе.

• Фиксированная сумма: одна и та же сумма для всех плательщиков в одной валюте
• Выбирает плательщик: плательщик вводит сумму на странице оплаты
• Отправка по email: ссылка приходит плательщику от вашего бренда

• Collect table deposits, venue hire and sponsorship for your events with Vault payment links
• Зарабатывайте больше с каждого покупателя на нужных ему дополнениях

Выставляйте счета спонсорам, торговцам и площадкам-партнёрам от имени бренда

Когда спонсору или площадке-партнёру нужен настоящий счёт, выставьте его из Vault. В каждом счёте указаны клиент, валюта и способ оплаты: онлайн из самого счёта или банковским переводом, а также срок оплаты и примечание, например мероприятие и что покрывает счёт. Позиции берутся из сохранённых вами товаров и цен, например спонсорство главной сцены или место для торговой точки, а у выставленного счёта есть собственная ссылка и PDF для отправки.

Каждый счёт показывает свой статус и оплачен ли он, поэтому команда с первого взгляда видит, кто вам ещё должен. Счёт, оплаченный по ссылке, показывает «Оплачен». Когда клиент платит банковским переводом, отметьте счёт как оплаченный после поступления денег. Если планы меняются, аннулируйте неоплаченный счёт, и он останется в списке для вашего учёта.

Попросите Fai создать платёжную ссылку, отправить её по email или отключить, а также добавить клиента для выставления счетов, подготовить черновик счёта, выставить его, отметить как оплаченный или аннулировать. Когда поступают деньги, совпадающие с отправленным вами счётом, она предлагает отметить его как оплаченный, а для просроченного счёта составляет вежливое напоминание. Каждое изменение и каждое письмо ждут вашего «да».

• Клиенты для выставления счетов: люди и компании, которым ваш бренд выставляет счета
• Позиции: сохранённые товары и цены с налогом и итогами
• Отметить как оплаченный или аннулировать: для банковских переводов и изменившихся планов
• Напоминания о просрочке: составляет Fai, отправляются от вашего бренда после вашего согласия

• Invoice sponsors and partners for your event from Vault