Ge ditt team kort och få betalt för allt som inte är biljetter

Låt dem som driver dina evenemang betala direkt från Vault

Varje teammedlem läggs till en gång som kortinnehavare och kan ha ett virtuellt kort för att betala på nätet, per telefon och i appar, eller ett fysiskt kort för kassorna på plats. Kortet utfärdas i personens namn och drar från ditt Vault-konto, så att leverantörer får betalt samma dag och ingen jagar dig för utlägg. Varje kort har ett smeknamn som Produktionskassa och det evenemang det betalar för.

Ett virtuellt kort har sitt nummer klart så fort det utfärdas, vilket passar en springpojke som bokar skåpbilar eller en turnéledare som betalar hotell på nätet. Ett fysiskt kort passar någon som köper material på en bygghandel på plats. Varje betalning i Kortaktivitet visar evenemanget bredvid sig, så att kortutgifterna hamnar på rätt evenemang.

• Virtuella kort: ett kortnummer att betala med så fort kortet utfärdas
• Fysiska kort: bärs av kortinnehavaren och utfärdas i hens namn
• Kopplat till evenemanget: varje betalning visar evenemanget den gällde

• Let your event team spend with Vault cards

Sätt rätt gränser genom att välja vad kortet är till för

Ange vad kortet är till för, så ställer Vault in rimliga regler som du kan ändra. Ett crewkort fungerar från dagen innan ditt evenemang börjar till dagen efter att det slutar, med en daglig gräns. Ett leverantörskort betalar en typ av företag, upp till det belopp ni kommer överens om och fram till ett datum du väljer. Ett kort för onlineprenumerationer fungerar bara på nätet med en månadsgräns, och Egna inställningar lämnar varje regel åt dig.

Justera regler ger avancerade användare resten: en betalning eller många, gränser per betalning, dag eller månad, sätten kortet kan betala på, kontantuttag och var och när det fungerar. Ett kort inställt på En betalning, sedan slutar det fungera passar en enstaka handpenning.

• Crewkort för ett evenemang: fungerar kring dina evenemangsdatum, med en daglig gräns
• Leverantörskort: en typ av företag, ett belopp, fram till ett datum du väljer
• Onlineprenumerationer: bara på nätet, med en månadsgräns
• Justera regler: betalningar, gränser, betalsätt, kontanter, platser och datum

• Let your event team spend with Vault cards

Ge hela ditt crew ett kort var på en gång

Inför bygget av en festival ger du alla i crewet som behöver ett kort samma syfte, evenemang och gräns på en gång. Vault föreslår ett namn för varje kort, som du kan ändra, och visar varje kort med sina regler innan du utfärdar dem tillsammans. Varje person får sitt eget kort med samma gränser och datum, så att ingen delar kort och du kan frysa ett utan att stoppa de andra.

Resultatet visar varje kort som Utfärdat, eller anger när en persons uppgifter först behöver rättas på sidan Kortinnehavare. Försök igen med de kort som inte utfärdades, och Vault ger aldrig ett andra kort till någon som redan har fått ett från samma omgång.

• Utfärda flera kort: en uppsättning regler för hela crewet
• Ett namn på varje kort: föreslaget utifrån evenemanget och personen
• Granska innan du utfärdar: varje kort och dess regler i en lista

• Issue Vault cards to your whole event crew at once

Frys, ändra eller avsluta vilket kort som helst på några sekunder

Frys ett borttappat kort, så nekas varje ny betalning med det tills du låser upp det, och avsluta det sedan när du vet att det är borta för gott. Höj en gräns före en stor leverantörsbeställning, ändra var och när ett kort fungerar, byt namn på det eller koppla det till ett annat evenemang från Hantera kortet. Om en kollega ändrade samma kort medan du redigerade visar Vault kortet som det ser ut nu och sparar inget över hens ändring.

Berätta för Fai, assistenten i din instrumentpanel, vem som behöver ett kort, vad det är till för, gränsen och evenemanget, så utfärdar hon virtuella kort till de kortinnehavare du har lagt till, en person eller hela crewet. Hon kan frysa, låsa upp eller avsluta ett kort, ändra dess gränser och regler, byta namn på det och koppla det till ett evenemang. Hon visar dig varje kort och varje ändring och väntar på ditt ja innan hon gör den.

• Frys och lås upp: betalningarna stoppas direkt och börjar igen när du säger till
• Ändra gränser: per betalning, per dag och per månad
• Avsluta kortet: för ett kort som är borta för gott
• Fråga Fai: kort utfärdas och ändras när du har godkänt

• Freeze, cancel or change the limits on an event team's Vault card
• Få ditt biljettarbete gjort genom att fråga Fai

Ha ett kvitto och ett evenemang bakom varje kortbetalning

Kortaktivitet listar vad varje Vault-kort har gjort, nyast först: säljaren, kortet med sitt smeknamn, beloppet och statusen. Lägg till ett foto eller en PDF av kvittot på en betalning, så läser Vault av totalbeloppet och företaget från det. Om totalbeloppet inte stämmer med betalningen visar betalningen Beloppet skiljer sig, så att du kontrollerar att det är rätt kvitto eller lägger till en anteckning som förklarar skillnaden.

En anteckning och evenemanget finns på varje betalning, och kolumnerna KVITTO och EVENEMANG visar vilka betalningar som fortfarande saknar ett. Reservationer, genomförda köp, återbetalningar och släppta reservationer har var sin rad, och en betalning i en annan valuta visar vad säljaren debiterade under ditt belopp. En nekad betalning anger varför med en mening, och vad du ska göra härnäst.

Med Påminnelser om kvitton väljer du det belopp som är viktigt för dig. När en kortbetalning på det beloppet eller mer fortfarande saknar kvitto skriver Fai ett utkast till en påminnelse till kortinnehavaren och mejlar den när du har godkänt. Hon kan lägga kortbetalningar på rätt evenemangsbudget, och hon flaggar kortutgifter som ser ovanliga ut, så att du snabbt kan frysa kortet.

• Kvitton på betalningar: ett foto eller en PDF, med totalbeloppet avläst åt dig
• Beloppet skiljer sig: visas när ett kvitto inte stämmer med betalningen
• Påminnelser om kvitton: Fai skriver utkast och du skickar var och en
• Ovanliga kortutgifter: flaggas så att du kan agera på kortet

• Add receipts, notes and events to your team's Vault card payments
• Track what your event team spends on Vault cards

Rapportera en kortbetalning som gick fel med dina egna ord

En leverantör debiterade produktionskortet två gånger, eller scenen kom aldrig. Välj Rapportera ett problem med betalningen direkt från betalningen och beskriv vad som hände med dina egna ord, för hela betalningen eller en del av den, med fakturan, leverantörens mejl eller följesedeln som bevis. Vault öppnar tvisten hos kortnätverket med den orsak som passar.

Tvister i Kortaktivitet följer var och en, med vad som gick fel, betalningen, beloppet, statusen och när den senast ändrades, från Skickad till kortnätverket och Granskas fram till beslutet.

• Dina egna ord: Vault ger kortnätverket den orsak som passar
• Bevis: fakturor, mejl från leverantörer och följesedlar
• Tvister: varje rapport med sin status och sin senaste ändring

• Report a problem with an event supplier's Vault card payment and follow the dispute

Ta emot bordshandpenningar, hyresavgifter och förbeställningar med en länk

En betalningslänk anger vad betalningen gäller, till exempel handpenning för VIP-bord, med belopp och valuta, och kan betalas en gång eller många gånger. Dela den i din bokningsbekräftelse eller i ett meddelande, eller mejla den från ditt varumärke. Betalaren öppnar en sida med ditt varumärkes namn, vad betalningen gäller och beloppet, och pengarna hamnar på ditt Vault-saldo.

För förbeställningar av merch eller grupphandpenningar av olika storlek låter du betalaren ange beloppet i de valutor du tar emot. Fler alternativ lägger till uppgifter för betalaren, evenemanget pengarna gäller och sista dagen att betala. Betalningslänkar visar vad varje länk har Insamlat, och du stänger av en länk när du är klar, medan betalningar som redan har gjorts stannar på ditt saldo.

• Fast belopp: samma belopp för varje betalare, i en valuta
• Betalaren väljer: betalaren anger beloppet på betalningssidan
• Skicka via mejl: länken går till betalaren från ditt varumärke

• Collect table deposits, venue hire and sponsorship for your events with Vault payment links
• Tjäna mer på varje köpare med tillägg de vill ha

Fakturera sponsorer, försäljare och samarbetande evenemangsplatser från ditt varumärke

När en sponsor eller en samarbetande evenemangsplats behöver en riktig faktura skapar du den i Vault. Varje faktura har kunden, valutan och om de betalar på nätet via fakturan eller med banköverföring, med ett förfallodatum och ett meddelande, till exempel evenemanget och vad fakturan gäller. Fakturaraderna kommer från de produkter och priser du sparar, till exempel ett sponsorskap av huvudscenen eller en försäljningsplats, och en slutförd faktura har en egen länk och PDF att skicka.

Varje faktura visar sin status och om den har betalats, så att ditt team direkt ser vem som fortfarande är skyldig dig pengar. En faktura som betalats via sin länk visar Betald. När en kund betalar med banköverföring markerar du fakturan som betald när pengarna har kommit in. Om planerna ändras makulerar du en obetald faktura, och den finns kvar i listan för din bokföring.

Be Fai att skapa en betalningslänk, mejla den eller stänga av den, och att lägga till en fakturakund, skriva ett utkast till en faktura, slutföra den, markera den som betald eller makulera den. När det kommer in pengar som stämmer med en faktura du har skickat föreslår hon att den markeras som betald, och hon skriver ett utkast till en vänlig påminnelse för en förfallen faktura. Varje ändring och varje mejl väntar på ditt ja.

• Fakturakunder: personerna och företagen ditt varumärke fakturerar
• Fakturarader: sparade produkter och priser, med moms och summor
• Markera som betald eller makulera: för banköverföringar och ändrade planer
• Påminnelser om förfallna fakturor: Fai skriver utkasten, och de skickas från ditt varumärke när du godkänner

• Invoice sponsors and partners for your event from Vault