Leitstelle, Publikum und Sanitätszelt über ein gemeinsames Live-Bild führen

Alles sehen, was auf dem Gelände passiert, während es passiert

Ordner, Security, Sanitätsdienst, Barleitungen und Geländecrew melden alle in dasselbe Live-Protokoll, mit dem Ihre Leitstelle arbeitet. Eine Meldung erfasst, was passiert ist, wo und wie ernst es ist, sodass ein Ordner mit einer Schlange vor sich einen Ohnmachtsfall an der Bar in Sekunden erfasst. Jeder Eintrag zeigt sein Team, seine Zone, eine Markierung auf Ihrem Geländeplan und seinen Schweregrad, die schwersten oben.

Der Schweregrad wird in einfachen Worten statt mit Codes beschrieben. Kritisch heißt Lebensgefahr oder Rettungsdienste sofort nötig, hoch heißt, jemand ist verletzt, es gibt eine Sorge um den Schutz einer Person oder ein Risiko für viele Menschen, mittel braucht jemanden, der sich kümmert, und niedrig wird für den Verlauf festgehalten. Alle stufen gleich ein, sodass die Leitstelle ein „hoch“ vom Haupteingang genauso liest wie ein „hoch“ vom Campingplatz.

Die Markierung zählt so viel wie die Worte. Eine Meldung über ein Gedränge am Wellenbrecher landet genau an der Stelle, an der es passiert ist, auf demselben Geländeplan, auf dem Ihr Team schon zeichnet. So sieht die Person, die Hilfe schickt, den nächsten Eingang, die nächste Erste-Hilfe-Station und den Weg, ohne über Funk nach dem Weg zu fragen.

• Einsatzprotokoll: jede Meldung von jedem Team, die ernstesten zuerst
• Markierung auf Ihrem Geländeplan: jeder Eintrag dort, wo es passiert ist
• Team und Zone: wer zuständig ist und wo auf dem Gelände es ist
• Schweregrad in einfachen Worten: kritisch, hoch, mittel oder niedrig, für alle beschrieben

• Report and handle incidents at your event

Jedem Eintrag eine zuständige Person geben und ihn bis zum Abschluss führen

Jeder Eintrag nennt, wer sich darum kümmert, sodass die Leitstelle nie zwei Teams zum selben Sturz schickt, während eine Schlägerei am hinteren Eingang wartet. Stufen Sie einen Eintrag hoch, wenn er ernster wird, fügen Sie Updates hinzu, wenn Rettungskräfte eintreffen oder der Bereich geräumt ist, und setzen Sie ihn von neu auf in Bearbeitung, gelöst und geschlossen. Jeder Schritt kommt mit Person und Zeitpunkt in den Verlauf des Eintrags, sodass die Person, die ihn beim Schichtwechsel übernimmt, die ganze Geschichte in Sekunden kennt.

Updates werden dem Verlauf hinzugefügt und nie überschrieben, und Einträge werden nie gelöscht. Ein versehentlich erfasster Eintrag wird mit einer Notiz geschlossen, die das sagt, und ein geschlossener Eintrag kann wieder geöffnet werden, wenn das Problem zurückkommt. Wenn Ihre Genehmigungsbehörde, Ihr Versicherer oder ein Anwalt fragt, was um zehn nach neun an der Hauptbar passiert ist, steht die Antwort da, in der richtigen Reihenfolge, mit jedem Namen und jeder Uhrzeit.

Fai liest jede neue Meldung und schlägt Art und Schweregrad vor. Die bearbeitende Person übernimmt ihren Vorschlag mit einem Klick oder bleibt bei ihrer eigenen Einschätzung und kann Fai erneut fragen, sobald mehr Details da sind. Ihr Team entscheidet, Fai spart ihm das Tippen.

• Wer sich darum kümmert: eine zuständige Person für jeden Eintrag
• Hochstufen: einen Eintrag hochstufen, wenn er ernster wird
• Vollständiger Verlauf: jeder Schritt und jedes Update mit Person und Zeitpunkt
• Vorschlag von Fai: Art und Schweregrad jeder Meldung

Jeden Einsatz an das richtige Team auf dem richtigen Kanal geben

Geben Sie einen Eintrag an das Team, das für seine Zone zuständig ist, auf dem Funkkanal, den dieses Team abhört. Kanäle und Rufnamen kommen aus dem Funkplan, den Sie schon bei Ihrem Material führen, sodass Leitstelle, Security-Aufsicht und Sanitätsdienst mit einem Plan arbeiten und sich niemand um zwei Uhr morgens merken muss, auf welchem Kanal die Ordner am Campingplatz sind.

Ihr Funkplan listet jeden Kanal so, wie er auf dem Funkgerät erscheint, wer ihn nutzt und die Rufnamen mit der Person, die auf jeden antwortet. Drucken Sie einen Funkplan zum Aushängen im Container und an jedem Eingang, und der Tagesplan jeder Abteilung zeigt die Kanäle, die dieses Team nutzt. Ändert sich der Plan, folgen ihm der nächste Einsatz und der nächste Tagesplan.

• Einsätze nach Zone: an das Team, das für die Zone zuständig ist
• Funkplan: Kanäle, Rufnamen und wer auf jedem antwortet
• Funkliste: eine gedruckte Liste aller Kanäle zum Aufhängen

• Hand out radios and kit to your event crew

Das Live-Protokoll auf den Fernseher Ihrer Leitstelle bringen

Öffnen Sie Ihren privaten Leitstellen-Link auf einem Fernseher oder Computer in Ihrem Leitstellencontainer, und das Live-Protokoll erscheint dort ohne Anmeldung. Alle im Container sehen neue Einträge ankommen, wer an welchem dran ist und was noch offen ist, sodass Polizeiverbindung, Leitung des Sanitätsdienstes und Ihre Sicherheitsdirektion dasselbe Bild sehen, ohne dass jemand seinen eigenen Login teilt.

Der Link ist für die Wand im Container gemacht. Behalten Sie ihn in Ihrer Leitstelle, und deaktivieren Sie ihn oder erstellen Sie einen neuen, wenn er weiter kommt, als er soll. Persönliche Angaben aus vertraulichen Einträgen erscheinen dort nicht, sodass der Fernseher dort stehen kann, wo Besucher des Containers ihn sehen.

• Leitstellen-Link: das Live-Protokoll auf jedem Fernseher oder Computer
• Privater Link: keine Anmeldung und keine geteilten Logins
• Ohne vertrauliche Details: sicher für einen Fernseher, den Besucher sehen

Wissen, wie voll jede Zone ist, bevor sie voll ist

Ein Gedränge vorne in einem Zelt beginnt lange, bevor jemand es über Funk meldet. Geben Sie die sichere Kapazität jeder Zone ein, von der Arena und dem Hauptzelt bis zum Graben und zur Fanzone, und ihre Live-Zahl steht daneben, gebildet aus den Scans beim Betreten und Verlassen an Ihren Eingängen. Fai verfolgt, wie sich jede Zone füllt, und warnt Sie, bevor sie den von Ihnen festgelegten Wert erreicht, mit dem passenden Schritt, etwa einen Eingang anzuhalten oder die Ausweichfläche zu öffnen.

Das Ankunfts- und Abgangstempo zeigt, wie schnell Leute kommen und gehen. So wissen Sie, wann Sie mehr Spuren öffnen sollten, wann das Publikum des Headliners gleich zwischen den Bühnen wechselt und ob sich das Gelände am Ende der Nacht wie geplant leert. Eine Heatmap legt die Zahlen über Ihren Geländeplan, sodass die überlasteten Zonen sofort neben den Bühnen, Bars und Ausgängen auffallen, die Sie eingezeichnet haben.

Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Fai warnt und schlägt vor, Ihre Sicherheitsleitung hält den Eingang an oder öffnet die Ausweichfläche, und die Schritte, die Ihr Notfallplan mit einem Auslöser für Besucherzahlen verknüpft, stehen neben der Warnung bereit.

• Zahlen pro Zone: live, im Vergleich zur sicheren Kapazität, die Sie festlegen
• Frühwarnungen: von Fai, mit vorgeschlagenem nächsten Schritt
• Ankunfts- und Abgangstempo: wie schnell sich jede Zone füllt und leert
• Heatmap: jede Zone nach ihrer Auslastung eingefärbt

• Wetter und Risiken kommen sehen und den Plan bereit haben

Mit den Zahlen beginnen, die Ihre Personaleingänge schon führen

Ihre Personaleingänge zählen schon, wer auf dem Gelände und in jeder Zone ist, und dann nach Passgruppe oder Organisation, und „Jetzt vor Ort“ aktualisiert sich selbst, solange es geöffnet ist. Öffnen Sie die Zahl einer Zone für einen Appell aller Personen darin mit ihrer Eintrittszeit. Genau diese Liste brauchen Sie, wenn ein Bauwerk geräumt werden muss oder die Crew eines Dienstleisters vollständig erfasst sein muss.

Jeder Pass wird beim Scannen gegen seine Zonen, Tage und Zeiten geprüft, und jede Bewegung wird mit Ort, Richtung und scannender Person gespeichert. Hinausgehen wird nie abgewiesen, und wenn an jedem besetzten Ausgang hinaus gescannt wird, bleibt jede Zahl richtig. Die Besucherzahlen, auf die sich Ihre Leitstelle verlässt, beruhen auf denselben Scans, sodass die Zahlen auf dem Fernseher im Container die sind, die Ihre Eingänge erfasst haben.

• Jetzt vor Ort: wer auf dem Gelände und in jeder Zone ist
• Appell: alle in einer Zone mit ihrer Eintrittszeit
• Bewegungen: jeder Scan eines Passes, hinein und hinaus

• Check accreditation passes in and out at your event staff gates
• Jeden Pass schnell ausgeben und jede Zone den Leuten vorbehalten, die dorthin gehören

Jeden Patienten mit einem privaten Sanitätsprotokoll versorgen

Ihr Sanitäts- und Betreuungsteam sieht Menschen am schlimmsten Tag ihres Events, und ihre Notizen verdienen mehr als ein Klemmbrett im Zelt. Erfassen Sie Sichtung, Behandlung und Ergebnis jedes Patienten in einem privaten Eintrag, der mit dem Vorfall verknüpft ist, aus dem er kam, sodass ein an der zweiten Bar gemeldeter Sturz und die anschließende Versorgung eine vollständige Geschichte erzählen.

Nur Personen mit der Rolle „Sanitätsdienst“ beim Event sowie dessen Inhaber und Admins öffnen die Details, und jeder Aufruf eines Eintrags wird protokolliert. Sie wählen für jedes Event, wie lange Einträge aufbewahrt werden, auch dauerhaft, und beim Löschen eines Eintrags werden die persönlichen Angaben entfernt, während die Zahlen bleiben.

Alle anderen bekommen die Zahlen ohne die Namen. Die Leitstelle, der Schichtbericht der Sicherheitsleitung und Ihre Nachbesprechung sehen, wie voll das Sanitätszelt war und welche Art von Fällen kam, und niemand außerhalb des Sanitätsteams sieht, wer die Patienten waren. Sanitäts-, Schutz- und Betreuungsvorfälle starten auch im Einsatzprotokoll als vertraulich, sodass dieselbe Sorgfalt für die Meldung und die Behandlung gilt.

• Sichtung, Behandlung und Ergebnis: jeder Patient von der Ankunft bis zur Entlassung
• Mit Vorfällen verknüpft: jeder Patient neben der Meldung, aus der er kam
• Rolle „Sanitätsdienst“: Details nur für die Personen, die sie brauchen
• Zahlen ohne Namen: für die Leitstelle und Ihre Nachbesprechung

Von ernsten Vorfällen erfahren, sobald sie gemeldet werden

Kommt eine Meldung als hoch oder kritisch herein oder wird später auf eine dieser Stufen hochgestuft, schickt Fai sofort eine E-Mail an Ihre Sicherheitsleitung und an Inhaber und Admins des Events, mit Schweregrad, Art, Ort, Zeit und einem Link. Ist ein kritischer Vorfall später noch offen, bekommen sie eine weitere E-Mail, und eine dringende Aufgabe zeigt Ihrem Team, dass nachgefasst wird.

Fai prüft das Protokoll außerdem jede Stunde auf Muster. Passieren mehrere Vorfälle derselben Art kurz hintereinander am selben Ort, etwa Sanitätseinsätze an der Hauptbar, entwirft sie eine E-Mail an Ihre Sicherheitsleitung mit der Frage, ob der Bereich mehr Personal braucht, bereit zur Zustimmung durch Ihr Team. Warn-E-Mails sagen nie, was passiert ist oder wer beteiligt war, sodass sie unbedenklich mitten in einer vollen Menge auf einem Smartphone ankommen können.

Alle im Team Ihres Events können Fai bitten, in eigenen Worten einen Vorfall zu melden oder ein Update hinzuzufügen, egal wo sie gerade stehen. Sie zeigt ihnen, was sie erfassen wird, und wartet auf ihr Ja, und die Meldung erreicht Einsatzprotokoll und Sicherheitsleitung genauso wie eine im Dashboard getippte.

• Sicherheitsalarme: Ihre Sicherheitsleitung sofort über alles Ernste informiert
• Noch offen: eine zweite E-Mail und eine dringende Aufgabe bei einem kritischen Vorfall
• Muster: dieselbe Art von Vorfall am selben Ort
• Über Fai melden: für alle im Team Ihres Events