Die richtigen Leute schnell informieren und jeden Vorfall von der Meldung bis zum Abschluss bearbeiten

Nur die Leute erreichen, die es wissen müssen

Kreuzen Sie die Gruppen an, für die eine Nachricht bestimmt ist: Abteilungen, Leute im Dienstplan, die gesamte Crew, Freiwillige, die Teams der Künstler, Händler, Presse, Sponsoren oder die Leute, die eines Ihrer Formulare beantwortet haben. Grenzen Sie jede Gruppe nach Status, Rolle, Tag, Team oder Schicht ein, sodass eine Toränderung an die Einlassordner vom Samstag geht und an niemanden sonst, und wer in zwei Gruppen ist, bekommt die Nachricht einmal.

Jedes Team, das an Ihrem Event arbeitet, ist schon im Dashboard, sodass es keine Liste zu exportieren und keinen Gruppenchat aktuell zu halten gibt. Grenzen Sie die Leute, die ein Formular beantwortet haben, nach Ihrer Entscheidung oder nach einer ihrer Antworten ein, etwa alle angenommenen Bewerbungen von Freiwilligen oder alle, die in ihren Antworten das Barteam gewählt haben.

• Wer sie erhält: jedes Team, das an Ihrem Event arbeitet, bereit zum Ankreuzen
• Jede Gruppe eingrenzen: nach Status, Rolle, Tag, Team oder Schicht
• Leute, die ein Formular beantwortet haben: eingegrenzt nach Ihrer Entscheidung oder einer Antwort

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Schnell formuliert mit Showtag-Vorlagen und Fais Entwürfen

Starten Sie mit einer kurzen Showtag-Nachricht wie Wetterpause, Toränderung, Neue Auftrittszeit, Verspätung oder Entwarnung, oder sagen Sie Fai, was Sie sagen wollen, und sie entwirft es im Ton Ihrer Marke. Fügen Sie Vorname, Schichtzeit, Team, Rolle oder Bühne jeder Person ein, sodass jede Nachricht wie für sie geschrieben wirkt, und senden Sie sie per E-Mail, SMS oder beidem.

Unter Druck will niemand eine Nachricht bei null anfangen. Die Vorlagen enthalten die Worte, die ein Eventteam nutzt, mit markierten Lücken für Tor, Uhrzeit oder Bühne, und Fais Entwurf gibt Ihnen einen Ausgangspunkt, den Sie ändern können, bevor etwas rausgeht. Ist die Gruppe eines Formulars angekreuzt, können Sie die Antwort jeder Person auf eine seiner Fragen einfügen, etwa den Anreisetag.

Verschiebt sich eine Set-Zeit im Ablaufplan um eine Viertelstunde oder mehr, schlägt Fai auf der Seite „Heute“ des Events eine E-Mail an die betroffenen Teams vor, und nichts geht raus, bevor jemand in Ihrem Team zustimmt.

• Kurze Showtag-Nachrichten: Wetterpause, Toränderung, Verspätung und mehr
• Fai um einen Entwurf bitten: sagen, was Sie brauchen, und ihre Worte prüfen
• Die Angaben jeder Person: Vorname, Schichtzeit, Team, Rolle oder Bühne
• E-Mail und SMS: ein Kanal oder beide in derselben Nachricht

Prüfen, wer sie bekommt, und dann sofort oder später senden

Bevor etwas rausgeht, sehen Sie, wer die Nachricht per E-Mail und per SMS bekommt und wer warum ausgelassen wird, etwa wegen einer fehlenden Handynummer oder einer Nummer, die mit STOP geantwortet hat. Senden Sie sofort oder planen Sie den Versand in der Zeitzone des Events, und brechen Sie eine geplante Nachricht jederzeit ab, bevor sie rausgeht. Am Showtag steht „Personen schreiben“ auch oben in der Showtag-Ansicht.

Ändert sich die Gruppe zwischen Prüfen und Senden, etwa weil neue Freiwillige in den Dienstplan kommen, sehen Sie die neue Zahl und prüfen erneut, sodass genau die Zahl rausgeht, der Sie zugestimmt haben. Planen Sie das Briefing für den nächsten Morgen am Vorabend, und die Crew bekommt es beim Frühstück, während Sie schlafen.

• Vor dem Senden prüfen: jede Person, die sie bekommt, nach Kanal
• Später senden: zur gewählten Zeit, in der Zeitzone des Events
• Abbrechen: eine geplante Nachricht, bis sie rausgeht

Sehen, wen jede Nachricht erreicht hat, und sie erneut senden

Öffnen Sie eine Nachricht, um jede Person als gesendet, geöffnet, unterwegs oder nicht gesendet zu sehen, und grenzen Sie auf die Leute ein, die sie nicht erreicht hat. Ist der Versand abgeschlossen, senden Sie sie nur an diese Leute erneut, und öffnen Sie ein Crewmitglied, um jede Nachricht zu sehen, die es zum Event bekommen hat.

Sagt ein Ordner, er habe nie von der Toränderung gehört, sehen Sie, was er wann bekommen hat und ob es ihn erreicht hat. E-Mail-Antworten gehen an die E-Mail-Adresse Ihrer Marke, sodass die Antwort eines Händlers bei den Leuten landet, die sie beantworten können.

• Zustellung: gesendet, geöffnet, unterwegs oder nicht gesendet für jede Person
• Erneut senden: nur an die Leute, die sie nicht erreicht hat
• Nachrichten an eine Person: alles, was sie zum Event bekommen hat

Dienstplan und Listen nach Zeitplan ans Team senden

Senden Sie Dienstplan, Ablaufplan, Advancing-Status, Zimmerliste oder Abholungen jeden Tag oder jede Woche an die richtigen Leute, an dem Tag und zu der Uhrzeit, die Sie wählen. Jede Person bekommt eine E-Mail mit einem Link und meldet sich an, um die Datei herunterzuladen, die immer aus der Liste in ihrem aktuellen Stand erstellt wird. Erstellen Sie jederzeit sofort eine Datei, wenn Sie eine brauchen, und pausieren oder beenden Sie einen Zeitplan jederzeit.

Das ersetzt die Tabellenrunde am Montag: den Dienstplan an die Sicherheitsleitung, die Zimmerliste an das Reiseteam, die Abholungen an die Transportleitung. Listen mit Namen gehen nur an Eigentümer und Admins, jede Datei und jeder Download wird gespeichert, und kann keine der gewählten Personen eine Liste noch sehen, pausiert Ticket Fairy den Zeitplan und informiert die Eigentümer und Admins.

• Regelmäßig senden: jeden Tag oder jede Woche, zu Ihrer Uhrzeit
• Ihre Listen: Dienstplan, Ablaufplan, Advancing, Zimmerliste und Abholungen
• Downloads mit Anmeldung: ein Link zur Datei, nie ein Anhang

• Send your event lists to your team on a schedule

In Sekunden erfassen, was passiert ist

Geben Sie ein, was passiert ist, wo und wie ernst es ist, und die Meldung ist erfasst. Die Uhrzeit ist jetzt und die meldende Person sind Sie, sofern Sie nichts ändern, und Sie können die Stelle auf Ihrem Geländeplan wählen. Die beteiligten Personen stehen unter den weiteren Angaben, getrennt davon, was passiert ist, wo nur Ihr Sicherheitsteam sie lesen kann. Alle im Team Ihres Events können Fai auch vom Handy aus bitten, einen Vorfall zu erfassen oder eine Aktualisierung hinzuzufügen, und sie wartet zuerst auf ihr Ja.

Zu jeder Schwerestufe gibt es eine einfache Beschreibung, sodass ein Ordner weiß, dass Lebensgefahr kritisch ist und ein leichter Stoß, der nur festgehalten wird, gering. Markieren Sie eine Meldung als vertraulich, und nur Ihr Sicherheitsteam und die meldende Person lesen sie vollständig. Alle anderen sehen nur, dass etwas passiert ist, wann und wie ernst. Medizinische Vorfälle, Schutzfälle und Vorfälle zum Wohlergehen sind von Anfang an vertraulich, und jedes Öffnen eines vertraulichen Vorfalls wird gespeichert.

• Drei Antworten: was passiert ist, wo und wie ernst
• Auf der Karte wählen: die Stelle auf Ihrem Geländeplan
• Vertraulich: von Anfang an bei Medizin, Schutzfällen und Wohlergehen
• Über Fai melden: für alle im Team Ihres Events

• Report and handle incidents at your event

Ihre Sicherheitsleitung sofort informieren, wenn etwas Ernstes passiert

Wird ein Vorfall als hoch oder kritisch gemeldet oder später auf eine dieser Stufen angehoben, schickt Fai Ihrer Sicherheitsleitung und den Eigentümern und Admins des Events sofort eine E-Mail mit Schwere, Art, Ort und Zeit sowie einem Link zum Vorfall. Die E-Mail sagt nie, was passiert ist oder wer beteiligt war. Ist ein kritischer Vorfall später noch offen, bekommen sie erneut eine E-Mail, und eine dringende Aufgabe zeigt Ihrem Team, dass nachgehakt wird.

Fai prüft Ihr Vorfallprotokoll außerdem jede Stunde auf Muster. Passieren mehrere Vorfälle derselben Art kurz hintereinander am selben Ort, etwa medizinische Einsätze an der Hauptbar, entwirft sie eine E-Mail an Ihre Sicherheitsleitung mit der Frage, ob der Bereich mehr Besetzung braucht, oder eine Aufgabe, wenn keine Sicherheitsleitung genannt ist, zur Freigabe durch Ihr Team.

• Sicherheitsalarme: bei jeder Meldung mit hoher oder kritischer Schwere
• Später angehoben: ein ernster eingestufter Vorfall löst ebenfalls Alarm aus
• Muster: dieselbe Art von Vorfall am selben Ort

• Leitstelle, Publikum und Sanitätszelt über ein gemeinsames Live-Bild führen

Fai jede Meldung einordnen lassen, während Ihr Team entscheidet

Fai liest jede Meldung und schlägt Art und Schwere vor, und die bearbeitende Person übernimmt ihren Vorschlag mit einer Schaltfläche oder behält ihren eigenen. Legen Sie fest, wer den Vorfall bearbeitet, bringen Sie ihn von neu über in Bearbeitung und gelöst bis abgeschlossen und fügen Sie Aktualisierungen hinzu, während etwas passiert. Jeder Schritt kommt mit Person und Zeitpunkt in den Verlauf, und Aktualisierungen werden ergänzt, nie überschrieben.

Das Protokoll listet zuerst, was bearbeitet werden muss, das Ernsteste oben, mit Zahlen nach Status, sodass die diensthabende Leitung auf einen Blick sieht, was offen ist. Vorfälle werden nie gelöscht: Ein versehentlich erfasster wird mit einer Notiz abgeschlossen, und ein abgeschlossener Vorfall kann wieder geöffnet werden. Wenn es so weit ist, entfernen Sie die persönlichen Angaben eines Vorfalls, und die beteiligten Personen und der Text jeder Aktualisierung werden gelöscht, während der Nachweis, wer was wann getan hat, vollständig bleibt.

Jeder Vorfall fließt auch ins nächste Event ein. Fai liest die Vorfälle früherer Events Ihrer Marke, wenn sie ein Risikoregister entwirft, sodass eine Art von Vorfall, die immer wieder vorkommt, mit ihrer Anzahl im Register fürs nächste Jahr auftaucht.

• Fai schlägt vor: Art und Schwere
• Nächster Schritt: Bearbeitung starten, als gelöst markieren, abschließen oder wieder öffnen
• Bisheriger Verlauf: jeder Schritt und jede Aktualisierung mit Person und Zeitpunkt
• Persönliche Angaben entfernen: Personen und Aktualisierungen gelöscht, der Nachweis bleibt

• Wetter und Risiken kommen sehen und den Plan bereit haben