Wetter und Risiken kommen sehen und den Plan bereit haben

Die kommende Woche an Ihrer Location sehen, mit jeder Warnung

Sobald Ihr Event noch eine Woche entfernt ist, steht das Wetter für Ihre Location unter den Verkaufszahlen auf der Seite „Performance“. Es öffnet mit den aktuellen Bedingungen, mit Temperatur, gefühlter Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Wind und jüngstem Regen, und einer Leiste der kommenden Tage, auf der jeder Ihrer Eventtage markiert ist. Eine Unwetterwarnung für die Gegend erscheint über der Vorhersage, mit den Stunden, für die sie gilt, und dem Wetterdienst, der sie herausgegeben hat.

Das Wetter neben den Verkäufen zu lesen zählt an dem Tag, an dem Sie entscheiden, ob Sie noch eine Last-Minute-Kampagne starten, mehr Wasser bestellen oder die Aftershowparty nach drinnen verlegen. Die Warnung stammt aus den amtlichen Warnungen für die Gegend um Ihre Location, sodass Ihr Sicherheitsteam dieselbe Warnung liest, nach der die Behörden handeln, mit ihren Stunden zum Abgleich mit Ihren eigenen Terminen und Ihren Schlechtwetter- und Evakuierungsplänen.

• Vorhersage für Ihre Location: die kommenden Tage mit markierten Eventtagen
• Amtliche Warnungen: die Stunden, für die sie gelten, und wer sie herausgegeben hat
• Aktuelle Bedingungen: Temperatur, gefühlte Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Wind

• Check the weather for your event

Jeden Showtag im Detail lesen

Wählen Sie einen beliebigen Tag auf der Leiste, um Höchst- und Tiefstwert, Regenwahrscheinlichkeit, erwartete Regenmenge, Wind sowie Sonnenauf- und -untergang an der Location zu sehen. Ihre Crew weiß, wann es für das De-Rigging dunkel wird, Ihre Barleitung weiß, ob der Tag mehr Wasser oder mehr Regenponchos verlangt, und Ihre Bühnenleitung sieht den Wind an dem Tag, an dem das Rigging hochgeht.

Die späteren Tage einer langen Laufzeit kommen auf die Leiste, sobald sie in Reichweite sind, jeder mit seiner Markierung, sodass sich eine Festivalwoche Tag für Tag füllt. Eine Show, die in den frühen Morgenstunden endet, wird an dem Tag markiert, an dem sie beginnt, sodass die Leiste dazu passt, wie Ihr Team über die Termine spricht.

• Eventtag: jeder Ihrer Tage auf der Leiste markiert
• Regen und Wind: Regenwahrscheinlichkeit, erwartete Regenmenge und Wind
• Sonnenauf- und -untergang: an Ihrer Location an jedem Tag

Für die Extreme planen, die Ihr Datum schon erlebt hat

Solange Ihr Event noch Monate entfernt ist, sehen Sie, wie sein erster Tag an Ihrer Location üblicherweise ist: durchschnittlicher Höchst- und Tiefstwert, Rekordhoch und Rekordtief, typischer Regen, Luftfeuchtigkeit und Wind, aus vielen Jahren Wetterhistorie. Planen Sie Schatten und Wasser für ein Hitzerekord, Heizstrahler und Unterstände für einen Kälterekord und Bodenplatten für ein Datum, an dem es meist nass ist, lange bevor es eine Vorhersage gibt.

Diese Ansicht öffnen Sie, wenn Sie Zelte buchen, Generatoren mieten oder Ihren Sanitätsdienstleister zum Thema Hitze briefen. Sie macht aus „im Juli ist es meistens gut“ die tatsächlichen Werte für Ihr Gelände und gibt Ihrem Sicherheitsausschuss die Zahlen hinter Ihrem Schlechtwetterplan.

• Rekordhoch und Rekordtief: die Extreme, die Ihr Datum schon erlebt hat
• Typischer Regen: was das Datum üblicherweise bringt
• Viele Jahre Wetterhistorie: für Ihre Location und Ihr Datum

Jeden Auslöser mit den Schritten Ihres Teams verknüpfen

Legen Sie in Ihrem Notfallplan die Auslöser für Wind, Blitz, Hitze und Besucherzahlen fest und verknüpfen Sie jeden mit seinen Schritten, etwa eine Bühne pausieren, Unterstände öffnen, Wasser ausgeben oder Ihren Ticketinhabern eine Nachricht senden. An Showtagen kommt die Vorhersage für Ihre Location Stunde für Stunde und wird mit Ihren Werten und den amtlichen Warnungen abgeglichen, sodass Ihr Sicherheitsteam rechtzeitig sieht, in welchen Stunden ein Wert überschritten wird, mit den Schritten daneben.

Niemand muss sich mitten in einem Unwetter an das Verfahren erinnern. Wenn ein Auslöser greift, zeigt der Plan die Schritte, die Sie mit Ihren Sicherheits-, Security- und Sanitätsdienstleistern vereinbart haben, in der richtigen Reihenfolge, und Ihr Team setzt sie um. Ein Auslöser für Besucherzahlen funktioniert genauso, mit den Live-Zahlen pro Zone aus Ihrer Leitstelle, sodass eine Zone, die sich zu schnell füllt, und eine heranziehende Gewitterfront beide den Plan öffnen, den Sie schon geschrieben haben.

Eine Nachricht an Ticketinhaber ist einer der Schritte, die ein Auslöser enthalten kann. Wenn eine Bühne pausiert oder sich die Eingänge ändern, erfahren die Menschen, die zu Ihrem Event kommen, es von Ihnen, als Teil desselben Plans, dem Ihr Sicherheitsteam folgt.

• Wetterauslöser: Werte für Wind, Blitz und Hitze, die Sie wählen
• Auslöser für Besucherzahlen: für eine Zone, die sich zu schnell füllt
• Stündliche Überwachung: jeder Showtag mit Ihren Werten abgeglichen
• Geplante Schritte: Bühne pausieren, Unterstände öffnen, Wasser ausgeben, Ticketinhaber informieren

• Leitstelle, Publikum und Sanitätszelt über ein gemeinsames Live-Bild führen

Ihr Risikoregister mit einem Entwurf für Ihr Event beginnen

Fai entwirft ein erstes Register aus der Art Ihres Events, dem Publikum, das Sie zur vollsten Zeit erwarten, ob Sie drinnen oder draußen sind, Ihren Terminen und Ihrer Endzeit. Ein Open-Air-Festival bekommt Druck an den Absperrungen und Unwetter, eine Konferenz überfüllte Räume bei beliebten Sessions, und ein spätes Ende bringt Lärmbeschwerden und Menschen, die im Dunkeln zu Bus und Bahn laufen. Jedes Risiko sagt, warum es auf der Liste steht, und nichts wird gespeichert, bevor Sie wählen, was Sie behalten.

Der Entwurf wächst mit dem Event. Ein größeres Publikum bringt Einlasskontrollen und das Gedränge, wenn alle gleichzeitig gehen, ein mehrtägiges Event bringt Ermüdung bei Personal und Freiwilligen, und ein Open-Air-Event deckt Hitze, Gewitter und starken Wind ab. Jedes entworfene Risiko kommt mit vorgeschlagenen Maßnahmen, etwa Ordner an Engstellen zu Spitzenzeiten oder mit Ihren Lieferanten vereinbarte Windgrenzen, sodass Sie ein Register bearbeiten, statt vor einer leeren Tabelle zu sitzen.

• Von Fai entworfen: die Risiken, die Ihre Art von Event üblicherweise hat
• Der Grund für jedes Risiko: warum Fai es auf die Liste gesetzt hat
• Sie wählen, was bleibt: nichts wird gespeichert, bevor Sie es hinzufügen

• Keep a risk register for your event

Aus jedem Vorfall bei Ihren früheren Events lernen

Fai liest die Vorfälle, die Ihr Team bei den früheren Events Ihrer Marke erfasst hat. Eine Art von Vorfall, die immer wieder passiert, erhöht die Wahrscheinlichkeit dieses Risikos im Entwurf oder fügt das Risiko hinzu, wenn es in Ihrem Register fehlte, und der Entwurf sagt, wie viele Vorfälle dahinterstehen. Ihr Register wird mit jedem Event genauer, aus dem Verlauf, den Ihr Team ohnehin führt.

Damit schließt sich der Kreis, den die meisten Sicherheitsteams offen lassen. Der Ohnmachtsfall an der Bar im letzten August und das verlorene Kind im Familienbereich im Juni sind keine Zeilen in einem alten Protokoll mehr, sondern Gründe im diesjährigen Register, mit den Belegen daneben für Ihren Sicherheitsausschuss.

• Frühere Vorfälle: was schon schiefging, für jedes Risiko gezählt
• Höhere Wahrscheinlichkeit: wiederkehrende Risiken höher bewertet

• Die richtigen Leute schnell informieren und jeden Vorfall von der Meldung bis zum Abschluss bearbeiten

Jedes Risiko gleich bewerten, zuweisen und prüfen

Wählen Sie, wie wahrscheinlich ein Risiko ist und wie schlimm es wäre, und der Wert wird für Sie berechnet, sodass jedes Risiko im Register von allen gleich bewertet wird. Halten Sie fest, was Sie dagegen tun, eine Maßnahme pro Zeile, und nennen Sie dann, wer zuständig ist und wann es geprüft wird. Das Register listet die höchsten Werte zuerst, und die Kachel „Risiken“ auf der Seite „Heute“ Ihres Events zählt die Risiken, die geprüft werden müssen.

Wenn Ihre Maßnahmen wirken, senken Sie Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung, und der Wert folgt, sodass das Register zeigt, wo Sie jetzt stehen. Zwei Personen können gleichzeitig am Register arbeiten: Was jemand aus dem Team zwischendurch gespeichert hat, wird nie überschrieben, und das Formular zeigt Ihnen dessen Fassung zur Prüfung, bevor Sie erneut speichern.

• Wert: Wahrscheinlichkeit mal Auswirkung, nie von Hand eingegeben
• Was du dagegen tust: die Maßnahmen für jedes Risiko
• Wer zuständig ist: eine verantwortliche Person für jedes Risiko
• Prüfen bis: das Datum, an dem jedes Risiko erneut geprüft wird

Genehmigungsbehörden und Versicherern ein aktuelles Register zeigen

Markieren Sie ein Risiko als unter Kontrolle, wenn Ihre Maßnahmen umgesetzt sind, akzeptieren Sie es, wenn Sie beschlossen haben, damit zu leben, und schließen Sie es ab, wenn es nicht mehr zutrifft. Ein abgeschlossenes Risiko kann wieder geöffnet werden, Risiken werden nie gelöscht, und jede Änderung bleibt im Verlauf des Risikos. So ist das Register, das Sie einer Genehmigungsbehörde zeigen, dasselbe, mit dem Ihr Team gearbeitet hat.

Fragen Sie Fai in eigenen Worten nach dem Wetter oder dem Register: was die Vorhersage für Samstag sagt, ob für die Location eine Warnung gilt, wie das Datum üblicherweise ist oder welche Risiken überfällig für eine Prüfung sind. Sie kann auf Ihre Bitte das Register entwerfen, Risiken hinzufügen und ihren Status ändern, und sie zeigt Ihnen vorher jede Änderung und wartet auf Ihr Ja.

• Unter Kontrolle, akzeptiert oder abgeschlossen: ein klarer Status für jedes Risiko
• Vollständiger Verlauf: jede Änderung bleibt erhalten, nichts wird gelöscht
• Fai fragen: Vorhersage, Historie und Register in Ihren eigenen Worten