Ihren Geländeplan aktuell halten und jede Lieferung durch das richtige Tor bringen

Mit dem Plan starten, den Ihr Geländeteam schon nutzt

Laden Sie den Geländeplan, mit dem Ihr Team schon arbeitet, als Bild hoch und zeichnen Sie direkt darauf. Markieren Sie zwei Punkte, deren Abstand Sie kennen, geben Sie ihn in Metern ein, und jeder Ort auf der Karte zeigt seine echte Größe, von der Länge eines Zauns bis zur Fläche eines Campingplatzes. Sie planen das Feld, das Sie wirklich haben, und niemand misst einen Standplatz zweimal aus.

Legen Sie eine Straßenkarte oder ein Satellitenbild Ihrer Venue unter den Plan, richten Sie es einmal aus, und Ihr Team zeichnet auf dem echten Gelände. Die Karte darunter bietet auch einen schnellen Weg, den Maßstab festzulegen oder einen von Hand festgelegten Maßstab zu prüfen, sodass Standplatzgrößen und Laufwege in echten Metern stimmen. Wählen Sie, wie stark die Karte durchscheint, damit Ihre eigene Zeichnung gut lesbar bleibt.

Ändert sich der Plan, laden Sie die neue Version hoch, und alles, was Sie gezeichnet haben, bleibt, wo es war. So behalten Sie monatelange Arbeit auf der Karte durch jede Überarbeitung der Zeichnung.

• Ihr eigener Plan: die Zeichnung, die Ihr Geländeteam schon nutzt
• Maßstab festlegen: Längen und Flächen in echten Metern
• Karte darunter: eine Straßenkarte oder ein Satellitenbild unter Ihrem Plan

• Draw your event site map and share it

Jede Bühne, Bar, Toilette und jeden Weg auf eine gemeinsame Karte bringen

Zeichnen Sie Flächen für Arena, Campingplätze und Parkplätze, Punkte für Bühnen, Bars, Essen, Toiletten, Erste Hilfe, Eingänge, Ausgänge, Trinkwasser und Strom sowie Linien für Wege und Zäune. Benennen Sie jeden Ort auf Ihre Art, etwa VIP-Bar oder Camping Gold, und verknüpfen Sie ihn mit einer Bühne oder einem Team. Ihr ganzes Team öffnet dieselbe Karte auf Computer, Tablet oder Handy, sodass Bühnenleitung, Sicherheitsleitung und Barleitung alle auf den Plan dieser Woche schauen.

Zeichnen Sie jeden Händlerstandplatz als Fläche und ziehen Sie Ihre angenommenen Händler auf ihre Standplätze, sodass die Standplatznummer des Händlers zur Karte passt und seine eigene Händlerseite zeigt, wo er steht. Geben Sie ein, wie viele Toiletten ein Block hat, und Fai zählt sie, wenn sie Ihre Karte prüft. Meldet Ihr Team einen Vorfall, kann es die Stelle auf derselben Karte wählen, sodass die Einsatzzentrale sieht, wo es passiert ist.

Zwei Personen können gleichzeitig an der Karte arbeiten. Jeder Ort zeigt, wer ihn zuletzt geändert hat, und ändern zwei von Ihnen gleichzeitig denselben Ort, wird das zweite Speichern gestoppt, und die Karte zeigt die Version der anderen Person, sodass niemand versehentlich die Arbeit eines Kollegen überschreibt.

• Flächen, Punkte und Linien: mit Rückgängig und Wiederholen immer zur Hand
• Mit Bühnen und Teams verknüpft: Karte und Eventplan stimmen überein
• Händler auf ihren Standplätzen: jeder angenommene Händler auf die Karte gezogen
• Gemeinsam bearbeiten: mit der Person, die jeden Ort zuletzt geändert hat

• Jeden Standplatz nach Ihren Regeln anlegen und Ihren Umsatzanteil abrechnen

Fai die Sicherheitsgrundlagen für Ihr Publikum prüfen lassen

Sagen Sie Fai, wie viele Leute Sie zum vollsten Zeitpunkt erwarten, und sie prüft Ihre Karte auf Erste Hilfe, Ausgänge, Trinkwasser, Toiletten und barrierefreie Sichtplätze für ein Publikum dieser Größe. Sie sagt in einfachen Worten, was noch fehlt und wie viele Sie jeweils brauchen, und ein Klick setzt den fehlenden Punkt auf Ihren Plan, bereit zum Verschieben an die richtige Stelle.

Das ist die Prüfung, die Sie sonst am Abend vor der Sitzung mit den Sicherheitsbehörden mit Taschenrechner und Ausdruck machen würden. Führen Sie sie nach jeder Änderung am Plan erneut aus, und Sie gehen in die Sitzung mit dem Wissen, dass die Grundlagen auf der Karte sind.

Fai kann Ihre Karte auch lesen, einen Ort hinzufügen, verschieben oder entfernen, ihn mit einer Bühne oder einem Team verknüpfen, einen Händler auf einen Standplatz setzen, den Maßstab festlegen und den Besucherplan veröffentlichen oder offline nehmen, wenn Sie sie darum bitten. Sie zeigt Ihnen jede Änderung und wartet auf Ihr Ja, bevor sie sie vornimmt.

• Meinen Plan prüfen: Erste Hilfe, Ausgänge, Wasser, Toiletten und barrierefreie Sichtplätze
• Passend zu Ihrem Publikum: nach den Leuten, die Sie zum vollsten Zeitpunkt erwarten
• Platzieren: jeder fehlende Punkt Ihrem Plan hinzugefügt

Einen übersichtlichen Plan veröffentlichen, dem Ihre Besucher folgen können

Wählen Sie die Orte, die Besucher brauchen, etwa Bühnen, Bars, Toiletten, Eingänge und Erste Hilfe, und veröffentlichen Sie. Besucher sehen Ihren Plan nur mit diesen Orten, unter dem Line-up auf Ihrer Eventseite, während Ihre Notizen, privaten Orte und Backstage-Bereiche bei Ihrem Team bleiben.

Die Karte Ihres Teams und der Besucherplan sind getrennt, sodass Sie an den Änderungen für nächste Woche weiterarbeiten können, ohne dass Besucher einen halbfertigen Plan sehen. Wenn Sie bereit sind, listet „Besucherplan aktualisieren“ genau auf, was Besucher sehen werden, bevor es live geht, und Sie können den Besucherplan jederzeit offline nehmen. Drucken Sie den Plan mit Legende für die Wand im Produktionsbüro oder speichern Sie ihn als PDF für eine Briefingmappe.

• Nur, was Besucher brauchen: Ihre Notizen erreichen nie den öffentlichen Plan
• Auf Ihrer Eventseite: unter dem Line-up, das Besucher schon lesen
• Drucken: der Plan mit Legende oder als PDF gespeichert

Rettungsdiensten und Lieferanten einen Live-Plan der Orte geben, die sie brauchen

Erstellen Sie einen privaten Link zum Plan für die Feuerwehr, den Rettungsdienst, ein Team für Barrierefreiheit oder einen Stromlieferanten. Wählen Sie Rettungsdienste, Barrierefreiheit, Lieferanten oder genau die Arten von Orten, und der Link ergänzt sie zum öffentlichen Plan: Ausgänge, Wege, Erste Hilfe und Orte, die frei bleiben müssen, oder Strom, Wasser, Parken und Backstage. Niemand muss sich anmelden, und der Link zeigt Ihr Gelände immer im aktuellen Stand.

Ein verschobener Brandschutzpunkt oder ein neuer Weg ist auf der Karte, sobald die Feuerwehr den Link das nächste Mal öffnet, sodass Sie nicht nach jeder Änderung ein neues PDF mailen. Die Seite zeigt Namen, Formen und Symbole, nie Ihre Notizen oder wer zu Ihrem Team gehört.

Jeder Link zählt, wie oft er geöffnet wurde, sodass Sie sehen, dass die Sicherheitsbehörden ihn tatsächlich nutzen. Geben Sie einem Link eine neue Adresse oder stoppen Sie ihn, sobald er jemanden erreicht, der ihn nicht haben sollte, und Fai kann nach Ihrer Bestätigung einen Link zum Plan erstellen, erneuern oder stoppen.

• Rettungsdienste: Ausgänge, Wege, Erste Hilfe und freizuhaltende Orte
• Barrierefreiheit: barrierefreie Orte, Toiletten, Wege und Parkplätze
• Lieferanten: Strom, Wasser, Parken, Eingänge und Backstage
• Stoppen oder erneuern: eine neue Adresse oder ein Stopp jederzeit

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Ihre Lieferungen über den Aufbautag verteilen

Öffnen Sie Anfahrtszeiten für jedes Tor oder jeden Bereich, mit der Zahl der Fahrzeuge, die jede aufnehmen kann, und Ihr Aufbautag füllt sich mit einem gleichmäßigen Strom von Lieferungen. Jede Zeit zeigt, wie viele Plätze gebucht sind, und schließt, wenn sie voll ist, sodass ein voller Morgenslot nie zu einer Lkw-Schlange auf der Zufahrt wird.

Wählen Sie, wer jede Zeit buchen kann: Ihre externen Teams, Ihre Händler oder beide. Eine Händleranlieferung und eine Bühnenbaulieferung teilen sich dann dieselben Tore, ohne sich in die Quere zu kommen. Ergänzen Sie, was Fahrer wissen müssen, etwa welche Einfahrt sie nutzen und dass auf dem Gelände Warnwesten Pflicht sind, und jedes Team liest es beim Buchen. Zeiten laufen bis in den nächsten Morgen, wenn Sie eine Anlieferung über Nacht brauchen.

• Anfahrtszeiten: nach Tag, Tor oder Bereich und Zahl der Fahrzeuge
• Wer buchen kann: externe Teams, Händler oder beide
• Was Fahrer wissen müssen: jedem Team beim Buchen angezeigt

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Lieferanten und Händler ihre Fahrzeuge selbst buchen lassen

Jedes externe Team öffnet ohne Konto seine eigene Seite, wählt eine Anfahrtszeit mit freien Plätzen und gibt Kennzeichen, Fahrzeug, Lieferfirma, Fahrer und Ladung ein. Es bekommt einen Referenzcode und einen Code, den das Tor scannen kann, und kann bis zur Ankunft des Fahrzeugs die Angaben ändern, die Zeit verschieben oder stornieren. Sie sparen sich Anrufe und E-Mail-Ketten, und jede Buchung kommt vollständig an.

Teams bekommen eine E-Mail, wenn eine Lieferung gebucht, verschoben, storniert oder entschieden wird und wenn Sie ihre Anfahrtszeit ändern. Ruft ein Lieferant eine Buchung durch, buchen Sie für ihn und senden ihm den Code per E-Mail. Verschieben oder stornieren Sie eine Lieferung, und ihr Platz geht für jemand anderen an die Anfahrtszeit zurück.

Für Lieferungen, die einen zweiten Blick brauchen, etwa einen Kran oder eine Überbreite, fügen Sie eine Freigaberegel hinzu. Jede passende Buchung wartet mit reserviertem Platz auf die in der Regel genannten Personen, das Team liest Ihre Begründung, wenn Sie ablehnen, und das Tor kann sie erst einchecken, wenn sie freigegeben ist.

• Buchungen auf ihrer Seite: Kennzeichen, Fahrzeug, Fahrer und Ladung
• Referenz- und Torcodes: für den Fahrer zum Vorzeigen bei der Ankunft
• Freigaberegeln: die Personen, die über jede Art von Lieferung entscheiden

• Allen, die bei Ihrem Event arbeiten, den richtigen Pass geben, freigegeben und bereit vor der Toröffnung

Das Tor vom Handy aus betreiben und wissen, wer vor Ort ist

Ihr Torteam öffnet das Tor auf einem Handy oder Tablet und sieht, wie viele Fahrzeuge erwartet werden, da sind, weg sind, spät dran sind, nicht angekommen sind und auf Freigabe warten. Es findet ein Fahrzeug über Code oder Kennzeichen, checkt es ein und wieder aus, wenn es abfährt. Sie wissen immer, welche Lieferanten vor Ort sind und welche sich verspäten.

Bei einem für einen anderen Tag gebuchten Fahrzeug werden Sie zuerst gefragt, warum Sie es einlassen, und ein falsches Tippen wird in einem Schritt rückgängig gemacht. Ist eine Anfahrtszeit vorbei, markieren Sie ein Fahrzeug als nicht angekommen und checken es wie gewohnt ein, wenn es später doch kommt. Das Öffnen des Tors und jede Suche werden gespeichert, weil sie Namen und Telefonnummern der Fahrer zeigen.

Fragen Sie Fai, welche Lieferungen heute Nachmittag fällig sind, oder bitten Sie sie in eigenen Worten, eine Lieferung zu buchen, zu verschieben oder zu stornieren, eine Anfahrtszeit hinzuzufügen oder ein Fahrzeug einzuchecken. Sie zeigt Ihnen die Änderung und wartet zuerst auf Ihr Ja.

• Toransicht: jedes Fahrzeug unter seiner Anfahrtszeit
• Referenz oder Kennzeichen: ein für jeden Tag gebuchtes Fahrzeug finden
• Ein- und auschecken: mit Rückgängig, verspätet und nicht angekommen