Jede Genehmigung erteilt und jede Absperrung abgezeichnet, bevor Einlass ist

Jede Genehmigung mit der Behörde verfolgen, die sie erteilt

Führen Sie jede Genehmigung unter ihrer Behörde: Ordnungsamt, Feuerwehr, Polizei, Straßenverkehrsbehörde und Gesundheitsamt. Ihre Genehmigungskoordination sieht in einer Übersicht, wo jeder Antrag steht, und alle anderen im Team wissen, wen sie zur Straßensperrung, zur Sperrzeitverlängerung oder zum Besuch der Lebensmittelkontrolle fragen müssen.

Ein Event mit vielen Behörden besteht aus getrennten Gesprächen, die alle vor demselben Morgen abgeschlossen sein müssen. Die Übersicht führt jedes mit seiner eigenen Behörde, Kontaktperson und seinen Terminen, sodass eine langsame Antwort der Straßenverkehrsbehörde Wochen vorher sichtbar ist, bevor sie das Verkehrskonzept aufhält, und eine neue Koordinatorin am ersten Tag das ganze Bild übernehmen kann.

• Nach Behörde: Ordnungsamt, Feuerwehr, Polizei, Straßenverkehr und Gesundheit
• Stand jeder Genehmigung: was erteilt ist und was Sie noch braucht

Jede Auflage vor ihrer Frist erfüllen

Jede Genehmigung trägt die Auflagen, die die Behörde damit verbunden hat, jede mit ihrer Frist. Arbeiten Sie sie eine nach der anderen ab, sehen Sie auf einen Blick, was noch offen, bald fällig oder überfällig ist, und gehen Sie in den Eröffnungstag mit jeder erfüllten Auflage und dem Nachweis daneben.

An Auflagen scheitern Events: der Ordnerschlüssel, den die Genehmigung nennt, die Lärmmessung, die die Stadt verlangt hat, die Sanitätsabdeckung, die der Sicherheitsausschuss festgelegt hat. Jede steht bei der Genehmigung, zu der sie gehört, mit einem Datum, sodass niemand in der letzten Woche feststellt, dass eine Auflage aus der Frühjahrsbesprechung nie zugewiesen wurde.

• Auflagen: jede, die die Behörde festgelegt hat
• Fristen: was offen, bald fällig oder überfällig ist

Die Unterlagen sammeln, die jede Behörde verlangt

Halten Sie fest, welche Unterlagen Sie an jede Behörde senden, und sammeln Sie zuerst die, die Sie von Ihren Lieferanten brauchen. Bitten Sie Ihre externen Teams einmal um Versicherungsnachweise, Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsanweisungen und Gas- oder Elektroprüfbescheinigungen, und jedes Team lädt seine Datei auf seiner eigenen Seite ohne Anmeldung hoch. Fai liest in jeder Datei das Ablaufdatum und die Deckung und sagt, was nicht passt, etwa eine Police, die vor Ihrem Event endet, und Sie akzeptieren sie oder bitten um Änderungen.

Jede Unterlage zeigt, wie viele Teams sie akzeptiert bekommen haben, was noch geprüft werden muss, wer überfällig ist und wessen Deckung ausläuft. Erinnern Sie alle Teams, denen noch eine Datei fehlt, auf einmal, geben Sie einem Team mehr Zeit oder fügen Sie eine Datei hinzu, die Ihnen ein Lieferant per E-Mail geschickt hat, damit sie genauso gelesen und geprüft wird. Bevor eine akzeptierte Unterlage abläuft, wird das Team erinnert, eine neuere zu senden.

• Gesendete Unterlagen: was an welche Behörde ging und wann
• Unterlagen von externen Teams: Versicherungen, Gefährdungsbeurteilungen und Bescheinigungen
• Von Fai gelesen: Ablaufdatum, Deckung und was nicht passt
• Erinnerungen: bevor eine Datei fällig ist und bevor sie abläuft

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Jede Genehmigung und Bescheinigung sehen, die dringendste zuerst

Die Genehmigungsübersicht baut auf „Genehmigungen und Zertifikate“ auf. Dort sortieren sich Schankgenehmigungen, Lebensmittel- und Gesundheitsgenehmigungen, Versicherungsnachweise und Brandschutzabnahmen des Events danach, was Sie zuerst braucht: abgelaufen, dann bald ablaufend, dann wartend auf Prüfung. Suchen Sie nach Zuständigkeitsgebiet, ausstellender Behörde oder Dokumentnummer, und markieren Sie jede Unterlage als verifiziert oder abgelehnt.

Auf einem Food- und Getränkefestival heißt das die Schank- und Lebensmittelgenehmigungen für jede Bar und jeden Händler, auf einer Convention die Genehmigungen für altersbeschränkte Angebote. Die Bescheinigungen Ihrer Händler stehen neben den Unterlagen Ihrer externen Teams, sodass die Person, die vor dem Load-in den Papierkram prüft, mit einer Liste arbeitet.

• Genehmigungen und Zertifikate: jede Lizenz und Genehmigung für das Event
• Das Dringendste zuerst: abgelaufen und bald ablaufend ganz oben
• Suche: nach Zuständigkeitsgebiet, Behörde oder Dokumentnummer

Jeden Zaun und jede Absperrlinie in Ihren Geländeplan zeichnen

Zeichnen Sie den Außenzaun, den Wellenbrecher vor der Bühne und jede Absperrlinie für das Publikum in denselben Geländeplan, mit dem Ihr Team schon arbeitet. Legen Sie einmal den Maßstab fest, und jede Linie zeigt ihre Länge, sodass Ihr Zaunlieferant für die richtige Anzahl an Elementen anbietet und Ihre Aufbaucrew weiß, wo jeder Abschnitt beginnt und endet.

Ziehen Sie eine Linie, wenn sich der Plan ändert, mit Rückgängig und Wiederholen jederzeit zur Hand. Zwei Personen können gleichzeitig am Plan arbeiten, und Änderungen an verschiedenen Stellen kollidieren nie. Fai kann den Plan auf Erste Hilfe, Fluchtwege, Trinkwasser, Toiletten und barrierefreie Zuschauerplätze für das erwartete Publikum prüfen und sagt Ihnen, was noch fehlt, bevor der Sicherheitsausschuss ihn sieht.

• Absperrlinien: in Ihren eigenen Geländeplan gezeichnet
• Längen: jede Linie vermessen, sobald der Maßstab steht
• Meinen Plan prüfen: Fai sucht nach Ausgängen, Erster Hilfe, Wasser und Toiletten

• Draw your event site map and share it

Jede Linie nach Checkliste aufbauen und planmäßig prüfen

Geben Sie jeder Absperrlinie ihre Aufbau-Checkliste und lassen Sie Ihre Crew sie unterwegs abhaken, sodass Ihre Produktionsleitung lange vor Einlass sieht, welche Linien fertig sind und an welchen noch gearbeitet werden muss. Legen Sie dann fest, wann jede Linie geprüft wird, von der ersten Prüfung nach dem Aufbau bis zu den Prüfungen an jedem Showtag, und Ihr Prüfer geht die Linie Punkt für Punkt durch und zeichnet sie ab.

Eine Absperrung wird so oft geprüft, wie Ihr Sicherheitskonzept es vorsieht, und niemand muss daran denken. Der Wellenbrecher vor der Bühne kann vor Einlass, beim Umbau vor dem Headliner und nach dem Set geprüft werden, während der Außenzaun jeden Morgen abgegangen wird, jede Linie nach ihrem eigenen Zeitplan. Bühnen, Anschlagpunkte und andere Bauten werden mit denselben zeitlich geplanten Prüfungen abgezeichnet.

• Aufbau-Checklisten: jeder Schritt für jede Linie
• Geplante Prüfungen: wann jede Linie geprüft werden muss
• Abzeichnung: durch die Person, die geprüft hat

Genau zeigen, was wann und von wem geprüft wurde

Jeder Aufbauschritt, jede Prüfung und jede Abzeichnung kommt in den Verlauf der Linie, und jede erfüllte Auflage, gesendete Unterlage und bestandene Abnahme in den der Genehmigung. Wenn Ihre Genehmigungsbehörde, Ihr Versicherer oder Ihre Nachbesprechung nach einer Absperrung oder einer Auflage fragt, ist die Antwort schon da, mit Namen und Uhrzeiten.

Derselbe Verlauf hilft der nächsten Ausgabe. Die Genehmigungskoordination im nächsten Jahr beginnt mit den Behörden, Auflagen und Kontakten, die dieses Jahr funktioniert haben, und das Geländeteam weiß, welche Absperrlinien zusätzliche Prüfungen brauchten und warum.

• Vollständiger Verlauf: jede Prüfung, Abzeichnung und Auflage bleibt erhalten
• Bereit für Nachfragen: von Genehmigungsbehörden und Versicherern

Feuerwehr und Lieferanten den aktuellen Plan geben

Senden Sie der Feuerwehr, dem Rettungsdienst oder Ihrem Zaunlieferanten einen privaten Link zu Ihrem Live-Geländeplan, mit den Ausgängen, Wegen, Erste-Hilfe-Stationen oder Stromanschlüssen, die sie brauchen, zusätzlich zum öffentlichen Plan. Der Link zeigt den Plan immer im aktuellen Stand, sodass ein versetzter Zaun oder ein neuer Rettungsweg beim nächsten Öffnen da ist, und er endet an dem Datum, das Sie wählen.

Jeder Link zeigt, für wen er ist, bis wann er funktioniert und wie oft er geöffnet wurde. Geben Sie einem Link eine neue Adresse, wenn er zu weit gekommen ist, oder deaktivieren Sie ihn jederzeit. Die Seite, die sie öffnen, zeigt nur Orte und Wege, nie Ihre Notizen oder wer in Ihrem Team ist, und verlangt keine Anmeldung, sodass ein Prüfer sie beim Rundgang auf dem Smartphone öffnen kann.

• Private Plan-Links: für Rettungsdienste, Barrierefreiheit oder Lieferanten
• Immer der aktuelle Plan: ein versetzter Zaun erscheint beim nächsten Öffnen
• Jederzeit deaktivieren: einen Link beenden, sobald er nicht mehr funktionieren soll

• Share a private event site map with emergency services and suppliers