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  3. Abendkasse & Einlass

Lassen Sie jeden Gast schnell ein und gleichen Sie Ihre Abendkasse jeden Abend ab

Ihr Einlassteam scannt Tickets mit dem eigenen Smartphone und sieht, welches Bändchen es ausgeben soll, und Spontanbesucher zahlen am Einlass per Karte, Smartphone oder bar. Finden Sie am Schalter der Abendkasse jeden Gast nach Name oder E-Mail-Adresse, geben Sie hinterlegte Tickets aus, drucken Sie ein Ticket nach oder senden Sie es erneut, und gleichen Sie am Ende des Abends jede Kasse mit ihrem Wechselgeld ab. Das Einlasspersonal sieht beim Scannen den Altersstatus jedes Gastes, VIP-Hosts erfahren, wann ihre Gäste ankommen, und Ihr Schalter für Barrierefreiheit arbeitet über einen Link auf einem Smartphone.

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  • Eine Schlange, die an jedem Eingang vorangeht
  • Eine Ticketkasse, die jeden Abend aufgeht
  • Jeder Gast am Schalter beantwortet
Tabelle „Einzelne Tickets“ in Ticket Fairy mit Status und Check-in-Zeit jedes Tickets und der Person, die es gescannt hat

Lassen Sie Ihr Einlassteam mit dem eigenen Smartphone scannen

Laden Sie jede Person, die scannt, als Einlasspersonal ein, für Ihr festes Team in Ihre Marke oder für eine Crew für einen Abend in ein einzelnes Event. Dieses Login öffnet die Entry Fairy App und nichts in Ihrem Dashboard, und die Einladung enthält die Links zu den App-Stores, sodass Ihr Team die App am Vortag installiert. Jedes Smartphone sieht einen Scan, der auf einem anderen gemacht wurde, sodass ein an einem Eingang eingelassenes Ticket an jedem anderen als bereits eingecheckt erscheint, mit der Uhrzeit und der Person, die es gescannt hat.

Ein Login pro Person setzt einen Namen neben jeden Einlass. Wenn ein Gast sagt, ein Freund sei mit seinem Ticket hineingegangen, oder eine Leitung fragt, welcher Eingang eine Gruppe durchgelassen hat, steht die Antwort am Ticket, mit der Uhrzeit des Einlasses und dem Namen der Person, die es gescannt hat. Sie können Aushilfen für einen Abend ein Login als Einlasspersonal geben, ohne ihnen Verkäufe, Käufer oder Auszahlungen zu zeigen, und es entfernen, wenn der Abend vorbei ist.

Testen Sie vor dem Einlass ein Ticket auf jedem Smartphone, und machen Sie den Testscan danach rückgängig, damit das Ticket für seinen Inhaber bereit ist. Fai kann Ihr Einlassteam einladen, der Gästeliste ihre Tickets senden und festlegen, was jedes Ticket am Einlass darf, und sie zeigt Ihnen jede Einladung und jede Änderung, bevor etwas gesendet oder gespeichert wird.

  • Login für Einlasspersonal: die Scan-App und sonst nichts
  • App Entry Fairy: auf den eigenen iOS- oder Android-Smartphones Ihres Einlassteams
  • Jedes Smartphone auf dem gleichen Stand: ein an einem Eingang gescanntes Ticket erscheint an jedem Eingang

Check-in & Abendkasse Teams & Sicherheit

Seite „Check-In“ in Ticket Fairy mit dem Download der Scan-App Entry Fairy für das Einlassteam

Geben Sie jedem Gast das richtige Bändchen und die richtige Antwort

Ordnen Sie jedes Bändchen den Tickettypen zu, die es bekommen, und bei jedem Scan zeigt die App Ihrem Einlassteam, welches Bändchen es anlegen soll. Geben Sie auch einem Add-on ein Bändchen, etwa ein Campingbändchen für alle, die Camping gekauft haben. Lassen Sie ein Wochenendticket einmal pro Tag wieder hinein oder einen Backstage-Pass innerhalb einer Stunde kommen und gehen, und geben Sie VIP und der Gästeliste eigene Zeiten für Einlassbeginn und letzten Einlass. Die App weist ein erstattetes, storniertes oder ersetztes Ticket ab und sagt in einfachen Worten, warum.

Der Bericht „Abgewiesene Scans“ zeigt jede Abweisung am Einlass nach Grund, Eingang, Tickettyp und Stunde, mit jedem abgewiesenen Scan einzeln aufgeführt. Ein Ticket, das erneut gezeigt wird, nachdem sein Inhaber schon drin ist, ist oft ein geteilter Screenshot, und eine Häufung davon an einem Eingang zeigt Ihnen, wo Sie eine Aufsicht hinstellen sollten. Ein über Ticket Fairy weiterverkauftes oder nach einer Namensänderung ersetztes Ticket funktioniert am Einlass nicht mehr, und der neue Inhaber kommt hinein.

Weil das Bändchen aus dem Tickettyp kommt, braucht Ihr Einlassteam am Tor keine gedruckte Liste und verbringt die Schicht mit Gesichtern und Taschen. Ein Festival mit Wochenend-, Tages-, VIP- und Campingbändchen und ein Club mit einem Bändchen für über 18-Jährige richten sie auf dieselbe Weise ein, und die Liste „Zugangsnachweise“ zeigt jedes Bändchen und die Tickets, die es bekommen.

  • Bändchen nach Tickettyp: das richtige Bändchen wird angezeigt, sobald ein Ticket gescannt wird
  • Regeln für Wiedereinlass: erlaubte Scans pro Tag oder pro Stunde
  • Abgewiesene Scans: warum jedes Ticket abgewiesen wurde, in einfachen Worten

Check-in & Abendkasse

Dialog „Zugangsnachweis erstellen“ in Ticket Fairy, der ein Tagesbändchen drei Tagestickets zuordnet

Verkaufen Sie an Spontanbesucher und gleichen Sie Ihre Abendkasse ab

Ihr Einlassteam verkauft Tickets aus derselben App, mit der es scannt, bar oder indem der Käufer seine Karte, sein Smartphone oder seine Uhr an die Rückseite des Smartphones Ihres Teams hält. Ein zweiter Eingang, ein mobiler Verkäufer und die Abendkasse können alle gleichzeitig Zahlungen annehmen. Verkaufen Sie am Schalter der Abendkasse Tickets an Spontanbesucher, geben Sie hinterlegte Tickets aus und drucken Sie Tickets nach, starten Sie dann jede Kasse mit ihrem Wechselgeld und beenden Sie den Abend mit einem Kassenabschluss, der zeigt, was jede Kasse eingenommen hat und ob das Bargeld stimmt.

Geld von Spontanbesuchern läuft über dasselbe Zahlungskonto wie Ihre Online-Tickets, sodass Sie kein separates Kartenterminal mieten müssen, und Kassenverkäufe haben auf der Seite „Performance“ eine eigene Zahl neben Ihren Online-Verkäufen. Eine Theaterkasse, die die ganze Woche verkauft, und ein Festivaleingang, der einen Nachmittag lang verkauft, schließen den Tag auf dieselbe Weise ab, mit jeder Kasse gegen ihr Wechselgeld geprüft. Mit Ihrem verbundenen Cashless-Partner ist jedes Bändchen mit seinem Ticket verknüpft, Gäste laden im Checkout oder über die Eventseite Guthaben auf, nicht ausgegebenes Guthaben wird erstattet, und die Ausgaben nach Bar und Händler fließen in Ihre Abrechnung. Merch-Stände führen ihren Bestand pro Stand, mit Verkäufen, die aus Ihrem Kassensystem importiert werden.

Wenn eine VIP-Tischbuchung mit offenem Restbetrag gescannt wird, zeigt die App den Betrag, und Ihr Team markiert ihn als bezahlt, sodass der Host dem Restbetrag nicht am Tisch hinterherlaufen muss.

  • Abendkasse: Bargeld, Karten, Smartphones und Uhren am Einlass
  • Hinterlegte Tickets und Nachdrucke: die Bestellung finden und die Tickets übergeben
  • Wechselgeld und Tagesabschluss: was jede Kasse eingenommen hat, mit dem Bargeld abgeglichen

Gästeservice Check-in & Abendkasse

Antworten Sie jedem Gast am Schalter in Sekunden

Durchsuchen Sie die Seite „Bestellungen“ nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Bestellnummer des Käufers, und öffnen Sie die Bestellung, um ihre Tickets und Kontaktdaten zu sehen. Wenn Tickets nie angekommen sind, korrigieren Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse und senden Sie dieselben Tickets erneut, sodass ein bereits auf dem Smartphone gespeichertes Ticket weiter gescannt wird. Buchen Sie einen Käufer auf einen anderen Tickettyp um, wenn er den falschen gewählt hat, und er behält seine Barcodes. Wenn einem Gast gesagt wird, er sei schon drin, suchen Sie seinen Namen, um zu sehen, wann sein Ticket eingelassen wurde und wer es gescannt hat, und nehmen Sie einen versehentlichen Scan zurück.

Fügen Sie einer Bestellung eine Notiz hinzu, damit die nächste Person am Schalter weiß, was versprochen wurde, und geben Sie jemandem auf der Liste, der keine Bestellung hat, ein Gästeticket. Fragen Sie Fai, ob ein Gast angekommen ist und wann, und sie findet sein Ticket, während Sie am Eingang stehen.

Fundsachen kommen an denselben Schalter. Erfassen Sie jeden Fund mit einem Foto und dem Ort, an dem er aufbewahrt wird, nehmen Sie Verlustmeldungen von Gästen auf, und Fai schlägt vor, zu welcher Meldung jeder Fund passt, sodass der an der Bar abgegebene Rucksack seinen Besitzer findet, bevor dieser den Parkplatz erreicht. Gäste können einen Verlust auch selbst über die Eventseite und die Käufer-App melden, neben dem Zeitplan, der Karte und ihrer eigenen Agenda.

  • Jede Bestellung finden: nach Name, E-Mail, Telefon oder Bestellnummer
  • Tickets erneut senden und korrigieren: dieselben Barcodes mit dem richtigen Namen und der richtigen Adresse
  • Wer wann gescannt hat: und einen versehentlichen Scan zurücknehmen
  • Fundsachen: Fundstücke von Fai Verlustmeldungen zugeordnet

Bestellungen, Erstattungen & Wiederverkauf Gästelisten & Freikarten

Seite „Bestellungen“ in Ticket Fairy unter „Alle Bestellungen“, mit den Tabs „Bezahlt“, „Gast“, „Erstattet“, „Storniert“, „Zahlungsplan“ und „Abgebrochene Warenkörbe“ über sechs Bestellungen

Prüfen Sie das Alter einmal und begrüßen Sie jeden VIP- und Barrierefreiheitsgast

Das Einlasspersonal sieht beim Scannen des Tickets den Altersstatus jedes Gastes und markiert das Bändchen oder den Pass als „Ausweis geprüft“, sodass Ihr Barteam weiß, dass die Prüfung erfolgt ist, und die Bar erfasst jede Verweigerung. Richten Sie Ihre VIP-Bereiche und Tische ein, geben Sie jedem Gast einen Host, und der Host bekommt eine Benachrichtigung, wenn sein Gast ankommt, mit einer Liste dessen, was jeder Tickettyp enthält. Käufer beantragen im Checkout ein Begleitticket, einen Platz auf der Zuschauerplattform oder eine gedolmetschte Session, und Ihr Schalter für Barrierefreiheit arbeitet über einen Link auf einem Smartphone, mit jeder Anfrage in seinem Bericht.

Eine Alterskontrolle am Einlass, die die Bar sehen kann, bedeutet eine Prüfung pro Gast, eine kürzere Schlange an der Bar und einen Nachweis, wenn eine Behörde fragt, weil die Bar jede Verweigerung erfasst. VIP-Hosts beobachten nicht mehr den Eingang, sondern kümmern sich um den Gast, der angekommen ist, mit Tisch, Flasche und enthaltenen Leistungen vor Augen.

Anfragen zur Barrierefreiheit kommen mit der Bestellung, sodass Ihr Team für Barrierefreiheit Begleitplätze, Plattformplätze und Dolmetscher vor dem Tag plant und jeden Gast an dem Eingang empfängt, den er braucht. Verkaufen Sie VIP-Tische und Flaschenservice mit einer Anzahlung im Checkout, und der Restbetrag erscheint am Einlass, wenn die Buchung gescannt wird.

  • Altersstatus beim Scan: und „Ausweis geprüft“ auf dem Bändchen markiert
  • VIP-Ankunftsbenachrichtigungen: jeder Host erfährt, wann sein Gast ankommt
  • Anfragen und Schalter für Barrierefreiheit: im Checkout erfragt und an Ihrem Schalter für Barrierefreiheit erfüllt

Gästeservice Add-ons & Upselling

Liste „Zugangsnachweise“ in Ticket Fairy mit Bändchen für Wochenende, VIP, Tagesticket und Camping und einem Crew-Ausweis

Betreiben Sie jeden Schalter vom Smartphone und sehen Sie, wer angekommen ist

Geben Sie Personal und Freiwilligen ohne Dashboard-Login einen Schalter-Link für das eigene Smartphone, und deaktivieren Sie ihn jederzeit. Auf einer Konferenz, einer Convention oder einer Messe scannt Ihr Registrierungsschalter ein Ticket oder findet die teilnehmende Person nach Name und druckt ihr Namensschild, und an einem Kiosk checken Teilnehmende selbst ein. Öffnen Sie „Check-In“ auf Ihrem eigenen Smartphone für die Ankünfte jeder Stunde im Vergleich zu den verkauften Tickets, oder fragen Sie Fai, wie viele Leute drin sind.

Der Check-in-Bericht zählt Einlässe statt Scans, sodass eine flache Stunde einen ruhigen Einlass bedeutet und keine abgewiesene Schlange, und Sie können die Ankünfte nach Tag, Tickettyp, Add-on und scannender Person aufschlüsseln. Eine steigende Kurve eine Stunde vor den Headlinern sagt Ihnen, dass Sie eine weitere Spur öffnen sollten.

Bei der Registrierung werden Namensschilder mit Name, Firma und Berufsbezeichnung der teilnehmenden Person aus Ihren Checkout-Fragen gedruckt, und Spontanbesucher kaufen ein Ticket über einen QR-Code am Schalter. Ein Nachdruck eines Namensschilds am Schalter behält den Grund, sodass Sie wissen, warum es ein zweites Namensschild gibt.

  • Schalter-Links: ein Schalter auf jedem Smartphone, ohne Dashboard-Login
  • Registrierung und Namensschilder: an Ihrem Schalter oder einem Self-Service-Kiosk
  • Ankünfte pro Stunde: nach Tag, Tickettyp, Add-on und scannender Person

Registrierung & Namensschilder Gästeservice

Registrierungsschalter in Ticket Fairy für eine Konferenz, mit dem Scanfeld, der Zahl der am Schalter Eingecheckten, gedruckten Namensschildern, Nachdrucken und dem QR-Code für spontane Gäste

So nutzen Einlass- und Kassenteams Ticket Fairy

  • Eine Clubnacht

    Die Einlassleitung lädt eine Crew für einen Abend als Einlasspersonal ein, und jedes Smartphone zeigt beim Scannen den Altersstatus und das richtige Bändchen. Spontanbesucher halten ihr Smartphone an die Rückseite des Smartphones des Einlassteams, und der Bericht „Abgewiesene Scans“ zeigt die geteilten Screenshots, die am Seiteneingang abgewiesen wurden.

  • Eine Theaterkasse

    Die Kassenleitung startet jede Kasse mit ihrem Wechselgeld, gibt hinterlegte Tickets und Nachdrucke aus und findet jeden Besucher nach Name, wenn seine E-Mail nie angekommen ist. Am Ende jeder Vorstellung wird jede Kasse gegen ihr Bargeld geprüft.

  • Ein Festivaleingang

    Die Leitung Front of House ordnet Wochenend-, Tages- und Campingbändchen den Tickettypen und Add-ons zu, lässt Wochenendtickets einmal pro Tag wieder hinein und gibt VIP eigene Einlasszeiten. Die Ankünfte pro Stunde zeigen, wann eine weitere Spur geöffnet werden sollte.

  • Ein Registrierungsschalter auf einer Messe

    Freiwillige betreiben den Registrierungsschalter über einen Link auf ihrem Smartphone, scannen jedes Ticket und drucken das Namensschild mit Firma und Berufsbezeichnung der teilnehmenden Person. Ein Selbstbedienungskiosk übernimmt den Rest der Schlange.

  • Ein Venue mit VIP-Tischen

    Die Hospitality-Leitung verkauft Tische mit Anzahlung, gibt jeder Buchung einen Host und kassiert den Restbetrag am Einlass, wenn die Buchung gescannt wird. Jeder Host erfährt, wenn sein Gast ankommt.

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Alles, was Ihr Einlass und Ihre Abendkasse brauchen

Mehr über Ticketing für Abendkasse & Einlass

Ihren Einlass und Ihre Abendkasse führen, Schritt für Schritt

Die Anleitungen sind auf Englisch.

Fragen zu Ticket Fairy für Abendkasse & Einlass

Abendkasse & Einlass

Nein. Die App Entry Fairy braucht eine Internetverbindung, um Tickets zu scannen. Prüfen Sie also die Verbindung an jedem Eingang, bevor der Einlass beginnt. Der Schalter für Crew-Pässe und die Essensausgabe funktionieren ohne Verbindung und senden das Erledigte, sobald die Verbindung wieder da ist.

Kompatible Android-Smartphones, im Land des Zahlungskontos, das das Event verwendet. Die Option erscheint, sobald das Event einen Veranstaltungsort hat und entweder Ihre Geschäftsadresse oder die Adresse des Veranstaltungsorts vollständig ist. Das Personal an der Abendkasse kann auch Kartenzahlungen mit einem Kartenlesegerät annehmen, sofern Ihr Zahlungskonto das erlaubt, oder Bargeld aus dem Wechselgeld der Kasse.

Nein. Einlasspersonal öffnet die Scan-App und nichts in Ihrem Dashboard, sodass Sie das Login für einen Abend an Aushilfen geben können.

Nein. Die App zählt die Scans in den 24 Stunden vor jedem neuen Scan, sodass sich das Zeitfenster mit dem Ticket verschiebt. Eine stündliche Regel funktioniert genauso über die vorangegangene Stunde.

Sie haben auf „Performance“ eine eigene Karte neben Ihrem Nettoumsatz. Die Karte für den Nettoumsatz nennt die Gesamtsumme, einschließlich des am Einlass eingenommenen Bargelds, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.

Der Inhaber des Events kann eine ganze Bestellung über die Seite „Bestellungen“ erstatten, bei einer Bestellung, die per Karte über Ihr eigenes verbundenes Zahlungskonto bezahlt wurde, solange die Einnahmen des Events noch nicht ausgezahlt sind. Alles andere erstattet der Support von Ticket Fairy für Sie.

Nicht in Ihrem Dashboard. Der Check-in-Bericht schlüsselt die Ankünfte nach Stunde, Tag, Tickettyp, Add-on und scannender Person auf, und jedes Smartphone zeigt seinen eigenen laufenden Zähler.

Nein. Der Kiosk druckt das Namensschild jedes Tickets einmal, und niemand kann dort nach einer anderen Person suchen. Das Personal druckt ein weiteres Namensschild am Registrierungsschalter, mit Begründung.

Fragen Sie Fai, wie viele Leute im Vergleich zu den verkauften Tickets eingecheckt haben oder ob ein bestimmter Gast angekommen ist und wann. Fai kann auch Ihr Einlassteam als Einlasspersonal einladen, der Gästeliste ihre Tickets senden und die Wiedereinlassregeln eines Tickets festlegen, und sie zeigt Ihnen jede Änderung, bevor sie sie vornimmt.

Nein. Jeder Schalter-Link öffnet einen Schalter auf einem Smartphone oder Tablet, funktioniert bis zu dem Datum, das Sie festlegen, und Sie können ihn jederzeit deaktivieren.

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