1. Event Operating System
  2. Crew & Freiwillige

Jede Schicht mit den richtigen Leuten besetzen

Schließen Sie die Lücken in Ihren Schichten vor dem großen Tag und belohnen Sie die Freiwilligen, die ihre Zeit geben. Fai schlägt vor, wer jede Schicht über alle Ihre Events besetzt, die erste Person, die ein Angebot annimmt, bekommt den Platz, und alle sehen ihre Schichten auf einer Seite. Freiwillige bewerben sich vom Handy aus, und Sie senden Gästetickets für die geleisteten Stunden.

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  • Offene Schichten mit passenden Personen besetzt
  • Eine Seite für die Schichten jeder Person
  • Gästetickets für die Stunden der Freiwilligen
Event Operating System von Ticket Fairy: Crew & Freiwillige

Jede Lücke in Ihren Schichten füllen

Sehen Sie, wo Leute fehlen, solange noch Zeit ist, das zu ändern. Planen Sie Schichten nach Team und sehen Sie, wie viele Plätze pro Team und Stunde besetzt sind. Für jede offene Schicht listet Fai auf, wer passt: frei bei all Ihren Events, ausgeruht, alt genug, mit der nötigen Fähigkeit und innerhalb der festgelegten Stunden. Senden Sie Angebote, und die erste Person, die annimmt, bekommt den Platz.

  • Besetzung nach Team und Stunde: besetzte und noch offene Plätze
  • Schichtangebote: wer zuerst annimmt, bekommt den Platz
  • Schichtregeln: die Ruhepausen und Arbeitszeiten, die Sie festlegen
  • „Kommst du noch?“: Fai fragt am Vortag nach und bietet jeden frei gewordenen Platz an
Event Operating System von Ticket Fairy: Jede Lücke in Ihren Schichten füllen

Eine Crew aufbauen, auf die Sie wieder zählen können

Der Tab „Personen“ im Veranstaltungsbetrieb Ihrer Marke listet alle, die bei Ihren Events gearbeitet oder geholfen haben. Sehen Sie ihre Events, die geleisteten Schichten, Fälle, in denen sie nicht erschienen sind, und ihre Fähigkeiten. Jede Person erhält eine Seite „Meine Schichten“ für alle Ihre Events, auf der sie Angebote annimmt, angibt, an welchen Tagen sie arbeiten kann, und Schichten in ihren Kalender übernimmt.

  • Personen: alle, die bei Ihren Events arbeiten, mit ihrer Historie
  • Fähigkeiten: von Ihrem Team hinzugefügt, mit Vorschlägen von Fai
  • Seite „Meine Schichten“: jede Schicht bei jedem Ihrer Events, kein Konto nötig
Event Operating System von Ticket Fairy: Eine Crew aufbauen, auf die Sie wieder zählen können

Alle Freiwilligen gewinnen, die Sie brauchen

Machen Sie die Bewerbung einfach und die Entscheidung schnell. Freiwillige bewerben sich über ein Formular, das fürs Handy gemacht ist, Fai prüft jede Bewerbung anhand Ihrer Rollen, und Sie nehmen an, setzen auf die Warteliste oder lehnen ab, gesammelt, mit einer E-Mail an jede Person. Laden Sie die Freiwilligen vom letzten Jahr wieder ein, mit bereits ausgefüllten Antworten.

  • Bewerbungsformular: fürs Handy gemacht
  • Von Fai geprüft: jede Bewerbung mit Ihren Rollen abgeglichen
  • Wiederkehrende Freiwillige: wieder eingeladen, mit ausgefüllten Antworten
Event Operating System von Ticket Fairy: Alle Freiwilligen gewinnen, die Sie brauchen

Ihre Freiwilligen gut betreuen und nächstes Jahr wiedersehen

Geben Sie Freiwilligen, was sie für den Tag brauchen, und eine Belohnung für ihre Zeit. Jede freiwillige Person erhält eine private Seite, um Schichten zu wählen, einen Tausch oder eine Abgabe anzufragen, ihren Tagesplan und ihre Einweisung zu lesen und Dokumente hochzuladen. Vergleichen Sie die Stunden, für die sich jede Person eingetragen hat, mit den tatsächlich geleisteten, und senden Sie die verdienten Gästetickets.

  • Seite für Freiwillige: Schichten, Tausch, Tagesplan und Dokumente
  • Stunden: eingetragene Stunden neben geleisteten Stunden
  • Belohnungen: Gästetickets für die Freiwilligen, die sie sich verdient haben
Event Operating System von Ticket Fairy: Ihre Freiwilligen gut betreuen und nächstes Jahr wiedersehen

Stunden freigeben und jede Agenturrechnung prüfen

Geben Sie die Stunden jeder Person auf Basis der Ein- und Auscheckzeiten ihrer Schichten frei. Fai prüft vorher jede Zeile, sodass Sie die unauffälligen Zeilen auf einmal freigeben und den Rest mit einer Begründung korrigieren. Abteilungsleitungen geben die Stunden ihres eigenen Teams am Handy frei, und die Stunden nach externem Team zeigen, was die Leute jeder Agentur gearbeitet und gekostet haben.

  • Stundenfreigabe: jede Zeile vorher von Fai geprüft
  • Abteilungsleitungen: geben die Stunden ihres Teams auf ihrer Seite „Meine Schichten“ frei
  • Stunden nach externem Team: die Rechnung einer Agentur mit den geleisteten Stunden abgleichen
Event Operating System von Ticket Fairy: Stunden freigeben und jede Agenturrechnung prüfen
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Crew und Freiwillige im Detail

Sehen Sie, wie Ihr Team jede Aufgabe im Dashboard erledigt, richten Sie sie Schritt für Schritt ein und erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen.

Jede Schicht besetzen, die Crew einchecken und Ihre Freiwilligen belohnen

  • Crew und Teams

    Führen Sie Ihre Crewliste mit Teams und deren Leitungen.

  • Schichten

    Planen Sie Schichten, sehen Sie die Besetzung nach Team und Stunde und erhalten Sie Warnungen bei Überschneidungen und Vorschläge von Fai.

  • Schichtangebote

    Bieten Sie offene Schichten gesammelt den Personen an, die Fai findet, und lassen Sie die erste Person, die annimmt, den Platz bekommen.

  • Personen über Ihre Events

    Ein Datensatz für jede Person, die bei Ihren Events arbeitet, mit geleisteten Schichten, Fähigkeiten und bestätigtem Alter.

  • Seite „Meine Schichten“

    Jede Person sieht ihre Schichten bei allen Ihren Events, nimmt Angebote an und übernimmt Schichten in ihren Kalender.

  • Ein- und Auschecken

    Checken Sie Crew und Freiwillige am Eingang in jede Schicht ein und wieder aus.

  • Team-Auslastung

    Sehen Sie die Stunden jeder Person pro Tag über Aufgaben und Schichten hinweg.

  • Freiwilligenliste

    Halten Sie Status, T-Shirt-Größe, Ernährungswünsche und Notfallkontakt jeder freiwilligen Person fest und importieren Sie Freiwillige aus einer Tabelle.

  • Freiwillige gewinnen

    Teilen Sie ein öffentliches Formular, lassen Sie Fai Bewerbungen mit Ihren Rollen abgleichen und senden Sie Ihre Entscheidungen gesammelt.

  • Stunden und Belohnungen

    Vergleichen Sie eingetragene mit geleisteten Stunden und senden Sie verdiente Gästetickets.

  • Mahlzeiten, Nachweise und Einweisung

    Verpflegen Sie Ihre Crew, prüfen Sie ihre Nachweise und führen Sie eine Sicherheitseinweisung durch, bevor sie arbeiten.

    Mehr erfahren

  • Stundenfreigabe

    Geben Sie Stunden aus Ein- und Auscheckzeiten frei, ändern Sie eine Zeile mit Begründung und laden Sie die freigegebenen Stunden herunter.

  • Schichten aus einer Tabelle

    Laden Sie Ihre Schichtplan-Tabelle hoch, und Fai erkennt, welche Spalte den Tag, die Zeiten und das Team enthält, bevor die Schichten hinzugefügt werden.

Schichten besetzen und Freiwillige gewinnen

Die Anleitungen sind auf Englisch.

Fragen zum Thema Crew und Freiwillige

Crew & Freiwillige

Wer zuerst annimmt, bekommt den Platz. Ist die Schicht dann voll, bedankt sich die Seite der anderen Person und sagt, dass der Platz vergeben ist.

Nein. Bei jeder Person stehen die geleisteten Schichten, Fälle, in denen sie nicht erschienen ist, kurzfristige Absagen und Stunden, dazu ihre Fähigkeiten. Niemand wird bewertet. Die Liste zeigt eine Person pro E-Mail-Adresse.

Fai schlägt jede Runde von Angeboten vor, und eine Person gibt sie frei. Für jedes Event können Sie die erste Runde und die Frage „Kommst du noch?“ automatisch rausgehen lassen.

Bis zu 500 Personen pro Runde. Einladungen an wiederkehrende Freiwillige erreichen bis zu 5.000 Personen aus bis zu 25 früheren Events, und der Stunden-Download umfasst Events mit bis zu 5.000 Freiwilligen.

Freiwillige müssen standardmäßig mindestens 16 Jahre alt sein. Eine freiwillige Person unter 18 gibt einen Elternteil oder Vormund an, der ebenfalls zustimmt.

Ja. Eine Abteilungsleitung gibt die Stunden der Schichten ihrer Abteilung auf ihrer Seite „Meine Schichten“ frei und korrigiert sie. Leitungen sehen nie Kosten und geben nie ihre eigenen Stunden frei.

Ins Budget des Events, sobald eine Schicht einen Stundensatz hat. Freigegebene Stunden werden mit dem Satz berechnet, der bei der Freigabe galt.

Ticket Fairy im Überblick: Ticketing-Software für Veranstaltungen, mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

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