Starten Sie jeden Tag mit dem Wissen, was Sie braucht und wer was erledigt

Jeden Morgen mit dem Countdown und Ihrer eigenen Arbeit starten

Öffnen Sie das Event, und oben steht der Countdown bis zum Einlass, mit den Ticketverkäufen dieser Woche im Vergleich zur Vorwoche, den Entscheidungen, die auf Sie warten, überfälligen Aufgaben und dem, was diese Woche fällig ist. „Das gehört zu Ihnen“ listet die Aufgaben, die Ihr Team Ihnen gegeben hat, Ihre Abteilungen und die Bühnen, die Sie callen, mit einer Schaltfläche, die Fai fragt, was Sie als Nächstes tun sollten. Sie wissen, wo Ihr Tag beginnt, bevor Sie eine einzige E-Mail geöffnet haben.

„Seit Ihrem letzten Besuch“ listet, was Ihre Teammitglieder seit Ihrem vorigen Besuch geändert haben, die neuesten Änderungen zuerst, mit dem Namen der Person hinter jeder Änderung. „Letzte Aktivitäten“ unten auf der Seite hält jede Freigabe, jede Erinnerung und jeden abgelehnten Vorschlag mit dem Teammitglied fest, das ihn bearbeitet hat, sodass niemand fragen muss, wer was entschieden hat. „Vergleich mit dem letzten Mal“ zeigt, wie die Verkäufe im Vergleich zu Ihrer letzten Ausgabe zum selben Zeitpunkt stehen, und „Von Fai gesparte Zeit“ zeigt die Arbeit, die Fai Ihrem Team bei diesem Event schon abgenommen hat.

Fai prüft das Event jede Stunde und listet, was sie findet, unter „Wartet auf Ihre Entscheidung“, von überfälligen Aufgaben bis zu Acts ohne Hotel, jeweils mit der bereits entworfenen E-Mail oder den Aufgaben. Nichts wird gesendet oder geändert, bevor jemand in Ihrem Team zustimmt.

• Countdown und Kennzahlen: Tage bis zum Einlass, verkaufte Tickets, Entscheidungen, überfällige Aufgaben und was diese Woche fällig ist
• Das gehört zu Ihnen: Ihre Aufgaben, Ihre Abteilungen und die Bühnen, die Sie callen
• Seit Ihrem letzten Besuch: die neuesten Änderungen Ihres Teams, mit der Person hinter jeder Änderung
• Wartet auf Ihre Entscheidung: Fais Vorschläge mit fertigen Entwürfen, die nur auf Ihr Ja warten

• Run your event from its Today page
• Lassen Sie Fai Ihr Event einrichten und die Arbeit für Sie entwerfen

Jeden Bereich des Events auf einen Blick erfassen

„Veranstaltung auf einen Blick“ gibt jedem Bereich eine Kachel, die in einer Zeile sagt, wie es dort steht, mit einem Ring für den Fortschritt und einer roten Zahl, wenn etwas Sie braucht: besetzte Plätze im Dienstplan, fixierte Cues im Ablaufplan, freigegebene Advances, noch offene schwere Vorfälle. Die Liste der Bereiche folgt der Reihenfolge der Arbeit, von „Programm“ bis „Nach der Veranstaltung“, und markiert die Gruppen für die Phase, in der Ihr Event gerade steckt, sodass der richtige Teil des Events immer griffbereit ist.

Haken Sie jede Art von Event an, die es ist, und die Bereiche folgen, so benannt, wie diese Art von Event sie nennt. Eine Konferenz zeigt „Speaker“, „Räume“ und eine „Agenda“, ein Sportevent zeigt „Athleten“, „Spielstätten“ und einen „Spielplan“, und ein Food- oder Getränkefestival zeigt „Anbieter“, „Stände“ und „Verkostungen“. Wählen Sie mehr als eine Art, und Sie bekommen die Bereiche jeder Art.

Fügen Sie bei Bedarf einen Bereich für Ihr ganzes Team hinzu, oder heften Sie die Bereiche, die Sie am meisten nutzen, oben an Ihre eigene Liste, ohne die Liste anderer zu ändern. Ihre Rolle bestimmt, wo sich das Event für Sie öffnet: Die Bühnenleitung landet auf „Jetzt und gleich“, die Produktionsleitung auf „Ablaufplan“. Bei Ihrem eigenen Event wählen Sie trotzdem, wobei Fai Ihnen hilft, von Line-up und Showtag bis zu Personal, Sicherheit, Geld, Sponsoren und Händlern, und ändern es unter „Weitere Bereiche“, wann immer sich Ihre Pläne ändern.

• Veranstaltung auf einen Blick: eine Kachel für jeden Bereich, mit Fortschritt und dem, was Sie braucht
• Art der Veranstaltung: haken Sie jede Art von Event an, die es ist, und die Bereiche folgen
• Oben anheften: die Bereiche, die Sie am meisten nutzen, oben in Ihrer eigenen Liste

Jeden Act, jede Bühne, Person oder Aufgabe in Sekunden finden

Drücken Sie in jedem Teil des Events Strg K, auf dem Mac Cmd K, und geben Sie ein paar Buchstaben ein. Die Ergebnisse kommen gruppiert nach Acts, Bühnen, Personen, Aufgaben, Dateien und den Bereichen des Events, und auch Alltagswörter funktionieren, etwa „Hotels“ für „Unterkunft“. Passt nichts, schickt das letzte Ergebnis Ihre Eingabe als Frage an Fai, sodass die Antwort nie mehr als einen Moment entfernt ist.

Jeder Act, jede Bühne und jeder Tag hat eine eigene Seite. „Der Tag auf einen Blick“ listet jedes Set nach Bühne, den Ablaufplan, Ankünfte, Abholungen und Abreisen, Hotel-Check-ins und -Check-outs, Schichten nach Team, fällige Aufgaben und Vorfälle für diesen Tag, und Sie können zum Vortag oder Folgetag springen oder ihn für das Produktionsbüro drucken. Eine Bühnenseite enthält ihre Sets, den Ablaufplan, die Teams, den Dienstplan und die Technik-Notizen für den Tag.

• Alles finden: das ganze Event mit einer Suche, auf jeder Seite
• Der Tag auf einen Blick: Sets, Reisen, Hotels, Schichten, Aufgaben und Vorfälle für einen Tag
• Bühnen- und Act-Seiten: alles zu einer Bühne oder einem Act an einem Ort

• Find any performer, stage or day on your event

Jeder Aufgabe Verantwortliche, Termin und Priorität geben

Die Genehmigung, die Miete der Absperrgitter, die Catering-Zahlen und die Tagespläne müssen alle vor dem Einlass stehen. Legen Sie jede Aufgabe auf ein Aufgabenboard, das Ihr ganzes Team teilt, mit den Leuten, die sie erledigen, dem Fälligkeitstag und der Dringlichkeit. Karten wandern von offen über in Arbeit zu erledigt, und die Spalte für blockierte Aufgaben zeigt, was auf eine Genehmigung, einen Lieferanten oder eine Entscheidung wartet, sodass Sie sie jeden Morgen als Erstes lesen.

Wechseln Sie die Ansicht je nach Frage. Das Board zeigt, was feststeckt, die Liste zeigt alles auf einmal, der Kalender zeigt, was diese Woche fällig ist, und die Timeline legt die datierte Arbeit der Reihe nach aus, sodass Sie sehen, was fertig sein muss, bevor das Nächste beginnt. Jede Aufgabe nennt die Aufgaben, die sie blockieren, und die, die sie selbst blockiert, und Sie können die Ansichten speichern, die Ihr Team am meisten nutzt.

Eine Aufgabe, die immer wiederkommt, etwa ein wöchentliches Produktionsmeeting oder ein täglicher Geländerundgang, kann sich jeden Tag, jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr wiederholen, sodass niemand daran denken muss, sie anzulegen. Teammitglieder, die eine Aufgabe nur im Blick behalten wollen, folgen ihr, und jede Aufgabe bewahrt den Verlauf ihrer Statusänderungen.

• Verantwortliche und Follower: alle, die die Aufgabe erledigen, und alle, die sie im Blick behalten
• Priorität: niedrig, mittel, hoch oder dringend auf jeder Karte
• Board, Liste, Kalender und Timeline: dieselbe Arbeit nach Status, auf einmal, nach Datum oder der Reihe nach
• Wiederkehrende Aufgaben: die Aufgaben, die jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat anfallen

• Keep the jobs behind your event moving

Gespräch, Dateien und Verlauf bei der Aufgabe halten

Öffnen Sie eine Aufgabe, um sie in Kommentaren zu besprechen, das Angebot oder den Plan anzuhängen, von dem sie abhängt, sie mit Labels zu versehen und einen Timer laufen zu lassen, während Sie daran arbeiten. Eine Aufgabe aus dem Posteingang des Events behält die E-Mail, aus der sie stammt, sodass jeder, der sie übernimmt, die ganze Geschichte kennt. „Meine Aufgaben“ sammelt alles, was Ihnen übertragen wurde oder dem Sie folgen, über jedes Event Ihrer Marke, sodass ein Producer mit drei Events in diesem Monat seine ganze Arbeit zusammen sieht.

Hat ein Teammitglied dieselbe Bühne, Aufgabe oder einen anderen Datensatz geöffnet, sehen Sie beim Bearbeiten seinen Namen, sodass Sie nicht gegenseitig Ihre Arbeit überschreiben. Speichert es zuerst, sehen Sie seine Fassung und entscheiden, was Sie behalten. Der Versionsverlauf zeigt, wer einen Datensatz wann geändert hat, und das Wiederherstellen einer früheren Version fügt eine neue hinzu, sodass nichts, was jemand getan hat, je verloren geht.

• Kommentare, Dateien und Labels: die Diskussion und der Papierkram bleiben bei der Aufgabe
• Timer: die Zeit, die jede Aufgabe gekostet hat
• Meine Aufgaben: Ihre Arbeit bei jedem Event Ihrer Marke zusammen
• Sehen, wer bearbeitet: der Name eines Teammitglieds, während Sie beide einen Datensatz geöffnet haben

• Jede E-Mail, jeder Call und jedes Dokument arbeitet für Ihr Event

Mit dem Plan starten, den jedes Event Ihrer Art braucht

Fai schlägt einen Vorbereitungsplan für Ihre Art von Event vor, von der Unterschrift unter jedem Vertrag bis zum Vergleich des Budgets mit den tatsächlichen Ausgaben. Eine Konferenz bekommt Speaker, Ton und Leinwände und Catering-Zahlen, ein Festival Sanitätsdienst und ein Verkehrskonzept, ein Food- oder Getränke-Event Hygienenachweise der Anbieter und ein Sportevent seine Schiedsrichter und Offiziellen. Entfernen Sie den Haken bei allem, was Sie nicht brauchen, benennen Sie jede Aufgabe um und fügen Sie die übrigen hinzu, jede mit dem Fälligkeitsdatum, das Fai ausgerechnet hat.

Ist eine Aufgabe überfällig, entwirft Fai die Erinnerung an die verantwortliche Person oder findet jemanden für eine überfällige Aufgabe ohne Verantwortliche. Sie liest auch Fristen aus Ihren Verträgen, E-Mails und Gesprächsnotizen und schlägt für jede, die noch keine hat, eine Aufgabe vor. Jeder Vorschlag wartet auf „Heute“, bis jemand in Ihrem Team ihn freigibt, zuerst ändert, verschiebt oder ablehnt.

• Vorbereitungsplan: die Aufgaben, die Ihre Art von Event braucht, mit ihren Fälligkeitsdaten
• Auswählen und umbenennen: behalten Sie nur die Aufgaben, die Sie wollen, benannt auf Ihre Art
• Erinnerungen bei überfälligen Aufgaben: eine für Sie entworfene Erinnerung oder eine gefundene verantwortliche Person

Die Arbeit verteilen, bevor jemand ausbrennt

In den letzten zwei Wochen landet die meiste Arbeit meist bei denselben zwei Leuten. „Auslastung“ addiert Tag für Tag die Aufgabenzeit und die Dienstplanschichten jeder Person, gemessen an den Stunden pro Tag, die Sie festlegen, und markiert jeden über dem Limit. Fai schlägt die Aufgabe vor, die verschoben werden sollte, und das Teammitglied mit der wenigsten Arbeit an diesen Tagen, sodass Sie in wenigen Augenblicken umverteilen können, solange noch Zeit ist.

Bestätigen Sie eine Verschiebung, und die neue Person wird zur Aufgabe hinzugefügt, bevor die erste entfernt wird, sodass die Aufgabe nie ohne Verantwortliche bleibt. Aufgaben ohne Zeitbedarf oder ohne Fälligkeitsdatum stehen gesondert, damit Sie die Lücken füllen und den Zahlen vertrauen können. Wählen Sie, wie weit Sie vorausschauen, die nächste Woche oder die nächsten zwei, je nachdem, wie nah das Event ist.

• Stunden pro Tag: Aufgabenzeit und Dienstplanschichten jeder Person
• Über dem Limit: jeder mit mehr Stunden, als Sie zulassen
• Vorgeschlagene Verschiebungen: die Aufgabe, die verschoben werden sollte, und wer Zeit dafür hat

• Balance your event team's workload
• Jede Schicht besetzen und jede geleistete Stunde bezahlen

Jedem Teammitglied den Teil des Events geben, den es verantwortet

Eine Sicherheitsleitung, eine Bühnenleitung und eine Volunteer-Koordination brauchen jeweils einen anderen Teil Ihres Events. Laden Sie jede Person mit der Rolle ein, in der sie arbeitet, etwa Sicherheitsleitung oder Bühnenleitung, und ihr Rollenpaket legt ihr Menü, ihre Berechtigungen, ihre Seite „Heute“, die Hilfe von Fai und die Anleitungen fest, die sie sieht. Sie startet in ihrer eigenen Arbeit, ohne etwas im Weg, das ihre Aufgabe nicht braucht.

Jede Person öffnet dann einen privaten Link für alles, was ihre Rollen ihr geben. Ein Ordner, der auch im Site Service arbeitet, sieht jede Schicht, jeden Desk, jede Runde, jeden Auftrag und jedes Dokument aus beiden Rollen auf einer Seite. Das ist die Seite „Meine Schichten“, auf der Ihre Crew schon ihre Schichten bei jedem Ihrer Events sieht, die angebotenen Schichten annimmt und die Dokumente hinzufügt, die ihre Schichten brauchen, ohne Konto oder Passwort. Laden Sie Ihre festen Leute einmal in die Marke ein und eine Aushilfe für eine Nacht in das Team dieses Events.

• Einladen nach Rolle: wählen Sie die Rolle über ihren Namen, wenn Sie ein Teammitglied einladen
• Rollenpakete: Menü, Berechtigungen, Seite „Heute“, Hilfe von Fai und Anleitungen für jede Rolle
• Ein Link für jede Person: jeder Desk, jede Runde, jeder Auftrag und jedes Dokument, das ihre Rollen ihr geben

• Give your event crew one page for all their shifts