Jeden Raum mit den richtigen Delegierten füllen und sie ins Gespräch bringen

Aus Ihrer Agenda Sessions machen, die Delegierte wählen können

Jeder Vortrag und Workshop Ihrer Agenda, den Delegierte noch nicht wählen können, wartet unter „Sessions“ darauf, geöffnet zu werden. Titel, Zeit und Raum kommen direkt aus der Agenda, sodass Sie nur ergänzen, wie viele Leute der Raum fasst, einen Track wie Design oder Leadership und eine Beschreibung, die Delegierte vor der Wahl lesen.

Öffnen Sie eine Session sofort zur Wahl oder bereiten Sie sie vor und öffnen Sie sie, wenn Ihr Programm feststeht. Gruppieren Sie Sessions nach Art und Track wie in Ihrem gedruckten Programm, sodass Delegierte, die alle Leadership-Workshops suchen, sie beisammen finden. Fügen Sie auch Sessions hinzu, die nicht in Ihrer Agenda stehen, etwa das Frühstücksbriefing eines Sponsors.

Schalten Sie für die Sessions, die voll werden dürften, eine Warteliste ein. Gibt jemand eine Session ab, bekommt die nächste Person auf der Liste eine E-Mail, um den Platz zu übernehmen, sodass ein beliebter Workshop voll bleibt, ohne dass Ihr Team Leuten hinterherläuft.

• Aus Ihrer Agenda: Titel, Zeit und Raum schon ausgefüllt
• Arten und Tracks: Vorträge und Workshops gruppiert wie in Ihrem Programm
• Warteliste: die nächste Person bekommt eine E-Mail, wenn ein Platz frei wird

• Let ticket holders pick the conference sessions they attend

Allen Delegierten ihre eigene Agenda geben

Delegierte finden „Ihre Sessions“ auf der Bestellseite, die sie schon haben, mit Tag, Uhrzeit, Raum und freien Plätzen jeder Session. Sie wählen, geben ab oder tragen sich in eine Warteliste ein, und eine Schaltfläche überträgt jede Wahl in ihren eigenen Kalender. Wer für Kolleginnen und Kollegen gebucht hat, wählt für jede Person.

Eine Session, die sich mit einer bereits gewählten überschneidet, nennt diese, bevor getippt wird, sodass niemand zur selben Stunde zwei Plätze belegt und einen Stuhl leer lässt. Es gibt keine App herunterzuladen und kein zweites Konto anzulegen, weil die Agenda auf der Bestellung liegt, die Delegierte beim Kauf erhalten haben.

Ihr Team sieht die Wahl jeder delegierten Person ebenfalls. Schlagen Sie jeden Ticketinhaber nach, sehen Sie die gewählten Sessions und fügen Sie ihn einer weiteren hinzu, was zum Gast eines Speakers oder zu einem Sponsor passt, der einen Platz in einem vollen Raum braucht.

• Wählen und abgeben: auf der Bestellseite, die Delegierte schon haben
• Warnungen vor Überschneidungen: bevor sich zwei gewählte Sessions überschneiden
• Ihr Kalender: jede Wahl in einem Schritt übernommen
• Einer Session hinzufügen: Ihr Team platziert eine delegierte Person von Hand

Eine Session ändern, ohne jemandes Pläne zu durchkreuzen

Sobald Delegierte eine Session gewählt haben, bleiben ihre Zeit und ihre Plätze unverändert, sodass niemand einen Platz verliert oder auf eine Überschneidung stößt, die er nie gewählt hat. Titel, Raum, Track und Beschreibung können Sie weiterhin ändern, was die Speaker-Wechsel und Raumänderungen in der letzten Woche abdeckt.

Verschiebt sich ein Vortrag in Ihrer Agenda, zeigt seine Session „Zeit im Programm geändert“, sodass Ihr Team den Unterschied sieht und nie mit zwei verschiedenen Zeiten arbeitet. Bitten Sie Fai, aus einem Agendapunkt eine Session zu machen oder eine zur Wahl zu öffnen, und sie zeigt Ihnen die Session, bevor sie sie speichert.

• Wahl geschützt: Zeit und Plätze bleiben, sobald Delegierte gewählt haben
• Alles andere änderbar: Titel, Raum, Track und Beschreibung
• Zeit im Programm geändert: markiert, wenn sich der Vortrag in Ihrer Agenda verschiebt

Nur die Leute durch die Tür lassen, die die Session gewählt haben

Ihr Einlassteam scannt jedes Ticket an der Raumtür. Die Tür zeigt „Einlassen“, „Schon drin“ mit der Uhrzeit des ersten Einlasses oder „Nicht für diese Session“ mit dem Grund in einfachen Worten: Die Person hat sie nicht gewählt, der Raum ist voll, die Tür ist noch nicht offen, die Session ist vorbei oder ein anderes Ticket desselben Kontos hat den Platz schon genutzt.

Die Tür zeigt, wie viele Leute drin sind, wie viele die Session gewählt haben und wie viele Plätze der Raum hat, sodass Ihr Raum nie überbelegt ist und Ihr Einlassteam nie Köpfe zählen muss. Scannen zwei Türen im selben Moment dasselbe Ticket, wird es einmal eingelassen.

• Session-Tür: lässt die Delegierten ein, die die Session gewählt haben
• Klare Gründe: jede Abweisung in einfachen Worten erklärt
• Drin, gewählt und Plätze: die Zahlen des Raums auf einen Blick

• Scan delegates into event sessions at the door and see who came

Eine freiwillige Person an jede Raumtür stellen

Teilen Sie für jede Session einen Tür-Link, und eine freiwillige Person scannt Tickets vom eigenen Handy aus, ohne Dashboard-Login. Die Türseite zeigt Vornamen und Ticketart jeder Person, damit die freiwillige Hilfe sie begrüßen kann, und nie eine E-Mail-Adresse oder Bestellung.

Jeder Link öffnet die Tür einer Session und sonst nichts, und Sie stoppen ihn, wenn die Session vorbei ist. Bitten Sie Fai, einen Tür-Link für eine Session zu erstellen, und sie zeigt ihn Ihnen, bevor sie ihn erstellt.

• Tür-Link für eine Session: eine Session, ein Handy, keine Anmeldung
• Nur, was die Tür braucht: Vorname und Ticketart
• Fai: erstellt nach Ihrem Ja einen Tür-Link

• Let event staff work a desk from their phone with a desk link

Das nächste Jahr anhand der besuchten Sessions planen

„Teilnahme“ zeigt für jede Session, wie viele Delegierte sie gewählt haben, hineingekommen sind, nicht gekommen sind und abgewiesen wurden, mit den beliebtesten und am wenigsten beliebten Sessions oben. Planen Sie danach die Räume fürs nächste Jahr, wiederholen Sie die Workshops, die voll waren, und überdenken Sie die anderen.

Nichterscheinen ist die Zahl, die die meisten Veranstalter nie sehen. Eine Session, bei der viele einen Platz gewählt haben und nie gekommen sind, sagt Ihnen, dass Sie sie beim nächsten Mal überbuchen oder von der Mittagszeit wegverlegen sollten, und eine Session, die Leute an der Tür abgewiesen hat, braucht einen größeren Raum.

• Teilnahme: gewählt, hineingekommen, nicht gekommen und abgewiesen
• Am beliebtesten und am wenigsten beliebt: Ihre stärksten und schwächsten Sessions zuerst
• Nichterscheinen: Delegierte, die einen Platz gewählt haben und nie gekommen sind

Delegierten helfen, die Leute zu treffen, für die sie gekommen sind

Schalten Sie das Teilnehmerverzeichnis ein, und Ticketinhaber sehen „Andere Teilnehmende treffen“ auf ihrer Bestellseite. Jede delegierte Person wählt, was andere sehen, von Position und Firma bis zu ihren Interessen und wen sie gern treffen würde, und nur Delegierte, die beigetreten sind, sehen einander. Leute mit einem gemeinsamen Interesse, etwa Ticketing oder Nachhaltigkeit, werden einander vorgeschlagen.

Fügen Sie Ihre Treffpunkte hinzu, etwa die Meeting-Lounge im 2. Stock, mit der Zahl der Treffen, die jeder gleichzeitig fasst, und dann Blöcke von Terminen für jeden Tag. Delegierte bitten einander um ein Treffen zu einer Auswahl Ihrer Zeiten, die gefragte Person nimmt eine an, und jedes gebuchte Treffen bekommt einen freien Tisch. Niemand und kein Tisch wird zur selben Zeit doppelt gebucht, und jede Anfrage, Antwort und Änderung erreicht die andere Person per E-Mail. Aussteller schalten Terminbuchungen auf ihrer eigenen Ausstellerseite ein und ergänzen, was sie anbieten, sowie ihre eigenen Zeiten, Ihre Termine oder beides. Ticketinhaber finden sie unter „Aussteller“ auf ihrer Bestellseite und buchen, das Team des Ausstellers nimmt jede Buchung an oder lehnt sie ab, und Sie sehen jedes Ausstellertreffen neben den anderen unter „Treffen“.

Wer unsicher ist, was man einer fremden Person schreibt, bittet Fai um eine erste Nachricht. Sie entwirft eine kurze Notiz in der Sprache der Person aus dem, was beide zeigen wollten, und die delegierte Person bearbeitet sie und sendet sie selbst. Fai sendet nie in jemandes Namen eine Terminanfrage.

• Teilnehmerverzeichnis: Delegierte treten bei und wählen, was angezeigt wird
• Treffen an Ihren Tischen: zu den Zeiten gebucht, die Sie festlegen, nie doppelt
• Gemeinsame Interessen: die richtigen Leute einander vorgeschlagen
• Eine erste Nachricht: von Fai entworfen und von der delegierten Person gesendet

• Jeder Aussteller und Sponsor geht mit sichtbaren Ergebnissen nach Hause

Jeder Session ein Live-Q&A und Umfragen geben

Fügen Sie für eine Keynote oder ein Panel ein Q&A hinzu, verknüpft mit der Session in Ihrer Agenda, und zeigen Sie den QR-Code auf dem Projektor. Delegierte scannen ihn mit der Handykamera, um Fragen zu stellen, für die Fragen abzustimmen, die beantwortet werden sollen, und an Umfragen teilzunehmen, ohne App und ohne Anmeldung.

Wählen Sie, ob Fragen sofort erscheinen oder erst nach Freigabe durch die Moderation, erlauben Sie anonyme Fragen, wenn Sie ehrliche wollen, und entscheiden Sie, ob Delegierte die Umfrageergebnisse nach ihrer Stimme sehen. Ihre Moderation zeigt jede Frage an, markiert sie als beantwortet, blendet sie aus oder holt sie zurück.

Die Präsentationsansicht zeigt die wichtigsten Fragen in großer Schrift mit der offenen Umfrage daneben, sodass Ihr Speaker die Stimmung im Raum auf einen Blick erfasst. Neue Fragen kommen innerhalb von Sekunden an, und das Schließen eines Q&A behält jede Frage für später, bereit zum erneuten Öffnen.

• QR-Code und Link: im Raum gezeigt, ohne Anmeldung
• Moderation: jede Frage anzeigen, als beantwortet markieren, ausblenden oder zurückholen
• Umfragen: mit Ergebnissen für den Raum oder nur für Sie
• Präsentationsansicht: die wichtigsten Fragen in großer Schrift