Acts auswählen, die Running Order richtig planen und das Line-up pünktlich ankündigen

Den Call for Papers oder die Bewerbung für Auftritte öffnen

Starten Sie ein Bewerbungsformular für Acts oder einen Call for Papers für Speaker, und jede Antwort landet in „Bewerbungen“ unter neu, in Prüfung, angenommen und abgelehnt. Eine Konferenz führt ihren Call for Papers im selben Bereich, den ein Musikevent für Bewerbungen für Auftritte nutzt, sodass Programmteams und Booker auf dieselbe Weise arbeiten.

Sortieren Sie die Liste nach der besten Bewertung des Teams oder der besten Bewertung von Fai und arbeiten Sie von oben nach unten. Setzen Sie eine Bewerbung auf die Warteliste, markieren Sie sie als zurückgezogen, wenn die Person abspringt, oder lehnen Sie sie mit einem Grund für Ihr Team ab. Bei einer Ablehnung bekommt niemand eine E-Mail, und Sie können sie jederzeit zurück in die Prüfung schieben, wenn Sie es sich anders überlegen. Erlaubt es das Formular, ändern Bewerbende ihre Angaben über den privaten Link in ihrer E-Mail, bis Sie entscheiden.

• Für einen Auftritt bewerben und Vortrag einreichen: Formulare, bereit zum Teilen, die eine Liste füllen
• Von neu bis angenommen: jede Bewerbung in ihrer Phase
• Nach Bewertung sortieren: beste Bewertung des Teams oder von Fai zuerst

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

Ihr ganzes Team über einen eigenen Link bewerten lassen

Fügen Sie dem Bewertungsteam Bewertende hinzu und schicken Sie jeder Person ihren eigenen Link. Sie öffnen ihn ohne Anmeldung, lesen Ihre Notiz dazu, was Sie suchen, und bewerten jede offene Bewerbung von 1, „passt nicht zu uns“, bis 5, „unbedingt“, auf Wunsch mit Kommentar. Sie sehen, wann jede Person ihren Link zuletzt geöffnet hat und wie viele sie bewertet hat, und die Prüfung markiert, wenn die Meinungen auseinandergehen.

Wählen Sie, ob Bewertende Namen sehen. Sind Namen ausgeblendet, lesen sie, was vorgeschlagen wurde, aber nie, wer es geschickt hat, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer, sodass eine Speakerin beim ersten Mal genauso gelesen wird wie ein bekanntes Gesicht. Bei Vorträgen sind Namen zunächst ausgeblendet, bei Acts sichtbar, und Sie können beides ändern. Teammitglieder im Event bewerten im Dashboard, jede geänderte Bewertung bleibt im Verlauf erhalten, und Sie stoppen den Link einer bewertenden Person jederzeit, während ihre Bewertungen bleiben.

• Bewertungsteam: Bewertende außerhalb Ihres Teams, jede Person mit eigenem Link
• Bewertende sehen Namen: bei Vorträgen ausgeblendet, bei Acts sichtbar, oder nach Ihrer Wahl
• Die Meinungen gehen auseinander: markiert, wenn die Bewertungen weit auseinanderliegen

Aus einer Zusage in einem Schritt eine Buchung machen

Fai liest jede Bewerbung, die über ein Formular eingeht, und gibt ihr eine Zusammenfassung, eine Bewertung von 5 mit ihren Gründen und bei einem Act, was er bei Ihren früheren Events gemacht hat. „Vielleicht doppelt“ markiert eine Bewerbung, die eine E-Mail-Adresse oder einen Titel mit einer anderen teilt. Nehmen Sie einen Act an, und er kommt unter „Künstler“ mit einem Angebotsentwurf über die gewünschte Gage und einem begonnenen Advance. Nehmen Sie einen Vortrag an, wählen Sie Startzeit, Länge und Raum der Session, und der Speaker kommt mit einer Session in die Agenda.

Nur Sie und Ihr Team sehen Fais Notizen, sodass Bewertende nach ihrem eigenen Eindruck bewerten. Nach dem Annehmen bereitet Fai den Advance-Link vor, damit Sie ihn schicken, oder schickt ihn sofort, wenn Sie das einschalten. Wer dieselbe Bewerbung zweimal annimmt, fügt nie etwas doppelt hinzu, und ein zweites Annehmen beendet nur einen Schritt, der nicht fertig wurde. So tippt niemand einen ausgewählten Act erneut ins Line-up oder in die Agenda.

• Fais Notizen: eine Zusammenfassung und eine Bewertung mit Gründen
• Angebotsentwurf: die gewünschte Gage, bereit in „Verträge“
• Session in der Agenda: Startzeit, Länge und Raum beim Annehmen festgelegt
• Advance begonnen: der Link ist bereit zum Versand

• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen

Jede Überschneidung in der Running Order vor dem Showtag finden

Legen Sie Set-Zeiten über alle Bühnen und Tage an, und die Prüfungen der Running Order laufen bei jeder Änderung am Ablaufplan erneut. Sie finden überlappende Sets, einen Act auf zwei Bühnen gleichzeitig, einen Act mit zu wenig Zeit für den Wechsel zwischen Bühnen, Sets vor der Öffnung oder nach der Schließung einer Bühne, eine Bühne an ihrem Ruhetag und Sets nach der Sperrstunde. Jedes Problem ist als ernst, prüfen oder gering markiert, sodass Sie mit dem beginnen, was am meisten schaden würde.

Die Prüfungen vergleichen auch Ankunft und Abreise jedes Acts mit seinen Calls. Die Zeiten kommen aus den Reisebuchungen oder, ohne Buchung, aus dem Advance, sodass ein Flug, der nach dem Soundcheck landet oder vor Setende abfliegt, in dem Moment auffällt, in dem sich eines von beiden ändert. Fai vergleicht den Technik-Rider jedes Acts mit den Spezifikationen der Bühne, auf der er spielt, einschließlich Zeilen wie „Kein Drum-Riser“, sodass eine Lücke gefunden wird, solange noch Zeit ist, das Material zu mieten, Ersatz zu vereinbaren oder den Act zu verlegen.

Dieselben Prüfungen lesen eine Konferenzagenda, sodass Keynotes und Q&As in jedem Raum genauso geprüft werden wie Sets auf einer Festivalbühne. Jeder Tagesplan im Dashboard zeigt die Probleme, die seine eigenen Cues betreffen.

• Überschneidungen zwischen Bühnen: Überlappungen, Doppelbuchungen und Acts ohne Zeit für den Wechsel
• Ankünfte im Vergleich zu Calls: Flüge, die zu knapp vor Soundcheck oder Set landen
• Rider im Vergleich zu Bühnenspezifikationen: Material, das der Act verlangt und die Bühne nicht hat
• Sperrstunde und Bühnenzeiten: Sets außerhalb der Bühnenzeiten, an Ruhetagen und nach der Sperrstunde

• Check your running order for clashes before show day

Überschneidungen mit einem Tippen beheben und rückgängig machen

Jedes Problem kommt mit den Lösungen, die Fai an einer Kopie des Tages ausprobiert hat: ein Set verschieben, es mit allem danach verschieben, zwei Sets tauschen oder eines leicht kürzen. Eine Lösung wird nur angeboten, wenn sie das Problem behebt, ohne ein ernstes neues zu schaffen. Sie sehen jeden Cue, der sich verschiebt, und seine neue Zeit, bevor Sie die Lösung anwenden, und „Rückgängig“ setzt alle zurück.

Legen Sie die Zeitregeln fest, die jede Bühne braucht: ihren kürzesten Umbau, ihre Öffnungs- und Schlusszeiten und ihre Ruhetage, dazu wie viel Zeit ein Act zwischen zwei Auftritten braucht und wie früh er vor einem Call vor Ort sein soll. Ein Zelt, das einen längeren Umbau braucht oder früher schließt, wird nach seinen eigenen Regeln beurteilt. Sobald der Tag funktioniert, entwirft Fai die Call-Zeiten für jeden Act und jede Abteilung, per E-Mail und per SMS, wo es eine Handynummer gibt, und nichts wird gesendet, bevor Sie jede Nachricht freigeben.

• Verschieben, tauschen oder kürzen: die kleinste Änderung, die das Problem behebt
• Rückgängig: jeder verschobene Cue zurück an seinem Platz
• Zeitregeln: Umbau, Zeiten und Ruhetage für jede Bühne
• Entwürfe für Call-Zeiten: jeder Act und jede Abteilung, von Ihnen freigegeben

• Jeden Cue planen, die Show live rufen und alle Teams auf derselben Zeit halten

Jede Welle Ihres Line-ups auf die Minute genau enthüllen

Haken Sie die Acts für die nächste Welle an, wählen Sie Datum und Uhrzeit, und sie gehen mit Ihrer nächsten Veröffentlichung raus, bleiben aber bis zu diesem Moment verborgen. Die Ankündigung erreicht Ihre Eventseite, Ihre Website und Ihren Timetable zugleich, ohne dass jemand um Mitternacht auf einen Knopf drückt. Fans sehen eine neue Welle genau zu der Minute, die Sie auf Social Media versprochen haben.

Geben Sie jedem Act den Namen, unter dem er im Line-up steht, ein Foto, eine Bio, seine Links und Genres. Bitten Sie Fai, die Bio anhand seiner Website, Musiklinks oder einer Pressekit-Seite zu entwerfen, und ihr Entwurf wartet neben der Bio, bis Sie ihn verwenden. Gagen, Kontakte und Notizen erreichen nie das öffentliche Line-up.

• Zu einer festen Zeit ankündigen: eine Welle von Acts, in der Zeitzone des Events
• Jeden Act ein- oder ausblenden: nur die Acts, die Sie einschalten, werden öffentlich
• Fais Bio-Entwurf: aus den eigenen Seiten des Acts, verwendet nur, wenn Sie es wählen

• Publish your event line-up and set times

Genau wissen, was öffentlich wird, bevor es so weit ist

„Prüfen und veröffentlichen“ listet jeden hinzugefügten oder entfernten Act, jedes aktualisierte Profil und jede verschobene Set-Zeit und warnt vor jedem Act, der ohne Bio, Foto oder Set-Zeit öffentlich würde. Ändert ein Teammitglied etwas, während Sie lesen, wird nichts veröffentlicht und Sie sehen die neueste Prüfung, sodass niemand eine Änderung veröffentlicht, die er nicht gesehen hat.

Verschieben sich Set-Zeiten nach der Veröffentlichung, öffnet sich die E-Mail an Ihre Ticketinhaber mit einem Entwurf, der die Änderungen auflistet, bereit zum Prüfen und Senden. Fai erinnert Sie auf der Seite „Heute“ des Events, wenn sich Set-Zeiten nach Ihrer letzten Veröffentlichung geändert haben. Der „Veröffentlichungsverlauf“ zeigt jede Veröffentlichung und jede Rücknahme, wer sie gemacht hat und wie viele Änderungen sie enthielt, und wenn Sie das ganze Line-up zurücknehmen, bleiben Ihre Acts und der Verlauf für die nächste Veröffentlichung erhalten.

• Prüfen und veröffentlichen: Acts, Profile und Set-Zeiten, die sich ändern
• Fehlende Details: Acts, die ohne Foto, Bio oder Zeit öffentlich würden
• Veröffentlichungsverlauf: jede Veröffentlichung und Rücknahme, wer sie gemacht hat und was sich geändert hat

Einen Timetable für Fans auf Ihre eigene Website bringen

Ihre Eventseite zeigt das veröffentlichte Line-up von selbst. Kopieren Sie den Code für den Timetable mit Set-Zeiten oder für das Line-up und fügen Sie ihn in jede Seite Ihrer eigenen Website ein, oder fügen Sie einer Website, die Sie mit Ticket Fairy bauen, einen Line-up- oder Programmbereich hinzu. Im Timetable filtern Fans nach Tag und Bühne, markieren die Sets, die sie sehen wollen, mit einem Stern und fügen sie zur richtigen Ortszeit ihrem eigenen Kalender hinzu.

Jeder Ort aktualisiert sich, wenn Sie erneut veröffentlichen, sodass Eventseite, Website und eingebetteter Timetable nie unterschiedliche Set-Zeiten zeigen. Fans behalten ihre markierten Sets auf dem Handy, und ihr eigener Kalender erinnert sie vor jedem Set, das sie gewählt haben.

• Code kopieren: der Timetable oder das Line-up auf jeder Website
• Mein Zeitplan: markierte Sets, gespeichert auf dem Handy des Fans
• Zum Kalender hinzufügen: jedes markierte Set zur richtigen Ortszeit

• Jeden Fan durch seinen Tag führen und mit einem Tippen bezahlen lassen