Jeder Aussteller und Sponsor geht mit sichtbaren Ergebnissen nach Hause

Einen Lead-Scanner auf jedes Standhandy bringen

Lead-Erfassung bedeutet meist gemietete Handgeräte, eine Kaution und eine Schlange am Schalter des Veranstalters am Aufbautag. Hier bekommt jede Person am Stand eines Ausstellers einen eigenen Scanner-Link, als Adresse zum Kopieren oder als QR-Code zum Öffnen auf Handy oder Tablet. Nichts zu installieren, kein Konto anzulegen und am Ende der Messe nichts einzusammeln.

Fügen Sie jede Person im Standpersonal mit Name und E-Mail-Adresse hinzu, und jeder Lead, den sie erfasst, trägt ihren Namen. Für das Tablet, das am Stand bleibt, erstellen Sie stattdessen einen gemeinsamen Stand-Link. Verlässt jemand das Team des Ausstellers mitten in der Messe, stoppen Sie den Link, und er funktioniert sofort nicht mehr, während die erfassten Leads beim Aussteller bleiben.

Aussteller können ihr Standpersonal selbst hinzufügen und auf ihrer Ausstellerseite eigene Scanner-Links erstellen, sodass ein großer Aussteller mit wechselndem Personal nicht für jede neue Person zu Ihnen kommen muss. Sie sehen jeden Scanner-Link unter „Leads“, mit dem Zeitpunkt der letzten Nutzung.

• Ein Scanner-Link pro Person: ein Link zum Kopieren oder ein QR-Code zum Öffnen auf dem Handy
• Gemeinsamer Stand-Link: ein Link für das Tablet am Stand
• Link stoppen: der Link endet sofort und seine Leads bleiben

• Give exhibitors a lead scanner for their booth at your event

Jeden Besucher erfassen, solange das Gespräch frisch ist

Das Standpersonal scannt Ticket oder Namensschild des Besuchers mit einem USB- oder Bluetooth-Handscanner oder gibt den aufgedruckten Code ein, und der Besucher landet mit Name und Kontaktdaten in den Leads des Ausstellers. Ein Tippen bewertet ihn, und eine Notiz hält fest, wonach er gefragt hat, während er noch am Stand steht.

Messehallen sind für schlechten Empfang bekannt. Scans ohne Verbindung warten auf dem Handy und werden gesendet, sobald der Empfang zurück ist, sodass das Standpersonal auch in einer vollen Stunde weiterscannt. Ein Besucher, der zweimal gescannt wird, von zwei Personen oder zu zwei Zeitpunkten, bleibt ein Lead, und beide Notizen werden zusammengeführt, sodass der Aussteller nie zweimal bei derselben Person nachfasst.

Weil der Scanner dieselben Tickets und Namensschilder liest, die Ihr Einlassteam scannt, bringt jeder Besucher schon die Angaben mit, die er beim Kauf gemacht hat. Es gibt keine separate Namensschild-Datenbank zu importieren, und ein erstattetes oder storniertes Ticket wird nicht als Lead hinzugefügt.

• Ticket oder Namensschild scannen: mit einem Handscanner oder durch Eingabe des Codes
• Bewertungen und Notizen: was der Besucher möchte, am Stand festgehalten
• Scans ohne Empfang: auf dem Handy gespeichert und gesendet, sobald die Verbindung zurück ist
• Ein Lead pro Besucher: ein zweiter Scan ergänzt den ersten um seine Notizen

Besucher in den eigenen Worten jedes Ausstellers bewerten

Ein Softwareunternehmen und eine Craft-Brauerei sortieren ihre Besucher unterschiedlich, deshalb bekommt jeder Aussteller eigene Bewertungen, die beste zuerst, etwa „Kaufbereit“, „Nachfassen“ und „Schaut nur“. Das Standpersonal bewertet in der Sprache, die sein Vertriebsteam schon nutzt, und die Ergebnisse des Ausstellers zählen die Leads nach genau diesen Bewertungen.

Geben Sie dem Aussteller in seiner Lead-Einrichtung auch einen Tracking-Link, etwa den Link zu seinem Angebot oder zu seiner eigenen Eventseite, und die Personen, die diesem Link folgen, und die Tickets, die sie kaufen, zählen zu den Ergebnissen des Ausstellers. Der Tracking-Link eines Sponsors funktioniert genauso.

• Bewertungen: die eigene Skala des Ausstellers, die beste zuerst
• Tracking-Link: Klicks und Verkäufe für den Aussteller gezählt

Jedem Aussteller eine Seite geben, die sein Team selbst betreut

Jeder Aussteller bekommt eine eigene Seite, die er über einen Link ohne Anmeldung öffnet. Sein Team findet dort die Leads, Folge-E-Mails, das Standpersonal, die Ergebnisse und Bewertungen des Stands, lädt seine Leads herunter, wann es will, und sieht, was es noch für Sie erledigen muss. Ihr Team leitet keine Tabellen mehr weiter, und der Aussteller wartet nicht mehr darauf.

Über dieselbe Seite kann ein Aussteller Treffen an seinem Stand annehmen. Er schaltet Terminbuchungen ein, gibt ein, was er anbietet, und wählt eigene Zeiten, Ihre Termine oder beides. Ticketinhaber finden den Aussteller auf ihrer Bestellseite und buchen, das Team des Ausstellers nimmt jede Buchung an oder lehnt sie ab, und Sie sehen jedes Ausstellertreffen neben den anderen Treffen auf Ihrem Event.

Sie entscheiden, wer wann eine Seite bekommt, und jeder Download der Leads eines Ausstellers wird mit der Person gespeichert, die ihn gemacht hat.

• Ausstellerseite: Leads, Folge-E-Mails, Standpersonal, Ergebnisse und Bewertungen
• Leads herunterladen: mit der Person gespeichert, die sie heruntergeladen hat
• Treffen am Stand: Ticketinhaber buchen, und der Aussteller antwortet
• Was von Ihnen noch fehlt: was der Aussteller noch erledigen muss

• Let exhibitors follow up their event leads and see their results
• Jeden Raum mit den richtigen Delegierten füllen und sie ins Gespräch bringen

Bei jedem Besucher nachfassen, solange der Lead warm ist

Die meisten Leads kühlen in der Woche nach einer Messe ab, während die Visitenkarten in einer Tasche liegen. Auf der Seite des Ausstellers entwirft Fai für jeden Besucher, der kontaktiert werden kann, eine Folge-E-Mail aus der Bewertung und den Notizen des Standpersonals. Der Aussteller liest jede, ändert sie nach Belieben und gibt sie frei, und vorher wird nichts gesendet.

Der Aussteller bearbeitet Betreff und E-Mail als einfachen Text. Darunter werden die Angaben zu Ihrem Event, der Grund, warum der Besucher die E-Mail erhält, und ein Link zum Abbestellen der E-Mails des Ausstellers ergänzt. Die E-Mail kommt von Ihrem Event, sodass Besucher sie erkennen, und Antworten gehen direkt an den Aussteller, sodass das Gespräch mit den Leuten weitergeht, die sie getroffen haben.

Jeder Besucher bekommt von jedem Aussteller eine Folge-E-Mail, egal wie oft die Entwurfsschaltfläche gedrückt wird. Eine Folge-E-Mail, die nicht gesendet werden konnte, erscheint als nicht gesendet und geht erst wieder raus, wenn der Aussteller es verlangt.

• Von Fai entworfen: eine E-Mail pro Besucher, aus Bewertung und Notizen
• Vom Aussteller freigegeben: nichts geht raus, bevor er zustimmt
• Antworten an den Aussteller: Besucher antworten den Leuten, die sie getroffen haben
• Eine pro Person: kein Besucher erhält dieselbe Folge-E-Mail zweimal

Jedem Aussteller zeigen, was Ihr Event ihm gebracht hat

Die Ergebnisse zeigen die Leads des Ausstellers nach Bewertung, wie viele Besucher kontaktiert werden können, wer am Stand die meisten Besucher getroffen hat, die gesendeten Folge-E-Mails, die Personen, die sein Tracking-Link gebracht hat, und was sie gekauft haben, sowie den Anteil der eingecheckten Teilnehmenden, die sein Stand getroffen hat. Sie sehen dieselben Zahlen unter „Leads“, sodass Sie und der Aussteller mit denselben Zahlen über das nächste Jahr sprechen.

Der Anteil getroffener Teilnehmender ist die Zahl, die Aussteller von einem Veranstalter selten bekommen. Er setzt die Scans des Stands ins Verhältnis zu den Personen, die tatsächlich durch Ihren Einlass gekommen sind, sodass ein Aussteller seinen Stand, seine Lage und seine Besetzung an der Größe des Publikums messen kann. Übernehmen Sie Ihre Aussteller mit „Vom letzten Event kopieren“ in die nächste Ausgabe und beginnen Sie das Gespräch über die nächste Buchung mit den Ergebnissen vom letzten Jahr in der Hand.

• Leads nach Bewertung: in den eigenen Bewertungen des Ausstellers
• Klicks und Verkäufe: über den Tracking-Link des Ausstellers
• Getroffene Teilnehmende: der Anteil eingecheckter Personen, die der Stand gescannt hat

Jeden Sponsorendeal und jede Leistung im Plan halten

Verfolgen Sie jeden Sponsor von der Akquise über zugesagt, vertraglich vereinbart und bezahlt bis erfüllt, mit seiner Stufe, seinem Geldwert und dem Wert seiner Sachleistungen. Machen Sie aus seinen Leistungen Aufgaben auf dem Board Ihres Teams, sodass das Logo auf der Hauptbühne und die Aktion im Food-Court jeweils eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum haben.

Sponsorenwerte fließen als Einnahmen in Ihr Eventbudget, Geld- und Sachleistungen getrennt, sodass Ihr Budget ohne zweite Tabelle zeigt, was das Sponsoring einbringt. Ein Sponsor, der absagt oder ausläuft, fällt von selbst aus dem Budget.

Geben Sie einem Sponsor eine eigene Seite, und er sieht, wie viele seiner Leistungen erledigt sind und welche Verkäufe sein Tracking-Link gebracht hat. Ihr Partnerschaftsteam beantwortet „Was haben wir bekommen?“, bevor der Sponsor fragt, und die Verlängerung beginnt mit Belegen.

• Sponsoren: Stufe, Status, Geld- und Sachwert
• Aufgaben aus Leistungen: jede Leistung auf dem Aufgabenboard Ihres Teams
• In Ihrem Budget: Sponsoreneinnahmen, Geld- und Sachleistungen getrennt
• Sponsorenseite: erledigte Leistungen und Ergebnisse des Tracking-Links

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen
• Starten Sie jeden Tag mit dem Wissen, was Sie braucht und wer was erledigt

Die Kontaktwünsche jedes Besuchers respektieren

Teilnehmende vertrauen Ihrem Event ihre Daten an, und Aussteller wollen Leads, die sie nutzen können. Sagt ein Besucher am Stand, dass er lieber nicht kontaktiert werden möchte, markiert das Personal dies vor dem Speichern, und der Aussteller sieht weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer dieses Besuchers. Das Standpersonal sieht nur Namen, Bewertungen und Notizen.

Erfassen Sie auch einen späteren Wunsch, und die Angaben des Besuchers verschwinden aus den Leads und dem Download des Ausstellers, und jede noch nicht gesendete Folge-E-Mail wird gestoppt. Ein Besucher, der über den Link in einer Folge-E-Mail die E-Mails des Ausstellers abbestellt, wird genauso behandelt. Ticketkäufer erfahren in ihrer Bestellbestätigung, dass Aussteller ihr Ticket scannen können, sobald Ihr Event einen funktionierenden Scanner-Link hat.

• Möchte nicht kontaktiert werden: am Stand festgelegt, bevor der Lead gespeichert wird
• Möchte keinen Kontakt mehr: Angaben ausgeblendet und ungesendete Folge-E-Mails gestoppt
• Beim Kauf informiert: Käufer erfahren, dass Aussteller sie scannen können