Jede Schicht besetzen und jede geleistete Stunde bezahlen

Mit der Besetzung starten, die Ihr Publikum braucht

Sagen Sie Fai, wie viele Leute Sie zum vollsten Zeitpunkt erwarten, wann der Einlass öffnet und wann die Letzten gehen, und sie schlägt vor, wie viele Leute jedes Team in jeder Stunde des Tages braucht. Übernehmen Sie ihre Schichten unverändert in Ihren Dienstplan oder passen Sie vorher einzelne an. Sie starten mit einem Plan, der zu Ihrem Publikum passt, und nutzen Ihre Zeit für die Entscheidungen, die nur Sie treffen können.

Vielleicht führt Ihr Team den Dienstplan schon in einer Tabelle, oder ein Personaldienstleister schickt Ihnen seinen. Ziehen Sie die CSV- oder Excel-Datei so hinein, wie sie ist, und Fai ordnet jede Spalte dem Tag, den Zeiten, der Abteilung und der Rolle zu. Sie sehen jede Zeile und jedes Problem darin, bevor auch nur eine Schicht hinzugefügt wird, und alle Dienstplan-Regeln gelten für die übernommenen Schichten. Wird derselbe Import zweimal übernommen, verdoppeln sich Ihre Schichten nie.

Schichten, die Sie selbst hinzufügen, können Sie in einem Schritt über mehrere Tage wiederholen, etwa dieselbe Einlassschicht an jedem Tag vom Aufbau bis zum Abbau, und eine Schicht, die nach Mitternacht endet, läuft bis in den nächsten Morgen.

• Vorgeschlagene Besetzung: Leute für jedes Team und jede Stunde, nach dem erwarteten Publikum
• Schichten aus einer Tabelle: Ihr Dienstplan als CSV oder Excel, jede Zeile vor dem Hinzufügen geprüft
• Über mehrere Tage wiederholen: dieselbe Schicht an jedem Tag vom ersten bis zum letzten

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Sehen, wo Leute fehlen, solange noch Zeit ist

Wählen Sie einen Tag, und der Dienstplan zeigt, wie viele Plätze besetzt sind, dann die Besetzung jedes Teams Stunde für Stunde: Grün ist besetzt, Orange braucht noch Leute. Jede Schicht zeigt, ob sie Leute braucht, besetzt ist oder alle bestätigt haben, und beim Öffnen sehen Sie, wer eingeteilt ist und was für jede Person als Nächstes ansteht. Die Lücke an der Bar am Samstagnachmittag sehen Sie am Montag, nicht am Samstag.

Legen Sie Ihre Dienstplan-Regeln einmal fest: die kürzeste Ruhezeit zwischen Schichten, die meisten Stunden, die jemand an einem Tag arbeitet, und die meisten Stunden in sieben Tagen. Eine Warnung über dem Dienstplan nennt jede Person, die zwei Schichten gleichzeitig hat, zu lange arbeitet oder zu wenig Ruhe hat, sodass ein müder Ordner schon bei der Planung auffällt und nicht erst am Einlass. Die Grenze für sieben Tage zählt Schichten bei allen Events Ihrer Marke, sodass eine Barkraft, die Ihre Clubnacht am Freitag und Ihr Festival am Samstag arbeitet, über beide hinweg einmal gezählt wird.

Die Regeln leiten Ihr Team, ohne es einzuengen. Sie können trotzdem jemanden zu einer vollen Schicht hinzufügen oder jemanden, vor dem eine Regel warnt: Der Dienstplan fragt zuerst nach und fügt die Person dann als eingeladen hinzu, mit einem Hinweis, sie zu prüfen. Fai schlägt nie jemanden vor, der gegen Ihre Regeln verstoßen würde.

• Besetzung nach Team und Stunde: besetzte Plätze im Vergleich zu benötigten Plätzen
• Dienstplan-Regeln: kürzeste Ruhezeit, die meisten Stunden an einem Tag und in sieben Tagen
• Warnungen vor Überschneidungen: jede Person mit zwei Schichten gleichzeitig oder zu wenig Ruhe
• Über Ihre Events hinweg: die Stunden einer Person bei allen Events Ihrer Marke

Jede Lücke mit passenden Leuten füllen

Bitten Sie Fai, die Lücken zu füllen, und sie nennt Leute für jeden offenen Platz, zuerst aus demselben Team oder mit passender Rolle, und sagt, warum jede Person passt. Oder bieten Sie eine Schicht einigen Leuten an und lassen Sie das erste Ja den Platz bekommen. So oder so ist jede Person, die Fai vorschlägt, zu dieser Zeit bei all Ihren Events frei, ausgeruht, alt genug und hat die Fähigkeit, die die Schicht braucht.

Ein Angebot geht an die Leute, die Fai für Sie ankreuzt, mit ihren Gründen in einfachen Worten, etwa „hat die Fähigkeit“, „hat das schon gemacht“ oder „ist immer erschienen“, und einer Zählung, wen sie warum weggelassen hat. Entfernen Sie das Häkchen bei allen, die Sie nicht wollen, und senden Sie es ab. Jede Person bekommt eine E-Mail mit einem Link zu ihrer eigenen Seite, auf der sie annimmt oder ablehnt. Die erste Person, die annimmt, kommt bestätigt in die Schicht, und alle anderen, die noch überlegen, sehen, dass der Platz vergeben ist, sodass niemand zu einer bereits vollen Schicht erscheint.

Bevor ein Platz an jemanden geht, prüft Ticket Fairy erneut, ob die Schicht noch Platz hat und noch zur Person passt, sodass zwei schnelle Zusagen nie denselben Platz doppelt besetzen. Sie sehen jedes Angebot als offen, angenommen, abgelehnt oder Platz vergeben und können ein noch offenes Angebot zurückziehen.

• Lücken füllen: Fais Auswahl für jeden offenen Platz, mit dem Grund, warum jede Person passt
• Schichtangebote: wer zuerst annimmt, bekommt den Platz
• Wer weggelassen wurde: nach Grund gezählt, etwa zu wenig Ruhe oder fehlende Fähigkeit
• Antworten auf Angebote: offen, angenommen, abgelehnt oder Platz vergeben

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Am Vortag erfahren, wer noch kommt

Fragen Sie am Tag vor jeder Schicht alle, die eingeteilt sind, ob sie noch kommen, und sehen Sie, wie sich die Antworten als „Kommt“, „Kann nicht“ und „Noch keine Antwort“ summieren. Wer nicht kann, gibt seinen Platz sofort frei, und Fai schlägt vor, wem Sie ihn anbieten, solange noch Zeit ist, ihn zu besetzen. Absagen werden zu einer Liste, die Sie am Vorabend abarbeiten, statt zu einer Überraschung am Einlass.

Am Tag selbst nennt eine Warnung alle, die nach Beginn ihrer Schicht nicht eingecheckt haben. Ein Schritt markiert sie als nicht erschienen und öffnet ein Angebot für ihren Platz, sodass die Suche nach Ersatz eine Minute dauert. Taucht die Person doch noch auf, checken Sie sie wie gewohnt ein.

Mit zwei Schaltern in den Dienstplan-Regeln sendet Fai die ersten Angebote einer Schicht, sobald sie Leute braucht, und stellt am Tag vor jeder Schicht die Frage „Kommst du noch?“, ohne auf Sie zu warten. Weitere Angebote geben Sie weiterhin selbst frei. Beide Schalter sind zunächst aus, und Sie wählen sie für jedes Event, sodass ein Festival mit Hunderten Freiwilligen von selbst läuft, während eine kleine Clubnacht ganz in Ihrer Hand bleibt.

• Kommst du noch?: eine Frage an alle in den Schichten des nächsten Tages
• Nicht erschienen: markieren und im selben Schritt Ersatz finden
• Angebote von selbst: aus, bis Sie sie für ein Event einschalten

Allen eine Seite für alle ihre Schichten geben

Jedes Crewmitglied und alle Freiwilligen bekommen einen privaten Link zu „Meine Schichten“, der ihre eigene Seite öffnet, ohne Konto oder Passwort. Dort sehen sie ihre Schichten bei jedem Ihrer Events, nehmen Ihre Angebote an, beantworten „Kommst du noch?“, nennen die Tage, an denen sie arbeiten können, und übernehmen ihre Schichten in ihren Kalender. Jede Antwort erscheint sofort in Ihrem Dienstplan, sodass „Wann bin ich dran?“ keine Frage mehr an Sie ist.

Dieselbe Seite enthält die Dokumente, die ihre Schichten erfordern, Ihre Sicherheitseinweisung, ihre Ernährungswünsche für die Crew-Küche und die geleisteten Stunden, jeweils mit dem Hinweis, ob die Zeile auf Freigabe wartet oder freigegeben ist. Sie zeigt nur die eigenen Schichten, Angebote und Dokumente, nie den Namen eines anderen Crewmitglieds. Verlässt eine Person Ihr Team, deaktiviert ein Schritt jeden Link, den Sie ihr gesendet haben.

• Seite „Meine Schichten“: jede Schicht bei jedem Event, ohne Konto
• Zum Kalender hinzufügen: eine oder alle Schichten in der eigenen Kalender-App
• Verfügbare Tage: damit Angebote an den richtigen Tagen rausgehen
• Die eigenen Stunden: geleistete Stunden, auf Freigabe wartend oder freigegeben

• Give your event crew one page for all their shifts
• Ein Crew- und Freiwilligenteam aufbauen, auf das Sie jedes Jahr zählen können

Schichten verschicken und Ihre Crew am Tag einchecken

Wenn der Dienstplan steht, senden Sie jeder Person eine E-Mail mit nur ihren eigenen Schichtzeiten, Ort und Rolle für den Tag, und die Antworten kommen bei Ihnen an. Am Tag selbst schalten Sie den Dienstplan auf die Check-in-Liste um, finden jede Person über ihren Namen und checken sie ein, markieren sie als nicht erschienen oder checken sie aus. Jeder Schritt lässt sich rückgängig machen, und die Liste aktualisiert sich, während Ihr Team sie abarbeitet.

Jeder Check-in und Check-out wird zu Beginn und Ende der Stunden dieser Person, sodass niemand einen Stundenzettel ausfüllt und niemand nach dem Event Zeiten abtippt. Alle im Team Ihres Events können Fai bitten, einen Ordner vom Handy aus ein- oder auszuchecken, etwa eine Aufsicht an einem weit entfernten Tor, und Fai wartet zuerst auf ihr Ja.

• Allen ihre Schichten schicken: eine E-Mail pro Person mit nur den eigenen Schichten
• Check-in-Liste: einchecken, nicht erschienen und auschecken
• Jeden Schritt rückgängig machen: ein falsches Tippen sofort korrigiert

• Build your event rota and check staff in

Stunden aus Check-ins mit Fais Prüfungen freigeben

Jede Person bekommt pro Schicht eine Zeile, gemessen ab dem Zeitpunkt, zu dem Ihr Team sie ein- und ausgecheckt hat. Fai prüft vorher jede Zeile und markiert Auffälligkeiten in einfachen Worten: kein Check-out, nicht eingecheckt, spät gegangen, sehr kurz, zwei Schichten gleichzeitig oder Zeiten, die sich nach der Freigabe geändert haben. Geben Sie alle unauffälligen Zeilen auf einmal frei und kümmern Sie sich nur um die Zeilen, die einen Menschen brauchen.

Korrigieren Sie eine Zeile, indem Sie Zeit hinzufügen oder abziehen oder die Gesamtzeit festlegen, die sie haben sollte, und geben Sie den Grund ein, wobei häufige Gründe wie eine unbezahlte Pause oder ein vergessener Check-out zur Auswahl bereitstehen. Ein Schritt trägt die geplanten Stunden der Schicht ein. Jede freigegebene Zeile zeigt, wer sie wann freigegeben hat, jede Änderung mit ihrem Grund und ihren vollständigen Verlauf, und ihre Stunden und Kosten bleiben wie freigegeben. Ändern Sie eine freigegebene Zeile, geht sie erneut zur Freigabe, zu dem Satz, zu dem sie zuerst freigegeben wurde.

Ihre Barleitung oder Ihre Sicherheitsleitung weiß, wer jede Schicht wirklich gearbeitet hat. Machen Sie sie zur Leitung ihrer Abteilung, und sie geben die Stunden ihres eigenen Teams auf ihrer Seite „Meine Schichten“ frei und korrigieren sie, mit denselben Prüfungen von Fai und ohne Anmeldung. Leitungen sehen nur Stunden, nie Kosten, geben nie ihre eigene Zeile frei, und jede Freigabe trägt ihren Namen.

• Von Fai markiert: die Zeilen, die Sie zuerst ansehen sollten, mit dem, was ihr aufgefallen ist
• Auf einmal freigeben: jede unauffällige Zeile
• Ein Grund für jede Änderung: an der Zeile gespeichert, für alle, die sie prüfen
• Abteilungsleitungen: geben die Stunden ihres eigenen Teams frei, nie Kosten

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Jede Agenturrechnung mit den echten Stunden abgleichen

Nennen Sie das externe Team, das die Leute für eine Schicht stellt, und seine Kosten pro Stunde, und die Stunden sortieren sich nach Agentur. Jedes Team zeigt seine Leute und Zeilen, die erfassten und freigegebenen Stunden, was noch wartet, und die freigegebenen Kosten. Kommt die Rechnung der Sicherheitsfirma, prüfen Sie sie anhand der Stunden, die ihre Ordner tatsächlich gearbeitet haben, und nicht anhand ihrer Stundenzettel.

Freigegebene Stunden mal Kosten pro Stunde fließen in einen Abschnitt für Personal und Crew im Budget Ihres Events, neben den geplanten Kosten der noch nicht freigegebenen Stunden, sodass Sie Ihre Personalkosten sehen, bevor die Rechnungen eintreffen. Laden Sie die Zeilen für einen beliebigen Tag, eine Abteilung oder ein externes Team herunter, mit Zeiten, Änderungen, freigebender Person, Satz und Kosten in jeder Zeile, und jeder Download wird mit Ihrem Namen gespeichert.

Fragen Sie Fai, wie viele Zeilen am Samstag warten, und sie gibt die Zeilen frei, die Sie wählen, oder jede unauffällige Zeile, und sagt Ihnen vorher, wie viele es sind.

• Nach externem Team: erfasste, freigegebene und noch wartende Stunden für jede Agentur
• Kosten pro Stunde: an der Schicht festgelegt und bei der Freigabe fixiert
• Budget: freigegebene und geplante Personalkosten Ihres Events
• Download: Zeiten, Änderungen, freigebende Person, Satz und Kosten für jede Zeile

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen