Genau das mieten, was Ihre Show braucht, und wissen, wo jedes Teil ist

Jeden Rider Ihre Backline-Liste füllen lassen

Buchen Sie Ihre Acts mit ihren Set-Zeiten und fügen Sie ihre technischen Rider in „Advancing“ hinzu, und die Backline-Miete füllt sich von selbst, mit jedem Teil auf der richtigen Bühne am richtigen Tag und dem Bedarf jedes Acts aus seinem eigenen Rider zitiert. Eine Zeile, nach der der Act sein eigenes Equipment mitbringt, wird weggelassen, und zu unklare Zeilen werden aufgelistet, damit Sie sie im Rider prüfen. Ändert sich ein Rider, folgt die Liste.

Fai liest jeden Rider beim Eingang und erneut, wenn er sich ändert, und schlägt vor, Teile hinzuzufügen, die sie in hochgeladenen Produktionsunterlagen findet. Ändert ein Rider einen Bedarf, den Ihr Team von Hand festgelegt hat, zeigt das Teil „Rider geändert: prüfen“, und Sie wählen, ob Sie den Rider übernehmen oder Ihren Wert behalten. Ein Rider überschreibt nie eine Entscheidung Ihres Teams.

• Aus Ridern gelesen: der Bedarf jedes Acts aus seinem eigenen Rider zitiert
• Unklare Zeilen markiert: mit einer Abkürzung zum Rider, um sie zu prüfen
• Rider geändert: prüfen: den Rider übernehmen oder den Wert Ihres Teams behalten

• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen
• Work out the backline and production to hire for your event

Jedes Teil einmal für den vollsten Tag mieten

Acts auf derselben Bühne am selben Tag teilen sich Equipment, sodass der Bedarf des anspruchsvollsten Acts zählt und ein Act, der eigenes braucht, oben draufkommt. Wiederverwendbares Equipment wird einmal für den vollsten Tag jeder Bühne gemietet, Verbrauchsmaterial wie Felle, Saiten und Tape summiert sich jeden Tag, und was die Bühne schon hat oder Sie schon besitzen, wird zuerst abgezogen. Sie zahlen nicht mehr für einen dritten Satz CDJs, der das ganze Wochenende im Flightcase liegt.

„So haben wir das berechnet“ an jedem Teil zeigt jeden Tag und jede Bühne hinter der Zahl, sodass Sie dem Veranstalter antworten können, der fragt, warum Sie vier und nicht sechs gemietet haben. Die technischen Daten der Bühne und Ihr eigenes Material werden wie ein Rider gelesen, sodass eine Haus-PA oder Ihre eigenen Mischpulte von der Zählung abgehen.

Die Produktionsmiete steht neben der Backline, mit derselben Berechnung. Fügen Sie PA, Licht, Bühnenbau, Strom und alles andere hinzu, was Sie mieten, mit Einsatzort, den benötigten Tagen und ob es wiederverwendbar ist, und ein passendes Teil kommt zur vorhandenen Zeile hinzu. Legen Sie die Anlieferungstage davor und die Abtransporttage danach fest, und jeder Mietzeitraum und jeder Tagespreis folgt. Bei einer Konferenz fügen Sie die Technik jedes Raums auf dieselbe Weise hinzu.

• Über Tage wiederverwenden: Equipment einmal gemietet, Verbrauchsmaterial täglich gezählt
• Ihr Material zuerst: die Daten der Bühne und Ihr eigenes Material gehen ab
• Produktionsmiete: PA, Licht, Bühnenbau, Strom und mehr
• Mietzeitraum: Anlieferungs- und Abtransporttage an jeder Zeile

Jedem Lieferanten nur senden, was sich geändert hat

Fai entwirft die E-Mail an jeden Lieferanten aus seinen Positionen, Mietterminen, Liefer- und Abholzeiten, damit Sie sie lesen und senden. Jeder Versand speichert eine Kopie der Liste in ihrem damaligen Stand, sodass jede seither geänderte Position das anzeigt und die nächste E-Mail nur diese Änderungen auflistet. Ihre Backline-Firma baut Ihre Show nie nach der Version vom letzten Monat.

Verfolgen Sie jede Zeile von „Zu bestellen“ über „Angebot da“, „Bestellt“, „Bestätigt“ und „Geliefert“ bis „Zurückgegeben“. Als bestellt markierte Positionen zählen in Ihrem Eventbudget als gebundene Kosten, und die bepreisten Positionen eines Lieferanten werden in einem Schritt zum Entwurf einer Bestellung. Drucken Sie für jeden Lieferanten ein sauberes Blatt mit jeder Position, Menge und Mietterminen, oben mit Lieferung und Abholung.

Sie brauchen einen Lieferanten nahe einer Venue, an der Sie noch nie gearbeitet haben? Beschreiben Sie, was Sie brauchen, und Fai listet lokale Lieferanten mit Website und Kontaktdaten auf.

• Fai entwirft die E-Mail: Positionen, Termine, Lieferung und Abholung
• Die Änderungen senden: eine kurze E-Mail mit nur dem Neuen
• Bestellung: die bepreisten Positionen eines Lieferanten in einem Schritt
• Budget: bestellte Positionen als gebundene Kosten gezählt

• Send your event hire lists to suppliers
• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen

Jede Bestellung bestätigen und jedes Angebot für Sie lesen lassen

Geben Sie jedem Mietlieferanten eine eigene Seite ohne Anmeldung und senden Sie ihm den Link per E-Mail. Unter „Was wir bei dir bestellt haben“ sieht der Lieferant jede Zeile mit Terminen, Bühnen und Preis und bestätigt sie in einem Schritt. Kann er nur weniger, etwas anderes oder zu einem anderen Preis liefern, bittet er um eine Änderung oder darum, die Liefer- und Abholzeiten zu verschieben, und Sie nehmen jede Anfrage an oder lehnen sie ab.

Der Lieferant lädt sein Angebot als PDF oder Foto hoch, oder Sie fügen eines hinzu, das er per E-Mail geschickt hat. Fai gleicht es mit Ihren Zeilen ab und legt auf der Seite „Heute“ einen Vorschlag mit den angebotenen Preisen und etwaigem Ersatz ab und nennt die Zeilen, die das Angebot auslässt oder in geringerer Menge enthält. Stimmen Sie zu, und die Preise werden in Ihre Zeilen übernommen, sodass niemand ein Angebot von Hand abtippt.

Die Seite des Lieferanten zeigt jede Zeile immer im aktuellen Stand, und jeder neue Link, den Sie senden, stoppt den vorherigen, sodass nur Ihre letzte E-Mail funktioniert. Fragen Sie Fai, worum Ihre Lieferanten gebeten haben und wo jedes Angebot steht.

• Bitte bestätigen: jede bestellte Zeile vom Lieferanten bestätigt
• Änderung erfragen: weniger, etwas anderes, ein anderer Preis oder andere Zeiten
• Angebote von Fai gelesen: Preise, Ersatz und Lücken, zu Ihrer Freigabe

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Lieferungen ein- und auszählen und nur zahlen, was angekommen ist

Kommt eine Lieferung an der Rampe an, zählt Ihre Crew, wie viele Teile gekommen und wie viele beschädigt sind, mit einer Notiz. Holt der Lieferant ab, wird gezählt, was zurückging. Jede Zeile zeigt dann, wie viele fehlen, zu viel oder beschädigt sind, und die letzte Zählung nennt, wer wann gezählt hat.

Öffnen Sie die Bestellung beim Lieferanten, und „Was angekommen ist“ vergleicht jede bestellte Zeile mit dem, was ein- und zurückgezählt wurde. Fehlmengen oder Schäden werden in einfachen Worten markiert, sodass Sie die Rechnung mit den Fakten vor sich prüfen und nur zahlen, was Sie erhalten haben. Ein Fehler an der Rampe wird in einem Schritt rückgängig gemacht.

• Eingang zählen: wie viele angekommen und wie viele beschädigt sind
• Rückgabe zählen: was in welchem Zustand zurückging
• Was angekommen ist: bestellt gegen gezählt, Zeile für Zeile

• Alle pünktlich bezahlen und jede Show mit Zahlen abrechnen, die beide Seiten prüfen können

Funkgeräte und Material per Scan ausgeben und sehen, wer was hat

Führen Sie all Ihr Material in einer Liste: ein Einzelstück mit eigenem Etikett, etwa ein Golfcart oder ein Schlüsselbund, einen nummerierten Satz wie alle Funkgeräte oder eine gezählte Menge wie Warnwesten. An der Materialausgabe liest ein Barcodescanner das Etikett und öffnet den richtigen Schritt, sodass Sie Material an ein Crewmitglied, eine freiwillige Person oder jeden mit Namen ausgeben, mit Pfandnotiz und Rückgabezeit, so schnell, wie sich die Schlange bewegt.

Nehmen Sie jedes Teil mit seinem Zustand bei der Rückgabe zurück, und beschädigtes Material wird in der Materialliste markiert, sodass ein defektes Funkgerät nicht gleich wieder ausgegeben wird. „Wer hat was“ zeigt alles, was ausgegeben ist, nach Person oder nach Teil, mit allem Überfälligen, und Sie nehmen das Material eines ganzen Teams auf einmal zurück, wenn seine Schicht endet. Bitten Sie Fai nach dem Event, eine Erinnerung an jede Person zu entwerfen, die noch Material hat, geben Sie sie auf der Seite „Heute“ frei und markieren Sie Verlorenes mit gespeichertem Verlauf.

Führen Sie Ihren Funkplan neben Ihrem Material, mit jedem Kanal so, wie er am Funkgerät erscheint, wer ihn nutzt, und jedem Rufnamen mit der Person, die antwortet. Drucken Sie einen Funkplan zum Aufhängen, und der Tagesplan jedes Teams zeigt seine eigenen Kanäle.

• Scannen oder suchen: ein Barcodescanner öffnet den richtigen Schritt
• Wer hat was: nach Person oder nach Teil, mit allem Überfälligen
• Erinnerungen von Fai: eine E-Mail pro Person, von Ihnen freigegeben
• Funkplan: Kanäle, Rufnamen und wer antwortet

• Hand out radios and kit to your event crew

Externe Teams Ihr übriges Material zu Ihren Preisen bestellen lassen

Presseteams, Auftragnehmer und Aussteller brauchen alle Funkgeräte, Golfcarts und Tische. Bieten Sie das Material aus Ihrer Liste zu dem Preis an, den Sie für jedes Team festlegen, und jedes Team bestellt ohne Anmeldung auf seiner eigenen Seite, mit Wahl der Termine und des Einsatzorts. Die verfügbare Menge stammt immer aus Ihrer Materialliste, sodass Sie einem Team nie versprechen, was Ihre eigene Crew braucht.

Ergänzen Sie Ihre eigenen Kosten, um Ihre Marge bei jeder Bestellung zu sehen, und legen Sie die Höchstmenge pro Team, einen letzten Bestelltag und die Arten von Teams fest, die bestellen dürfen, sodass Standmöbel an Aussteller und Funkgeräte an die Presse gehen. Geben Sie eine Bestellung frei, und das Material ist sofort für dieses Team reserviert, mit einer Rechnung, die das Team auf seiner Seite bezahlt.

Drucken Sie eine Packliste der freigegebenen Bestellungen nach Tag und Ort, geben Sie jede Bestellung aus, sodass das Team unter „Wer hat was“ als Inhaber des Materials erscheint, und nehmen Sie sie Zeile für Zeile mit Zustand zurück. Das Team kann bei Ihrem nächsten Event in einem Schritt dasselbe noch einmal bestellen.

• Ihre Preisliste: was jedes Team zahlt, mit Ihrer Marge
• Bei Freigabe reserviert: freigegebenes Material kann nicht doppelt versprochen werden
• Packliste: nach Tag und Ort, bereit zum Drucken
• Rechnung: für jede bepreiste Bestellung, bezahlt auf der Seite des Teams

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Versicherung und Unterlagen jedes Lieferanten vor der Anlieferung haben

Fordern Sie von jedem Lieferanten, Caterer oder Auftragnehmer eine Betriebshaftpflichtversicherung, eine Gefährdungsbeurteilung, eine Arbeitsablaufbeschreibung oder eine Hygiene-, Gas- oder Elektroprüfbescheinigung an, mit Fälligkeitsdatum und dem, was die Datei zeigen muss. Jedes Team fügt die Datei auf seiner eigenen Seite hinzu, und Teams dieser Art, die Sie später hinzufügen, werden ebenfalls gefragt.

Unter jeder Datei zeigt Fai, was sie darin gelesen hat, etwa Ablaufdatum, Deckung und versicherten Namen, und sagt, was nicht passt, etwa eine Police, die vor Ihrem Event endet. Sie akzeptieren sie mit bestätigtem Ablaufdatum oder schicken sie mit dem zurück, was sich ändern muss, und das Team bekommt eine E-Mail in seiner eigenen Sprache.

Jede Anforderung zeigt, welche Teams fertig sind, welche Dateien geprüft werden müssen, wer überfällig ist und was bald abläuft. Lassen Sie Fai jede Erinnerung auf der Seite „Heute“ vorschlagen oder Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum und vor dem Ablauf einer akzeptierten Datei senden. Akzeptierte Dateien stehen unter jedem Team in „Genehmigungen und Zertifikate“, neben den Zertifikaten Ihrer Händler.

• Gängige Dokumente: Versicherung, Gefährdungsbeurteilung, Arbeitsablaufbeschreibung und Sicherheitsbescheinigungen
• Was Fai gelesen hat: Ablaufdatum, Deckung und wer versichert ist
• Erinnerungen: vor dem Fälligkeitsdatum und vor dem Ablauf

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams