1. Event Operating System
  2. Budget & Kosten
  3. Budget & Act-Kosten

Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen

Budgets laufen aus dem Ruder, wenn Produktionsleitung, Booker und Finanzleitung jeweils ihre eigene Tabelle führen, und die Gage eines Acts wird schnell viel größer, sobald Flüge, Hotelnächte, der Anteil der Agentur und Tagespauschalen dazukommen. Mit Ticket Fairy hat Ihr Event ein einziges Budget, geteilt von seiner Seite „Budget“ und dem Event Operating System, mit dem Geplanten gegenüber dem Ausgegebenen für jeden Bereich. Die Künstlerseite jedes Acts addiert, was dieser Act wirklich kostet, und Gagen, Lieferantenaufträge, Sponsoren und Crew-Stunden füllen Ihr Budget aus den Daten, die Ihr Team ohnehin führt, sodass alle dieselben Zahlen lesen.

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  • Ein Budget, dem Ihr ganzes Team vertraut
  • Die echten Kosten jedes Acts, von der Gage bis zum Hotel
  • Gebundene Kosten im Blick, bevor die Rechnungen kommen
Ticket Fairy Eventbudget mit Gesamtausgaben, Einnahmen und Netto, den Ansichten nach Bereich, Bühne und Tag sowie Zeilen für Talente, Venue-Miete, Produktion, Crew und Sponsoring

Ein Budget führen, dem Ihr ganzes Team vertrauen kann

Geben Sie jedem Bereich Ihres Budgets seine geplanten Kosten und geplanten Einnahmen, erfassen Sie tatsächliche Kosten, sobald sie anfallen, und jeder Bereich zeigt, wie weit er über oder unter Plan liegt. Die Seite „Budget“ des Events und das Budget im Event Operating System sind dasselbe Budget, sodass Kosten, die Ihre Produktionsleitung in einem hinzufügt, im anderen erscheinen und Booker, Finanzleitung und Sie dieselben Zahlen lesen.

Bauen Sie das Budget so auf, wie Sie arbeiten: mit Ihren eigenen Bereichen, so vielen geplanten Kosten und Einnahmezeilen, wie jeder braucht, und einer Notiz an jeder Zeile, die eine Erklärung braucht. Oben im Budget stehen Gesamtausgaben und Gesamteinnahmen mit dem Netto, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob das Event auf einen Überschuss oder ein Defizit zusteuert.

Teams ändern dasselbe Budget gleichzeitig, und niemand verliert seine Arbeit. Ändert ein Teammitglied eine Zeile, während Sie sie bearbeiten, sehen Sie, was jetzt dasteht, und wählen, ob Sie Ihre Fassung darüber speichern oder seine behalten.

  • Geplant und erfasst: über oder unter Plan für jeden Bereich
  • Kosten und Einnahmen: das Netto des Events oben im Budget
  • Sichere Bearbeitung im Team: die Änderung eines Teammitglieds wird nie überschrieben, ohne dass Sie es wissen

Sehen, was jeder Act wirklich kostet, von der Gage bis zum Hotel

Sie vereinbaren eine Gage, und dann machen die Extras daraus eine viel größere Zahl. Die Karte „Gesamtkosten“ auf der Künstlerseite jedes Acts addiert jeden Teil: Gage und Anzahlung aus der Buchung, die Agenturgebühr aus dem Angebot, jede Reise aus den Reisen des Events, den Hotelaufenthalt, Tagespauschalen und Backline sowie den Anteil des Acts an Ihren Miet- und Einkaufslisten. Sie wissen vor der Show, was jeder Act kostet, solange noch Zeit ist, den Deal zu ändern.

Jeder Teil sagt, woher seine Zahl stammt, sodass niemand Kosten doppelt eintippt und niemand rätselt, woher eine Zahl kommt. Alles, dem noch ein Preis fehlt, steht unten auf der Karte, sodass die Lücken offensichtlich sind, bevor die Finanzabteilung fragt. Jede Änderung an den Kosten einer Reise oder am Zimmerpreis eines Aufenthalts wird mit altem und neuem Wert, der Person und dem Zeitpunkt festgehalten.

Dieselben Zahlen erreichen Ihr Budget und die Abrechnung der Show. Im Budget enthält die vorgeschlagene Summe für „Künstler & Talente“ die Gesamtkosten jedes Acts, und in der Abrechnung erscheinen Reise, Hotel und Tagespauschalen als Showkosten mit der Agenturgebühr neben der Künstlergage, jeweils einmal gezählt.

  • Was dieser Act kostet: eine Summe oben auf der Künstlerseite
  • Aus Ihren Daten: Buchung, Angebot, Reise, Hotel, fällige Zahlungen und Miete
  • Noch ohne Preis: alles, dem noch ein Preis fehlt, auf der Karte benannt
  • Dieselben Zahlen in der Abrechnung: kein Flug und kein Hotel doppelt gezählt
Ticket Fairy Karte „Gesamtkosten“ für einen Act, mit Summen in Euro und Pfund sowie Gage, Anzahlung, Agenturgebühr, zwei Reisen, Hotel, Tagespauschalen, Backline und Hospitality

Den Anteil der Agentur ab der Einigung auf das Angebot zählen

Fügen Sie dem Angebot die Agenturgebühr als festen Betrag oder als Prozentsatz der Gage hinzu, und sie fließt in die Kosten des Acts ein, sobald die Agentur annimmt. Ein Prozentsatz wird auf die Gage berechnet, die der Deal tatsächlich zahlt, sodass ein Garantie-gegen-Prozent-Deal oder eine Beteiligung an der Abendkasse die richtige Agenturgebühr trägt, ohne separate Rechnung mit dem Taschenrechner.

Die Agenturgebühr steht in der Angebots-E-Mail, sodass die Agentur genau sieht, was Sie zusätzlich zur Künstlergage zu zahlen bereit sind, und jede Änderung daran bleibt mit allen anderen Bedingungen in den Versionen des Angebots erhalten.

  • Agenturgebühr: ein fester Betrag oder ein Prozentsatz der Gage
  • Aus dem Angebot: gezählt, sobald das Angebot angenommen oder vertraglich fixiert ist
Ticket Fairy Formular „Neues Angebot“ mit geöffnetem Bereich „Agenturgebühr“, gewähltem „Prozent der Gage“ und eingegebener 10

Reise und Hotelnächte zum tatsächlich gezahlten Preis ansetzen

Geben Sie die Kosten einer Reise einmal ein, für alle in der Buchung und in der Währung, in der Sie gezahlt haben, und die Kosten des Acts enthalten sie sofort. Hotelnächte zählen zu dem Preis, den Sie wirklich zahlen: dem eigenen Zimmerpreis des Aufenthalts oder, Nacht für Nacht, dem Preis des Zimmerkontingents, in dem er liegt, nur für die eigenen Nächte und Zimmer des Acts.

Eine Band, die aus zwei Städten anfliegt, ein DJ mit Tourmanager und ein Headliner mit einer Kontingentbuchung kommen ohne Tabelle richtig heraus. Leere Zimmer in einem Zimmerkontingent bleiben Kosten des Kontingents, sodass kein Act Zimmer trägt, in denen niemand geschlafen hat, und jede Währung behält ihre eigene Summe, sodass eine Gage in Pfund und ein Flug in Euro nie durcheinandergeraten.

  • Kosten eingeben: ein Betrag für alle in der Buchung
  • Zimmerpreis pro Nacht: der eigene Preis des Aufenthalts oder der Preis des Zimmerkontingents
  • Zahlungswährung: in der Währung geführt, in der die Reise bezahlt wurde
Ticket Fairy Dialog, der fragt, was die Reise einer reisenden Person gekostet hat, mit dem Betrag für die ganze Buchung und seiner Währung

Das zugesagte Geld sehen, bevor die Rechnungen kommen

„Bei Lieferanten gebunden“ zeigt Geld, das Sie zugesagt, aber noch nicht gezahlt haben: freigegebene Bestellungen, Tagespauschalen und Backline der Künstler sowie als bestellt markierte Miet- und Einkaufsposten. Sie sehen Ihr echtes Risiko Wochen bevor die Rechnungen eintreffen, sodass eine Überschreitung bei der Produktion auffällt, solange Sie die Bestellung noch kürzen können.

Ein Posten auf einer Bestellung zählt einmal, auch wenn er zusätzlich auf Ihrer Mietliste steht, sodass Sie sich auf die gebundene Summe verlassen können. Eine stornierte Bestellung fällt heraus und bleibt mit dem Stornogrund nachvollziehbar.

  • Bestellungen: freigegebene, gesendete und abgerechnete Bestellungen
  • Tagespauschalen und Backline: die Kosten, die für jeden Künstler hinzugefügt wurden
  • Miete und Einkauf: als bestellt markierte Posten auf Ihren Listen

Jeden Bereich mit einer Summe aus Ihren eigenen Daten beginnen

Ein leerer Bereich bietet eine vorgeschlagene Summe aus dem, was Ihr Event schon enthält, mit einem Tippen als erste geplante Kosten übernehmbar. „Künstler & Talente“ addiert die Gesamtkosten jedes Acts, „Sponsoring“ zählt die Geld- und Sachleistungen Ihrer Sponsoren, „Anbieter“ zählt Standgebühren und „Barrierefreiheit“ Ihre Vorkehrungen für Barrierefreiheit, sodass ein neues Budget nah an der Wahrheit beginnt.

Eine Konferenz sieht die Gage jedes Speakers, ein Food- und Getränkefestival die Standgebühren seiner Anbieter und ein Festival die Deals seiner Sponsoren. Ticket- und Add‑on-Verkäufe kommen als Live-Einnahmen herein, und Gagen, Anzahlungen, Sponsoren und Standgebühren werden als Zeilen eingetragen, die als für Sie berechnet markiert sind, sodass Sie nur von Hand ergänzen, was nirgends sonst erfasst ist.

  • Vorschlag übernehmen: eine geplante Summe aus Ihren eigenen Daten
  • Sponsoring und Anbieter: Sponsorendeals und Standgebühren als Einnahmen
  • Live-Einnahmen: Ticket- und Add‑on-Verkäufe in Echtzeit

Personal- und Crew-Kosten aus ihren Stunden ins Budget bringen

Geben Sie einer Schicht ihr externes Team und einen Stundensatz, und der Bereich „Personal und Crew“ füllt sich von selbst: die Kosten der freigegebenen Stunden plus die geplanten Kosten der noch nicht freigegebenen Stunden. Ordner einer Agentur, Barteams und Security stehen neben allem anderen im Budget, ohne separate Stundenzettelrechnung am Ende des Events.

„Stunden nach externem Team“ zeigt jede Agentur oder Firma mit den erfassten Stunden, den freigegebenen Stunden und den freigegebenen Kosten, sodass Sie ihre Rechnung vor der Zahlung gegen die Stunden prüfen können, die Sie abgezeichnet haben.

  • Stundensatz: bei jeder Schicht festgelegt
  • Externes Team: die Agentur oder Firma, die die Leute stellt
  • Freigegebene Stunden: was die Schicht nach Freigabe der Stunden wirklich gekostet hat
Ticket Fairy Dialog „Schicht bearbeiten“ für eine Ordnerschicht, mit einer Personalagentur als externem Team und 14,50 als Stundensatz

Das Budget nach Bereich, Bühne oder Showtag lesen

Wechseln Sie zwischen allen Zeilen, Ihren Bereichen, jeder Bühne und jedem Showtag, um zu sehen, was die Hauptbühne oder der Samstag wirklich kostet. Filter trennen Ausgaben von Einnahmen und die für Sie berechneten Zeilen von denen, die Ihr Team eingegeben hat, und eine Suche findet jede Zeile in Sekunden. Laden Sie das Budget als CSV herunter, wann immer die Finanzabteilung oder ein Partner danach fragt.

Fragen Sie Fai, die Assistentin in Ihrem Dashboard, was das Event im Vergleich zum Plan ausgegeben hat, was ein Act insgesamt kostet oder welcher Bereich am weitesten über Plan liegt. Sie kann geplante Kosten hinzufügen, tatsächliche Kosten erfassen, einen Bereich ändern oder die Kosten einer Reise oder den Zimmerpreis eines Aufenthalts eingeben, und sie zeigt Ihnen jede Änderung und wartet zuerst auf Ihr Ja.

  • Nach Bühne und nach Tag: was jede Bühne und jeder Showtag kostet
  • Filter und Suche: Ausgaben, Einnahmen und für Sie berechnete Zeilen
  • CSV herunterladen: jede Zeile, bereit für die Finanzabteilung
  • Fai fragen: Antworten aus dem Budget, Änderungen nach Ihrem Ja

Wie Veranstalter ihre Kosten mit Ticket Fairy im Griff behalten

  • Ein dreitägiges Festival

    Die Produktionsleitung plant die Kosten jeder Bühne, und die Finanzleitung beobachtet „Bei Lieferanten gebunden“, während Bestellungen freigegeben werden. Sechs Wochen vorher zeigt die Ansicht „Nach Bühne“ die zweite Bühne über Plan, und das Team kürzt die Lichtbestellung, bevor die Rechnung kommt.

  • Ein Club-Promoter bucht internationale DJs

    Die Künstlerseite jedes DJs addiert Gage, die 10 % der Agentur, zwei Flüge und zwei Hotelnächte. Der Promoter sieht, dass ein Act fast das Doppelte seiner Gage kostet, und setzt bei der nächsten Buchung auf einen lokalen Support-Act.

  • Eine Konferenz mit bezahlten Speakern

    „Künstler & Talente“ schlägt eine Summe aus Gage und Reise jedes Speakers vor, mit einem Tippen übernommen. Die Veranstalterin ergänzt Venue-Miete und Catering von Hand und hat am ersten Nachmittag ein vollständiges Budget.

  • Ein Food- und Getränkefestival

    „Anbieter“ trägt die Standgebühren als Einnahmen ein, und „Sponsoring“ zählt die Geld- und Sachleistung der Brauerei. Der Veranstalter sieht das Netto oben im Budget und weiß, dass das Event seine Kosten deckt, bevor die Tickets in den Verkauf gehen.

  • Eine Arena-Show mit Ordnern einer Agentur

    Jede Ordnerschicht hat die Personalagentur und einen Stundensatz. Freigegebene Stunden füllen den Bereich „Personal und Crew“, und die Rechnung der Agentur wird vor der Zahlung gegen die freigegebenen Kosten geprüft.

Schritt für Schritt einrichten

Die Anleitungen sind auf Englisch.

Fragen zum Thema Ihr Eventbudget und die Kosten Ihrer Acts

Budget & Act-Kosten

Ja. Der Bereich „Budget“ im Event Operating System und die Seite „Budget“ im Eventmenü zeigen ein einziges Budget, sodass geplante Kosten, die in einem hinzugefügt werden, in beiden erscheinen.

Sie brauchen die Rolle Inhaber oder Admin im Event, um geplante und erfasste Kosten zu ändern. Teammitglieder, die das Budget öffnen, aber nicht ändern dürfen, sehen es schreibgeschützt. Für die Gesamtkosten eines Acts brauchen Sie die Rolle Inhaber, Admin oder Producer.

Die zweite Person sieht, was jetzt in der Zeile steht, und behält ihre Eingabe. Speichern Sie, um sie durch Ihre Änderung zu ersetzen, oder brechen Sie ab, um die Fassung Ihres Teammitglieds zu behalten.

Der Bereich „Budget“ und die Karte „Gesamtkosten“ summieren jede Währung für sich und addieren sie nie zusammen, und ein Bereich, der in mehr als einer Währung geplant ist, zeigt das an. Die Seite „Budget“ des Events kann außerdem jede Zeile in einer Anzeigewährung Ihrer Wahl zeigen.

In einem Standardbereich ohne geplante Kosten: „Künstler & Talente“, „Sponsoring“, „Barrierefreiheit“ und „Anbieter“. „Personal und Crew“ erscheint, sobald eine Schicht einen Stundensatz hat oder der Bereich bereits existiert.

Sobald sie freigegeben ist. Gesendete und abgerechnete Bestellungen zählen weiterhin, eine stornierte Bestellung nicht mehr.

Die Anzahlung ist Teil der Gage, sie zu addieren würde sie doppelt zählen. Für sich allein zählt sie nur, wenn die Buchung keine Gage hat.

Nein. Ein Act zählt nur die Nächte und Zimmer seines eigenen Aufenthalts. Leere Zimmer sind Kosten des Kontingents und werden im Kontingent selbst angezeigt.

Ja, nach Ihrer Bestätigung. Seine geplanten und erfassten Kosten werden ebenfalls gelöscht, hier und auf der Seite „Budget“ des Events, und das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb fragt das Dashboard zuerst.

Ja. Fai liest das Budget und die Gesamtkosten jedes Acts, und sie fügt geplante Kosten hinzu, erfasst tatsächliche Kosten, ändert Bereiche und gibt die Kosten einer Reise oder den Zimmerpreis eines Aufenthalts ein, wenn Sie sie darum bitten. Sie zeigt Ihnen jede Änderung und wartet zuerst auf Ihr Ja.

Ticket Fairy im Überblick: Online-Ticketsystem, mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

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