Jedem Act einen Raum und alles, was sein Rider verlangt

Die Räume des ganzen Tages in einem Schritt planen

Legen Sie jede Garderobe einmal an, an ihrer Bühne oder für das ganze Gelände, und sie steht an jedem Tag des Events bereit. Bitten Sie dann Fai, die Räume zu verteilen: Jeder Act bekommt einen Raum von vor bis nach seinem Set, Headliner wählen zuerst, und Räume an der eigenen Bühne haben Vorrang. Sie entfernen den Haken bei allem, was Sie auslassen wollen, und buchen den Rest gemeinsam.

Das ersetzt die Tabelle, die Ihre Künstlerbetreuung jedes Mal neu baut, wenn sich eine Set-Zeit verschiebt. Fai schlägt nur Räume für Acts vor, die noch keinen haben, sodass Ihre eigenen Buchungen genau dort bleiben, wo Sie sie eingetragen haben. Wen sie nicht unterbringen konnte, listet sie auf, damit Sie einen Raum hinzufügen oder eine Buchung verschieben können.

Geben Sie ein, wie viele Personen in jeden Raum passen, und fügen Sie Notizen hinzu, etwa welcher Raum eine Dusche oder einen stufenlosen Zugang hat. Ihr Team sieht sie bei jeder Buchung.

• Räume von Fai verteilen lassen: ein Raum für jeden Act rund um sein Set
• Headliner zuerst: die größten Acts wählen vor allen anderen
• Einmal angelegte Räume: an einer Bühne oder für das ganze Gelände, für jeden Tag

• Book dressing rooms and plan build and break days for your event

Jeden Raum für einen Act, Speaker oder ein Team buchen

Buchen Sie selbst einen Raum für einen Act oder für eine Crew oder ein Catering-Team, das einen Arbeitsplatz braucht. Benennen Sie Ihre Räume so, wie es bei Ihrem Event üblich ist, etwa ein Green Room für Speaker bei einer Konferenz oder eine Umkleide für ein Team bei einem Spiel. Eine späte Buchung über Mitternacht hinaus endet einfach am nächsten Morgen.

Ändern oder stornieren Sie eine Buchung, wenn sich Pläne verschieben, und der Raum erscheint im Ablaufplan und in den Tagesplänen sofort wieder als frei. Entfernen Sie einen Raum, den Sie nicht mehr haben, und die Bestätigung sagt Ihnen vorher, wie viele Buchungen er an diesem Tag hat.

• Raum buchen: für wen, welcher Raum und welche Zeiten
• Andere Personen: Räume auch für Crew und Catering-Teams
• Lange Nächte: eine Buchung, die bis in den nächsten Morgen läuft

Doppelbuchungen erkennen, bevor die Acts ankommen

Eine Buchung, die sich im selben Raum mit einer anderen überschneidet oder einem Act zwei Räume gleichzeitig gibt, wird gestoppt und zeigt die Buchungen, mit denen sie kollidiert. Sie buchen sie trotzdem nur, wenn der Raum wirklich geteilt wird. Überschneidungen bleiben am Tag markiert, sodass niemand erst an der Garderobentür davon erfährt.

Jede Buchung erscheint im Ablaufplan, in den Tagesplänen und auf der Seite jedes Acts und jeder Bühne, sodass Ihre Bühnenleitung, Ihre Künstlerbetreuung und Ihre Runner mit demselben Plan arbeiten. Die Räume jeder Bühne tragen im Ablaufplan die Farbe der Bühne, sodass die Raumliste auch an einem vollen Tag auf einen Blick lesbar ist.

Fragen Sie Fai, welche Räume am Samstag um neun frei sind, oder bitten Sie sie, einen Raum für einen Act zu buchen, der spät ins Line-up kommt. Sie zeigt Ihnen jede Buchung und wartet auf Ihr Ja, und sie fragt nach, bevor sie einen Raum bucht, der sich mit einer anderen Buchung überschneidet.

• Prüfung auf Überschneidungen: derselbe Raum oder derselbe Act doppelt gebucht
• Im Ablaufplan: Räume neben den Cues des Tages
• In den Tagesplänen: jedes Team sieht, wer in welchem Raum ist

• Jeden Cue planen, die Show live rufen und alle Teams auf derselben Zeit halten

Aus jedem Hospitality-Rider eine Einkaufsliste machen

Die Einkaufsliste füllt sich selbst aus dem Hospitality-Rider jedes Acts unter „Advancing“, mit der Kaufmenge und den Acts, für die jedes Teil ist. Ändert sich ein Rider, liest Fai ihn erneut und aktualisiert die Liste. Verbrauchsartikel summieren sich über jeden Tag, an dem ein Act spielt, sodass Wasser, Handtücher und Obst am letzten Abend nicht ausgehen.

Alles, was Ihr Team von Hand geändert hat, behält Ihre Fassung und wird zur Prüfung markiert, sodass ein später Rider nie eine Absprache rückgängig macht, die Ihre Künstlerbetreuung schon mit dem Tourmanager des Acts getroffen hat.

• Aus den Ridern: Wasser, Handtücher, Obst und die eine oder andere Hafermilch
• Rider-Änderungen: die Liste aktualisiert sich, wenn Fai einen neuen Rider liest
• Ihre Änderungen bleiben: bearbeitete Teile werden zur Prüfung markiert

• Build a dressing-room shopping list from your event's artist riders
• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen

Einmal festlegen, was jeder Raum bekommt

Stellen Sie Standardpakete zusammen, etwa eine Basis-Garderobe oder Extras für Headliner, mit den Teilen, die jeder Act pro Tag bekommt. Fügen Sie ein Paket automatisch jedem DJ-Set oder jedem Act hinzu, fügen Sie es den angehakten Acts hinzu oder kopieren Sie die Teile eines Acts auf einen anderen, etwa auf den zweiten DJ eines Back-to-back-Sets.

Ändern Sie ein Paket später, und jeder Act, der es hat, wird aktualisiert, sodass ein neues Sponsorengetränk mit einer einzigen Änderung in jeden Raum kommt. Entfernen Sie ein Paket, verlieren die Acts, die es automatisch bekommen haben, seine Teile, sofern Ihr Team sie nicht geändert hat. Teile, die Sie Acts von Hand hinzugefügt haben, bleiben.

• Standardpakete: die Teile für jeden Act, jeden Tag
• Automatisch hinzugefügt: zu den Arten von Acts, die Sie wählen
• Teile eines anderen Acts kopieren: für einen Act, der dasselbe verlangt

Ihren Runner mit der richtigen Liste für den Tag losschicken

Stellen Sie die Liste auf die Anzeige nach Tagen um, mit dem, was zu kaufen ist, und der Garderobe oder Bühne, wohin es kommt, und drucken Sie einen Einkaufszettel für Ihren Runner. Markieren Sie jedes Teil als bestellt, bestätigt und geliefert, sobald es eintrifft, und bepreiste Teile zählen nach der Bestellung als gebundene Kosten in Ihrem Budget.

Soll lieber ein Caterer einkaufen? Wählen Sie ihn bei den Teilen als Lieferanten aus und senden Sie ihm die Liste. Die nächste E-Mail enthält nur, was sich seitdem geändert hat. Fragen Sie Fai, was für Freitag zu kaufen ist, oder bitten Sie sie, ein Teil hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen, und sie zeigt Ihnen jede Änderung, bevor sie sie vornimmt.

• Nach Tag: was zu kaufen ist und wohin es kommt
• Einkaufszettel: eine gedruckte Liste für jeden Tag
• In Ihrem Budget: bepreiste Teile als gebundene Kosten

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen

Auf- und Abbautage in denselben Ablaufplan aufnehmen

Fügen Sie die Aufbautage vor der Show und die Abbautage danach hinzu, und haken Sie die üblichen Cues an, um einem Aufbautag Load-in, Rigging und Soundcheck oder einem Abbautag De-Rigging und Load-out hinzuzufügen. Sie funktionieren wie jeder Showtag, sodass Räume, Cues und Tagespläne für den Aufbau aus demselben Plan kommen wie die Show.

Weil ein Aufbautag wie jeder Showtag funktioniert, sieht Ihre Crew den Aufbau in ihren Tagesplänen neben allem anderen, und Sie verschieben, ergänzen oder entfernen seine Cues genauso, wie Sie die Show ändern. Fai kann auf Ihre Bitte einen Auf- oder Abbautag mit den üblichen Cues hinzufügen, nachdem Sie bestätigt haben.

• Aufbautage: Load-in, Rigging und Soundcheck
• Abbautage: De-Rigging und Load-out
• Wie jeder Showtag: Cues, Räume und Tagespläne

• Jede Bühne vom ersten bis zum letzten Lkw planen