Alle pünktlich bezahlen und jede Show mit Zahlen abrechnen, die beide Seiten prüfen können

Jede Zahlung nach ihrem Fälligkeitsdatum sehen

„Fällige Zahlungen“ im Bereich „Verträge“ des Events zeigt, was überfällig ist, diese Woche fällig wird, demnächst ansteht oder noch kein Datum hat, mit dem noch offenen Betrag ganz oben. Anzahlungen und Restzahlungen kommen direkt aus den Deals mit Ihren Künstlern, Lieferantenaufträge kommen hinzu, sobald Sie sie freigeben, und Tagespauschalen, Backline und andere Kosten für einen Act tragen Sie selbst ein, sodass nichts in einer separaten Tabelle steht.

Zahlen Sie in Raten, zeigt jeder Betrag, was nach allen bisherigen Zahlungen noch offen ist. Sind Zahlungen überfällig oder innerhalb der Woche fällig, schlägt Fai für jede eine Aufgabe auf „Heute“ vor, und „Veranstaltungsbetrieb“ listet fällige Zahlungen über alle Events Ihrer Marke, sodass eine Anzahlung für die Show nächsten Monat nie hinter der von heute Abend zurückbleibt.

• Fällige Zahlungen: überfällig, diese Woche fällig, demnächst und ohne Fälligkeitsdatum
• Teilzahlungen: was von jedem Betrag nach jeder Zahlung noch offen ist
• Über alle Ihre Events: fällige Zahlungen für jedes Event Ihrer Marke

• Raise purchase orders and track what your event owes

Lieferantenaufträge erstellen, die Ihr Budget sofort berücksichtigt

Geben Sie den Lieferanten und jede bestellte Position ein, mit Steuer, Liefertermin und Zahlungsziel, und die Bestellung ist bereit zur Freigabe. Ist das Angebot eines Lieferanten bestätigt, entwirft Fai die Bestellung für Sie und markiert sie mit „Von Fai entworfen“. Geben Sie sie frei, und sie zählt im selben Moment als zugesagte Kosten im Budget des Events. Senden Sie sie dann aus dem Event per E-Mail an den Lieferanten.

Eine freigegebene Bestellung steht fest, sodass die Zahl, die Ihre Finanzleitung im Budget sieht, die Zahl ist, die der Lieferant bekommen hat. Ändern Sie eine Bestellung vor der Freigabe oder stornieren Sie sie mit einem Grund. Eine stornierte Bestellung bleibt nachvollziehbar und zählt nicht mehr als zugesagt.

• Neue Bestellung: Lieferant, Positionen, Steuer, Liefertermin und Zahlungsziel
• Von Fai entworfen: eine prüfbereite Bestellung aus jedem bestätigten Angebot
• An Lieferanten senden: die freigegebene Bestellung per E-Mail an den Lieferanten

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen
• Genau das mieten, was Ihre Show braucht, und wissen, wo jedes Teil ist

Eine Rechnung erkennen, die nicht zur Bestellung passt

Fügen Sie die Rechnung des Lieferanten seiner Bestellung hinzu, und Fai liest die Summe und sagt, ob sie zu Ihrer Bestellung passt. Eine abweichende Rechnung wird an der Bestellung und in der Liste der Bestellungen markiert, sodass Ihr Team nachfragt, bevor jemand zahlt. Kann Fai sie nicht lesen, geben Sie die Summe ein und prüfen Sie sie selbst gegen die Bestellung.

• Rechnung hinzufügen: ein PDF oder ein Foto der Lieferantenrechnung
• Gegen die Bestellung geprüft: passt, oder die Abweichung wird markiert

Jede Zahlung erfassen und Fehler sauber korrigieren

Markieren Sie eine Zahlung als bezahlt, mit Betrag, Datum, Zahlungsweg und Zahlungsreferenz, und geben Sie weniger als den vollen Betrag ein, wenn Sie in Raten zahlen. Eine versehentlich erfasste Zahlung wird mit Ihrem Grund storniert, sodass der Verlauf sowohl die Zahlung als auch die Korrektur zeigt. Kosten, die Sie nicht mehr schulden, werden mit einem Grund entfernt und bleiben als entfernt markiert nachvollziehbar.

„Mit Vault bezahlen“ bringt Sie direkt zu Ihren Vault-Überweisungen, um das Geld zu senden, und Sie erfassen die Zahlung, sobald es raus ist. Jede Anzahlung, Restzahlung und Lieferantenzahlung hat ihren eigenen Zahlungsverlauf, sodass die Antwort auf „Haben wir die Tonfirma bezahlt?“ nur einen Blick entfernt ist.

• Als bezahlt markieren: Betrag, Zahlungsdatum, Zahlungsweg und Zahlungsreferenz
• Stornieren: eine Korrekturbuchung neben der ursprünglichen Zahlung
• Mit Vault bezahlen: direkt zu Ihren Vault-Überweisungen

• Ihr Ticketgeld schon vor der Auszahlung ausgeben und verwalten
• Pay everyone you owe for an event

Die Abrechnung aus dem entwerfen, was wirklich passiert ist

Wählen Sie die Show und das angenommene Angebot, und Fai entwirft die Abrechnung: Ticketeinnahmen und Umsatzsteuer aus den Ticketdaten des Events nach Erstattungen, Showkosten aus den tatsächlichen Kosten in seinem Budget und die Gage des Künstlers aus dem Deal. Ist eine Show ohne Abrechnung zu Ende gegangen, listet „Braucht Ihre Aufmerksamkeit“ sie mit „Abrechnen“, sodass keine Show auf ihre Abrechnung wartet.

Rechnen Sie auch eine Show ohne Künstlergage ab, etwa eine Clubnacht mit einem Resident-DJ zu einem Pauschalbetrag, den Sie als Zeile hinzufügen. Jede Zeile sagt, ob sie aus Ticketverkäufen, dem Budget oder dem Deal stammt und wie sie berechnet wurde, sodass der Tourmanager die Zahlen prüft, statt über sie zu streiten.

• Aus Ticketverkäufen: Einnahmen und Umsatzsteuer nach Erstattungen
• Aus dem Budget: die tatsächlichen Kosten, die Ihr Team erfasst hat
• Aus dem Deal: die Gage des Künstlers aus dem angenommenen Angebot

• Settle a show with an artist after your event
• Wissen, wer jeden Termin hält, und jedes Angebot sicher kalkulieren

Jeden Deal berechnen und die Kosten des Acts einmal zählen

Eine Festgage, eine Garantie gegen einen Prozentsatz, eine Garantie plus ein Anteil an dem, was die Show darüber hinaus einbringt, oder ein reiner Prozentsatz: Die Gagenzeile berechnet es aus dem Deal und schreibt die Rechnung in einfachen Worten aus. Der Prozentsatz kann sich auf den Bruttoumsatz, den Umsatz nach Steuern oder den Umsatz nach Steuern und Kosten beziehen, genau wie in Ihrem Angebot.

Hat die Show das angenommene Angebot des Acts, übernimmt die Abrechnung Reise, Hotelaufenthalt und Tagespauschalen des Acts als Showkosten und die Agenturgebühr als Zahlung neben der Künstlergage, berechnet auf die Gage, die der Deal zahlt. Dieselben Kosten im Budgetbereich „Künstler & Talente“ bleiben in dieser Abrechnung außen vor, sodass ein doppelt erfasster Flug trotzdem nur einmal zählt, und jede Währung behält ihre eigene Summe.

• Garantie-gegen-Prozent-Deals: der höhere Betrag aus Garantie und Prozentsatz
• Garantie plus: die Garantie und ein Anteil darüber
• Aus den Kosten des Acts: Reise, Hotel, Tagespauschalen und Agenturgebühr

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen

Jede Zeile korrigieren und den Nachweis sauber halten

Fügen Sie eine Zeile für alles hinzu, was die beiden Seiten sonst vereinbart haben, und geben Sie für eine Gutschrift einen negativen Betrag ein, etwa einen Merch-Anteil, den Sie zurückzahlen. Eine falsche Zeile wird durch eine neue Zeile storniert, die sie aufhebt, und beide bleiben auf dem Blatt, sodass die Künstlerseite immer sieht, was sich geändert hat. „Auf den neuesten Stand bringen“ übernimmt eine späte Erstattung oder neue Budgetkosten, ohne eine stornierte Zeile wieder hinzuzufügen.

• Zeile hinzufügen: Einnahmen, Abzüge, Showkosten oder Zahlungen an den Künstler
• Stornieren: eine aufhebende Zeile, beide bleiben auf dem Blatt
• Auf den neuesten Stand bringen: die neuesten Ticketverkäufe, Budgetkosten und der Deal

Teilen, vereinbaren, als bezahlt markieren und Änderungen erfahren

Teilen Sie die Abrechnung, und ihre Zeilen werden gesperrt. Drucken Sie sie dann oder speichern Sie sie als PDF für den Tourmanager oder die Agentur. Markieren Sie sie als vereinbart, wenn beide Seiten die Zahlen akzeptieren, und als bezahlt, sobald der Künstler bezahlt ist. Ändert sich danach etwas, öffnen Sie sie mit Ihrem Grund wieder: Die geteilte Fassung bleibt genau so, wie sie war, und eine neue Version beginnt mit denselben Zeilen.

Eine Erstattung oder ein später Verkauf an der Abendkasse nach dem Teilen einer Abrechnung bleibt nicht mehr unbemerkt. Fai prüft kürzlich geteilte und vereinbarte Abrechnungen jede Stunde gegen die Ticketdaten, und weichen die Zahlen ab, schlägt sie vor, die Abrechnung als neue Version mit den aktuellen Zahlen wieder zu öffnen, damit Sie zustimmen. Sie entwirft, aktualisiert, teilt und öffnet Abrechnungen wieder und erfasst Zahlungen nur nach Ihrem Ja, und sie bewegt nie selbst Geld.

• Teilen: gesperrte Zeilen, auf die sich beide Seiten verlassen können
• Drucken oder als PDF speichern: eine Kopie für die Künstlerseite
• Versionen: jede geteilte Version bleibt beim Wiederöffnen erhalten
• Ticketverkäufe geprüft: Fai schlägt eine neue Version vor, wenn sie sich ändern