Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen

Sehen Sie, welche Acts Sie heute brauchen

Jeder Act im Line-up hat einen Advance, mit der Anzahl bestätigter Bereiche, dem, was noch fehlt, und den verbleibenden Tagen bis zur Show. Filtern Sie nach den Acts, die Aufmerksamkeit brauchen, die auf ihr eigenes Team warten oder die bereit zur Freigabe sind, und arbeiten Sie die Liste ab, die gerade zählt. Bei einer Konferenz advanct dieselbe Liste Ihre Speaker, bei einem Filmfestival Ihre Filmschaffenden.

Ein Act braucht Aufmerksamkeit, wenn ein Bereich mit Änderungswünschen zurückgeschickt wurde, ein Fälligkeitsdatum verstrichen ist oder die Show näher rückt, während noch Bereiche offen sind. Wenn jemand einen Advance zum ersten Mal öffnet, trägt Fai die leeren Antworten ein, die sie in Buchung, Reise, Hotel, Zeitplan und Dokumenten findet, markiert jede als von ihr ausgefüllt mit ihrer Herkunft und ersetzt nie eine Antwort, die ein Mensch gegeben hat. Übernehmen Sie einen ganzen Bereich ihrer Antworten auf einmal oder ändern Sie jede davon vor dem Speichern.

• Filter: brauchen Aufmerksamkeit, warten auf ihr Team, bereit zur Freigabe und freigegeben
• Fortschritt in jeder Zeile: bestätigte Bereiche, was noch fehlt und verbleibende Tage
• Von Fai ausgefüllt: Antworten aus der Buchung, jede mit ihrer Herkunft

• Advance your performers before the show

Fragen Sie jeden Act nur nach dem, was Sie brauchen

Ein lokaler Support-DJ braucht nicht denselben Advance wie ein tourender Headliner. Wählen Sie die Bereiche, die jeder Act braucht, von Anreise und Abreise, Unterkunft und Technik bis Gästeliste, Merch sowie Inhalte und Marketing, und geben Sie jedem ein eigenes Fälligkeitsdatum. Fügen Sie einen eigenen Bereich hinzu, etwa WLAN oder Sicherheit, wo immer Ihr Event einen braucht.

Speichern Sie die Bereiche für einen Act als Set, eines für Headliner und ein anderes für lokale Acts, und beschreiben Sie, zu welchen Acts es passt. Fai ordnet dann neue Acts dem richtigen Set mit seinen Kontingenten zu, sodass ein Programm mit fünfzig Acts zu den Bedingungen advanct wird, die Sie jedes Jahr verwenden. Ein Bereich, den Sie weglassen, behält seine Antworten, fällt aus dem Link des Teams und aus Fais Nachhaken heraus und kommt zurück, sobald Sie ihn wieder hinzufügen.

• Bereiche für diesen Act: entfernen Sie das Häkchen bei allem, was der Act nicht braucht, und fügen Sie es jederzeit wieder hinzu
• Fälligkeitsdatum für jeden Bereich: das Datum, bis zu dem Sie jeden Teil brauchen
• Gespeicherte Sets: ein Set für Headliner, ein anderes für lokale Acts, von Fai zugeordnet

Lassen Sie den Tourmanager seinen Teil ausfüllen

Wählen Sie einen Kontakt aus dem Team des Acts, wählen Sie die Bereiche, die er sehen und ausfüllen kann, und senden Sie den Link per E-Mail oder kopieren Sie ihn. Der Tourmanager öffnet ihn auf jedem Handy oder Computer ohne Konto, sieht oben, was noch fehlt, und speichert nach und nach Antworten und Dateien wie Bühnenpläne, Kanallisten und Rider. Jeder gespeicherte Bereich erscheint in Ihrem Advance als erhalten.

Der Tourmanager kann ein Teammitglied einladen, etwa seine Produktionsleitung, mit einem eigenen Link nur für die Teile, die er wählt. „Zahlung und Abrechnung“ bleibt privat, solange Sie es nicht hinzufügen. Stellen Sie das Team des Acts aus den Agenten, Tourmanagern und Technikern zusammen, die Fai in den Buchungsunterlagen gefunden hat, und stoppen Sie einen Link jederzeit, ohne zu verlieren, was bereits ausgefüllt ist.

• Ihr Team fragen: ein Link zu nur den Bereichen, die Sie wählen, per E-Mail oder kopiert
• Ihr Team: Agenten, Tourmanager und Techniker, ausgehend von den Personen, die Fai gefunden hat
• Teammitglied einladen: ein eigener Link für die Teile, die der Tourmanager wählt

Aus Tourbüchern, Ridern und Rückmeldungen Antworten machen

Fügen Sie ein Tourbuch oder einen Rider hinzu, oder lassen Sie den Tourmanager seines über den Advance-Link schicken, und Fai liest es zusammen mit den Antworten des Acts auf Ihre E-Mails und dem, was er bei Ihrem letzten Event hatte. Jede Antwort, die sie findet, wartet unter „Zu prüfende Antworten“, neben dem Wortlaut, in dem sie sie gefunden hat. Übernehmen Sie die neuen Antworten gemeinsam, ersetzen Sie eine bestehende nur, wenn Sie es wählen, und lehnen Sie alles ab, was falsch ist.

Übernommene Technik- und Hospitality-Antworten aktualisieren auch Ihre Miet- und Einkaufslisten, sodass die Backline-Bestellung und der Einkauf für die Garderobe dem Advance folgen. Je näher die Show rückt, desto eher entwirft Fai eine E-Mail an den Hauptkontakt des Acts, die genau die noch offenen Bereiche auflistet, mit einem neuen Link zum Ausfüllen. Sie lesen sie und geben sie frei, bevor sie rausgeht, und „Zahlung und Abrechnung“ ist nie Teil einer Erinnerung.

• Zu prüfende Antworten: jede Antwort mit dem Wortlaut, in dem Fai sie gefunden hat
• Übernehmen, was es letztes Mal gab: Antworten aus dem Advance des Acts bei Ihrem früheren Event
• Rückmeldungen für Sie gelesen: E-Mails von den Kontakten des Acts in Ihrem verbundenen Postfach
• Erinnerungsentwürfe: die fehlenden Bereiche aufgelistet, gesendet erst nach Ihrer Freigabe

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Jedem Act geben, was Sie vereinbart haben, direkt aus dem Angebot

Der Deal sagt bereits, was der Act bekommt. Übernehmen Sie die Zahlen aus dem angenommenen Angebot, und Gästelistenplätze, Hotelzimmer, Nächte, Mahlzeiten und Getränke tragen sich von selbst ein, jeweils mit dem Hinweis, dass sie aus dem Angebot stammen. Ändern Sie jede Zahl oder lassen Sie eine leer für kein Limit, und sehen Sie neben jeder, was verbraucht und was übrig ist.

Der Tourmanager sieht dieselben Kontingente in seinem Advance-Link, mit dem, was von jedem übrig ist, und einer Möglichkeit, daneben um mehr zu bitten. Er kann keine weiteren Gästelistennamen und keine größere Gruppe eintragen, als die Zimmer zulassen, sodass die Limits halten, ohne dass jemand sie überwacht. Jede Bitte zeigt, was gewünscht wird und warum: Stimmen Sie zu, und das Kontingent steigt um genau diesen Wert, oder lehnen Sie mit einem Grund ab, den das Team in seinem Link liest. Gilt eine Freigaberegel für diese Bitten, geht die Bitte an die Person, die die Regel nennt. Ihr eigenes Team kann ein Kontingent immer überschreiten, das dann als überschritten angezeigt wird.

Die Gästelistenplätze sind die Gästelisten-Passgruppe des Acts in „Akkreditierung“, sodass eine Änderung der Zahl im Advance sie auch dort ändert. Scannt Ihr Essensschalter am Tag einen Pass aus der Reisegruppe des Acts, zeigt die Karte die Getränke für heute, und Ihr Team gibt jedes gegen das Kontingent aus.

• Diese Zahlen übernehmen: jedes Kontingent aus dem angenommenen Angebot
• Verbraucht und übrig: was der Act genommen hat, gemessen an dem, was ihm zusteht
• Bitten um mehr: genehmigt oder abgelehnt mit einem Grund, den der Act liest

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Allen, die bei Ihrem Event arbeiten, den richtigen Pass geben, freigegeben und bereit vor der Toröffnung

Eine Reisegruppenliste, mit der jedes Team arbeitet

Tragen Sie jede Person, die mit dem Act reist, mit Rolle, Kontaktdaten, Ernährungswünschen, Zimmer sowie Ankunfts- und Abreisezeiten ein, oder fügen Sie die Liste direkt aus der E-Mail des Tourmanagers ein und prüfen Sie, wen sie gefunden hat, bevor jemand hinzugefügt wird. Die Pässe, die Zimmerliste des Hotels, die Abholungen und die Ernährungsübersicht der Küche nehmen ihre Namen alle aus dieser einen Liste.

Die Liste zählt die Personen, die Übernachtenden und die benötigten Zimmer und warnt Sie, wenn sie mehr Zimmer braucht, als dem Act zustehen. Der Tourmanager kann sie selbst in seinem Advance-Link ausfüllen. Nehmen Sie jemanden heraus, verlässt die Person Reisegruppe, Zimmerliste und Abholungen zugleich, sodass der Fahrer nie auf einen Schlagzeuger wartet, der zu Hause geblieben ist.

• Reisegruppe: Personen, geteilte Zimmer und Ernährungswünsche für jeden Act
• Liste einfügen: Namen aus einer E-Mail, geprüft, bevor jemand hinzugefügt wird
• Zimmerwarnung: ein klarer Hinweis, wenn die Liste mehr Zimmer braucht als erlaubt

• Jeden Act unterbringen, abholen und pünktlich auf die Bühne bringen

Jeden Rider zur Checkliste für das ganze Team machen

Ein Rider hat Dutzende Zeilen, von der Backline über Handtücher bis zum Wagen vom Flughafen. Führen Sie Hospitality-Rider, technische Anforderungen und Catering jedes Acts als Zeilen mit der benötigten Menge und jeder Alternative, die der Act akzeptiert, etwa „oder zwei vegetarisch“. Jede Zeile startet als offen und wird durchgestrichen, wenn sie erledigt ist, sodass jeder im Dienst sieht, was noch offen ist, ohne den Booker anzurufen.

Fügen Sie dem Act Notizen für alles hinzu, was das Team wissen muss, etwa wo die Band essen will oder welche Garderobe ihre ist; jede Notiz zeigt, wer sie wann hinzugefügt hat, und Ihre Teammitglieder sehen sie sofort. Laden Sie den Rider hoch, und Fai sucht heraus, was er verlangt, und fügt dann die Posten, die Sie nennen, der Liste hinzu. Sie legt auch ein Dokument beim richtigen Act und Teil der Buchung ab und liest einen Vertrag oder eine Rechnung auf Gage, Anzahlung und Zahlungstermine.

• Rider-Posten: Menge, Posten und die Alternative, die der Act akzeptiert
• Offen und erledigt: fertige Zeilen durchgestrichen, offene Zeilen leicht zu erkennen
• Team-Notizen: wer jede Notiz wann hinzugefügt hat
• Rider und Verträge lesen: Fai sucht Rider-Posten sowie Gage, Anzahlung und Termine heraus

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• Jedem Act einen Raum und alles, was sein Rider verlangt

Jeden Teil bestätigen und jeden Act freigeben

Jeder Act im Programm ist eine Karte unter „Künstler“, mit einem Abzeichen für Finanzen, Technik, Hospitality, Catering sowie Reise und Unterkunft, das erst vollständig wird, wenn jemand in Ihrem Team es markiert. Zwei Wochen vorher sehen Sie genau, bei welchen Acts Sie nachhaken müssen. Markieren Sie im Advance jeden Bereich als bestätigt oder schicken Sie ihn für Änderungen zurück, und geben Sie den Advance frei, wenn jeder Bereich bestätigt ist.

Führen Sie Notizen für Ihr Team, die der Act nie sieht. Nach der Freigabe ist die Seite des Acts schreibgeschützt, bis Sie sie wieder öffnen, und Sie können aus dem Advance einen Tagesplan für den Act drucken. Legen Sie jeden Tag des Events mit Öffnungs- und Schlusszeiten an, und jedes Set, jeder Soundcheck und jede Rider-Aufgabe wird für den richtigen Tag geplant, in der Zeitzone des Events, sodass ein tourender Act und Ihr Produktionsbüro dieselbe Uhr lesen. Ziehen Sie Verträge und Rider auf „Künstler“, und Fai sortiert die Dateien nach Act, sodass die Unterlagen, die Sie schon haben, jeden Datensatz beginnen. Wechseln Sie in die Tabellenansicht, um ein langes Programm abzuarbeiten.

• Buchungsabzeichen: Finanzen, Technik, Hospitality, Catering, Reise und Unterkunft
• Status des Bereichs: erhalten, Änderungen nötig und bestätigt
• Freigeben und wieder öffnen: eine schreibgeschützte Seite für das Team des Acts, sobald alles erledigt ist

• Track every artist booking for your event