Nur qualifizierte, gebriefte Leute auf Ihrem Gelände arbeiten lassen

Einmal anfordern, was jede Art von Schicht braucht

Benennen Sie das Dokument in Ihren eigenen Worten oder wählen Sie ein gängiges, etwa ein Erste-Hilfe-Zertifikat, ein Hygienezertifikat, eine Sicherheitslizenz, einen Staplerschein oder ein Zertifikat für Arbeiten in der Höhe. Wählen Sie dann, wer es braucht: alle in einer Schicht, eine Abteilung wie den Sanitätsdienst, eine Rolle wie Staplerfahrer oder eine einzelne Schicht. Alle in einer passenden Schicht sehen auf ihrer eigenen Seite, was sie mitbringen müssen, ohne E-Mail-Kette.

Fügen Sie eine Notiz hinzu, die genau sagt, was zählt, etwa „Stufe 3 oder höher“, damit die Leute gleich beim ersten Mal das richtige Zertifikat senden. Oben in „Genehmigungen und Zertifikate“ steht jedes Dokument, das Ihr Event anfordert, und wie viele Leute es schon haben, darunter die Leute in Ihren Schichten, denen noch etwas fehlt, sodass Sie wissen, wem Sie am Montag nachgehen müssen und nicht erst am Freitag am Einlass.

• Gängige Dokumente: Erste Hilfe, Lebensmittelhygiene, Sicherheit, Stapler und mehr
• Wer es braucht: jede Schicht, eine Abteilung, eine Rolle oder eine Schicht
• Eine Notiz für die Leute: die Stufe oder Angabe, die das Dokument zeigen muss

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Jedes Dokument einmal für jedes Ihrer Events einholen

Jede Person fügt ihr Dokument unter „Dokumente, die deine Schichten brauchen“ auf ihrer eigenen Seite „Meine Schichten“ hinzu, als Foto, PDF oder Word-Datei. Ein Dokument gehört der Person, nicht dem Event, sodass die Sicherheitslizenz eines Ordners bei Ihrer Clubnacht, Ihrem Festival und Ihrer Herbsttour gilt, bis sie abläuft. Fai liest das Ablaufdatum aus der Datei, wenn niemand eines eingegeben hat.

Gibt Ihnen ein Crewmitglied ein Zertifikat auf Papier, erfassen Sie es selbst, mit oder ohne Datei, und Fai liest trotzdem das Datum aus jeder Datei, die Sie hinzufügen. Die Leute sehen Ihre Anforderungen neben ihren Schichten, ihrer Einweisung und ihren Ernährungswünschen, sodass der Papierkram Teil der Vorbereitung auf die Arbeit ist und kein eigener Botengang.

• Auf der eigenen Seite hinzugefügt: auf derselben Seite, auf der sie ihre Schichten sehen
• Ablaufdaten von Fai gelesen: aus der Datei übernommen, wenn niemand eines eingegeben hat
• Gilt bei jedem Event: ein Zertifikat für Ihre ganze Marke, bis es abläuft

• Give your event crew one page for all their shifts

Jede Datei prüfen und zurückschicken, was geändert werden muss

Öffnen Sie die Dokumente einer Person und sehen Sie jedes, das ihre Schichten brauchen, ab welchem Tag, wie sie dazu steht und die Datei, die es belegt. Markieren Sie ein Dokument als geprüft, sobald Ihr Team es angesehen hat, oder schicken Sie es mit dem zurück, was sich ändern muss, und die Person sieht Ihre Begründung auf ihrer eigenen Seite und fügt ein neues hinzu. Korrigieren Sie ein Ablaufdatum in einem Schritt.

Persönliche Dokumente verdienen Sorgfalt. Nur die Eigentümer, Admins und Producer Ihres Events sehen sie, und jedes Öffnen einer Datei wird mit dem Namen der Person im Team gespeichert, die sie geöffnet hat, sodass Sie immer beantworten können, wer die Lizenz eines Crewmitglieds wann angesehen hat.

• Als geprüft markieren: ein Dokument, das Ihr Team angesehen und akzeptiert hat
• Mit Begründung zurückschicken: die Person sieht auf ihrer eigenen Seite, was zu korrigieren ist
• Jedes Öffnen gespeichert: wer welche Datei wann geöffnet hat

Nur Leute buchen, die haben, was die Schicht braucht

Ein Dokument gilt an jedem Tag der Schichten einer Person, solange es gültig oder noch nicht geprüft ist, sodass niemand aufgehalten wird, bevor Ihr Team es angesehen hat. Ein fehlendes, zurückgeschicktes oder vor der Schicht ablaufendes Dokument zählt nicht. Fai lässt diese Leute bei Schichtangeboten weg, Freiwillige können die Schicht nicht auf ihrer eigenen Seite wählen, und wenn Sie jemanden selbst hinzufügen, wird genannt, was fehlt.

Echte Events brauchen Flexibilität. Ist die Verlängerung für die Sanitäterin Ihres Vertrauens schon unterwegs, fügen Sie sie trotzdem mit Ihrer Begründung hinzu, und die Begründung bleibt bei ihrem Platz in der Schicht und im Aktivitätsprotokoll gespeichert. Fai folgt derselben Regel: Sie bucht jemanden ohne Dokument nur mit der Begründung, die Sie ihr geben.

• Prüfung bei der Buchung: der Dienstplan nennt, was jeder Person fehlt
• Angebote an passende Leute: Schichtangebote überspringen alle ohne das Dokument
• Gespeicherte Begründungen: jede Buchung trotz Fehlen behält ihre Begründung

• Jede Schicht besetzen und jede geleistete Stunde bezahlen

Ein Sicherheitsbriefing für alle auf dem Gelände einrichten

Geben Sie ein, was die Leute lesen müssen, etwa die Ausgänge, die Funkkanäle und das Verhalten im Notfall, oder verlinken Sie Ihr Briefing-Video oder -Dokument. Wählen Sie, ob es für die Leute gilt, die beim Event arbeiten, oder für alle mit Pass, Gäste und Reisegruppen eingeschlossen. Alle Crewmitglieder, Freiwilligen und Lieferanten sehen dann dasselbe Briefing, sodass niemandem auf dem Gelände eine andere Version erzählt wurde.

Wählen Sie, ob der Ausgabeschalter die Einweisung prüft, bevor er einen Pass übergibt. Lassen Sie es eingeschaltet für ein Gelände, auf dem niemand ungebrieft anfangen soll, oder schalten Sie es für ein kleines Event aus, bei dem Ihr Team die Leute am Tor brieft. Freiwillige, die vorher eine Programm-Einweisung hatten, sehen die Einweisung Ihres Events, sobald Sie sie eingerichtet haben.

• Ihr Briefing: hier eingegeben oder als Link zu einem Video oder Dokument
• Wer es braucht: die Leute, die dort arbeiten, oder alle mit Pass
• Am Schalter geprüft: ein Schalter lässt den Ausgabeschalter danach fragen

• Run a safety induction for everyone who works your event

Mit einem kurzen Test von Fai belegen, dass gelesen wurde

Bitten Sie Fai, einen Test zu entwerfen, und sie schreibt Fragen aus Ihrem eigenen Briefing, jeweils mit Antworten und der richtigen ausgewählt. Der Test wartet als Entwurf, den niemand sieht, sodass Sie vorher jede Frage oder Antwort ändern können. Schalten Sie ihn live, und die Leute schließen die Einweisung ab, indem sie die von Ihnen festgelegte Bestehensgrenze erreichen. So haben Sie einen Nachweis, dass jede Person das Briefing verstanden und nicht nur geöffnet hat.

Wer vor dem Livegang des Tests bestätigt hat, die Einweisung gelesen zu haben, bleibt als erledigt markiert, sodass das Einschalten eines Tests mitten im Aufbau Ihre frühere Arbeit nie zunichtemacht. Nehmen Sie den Test zum Ändern offline, und er wird wieder zum Entwurf, wobei die Leute bestätigen, die Einweisung gelesen zu haben, bis Sie ihn wieder live schalten.

• Von Fai entworfen: Fragen aus dem Briefing, das Sie eingegeben haben
• Von Ihnen geprüft: jede Frage und Antwort geändert, bevor er live geht
• Ihre Bestehensgrenze: die Punktzahl, die zum Abschluss der Einweisung nötig ist

Alle die Einweisung auf ihrer eigenen Seite machen lassen

Die Crew öffnet die Einweisung auf ihrer Seite „Meine Schichten“ und Freiwillige auf ihrer eigenen Seite, neben ihren Schichten, Dokumenten und Ernährungswünschen. Ohne Test bestätigen sie, dass sie sie gelesen haben, und mit einem Live-Test beantworten sie die Fragen und senden sie ab. Wer die Bestehensgrenze verfehlt, sieht die eigene Punktzahl und versucht es erneut, sodass die Leute schon gebrieft auf dem Gelände ankommen.

Die Einweisungsliste zeigt, wer sie gemacht hat und wer nicht, sodass Ihre Sicherheitsleitung die Lücken bis zum Ende der Woche sieht, solange noch Zeit ist, sie vor der Toröffnung zu schließen.

• Auf der eigenen Seite: neben Schichten, Dokumenten und Ernährungswünschen
• Gelesen oder getestet: ein Häkchen ohne Test, Antworten mit Test
• Erneut versuchen: die Leute sehen ihre Punktzahl und versuchen es noch einmal

• Ein Crew- und Freiwilligenteam aufbauen, auf das Sie jedes Jahr zählen können

Jeden Pass zurückhalten, bis die Einweisung erledigt ist

Mit eingeschalteter Prüfung zeigt der Ausgabeschalter „Einweisung nicht erledigt“ für alle, die sie nicht abgeschlossen haben, bevor ihr Pass rausgeht. Die Karte bietet die Lösung an: die Einweisung am Schalter als erledigt erfassen, nachdem Sie die Person persönlich gebrieft haben, oder einer freiwilligen Person ihre Seite erneut senden. Jemand aus dem Team kann den Pass trotzdem mit Begründung übergeben, und die Begründung bleibt bei der Übergabe gespeichert.

Einen verspäteten Runner an der Theke durchs Briefing geführt? Erfassen Sie es dort als erledigt, und er holt seinen Pass sofort ab. Markieren Sie in der Einweisungsliste alle, die Sie persönlich gebrieft haben, als erledigt. Jeder Eintrag zeigt, wer ihn wann markiert hat, sodass Ihre Sicherheitsunterlagen standhalten, wenn jemand nachfragt.

Fragen Sie Fai, wem in den Schichten am Samstag noch ein Erste-Hilfe-Zertifikat fehlt, oder bitten Sie sie, ein Zertifikat, das Sie gesehen haben, mit seinem Ablaufdatum zu erfassen, eines mit Ihrer Begründung zurückzuschicken, die Einweisung einzurichten und ihren Test zu entwerfen oder jemanden als erledigt zu markieren, nachdem Sie ihn gebrieft haben. Sie wartet vor jeder Änderung auf Ihr Ja.

• Einweisung nicht erledigt: auf der Karte angezeigt, bevor der Pass übergeben wird
• Einweisung hier erledigt: am Schalter erfasst, während die Person wartet
• Trotzdem ausgeben: nur mit einer Begründung, die gespeichert bleibt
• Fai fragen: wem was fehlt, und Änderungen auf Ihr Wort

• Jeden Pass schnell ausgeben und jede Zone den Leuten vorbehalten, die dorthin gehören